Lesson 1 The Layout of Business Letters
一、书信的组成部分
1.必备部分
（1）信头
书信中发信人的地址和发信的日期等称为信头。是公司形象的一部分。但是内容也是标准化的。包括公司名称、地址、电话号码、传真、电子邮件和网址等，有的还包括注册商标和公司标志（logo），工商注册号和注册资本。英文地址按照由小往大的顺序写。信头的用途就是使收信人在第一时间看到信发自何处，复信时也便于参考。有些国家的信头中还包括其他一些细节，如在英国，信头中就印着公司总经理的姓名。信头的位置：一般缩行式的信头位于中上方，平头式和混合式的信头位于左上方。
Example:
【答疑编号0110001，针对该题提问】
ABC Trading Co.
188 Newton Palace
London
NG29 OPA
Tel：01345 567921 Fax: 01345 438923
（2）日期
日期在商务书信中非常重要，不可或缺。日期不用简略格式，特别是不用容易产生歧义的格式。具体要求如下：
a.年份应完全写出，不能用05代替2005年
b.月份要写英文名称，不能用数字代替。因为英国人遵循日、月、年的顺序而美国人遵循月、日、年的顺序，所以10/2/2004，既可能被理解为2004年10月2日，也可能被理解为2004年2月10日。
c.月份名称可以缩写，太短的词就不要用缩写了。但是一般情况下，写完整的词比较好。
d.日期可以用数字，也可以用序号来表示。
月份和日期之间不用逗号，年份之前用逗号隔开。例如：June 5, 2005日期的位置通常在信头之下，而中文书信的日期一般是在信的末尾签名之后。在书写日期时，注意最好不要用序数词，月份不用缩写。
（3）封内地址（The Inside Address）
收信人的公司名、地址等一般是列在信笺的左上方，在日期向下2-4行的位置，左对齐，无缩进。书写封内地址主要有以下几个用途：
题目名称 建立业务关系
基本要求 根据下述资料，以世格国际贸易公司业务员Minghua Zhao的名义，给加拿大NEO公司写一封与他们建立业务关系的信函，要求用英文书写，表达清楚、内容完整。（1学时）
相关说明 世格国际贸易公司(DESUN TRADING CO.,LTD.)成立于1987年，是一家拥有进出口经营权的外贸公司。公司经营范围广泛，与多家供应商有固定的业务往来，信誉良好。同时公司也极为重视新产品开发，05年的新产品DR系列瓷器选用上等瓷土(First-class
Porcelain)烧制，包装精美，质量上乘，非常具有竞争力。2005年10月12日公司业务员Minghua Zhao从网上看到加拿大NEO公司求购瓷器(chinaware)的信息，想与他们建立业务关系。NEO公司的具体资料如下：
MR. ANDY BURNS
NEO GENERAL TRADING CO., LTD
#362 JALAN STREET, TORONTO, CANADA
TEL NO.: (+01)7708808
FAX NO.: (+01)7701111
Dear Mr. Andy Burns
From the Internet we have learned that you are in the market for
chinaware, which just falls within our business scope. We are now
writing you in the hope of entering into business relations with you.
As a leading trading company in Shanghai and backed by nearly 20
years of export experience, we have good connections with some
第九章：外贸函电基础
（编者：莫树鹏）
9.1函电基本概述
外贸函电是一种商务信件，是我们与客户之间建立联系及合作关系的重要手段。外贸函电的作用：意识索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。函电主要通过电子邮件、传真或MSN等方式去传送内容。
9.2函电内容介绍
外贸函电相关内容在这里主要是指建立业务关系（如开发信），处理回复和跟进客户询盘、报价、订货协商、签约、包装、装运、支付、结算以及办理保险、商检、索赔以及代理协议、仲裁等等业务工作所要撰写电子邮件和信函内容。可以说函电内容是整个业务商谈和合作过程中最为重要的往来交流信息和内容。它很大程度上体现业务员的专业素养和能力，也会直接或者间接影响到业务员的接下订单的概率。例如，我们写的客户开发信，回复信。
9.3函电基本流程
整个业务过程，函电所涵盖的内容有很多。因此我们业务员需要将基本的函电流程理清楚。通常整个流程就是我们做客户跟进的流程。
1.建立业务关系
这是开启业务合作的第一步，通常通过不同的客户开发渠道与客户建立业务联系。如写开发信，产品介绍说明等；
2.询价与答疑
国外潜在买家会通过询价、索要产品资料和方案来与我们业务员建立合作联系。这时我们业务员需要掌握进出口贸易的基本价格条件（术语），相关产品方案和技术讲解函电的撰写，并熟悉询价与答复客户疑问的常用句型。
3.报价与议价
在解决了产品方案和技术问题以后客户会与我们业务员进行价格商榷，我们业务员需要懂得相关报价术语、议价内容和技巧的函电撰写。
4.接受方案
双方经过报价与议价阶段达成一致并协商出双方都能接受的方案。这个过程业务员需要掌握一些促成合作的函电表达技巧。
5.合同拟定
双方对产品报价方案达成一致以后便会进行合同细节的商榷和条款拟定。这时需要业务员懂得相关的合同细节条款（支付与结算方式、包装、质保、商检、装运、保险、仲裁等内容）表达和签约相关的函电内容撰写。
经典外贸函电范文汇总
外贸函电是一种商务信件，英文foreign correspondence。写外贸函电是外贸业务员的日常工作之一，然而，能写好外贸函电的外贸业务员却不多，为了有助于大家写好外贸函电，本文总结了几个经典外贸函电范文，可供参考。
外贸函电就是有着国际贸易关系的双方由于彼此的业务往来而产生的信件，但在信息化高度发达的今天，该信件并不局限于纸质信件，也可以是电子邮件、传真或MSN。
外贸函电最常用的内容：建立业务关系、询盘、发盘、回复、销售合同、包装、保险、赔偿、仲裁等。
外贸函电基本要求：主题明确，内容简洁，语言精炼，表述完整。
外贸函电的格式：有固定的语言、习惯用法和常用句型。
外贸函电的语气：各部分语气。开发信、询盘回复一般要客气，表达感谢;平常业务联系要细心、信任;催促付款要紧急而不失礼貌;客户索赔要理解、给予足够的解释和说明。
外贸函电范文：
一、如何表达在涨价前订货
Thank you for your letter of October 10 for business copiers. We are
now sending you our price-list and catalog of the newest types that are
under production and we can supply at once from stock.
We want to notice you that prices of copier parts and components have
gone up steadily since the second half of the year. Though we have tried
hard to keep our quotations down, we are afraid the margin for keeping
