档案利用服务的创新与实践
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档案工作的创新与实践【摘要】本文介绍了档案工作的重要性和发展现状,明确了本文研究的目的。
在通过分析档案数字化技术的应用、智能化管理、信息安全保障、利用多样化途径和全流程管理实践,阐述了档案工作的创新与实践。
结论部分总结了档案工作的创新与实践成果,探讨了未来档案工作的发展方向,并发表了结语。
通过本文的研究,可以更好地了解档案工作的现状和趋势,为未来的档案管理提供指导和启示。
【关键词】档案工作、创新、实践、数字化技术、智能化管理、信息安全、利用途径、全流程管理、成果、发展方向、重要性、现状、目的、未来、结语1. 引言1.1 档案工作的重要性档案工作是一项重要的工作,它不仅记录了过去的历史和事实,也为未来的研究和发展提供了宝贵的资料。
档案工作的重要性体现在以下几个方面:档案是历史的见证。
档案记录了过去的事件和人物,是历史的见证者。
通过研究档案,我们可以了解历史的发展过程,探究历史事件的真相,使历史得以还原和再现。
档案是知识的宝库。
档案中蕴含着大量珍贵的信息和知识,包括科学技术、文化传统、社会经济等各个领域的内容。
这些知识对于学术研究、科学创新、文化传承等方面都具有重要意义。
档案是公共资源。
档案属于全社会,任何人都可以通过查阅档案来获取信息和知识,实现信息共享和公众参与。
档案不仅是专家学者的研究工具,也是普通公众了解历史和文化的窗口。
档案工作的重要性不容忽视。
只有充分认识到档案的价值和作用,才能更好地开展档案工作,保护和利用好档案资源,促进社会的进步与发展。
1.2 档案工作的发展现状目前,档案工作正处于数字化转型的关键时期。
随着信息技术的迅猛发展,传统的档案管理方式已经不能满足人们对信息获取和利用的需求。
在数字化技术的推动下,档案工作正在向着数字化、智能化、网络化和服务化的方向迈进。
当前,许多机构和单位已经开始尝试将传统档案数字化,建立网络化的档案平台,实现档案信息的全面共享和互联。
而随着人工智能、大数据等新技术的不断应用,档案工作也在不断向智能化管理方向发展,提高了档案管理的效率和准确性。
档案工作创新案例范文一、引言随着信息化时代的到来,档案工作也在不断创新发展。
信息技术的应用,促使档案工作的处理更为高效、便捷,同时也改变了档案管理的模式和思维。
本文将通过分析具体案例,探讨档案工作的创新方向,为广大档案工作者提供创新思路和实践参考。
二、案例分析1. 纸质档案数字化管理传统的纸质档案管理模式无疑存在着信息检索困难、空间占用大、保管环境需求高等问题。
某单位通过利用先进的数字化技术,对纸质档案进行扫描、整理和归档,形成数字化档案库。
数字化档案管理系统不仅提高了信息检索效率,减少了文件的空间占用,更加安全可靠。
这一创新实践不仅提高了档案管理的效率,还有效地解决了传统纸质档案管理面临的诸多问题。
2. 档案云平台建设一些地方政府部门和企业单位积极探索档案云平台的建设,通过搭建集中管理、共享利用的档案云平台,实现了信息资源的统一管理和共享,为用户提供了更为便捷的服务。
利用云平台存储档案,不仅节约了空间成本,还有效防范了数据丢失和泄露的风险,提高了档案的安全性和可靠性。
3. 档案馆数字展览传统档案馆因为存储空间和环境限制,很难将馆藏的珍贵档案面向公众进行展示。
有些档案馆利用数字展览技术,将馆藏珍贵档案数字化展示,通过网站和移动应用等平台面向更广泛的受众。
这一举措不仅拓展了档案展览的范围,也提高了档案的利用价值和社会影响力。
4. 利用大数据技术开展档案分析研究很多档案管理单位和研究机构开始将大数据技术应用于档案分析研究之中。
通过对大量档案数据进行分析挖掘,揭示出更多有价值的信息和规律。
以往研究人员需要大量时间和精力来梳理和分析档案数据,而现在大数据技术的应用极大地提高了研究效率,为历史文化研究和学术研究提供了更多的可能性。
三、案例启示1. 引领数字化转型传统的档案管理已经无法满足信息化时代的需求,数字化转型将是档案工作的重要方向。
档案工作者需要积极掌握和应用数字化技术,将传统的纸质档案转化为电子档案,提升档案管理的效率和安全性。
谈开展学校档案工作的创新思路8篇第1篇示例:随着时代的发展,学校档案工作在教育领域中扮演着越来越重要的角色。
学校档案不仅是教育教学的重要依据,同时也是学校管理的重要手段。
开展学校档案工作的创新思路显得尤为重要。
一、建立数字化档案管理系统传统的学校档案管理方式主要依靠纸质档案,管理起来效率低下且易发生丢失、破损等问题。
建立数字化档案管理系统是学校档案工作的重要创新方向。
通过建立数字化档案库,将学生、教师的各类档案信息进行整合、管理和存储,不仅提高了信息的安全性和保密性,也能够实现信息的快速检索和共享。
二、应用人工智能技术随着人工智能技术的不断发展,其在学校档案管理中的应用也变得越来越广泛。
人工智能技术可以通过智能化的学生档案管理系统,实现对学生档案信息的自动化录入、分类和分析,同时还可以根据学生的学习情况和特点,进行智能化的个性化辅导和管理,为学生的发展提供更精准的帮助和指导。
三、建立互联网+档案服务平台互联网+档案服务平台是学校档案工作的又一创新思路。
学校可以通过建立互联网+档案服务平台,实现学生、家长、老师和管理者之间的信息共享和沟通。
学生和家长可以通过平台查询学生的各类档案信息,老师可以通过平台进行教学管理和评估,管理者可以通过平台实时监控学校档案工作的进展情况,从而提高学校档案工作的透明度和效率。
四、加强档案工作的监督与评估为了确保学校档案工作的稳健推进,需要加强对档案工作的监督与评估。
学校可以建立档案工作的考核制度,明确各个环节的责任和任务,并及时对档案工作的进展和效果进行评估和反馈。
可以引入第三方机构进行独立评估,从外部角度评价学校档案工作的质量和效果,为学校提供改进和发展的方向。
开展学校档案工作的创新思路是学校管理的必由之路。
只有不断探索和实践新的管理模式和方法,才能提高学校档案工作的质量和效率,为学生的全面发展提供更好的保障和支持。
希望学校能够积极拥抱变革,不断创新,推动学校档案工作迈上新的台阶。
2024年档案室工作心得体会创新是推动档案事业发展的核心动力。
在新的历史时期,档案工作面临着新的挑战和更高的要求。
为了适应这一发展需求,我们必须树立新思维、新理念、新方法,解放思想,与时俱进,正确把握档案工作在文化事业发展中的定位。
一、关于档案工作创新的四个关系1. 创新与基础的关系。
档案工作的创新并非空中楼阁,必须建立在坚实的基础上。
我国档案事业自建国以来取得了显著成就,形成了一套完整的理论、方法和工作经验。
这些成果为档案工作的创新提供了坚实的基础。
因此,创新应在此基础上进行,深入研究、总结过去,分析现在和未来,寻求新的发展突破。
2. 创新与现实的关系。
当前,档案工作面临着社会档案意识不强、服务不到位、发展动力不足等问题。
档案工作的创新应立足现实,面向未来,解决现有问题,推动档案事业快速发展。
3. 创新与学习、借鉴的关系。
创新是学习的过程和目的,借鉴是创新的阶梯。
档案工作创新既要学习专业知识,借鉴成功经验和方法,也要学习其他领域知识,推动档案工作的创新发展。
4. 创新与实践的关系。
理论创新和方法创新必须经过实践检验。
对档案事业发展有促进的创新成果应予以推广,并在实践中不断完善。
二、关于档案服务手段的创新1. 建立档案网站,推进网上服务。
随着信息化建设的推进,档案部门应建立档案网站,积极推广网络服务,实现档案信息在线检索,提升服务水平。
2. 电子文件的自动上传收集。
针对电子文件的特点,档案部门应改变传统收集模式,建立自动上传系统,确保电子文件的及时归档。
3. 推进在线服务。
适应信息化时代需求,档案部门应提供在线服务,满足社会对档案信息的快速、准确获取需求。
4. 开展现行文件阅览服务。
为满足公众对政策信息的便捷获取需求,档案部门应提供现行文件阅览服务,提高工作效率。
三、关于档案工作服务领域的拓展1. 信息服务社会化。
档案部门应面向社会各类用户,提供针对性服务,满足社会对档案信息的需求。
2. 加强横向联合,实现资源共享。
档案工作创新心得体会引言:随着信息技术的快速发展和社会进步的需求,档案工作也经历了一次又一次的创新与变革。
作为档案工作者,我们要不断适应时代的发展,抓住机遇,不断创新,在工作中实现更高效、更便捷的管理。
在我的工作经验中,我积累了一些创新心得体会,现在与大家分享。
一、积极引进信息技术,实现档案数字化管理随着信息技术的不断进步,数字化管理已成为档案工作的趋势。
在我的工作中,我积极引进信息技术,通过数字化档案管理系统建立了一套完整的档案管理流程。
这项创新提高了档案管理的效率,减少了文件遗失和错误,同时也方便了用户的查询和使用。
在数字化管理方面,我还探索了人工智能技术的应用。
通过训练机器学习算法,我成功实现了自动识别档案中的关键信息,并将其自动分类整理。
这一创新大大减轻了人工处理的负担,提高了处理速度和准确度,为用户提供了更好的服务。
二、建立档案开放共享平台,促进信息资源利用档案作为重要的信息资源,应该被更多人所共享和利用。
为了实现这一目标,我提出了建立档案开放共享平台的创新举措。
该平台为用户提供了便捷的途径,可以在线浏览、检索和下载档案文件。
同时,我通过合作与共享,与其他部门和机构建立了联网机制,实现了跨机构的档案资源共享。
这一创新加强了档案资源的利用效益,推动了信息的传播与共享。
三、培养档案管理人才,提高工作质量创新不仅要倚重技术手段,还需要培养人才。
在我的工作中,我积极推动档案管理人才的培养,通过组织各类培训和学习交流活动,提高工作人员的专业知识和工作能力。
与此同时,我倡导团队协作,鼓励员工分享经验和寻求合作,形成了良好的学习氛围。
这一创新提高了整个团队的工作质量和效能,推动了档案工作的创新发展。
四、加强档案文化建设,提升档案工作形象档案工作不仅是管理文件和资料,更是传承和弘扬文化的重要工作。
在我的工作中,我重视档案文化建设,并创新了一些方法。
比如,我组织了传统文化知识竞赛,激发了员工对传统文化的热爱和学习兴趣;我还在档案馆里开辟了一个交流展览区,展示最近的新进档案,吸引了更多的社会学者和公众关注档案工作。
档案管理利用创新案例概述档案管理在各个组织和机构中起着重要作用,它不仅仅是对文件的管理,更体现了组织的历史、发展和价值。
随着信息技术的不断发展,档案管理也在不断创新和改进,以适应现代社会的需求。
本文将介绍一些档案管理领域利用创新技术手段的案例,进一步探讨档案管理的重要性和未来发展方向。
案例一:电子化档案管理系统传统的档案管理往往以纸质文件为主,存储和检索效率较低,容易丢失或损坏。
为了提高档案管理的效率和安全性,许多组织开始使用电子化档案管理系统。
这种系统利用数字化技术将纸质文件转换成电子文件,实现了档案的在线存储和检索。
通过电子化档案管理系统,用户可以方便地查找和处理档案信息,大大提高了工作效率。
案例二:区块链技术在档案管理中的应用区块链技术是一种分布式数据库技术,具有不可篡改、去中心化等特点。
这种技术在档案管理领域的应用,可以保证档案的真实性和完整性。
通过区块链技术,档案管理者可以实现对档案信息的安全存储和传输,有效防止档案被篡改或伪造。
同时,区块链技术还可以提高档案管理的透明度和信任度,为档案管理提供更加可靠的技术支持。
案例三:智能分类与检索系统传统的档案管理往往需要人工来对档案进行分类和检索,难以适应大量档案信息的管理需求。
为了解决这一问题,一些组织开始引入智能分类与检索系统。
这种系统利用人工智能和机器学习技术,可以自动对档案进行分类和标记,并通过自然语言处理技术实现智能检索。
智能分类与检索系统大大提高了档案管理的效率和精确度,为用户提供了更加便捷的档案管理体验。
结论通过以上案例的介绍,我们可以看到档案管理在不断利用创新技术手段来提升管理效率和信息安全性。
随着信息技术的不断发展,档案管理领域也将继续面临新的挑战和机遇。
未来,我们可以期待档案管理领域的创新技术不断涌现,为档案管理带来更大的发展空间和价值。
适应新技术,提高效率是每个机构都应考虑的。
档案工作创新案例范文近年来,随着信息化技术的快速发展和普及,档案工作也日益受到重视和改革。
在这个背景下,许多档案工作部门积极探索创新,不断提高工作效率和质量。
本文将以某企业档案工作的创新案例为例,探讨档案工作的创新与发展。
一、案例概述某企业是一家大型跨国公司,其档案工作一直以来一直采用传统的纸质存档方式。
在面临档案管理效率低下、安全性难以保障和信息检索困难等重重问题的情况下,企业决定对档案工作进行创新。
二、创新方案1. 档案数字化企业将现有的纸质档案进行数字化,将所有档案信息转化为电子文档存储在专门设计的档案管理系统中。
通过数字化,不仅可以大大节约存储空间,提高档案信息的安全性,还可以实现信息的快速检索和共享,极大提高了档案管理的效率。
2. 档案管理系统为了更好地管理和利用数字化的档案信息,企业引入了一套先进的档案管理系统。
该系统具备全面的档案管理功能,包括文件分类、借阅审批、权限管理、数据备份等,通过这一系统,档案管理工作可以实现全流程的自动化和标准化,大大提高了工作效率和质量。
3. 智能化数据分析在进行数字化的过程中,企业还引入了一些智能化的数据分析工具,通过这些工具可以对档案信息进行深度挖掘和分析,从中发现潜在的业务价值,并提供给企业决策层进行相关的决策支持,从而提升了档案工作的价值。
4. 信息安全保障为了保障档案信息的安全性,企业加强了信息安全管理,实施了严格的权限控制和数据加密措施,采用了先进的网络安全技术,确保档案信息不被篡改、泄露和损坏,保障了档案信息的完整性和保密性。
5. 培训和意识提升为了让员工更好地适应新的档案工作方式,企业还开展了相关的培训和意识提升工作。
通过培训,使员工掌握了新的档案管理技能和使用方法,增强了档案管理的专业性和规范性,并树立了信息安全意识,保障了档案信息的安全。
三、创新成果经过创新改革,企业取得了显著的成果。
档案管理的效率大大提高,信息检索和共享变得更加便捷,大大减少了员工们在档案检索和管理上的时间成本,极大提高了工作效率。
档案工作创新优秀案例在档案工作中,数字化转型、智能化管理、云端化存储、多媒体整合、绿色化发展、人性化服务、安全化管理、标准化操作等方面是近年来档案工作创新的优秀案例。
一、数字化转型数字化转型是档案工作创新的重要方向之一。
通过对传统纸质档案进行数字化处理,建立数字化档案库,可以有效地保护和利用档案资源,提高档案管理效率。
例如,某市档案馆将馆藏纸质档案全部数字化,建立了数字化档案库,实现了数字化管理和查询,大大提高了档案管理和利用效率。
二、智能化管理智能化管理是档案工作创新的另一个重要方向。
通过引入人工智能等技术,实现档案自动分类、检索、存储等功能,可以提高档案管理效率和质量。
例如,某公司引入人工智能技术,实现了对海量数据的自动分类和检索,大大提高了档案管理效率和质量。
三、云端化存储云端化存储是档案工作创新的另一个重要方向。
通过将档案数据存储在云端,可以实现数据共享、备份和恢复等功能,提高了数据的安全性和可靠性。
例如,某省档案馆与云服务提供商合作,建立了云端存储平台,实现了对海量数据的存储和管理,提高了数据的安全性和可靠性。
四、多媒体整合多媒体整合是档案工作创新的另一个重要方向。
通过整合文字、图片、音频、视频等多种形式的多媒体资源,可以更加全面地记录和展示历史事件和社会发展情况。
例如,某市档案馆建立了多媒体档案库,整合了各种形式的多媒体资源,为社会各界提供了更加全面和丰富的档案服务。
五、绿色化发展绿色化发展是档案工作创新的另一个重要方向。
通过采用环保材料、优化档案管理流程等方式,可以降低档案管理对环境的影响。
例如,某公司采用环保材料制作档案盒,同时优化档案管理流程,实现了对档案资源的有效利用和环保管理。
六、人性化服务人性化服务是档案工作创新的另一个重要方向。
通过优化服务流程、提高服务质量等方式,为公众提供更加便捷和贴心的服务。
例如,某市档案馆建立了自助查询系统,同时提供电话咨询和网上查询等多种服务方式,为公众提供了更加便捷和贴心的服务。
档案工作创新案例范文Ⅰ、引言随着信息化时代的到来,档案工作也迎来了新的挑战与机遇。
传统的档案管理方式已经无法满足日益增长的信息存储和管理需求,如何在新的背景下进行档案工作的创新成为了当务之急。
下面将以某公司档案工作创新为例,进行具体分析和探讨。
Ⅱ、案例背景某公司成立于上世纪80年代,规模不断扩大,业务范围也在不断拓展。
与此公司的档案管理工作也面临着新的挑战。
传统的纸质档案管理模式已经无法满足公司信息化管理的需求,而且在档案检索和利用方面也存在一定的不便。
公司决定进行档案工作的创新,以适应新的发展需求。
Ⅲ、创新目标1. 提高档案管理效率:通过创新,提高档案检索、利用的效率,减少人力资源的浪费。
2. 降低档案管理成本:通过创新,降低档案管理的成本,提高档案管理的经济效益。
3. 提升信息化水平:通过创新,提升公司的信息化水平,提高信息资源的整合利用能力。
Ⅳ、创新方案1. 档案数字化:将公司的纸质档案逐步数字化,建立档案数字化管理系统,提高档案检索、利用的便捷性和准确性。
2. 档案分类整理:建立科学合理的档案分类体系,减少档案管理的混乱和重复,提高档案管理的效率。
3. 档案管理平台建设:建设统一的档案管理平台,实现档案的集中管理和统一利用,提高信息资源的整合程度。
4. 档案安全保障:建立完善的档案安全体系,确保档案的保密性、完整性和可信度,提高公司信息资源的安全性。
5. 档案流程优化:优化档案管理流程,减少不必要的环节和时耗,提高档案管理的效率和响应速度。
Ⅴ、创新成果1. 档案管理效率显著提升:经过创新,公司档案检索、利用的效率得到了明显的提高,大大减少了档案管理人员的工作量。
2. 档案管理成本明显降低:随着档案数字化和流程优化的实施,公司的档案管理成本也得到了明显的降低,增加了公司的经济效益。
3. 信息化水平全面提升:通过创新,公司的信息化水平得到了全面提升,信息资源的整合利用能力也得到了极大的加强。
档案工作创新案例范文随着信息时代的来临,档案工作也随之迎来了全新的挑战和机遇。
在信息化、数字化的背景下,档案工作的创新变得尤为重要,只有不断创新,才能更好地适应时代的发展需求。
本文将结合实际案例,探讨档案工作的创新实践,并分析其对档案工作的促进作用。
一、案例介绍某大型企业在进行档案管理时,面临了诸多瓶颈和问题。
传统的纸质档案管理方式效率低下,难以满足日益增长的信息化管理需求。
为了解决这一问题,企业决定对档案管理进行创新,引入信息化技术,建立起了一套全新的档案管理系统。
1.引入信息化技术企业决定将档案数字化,建立电子档案管理系统。
通过扫描纸质档案并采用专业的数字化处理技术,将纸质档案转化为电子档案。
这一举措不仅提高了档案管理的效率,还为后续的信息化管理奠定了基础。
2.建立档案管理系统在数字化的基础上,企业建立了一套完善的档案管理系统。
这套系统涵盖了档案的存储、检索、审核、审批等全过程管理,有效地解决了传统档案管理中存在的诸多问题。
系统还包含了权限管理、安全防护等功能模块,确保了档案信息的安全性和完整性。
3.推广应用经过系统建设和测试,企业将这套档案管理系统在整个企业范围内进行了推广应用。
全员培训和技术支持保障了系统的顺利运行。
员工们通过简单的操作就能够完成对档案的管理工作,极大地提高了工作效率和管理水平。
二、创新理念上述案例体现了在档案管理中引入信息化、数字化技术的创新理念。
通过建立电子档案管理系统,将传统的纸质档案转化为电子数据,实现了档案信息的快速检索、高效管理和安全保护。
这一创新理念符合时代潮流,满足了企业信息化管理的需求。
该案例中的档案管理系统不仅仅是一个简单的信息库,还具有智能化、网络化的特点。
系统能够根据用户权限对档案进行分类、检索和可视化展示,极大地提高了档案的管理效率和利用率。
系统还采用了高级加密技术和安全防护功能,保障了档案信息的安全性,避免了信息泄露和篡改的风险。
三、创新优势1.提高效率创新的档案管理系统极大地提高了档案管理的效率。
档案利用服务的创新与实践
摘要:档案信息的价值是通过服务体现的,然而随着计算机技术的迅猛发展,特别是网络﹑数码存储与传输等高新技术的应用普及,使得原先档案服务工作中经验式管理、手工式操作和科技含量不高的管理和服务模式受到严峻的挑战。
作为一名档案工作人员应勇于接受档案实践的挑战,直面社会高速发展的现状,根据档案管理的实际,采取先进的档案信息管理手段和方法,解决档案信息数字化、档案信息自主查询、不同载体档案信息的管理利用等问题,有重点、有特色地开展档案信息利用服务,为档案工作注入新的生机和活力,使档案服务工作变”封闭性服务”为“开放性服务”,变“被动型服务”为“主动型服务”,变“单一式服务”为“多样性服务”,变“浅层次服务”为“深层次服务”,使档案管理和利用工作由原先的平面状态,向立体化方向发展。
关键词:档案信息利用服务创新实践
引言:全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的生活方式,人类社会正面临知识经济和信息社会的急剧变革,世界各个角落的人们都强烈地感受到新时代的冲击与震撼。
档案馆(室)作为信息资源基地,对信息化、网络化浪潮的冲击更为敏感,同时信息技术的发展与广泛应用给档案工作带来了新的契机。
档案的价值就是通过服务体现出来的。
在信息技术高速发展的时代,知识领域不断扩展,用户信息需求不断增加,用户结构随之发生变化,档案利用服务工作应顺应潮流,适应时代的发展,紧跟社会发展的脚步,在信息资源采集、组织加工、信息服务、管理模式等诸方面进行深刻的变革,不断地推出服务的新思维、新举措,为企业、社会的经营、发展等作出应有的贡献。
一、对档案利用服务工作的思考
企业档案人员为利用者提供档案利用服务的方式主要有三种:一是利用计算机,通过档案信息管理系统,输入档号、文号(或图号)、责任者、主题词等进行检索,查询出相应的档号,然后进库房调卷,向利用者提供服务。
二是利用者翻阅档案人员打印出来的案卷目录、全引目录,找到所需资料及相对应的档号,档案人员根据档号入库调卷,三是将档案管理系统的档案目录向专业技术人员开发,并设置浏览权限,供利用者查阅、浏览档案。
从上述三种服务方式,我们可以看出档案利用服务模式单一、服务方法简单。
主要表现为以下几个方面的缺陷:
1、自我封闭的服务模式,服务效率低,不能充分发挥档案信息的作用。
2、被动型服务方式,缺乏主动服务的精神。
3、服务方式简单。
4、浅层次的信息服务,缺乏深层次的编研材料。
5、劳动密集型管理和服务工作,缺乏对信息资源的整合。
6、服务工作的诸多局限性,同时也束缚了档案人员的思想。
二、对档案服务模式的分析
信息高速公路的发展,网络信息资源的出现,彻底摧毁了“田园式的传统的档案服务模式,也给档案工作的发展空间带来了新的契机。
作为一项服务性工作,档案工作的生命力取决于它为企业、社会服务的水平和效果,作为档案人员应该增强服务的敏锐性,克服档案服务的粗疏和简单,追求服务精细、境界更高、成效更显著的档案服务,使档案服务工作从满足文件资料的借阅、复制需求为主,转移到以满足整合知识信息资源、开发知识信息服务为主要功能的模式。
在突破传统档案服务模式而建立起来的新型档案信息服务模式应该具备下列特点:
1、开放型服务模式
2、主动型服务
3、针对型服务
4、多样型服务
5、知识密集型劳动
三、开展新型档案利用服务的对策和实践
随着档案信息类型和载体种类的增多,档案信息数字化成为现代档案管理的发展方向。
视频、音频、多媒体技术、计算机技术和网络技术等在档案管理工作中扮演非常重要的角色,这些先进的技术和手段为档案管理和服务工作的提升创造了条件,因此档案人员充分利用新技术,对信息资源的收集、加工、整理、服务赋予新的内容和方式,同时档案工作的组织和流程也不断适应网络环境的要求,利用网络环境发挥档案信息资源的新的效益。
下面结合工作实际,采取五种对策,加强档案信息利用服务工作。
1、积极做好各种载体、各种类型档案的数字化,并将数字化文件网络化,满足多用户同时利用的需求。
以用户需求为导向,以利用档案为目的,充分应用计算机软硬件功能,兼顾保护档案原件的要求,对各种载体、各种类型档案的数字化,更好、更快地满足利用者需求,充分发挥档案信息资源的作用。
2、建立档案信息自主查询平台,塑造档案服务的新模式。
随着服务理念不断深入,迫切需要整合信息资源,创新服务机制,寻找以人为本,以档案信息资源整合为核心,以需求为导向的服务手段。
通过对所藏档案进行整合,在企业办公自动化系统内搭建一个档案自主查询的平台。
自主查询平台上建立四个服务区。
(1)档案信息。
将档案管理信息系统中的档案信息对专业技术人员和管理人员开放,用户在服务台进行登记后进行查询,查到所需的信息后,请求调卷或需要打印的信息自动传送给档案管理员,由档案人员审核后处理,达到闭环管理的目的。
(2)有求必应。
技术对档案工作有要求,需要提供哪些档案信息服务,要咨询什么问题,有什么疑问等都可以在办公自动化系统上直接向档案人员提出,档案人员迅速作出反馈,实现档案人员与专业技术人员互动的目的。
(3)档案宣教。
档案工作不仅仅是档案人员的工作,它涉及到企业的方方面面,需要各部门工作人员的大力支持和配合,因此,必须在全厂范围内大力宣传档案工作的重要性,在这个平台上不定期地张贴国家、省市档案管理的法律、法规、条例、规范及本企业的档案工作制度、要求、工作规划、计划和考核责任制等,通过宣传,形成人人关心,人人支持,人人参与档案工作的局面。
(4)一线传真。
利用数码照相机、摄像机及时捕获企业生产经营中的大事要事,然后对其进行简单的加工编辑,然后以短片的形式发送到平台上,产生强烈的视觉冲击力。
(5)资料报道。
将档案人员在第一时间内所获得的资料信息登录到办公自动化资料报道平台上,满足技术人员的利用需求。
(6)信息安全是档案的大事,只有充分保证信息安全性才能使自主查询成为可能。
平台能够对用户指定权限,授权其可以查询某些档案。
另外对计算机的光驱的使用,硬盘、优盘网络的访问等权限进行控制,保证计算机和网络的安全。
通过创建自主查询平台,提高服务能力,使工作人员从烦琐的代查中解放出来,转入以关键环节的管理,提高技术人员对档案服务的满意度。
3、制作专题片,充分展现企业的风采。
声像档案是利用声像技术记录建设、管理、经营、服务的重要资料,利用声像档案制作专题片是一种非常好的方法,既能够对发展中的资料进行重点筛选、精华浓缩,又集中向受众直观地表现出企业发展的全过程。
尤其在视听效果上体现独特的魅力。
4、布置展厅,打造企业档案文化服务的平台。
展览厅以实物档案、照片、录相、录像为主,在展览厅里放一台电脑,将企业的各种荣誉、奖旗、奖杯、奖状陈列在大家的面前,适时播放反映企业发展的专题片,让全厂员工感受企业的发展历程,体会辛勤劳动创造的硕果。
这种档案利用的形象化、智能化,将大大拉近档案与利用者的距离。
5、积极开展编研工作。
组织专兼档案员及专业技术人员、管理人员开展档案编研工作,更好地为公司的生产、经营、管理和发展服务。
目前,已有的编研成果有:大事记、组织沿革、工程简介、干部任免、公司制度汇编、规程汇编、应急预案汇编、实物档案专题汇编等,进一步满足公司各级各类员工的利用需求。
结束语:服务是档案工作的归宿,创新服务是档案工作发展永恒的主题。
随着社会的进步和发展,档案服务向纵深发展的条件更加成熟,创新体制机制,提高服务水平,增强自主能力,将成为档案工作的重点任务。
因此,档案工作人员必须科学认识档案服务工作面临的新形势、新特点,重新审视原有的服务模式、管理思想、管理原则,找寻自己新的定位,冲破清闲、清静、与世无争的思维惯性的羁绊,代之以干事创业,有为有位的追求,选择一条以服务谋发展,以创新求突破的道路,并为之付出自己的勤劳和努力,进一步更新服务理念,拓展服务领域,创新服务方式,丰富服务内容,完善服务机制,提高服务质量和水平。
实现由传统手工操作到网络服务的变革,完成自身工作角色的转换,为档案工作的发展找到突破口,使档案工作中心由封闭的管理向主动服务转变,使档案结构由来源单一向多元全面发展,使档案管理由手工粗放管理向信息化精细管理转变,使档案队伍由“保管员”型为“专家技能”型转变,重塑档案部门开放服务、有志有为的崭新形象。