大观文化传播有限责任公行政管理手册

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行政部 第 1 页

行政管理手册

一、 前言………………………………………………………….…………2

二、部门职能………………………………………… ………………….…2

三、组织结构…………………………………………………………..……2

四、岗位职责…………………………………………………….….………2

1、政部经理岗位职责 ……………………………………............……3

2、行政文员岗位职责 ………………………………….……….…..…3

五、管理规范与流程…………………………………………………….…4

※营销系统行政管理规范…………………………………………………..4

第一章 前言………………………………………………….…….…….…4

第二章 办公制度……………………………………………................……4

第三章 考勤管理工作流程………………………..….………………….6

第四章 会议制度…………………………………………………….……6

第五章 办公用品及设备管理制度…………………..….………….….…9

第六章 档案管理制度………………………………..….……….……..…11

第七章 保密制度……………………………………………….…………12

第八章 出差管理制度………………………………………….…………12

第九章 通讯设备管理制度（讨论）………………………….…………13

第十章 行政管理用工具表格………………….….………….…….……14

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行政部管理手册

一、 前言

行政部作为公司营销中心的一个职能部门，主要负责营销中心的行政管理、人力资源管理及营销中心办公事务管理。

本手册详细描述了行政部的部门职能、组织结构、岗位职责、管理规范、操作流程及通用工具表格，用于规范与指导行政部的业务工作，是行政部的基础管理文件。

二、 部门职能

1、 负责营销中心的行政管理工作，包括制度管理、文档管理、考勤纪律、办公支持和公关接待等事宜。

2、 负责营销系统的人力资源管理工作，包括绩效考评、薪酬计核、职位管理、人事调整、员工档案管理、员工招聘、培训和员工关怀等事宜。

3、 负责营销系统的办公事务管理，如办公用品的管理和各种工作会议的组织工作等。

三、 组织结构

根据行政部部门职能制定本部门组织结构，如下图所示：

四、 岗位职责

1、 行政部经理岗位职责

(1)、行政隶属 行政部经理

办公室主任 行政部主管（包括法律、物业等） 其 他 行政助理 行政秘书

行政文员

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上级主管：营销副总经理

直接下属：行政文员

(2)、主要职责

A． 营销中心的日常办公管理工作，负责各类来往文件的影印、收发、处理和归档，以及人员考勤和办公后勤工作。

B． 接待营销中心日常到访客人，协助营销副总作好公关工作。

C． 协助和指导各办事处的行政、人事和后勤等管理工作。

D． 负责组织营销系统各项制度的建立、调整和实施监督工作。

E． 负责组织营销人员的招聘工作、岗位调动和录用、解聘、离职等职位管理工作。

F． 组织对营销系统各级员工的绩效考评工作，依照员工绩效、奖惩办法及升降职务办法等进行考评，力求公平合理。

G． 根据考核结果计算营销系统人员的月度薪酬和年终奖励。

H． 管理营销系统员工的人事档案，负责人事档案的建立、记录、保管和维护等工作。

I． 负责规划营销系统培训工作，并具体安排、组织实施各类员工培训；负责营销会议的会务工作。

J． 做好所属员工的工作管理，提高士气及工作效率，并协助其他营销部门作好员工工作。

K． 营销副总交办的其他工作事宜。

2、 行政文员岗位职责

(1)、行政隶属

上级主管：行政部经理

工作对象：各办事处（区域）相关业务人员

(2)、主要职责

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A． 负责营销中心日常行政、公关信息以及文件的收发、传递和归档工作。

B． 营销中心的客户及外来人员的接待工作。

C． 负责营销系统员工的考勤记录和统计。

D． 负责办公室日常后勤工作和值日排班等。

E． 对营销中心各种规章制度进行发放、整理和归档管理。

F． 负责营销系统员工的有关劳保福利用品的发放。

G． 完成部门经理交办的其他任务。

五、 管理规范与流程

（一）、行政管理规范

第一章 前言

营销中心是公司的直属部门，严格遵守公司各项管理制度，接受公司直接领导。现根据公司及营销中心实际状况，制定营销系统行政管理规范并适时进行补充，做到有章可循，违章必究，奖惩分明，树立正气，促使营销系统步入正常和快速发展轨道。

第二章 办公制度

一、办公时间

每周一至周六

上午8：00am 点到

8：00am—8:30am 早会

午餐及午休 12：00am—2：30pm

下午 2：30am—6:00pm 上班

业务人员返回公司开会期间需遵守以上工作时间

二、工作准备（8：00am以前）

每天上班正式工作之前，进行例行检查：

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1、 清洁（台面、电脑电话传真等设备等）。

2、 整理（资料架、文件夹、广告牌、招贴画、宣传册、报表单据、纸笔文具等），要

求资料齐全、摆放整齐。

3、 检查电脑（启动、查毒、登录、上网、核对、资料备份）、电话、传真、复印机、验钞机、支票打印机、保险柜等设备例行使用。

4、 电子邮件查收及前天共享信息浏览。

三、工作纪律

1、 正常工作时间应穿戴整齐，仪表端庄，不浓妆艳抹，严禁穿拖鞋、背心、短裤进入办公室。

2、 接电话声音要轻，要注意电话礼貌，首先向对方说“您好”，当周边的电话响起，而当事人不在时，应主动帮对方接起，并给予妥当回复。

3、 注意办公室工作环境，不要大声喧哗。不得翻阅与工作无关的书籍，不得利用职务之便拨打私人电话、上网聊天、打印私人文件等与工作无关的事项。

4、 保持自己办公范围的清洁，台面物品摆放整齐，爱护办公室内公有财产，如有损坏造价赔偿。

5、 对公司来访客人要主动问候，礼貌待人。

6、 不得随意动用他人办公用品，如有需要须经本人同意后方可，使用他人电脑或查阅文案时需有本人在场。

7、 如有事外出须经直接上级许可。

8、 同事之间团结互助，不准讲粗、脏话，不做有损公司形象的事。

9、 下班时关闭所有电源开关及门窗。

四、值班

1、由行政部排出每日值班表。

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2、值班时间内的工作纪律与工作时间内的纪律相同。

3、值班人员负责作好值班记录，如有无电话，电话时间、内容等。

4、紧急电话要设法找到相关人。

第三章 考勤管理工作流程

注：1、具体考勤制度详尽《员工手册》

2、营销中心各职能部门工作人员的考勤由公司行政部统一负责。

第四章 会议制度

第一条：会议主要包括前台区域工作人员会议、后台例会及各种临时会议；营销系统行政部是营销中心各项会议的管理机构；会议通知与会场安排。

1、 行政部应及时发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人、讨论的议题等内容。例会议题一般要提前一天、特别会议议题提前半天、重大会议议题提前三天由行政部通知与会人员，有关材料尽可能随通知印发。会前派专人做好会场安排。

2、 与会人员要在会前围绕议题做好充分的准备，有些重大问题尽可能会前交换意见，统一认识，会中正式讨论决定。

3、 不得无故缺席，特殊情况必须事先向行政部说明。参会人员要严格遵守会议的开始时间。迟到人员记入会议记录。

4、 会议主持人要在会议的起始就议题的要旨向与会人员做简洁的说明，并将会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员。

5、 会议主持人应引导发言者在预定时间内做出结论。

第二条：会议禁忌事项

1、 发言时不可长篇大论；

2、 不可一直缄默；

3、 不可取用不正确的资料；

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4、 不要只做期待性预测或只谈抽象概念；

5、 不可对发言者吹毛求疵，不可做人身攻击；

6、 不可随意打断他人发言；

7、 不可不懂装懂，不入正题；

8、 会议期间严禁吸烟，不可随意中途离席；

9、 会议期间将手机关掉，将信号转接至行政部秘书或部门同事记录。

第三条：会议记录

1、 会议由行政部制作会议记录。会议记录必须使用专用记录本。会议记录应记载会议所议事项。会议记录应与参会人员的签名册一并保存。

2、 会后要及时撰写会议纪要。会议纪要必须准确、清楚，充分表达会议讨论的情况。

3、 会议纪要的结论经与会人员确认无误，经行政部审核后，会议纪要送有关领导和部门。

第四条：议定事项的催办和反馈

1、 会议议定事项由行政部主持分解到相关部门落实办理。

2、 行政部指定专人负责催办并收集情况，可按照纪要，填写有关事项催办卡片。

3、 办结事项及时向有关领导反馈，并按月做出总结报告，综合向领导汇报。

4、 重要事件可分多次反馈，使领导及时了解办理情况。

第五条：会议文件的管理

1、 会议纪要及有关文件，都有一定的保密性，必须妥善保管，建立严格的管理及查阅制度。

2、 凡需查阅当年会议记录的，必须由行政部批准。

3、 年终由行政部将上述文件装订成正式案卷，经检查合格后保存，并按档案管理规定查阅。