编制审核核准
公司档案文件编码规则
一、目的
规范和统一公司制度文件的格式及管理，明确制度文件编制、审核、签发程序及要求，维护制度文件的连贯性、权威性，保障管理组织有序、运行有效。
二、适用范围
适用于XX公司，各驻外机构可参照执行。
三、权责
（一）总经理负责公司各类制度文件的批准。
（二）各部门负责人负责本部门出具的各类制度文件的审核。
（三）人事行政部是公司制度文件的归口管理部门，负责公司制度建设的统筹规划、综合协调、组织实施与稽查落实；负责各类制度文件的初审；负责各类制度文件的档案管理。
（四）各部门负责本部门职能、职责范围内相关制度文件的起草与报批；负责按职责划分执行相关制度文件。
四、制度文件分类及编号规则。
（一）版本号和版次号
制度文件版本分为版本号和版次号两部分：版本号代表文件的版本，版次号代表该版本修改次数。版本号用大写英文字母组成，从A开始顺次递增；版次号用2位阿拉伯数码组成，从00开始，顺次递增。
（二）密级
1、按制度文件保密程度，可将制度文件分为绝密文件、机密文件和普通文件。制度文件应标明密级。
2、绝密文件：除公司总经理以外仅涉事及获准人员可以知悉；机密文件：
除公司总经理、涉事及获准人员以外，各部门负责人可以知悉；普通文件：公司内部员工均可以知悉。
（三）正文格式
正文一般包括：1.文件首页、2.标题、3.目的、4.范围、5.职责、6.内容、7.附则、8.相关文件与记录、9.附件说明、10.文件说明。
1、文件首页一般包括文件名称、文件编号、版本号、发行日期、密级、页数、分发号、修订记录、编制（人）、审核（人）、批准（人）。
2、“内容”一般指具体管理涉及的内容，如涉及管理内容、项目较多，可适当扩充章节，分类说明。
3、涉及专业管理、技术问题，或需经特别解释才能表达清晰，辨明歧义的，可适当增加“定义”章节。
4、文件说明一般包括编制（人）、审核（人）、批准（人），批准、颁发和生效日期，以及阅文批示及会签等内容。
5、标题一般采用一号宋体字，首页第一行居中；正文一般采用四号宋体字（表格内文字小四号，页眉五号），A4纸，页边距上下均 1.2cm，左右均2.2cm（标点符号用全角标注，占1字间距）。
6、附件与附件说明
（1）制度文件如有附件，应在正文之未尾，“文件说明”之前进行附件说明。
（2）附件一般包括：相关流程图、相关表单和其他对正文内容的说明性材料。
（3）凡具体管理流程应编制流程图，对各业务、管理环节进行节点描述。
（4）业务、管理过程中涉及的表单，应统一编号附后。
（5）附件说明应按顺序标注，其顺序号与附件顺序一致。标注时先标附件名称（不加标点），再用括号括入编号。
五、制度文件编制、发布流程
（一）各部门根据管理、业务需要，按统一标准编制制度文件。
各部门制定的制度文件初稿（套制度模板的WORD版）统一交公司文控中心初审。初审的主要内容：
1、是否符合编号规则；
2、是否按公司统一格式编制；
3、相关原则规定是否符合公司有关制度规定；
4、涉及跨部门事项是否与相关部门充分协商，相互间职责流程是否已清晰界定。
5、制度文件收文部门与分发号是否符合。
（二）经文控中心初审的制度文件由文控中心负责打印，交原部门负责人复核后，送总经理签批。
（三）所有制度文件经总经理批准后，按审批发文范围予以发布。
（四）经总经理批准的制度文件原件由文控中心留存，并按照发文范围复印发放给相应部门及人员。
（五）制度文件发放时，受文部门相关人员应在《文件发放及签收记录》上签名确认。
（六）制度文件更版发放时，文控中心应同时回收旧版文件，并做好相应记录。
（七）经文控中心编号发放的制度文件，原则上一号一部门，任何部门、人员不得擅自复制。确因工作需要需增发文件的，由需要部门申请，经文控中心同意后，可复印增发，并按受文部门编号登记管理；原受文部门已发文件的，采用“部门编号+阿拉伯数码”方式发放，如财务部增发的第1份文件编号用“F2-1”表示。
六、制度文件的宣贯与试运行
（一）制度文件一经公司总经理签批即行生效，编制部门应作好实施前的宣贯工作，并做好相应培训（宣贯）记录。
1、制度文件宣贯一般以分发员工自行学习为主，制度文件较重要的可组织部门会议学习，文件涉及的相关部门人员均应参加。
2、制度文件内容较多，涉及面广（包括需公司全员知晓）的，可由文件编制部门协商人事行政部安排时间进行全员培训。
3、制度文件执行过程中有不明确或不清楚的，可向文件编制部门咨询，文件编制部门应给予认真解答。
（二）制度文件试运行
1、原则上制度文件自发放生效之日起一个月内为试运行阶段，试运行结束无需修订的，自动转为正式生效文件。
2、试运行阶段，文件编制部门应及时跟进、了解文件执行情况，对相应部门提出的问题及建议进行记录和分析，并酌情进行修订与完善。
3、试运行阶段，制度文件相应内容进行修订、完善的，应及时更新发放，并回收已发放的试运行制度文件。
七、制度文件的修订与废止。
（一）当文件有下列情形之一者，应予以修订。
1、规定事项局部已不适用者；
2、规定事项与政府有关法令抵触者；
3、相关文件内容相互矛盾者；
4、与其它文件内容有交叉或矛盾者；
5、所记载部门名称已与实际不符，或原规定事项的主管、执行部门已经变更者；
6、条文文义含糊不明确，有必要重新修订说明者；
7、有其它修订之必要者。
