基于现代人力资源管理的人事档案管理浅析

基于现代人力资源管理的人事档案管理浅析
作者：姚勇
来源：《办公室业务》 2017年第6期
【摘要】档案不仅是每一个企业的重要信息资源，更能够在人力资源管理中发挥极其重要
的作用。

但是在当前情况下，人事档案管理工作的成效还不够好，存在各类问题。

本文从不同
企业类型方面着手，基于现代人力资源管理视角，对人事档案管理工作中出现的问题进行剖析，针对每一个问题提出相应的可行性解决方案，以期能够提升该项工作的开展效果，促进各企业
的进一步发展。

【关键词】人事档案；人力资源；管理
人事档案管理工作作为每一个企业管理体系中的重要组成部分，能够发挥很大的作用，对
人力资源管理的发展有着非常重要的影响。

在人力资源管理体系不断发展的背景下，越来越多
的人开始关注人事档案管理的问题。

但是，现行制度下不论是政府机关、事业单位还是公共管
理部门，在人事档案管理方面都存在不同程度的问题，不同的企业受到单位类型不同影响产生
的问题也不尽相同。

本文将从不同的方向对这些问题进行分析。

一、人事档案在不同单位中的常见问题
（一）政府机关及事业单位。

在政府机关及事业单位中，人事档案主要存在的问题是：首先，内容单一不全面。

人事档案一般是人事管理中长期形成并记载的，包括了员工个人及家庭
的基本情况和信息，能够记录个人的特殊才能、工作表现、道德品行和主要经历等，通过所在
单位集中保存以备后期查阅。

人事档案中较为重要的内容就是个人才能和工作表现的内容，但
是在很多政府机关及事业单位的人事档案中，往往缺失最重要的部分，只有简单的人员简历及
自然情况。

很多人事档案对人员的工作表现、个人特点、业绩情况等都没有详细的记录，无法
从档案中看出个人特长和特点，这样的人事档案无法提供有效的信息，便不能成为单位后期选
拔人才的依据。

其次，人事档案的管理手段相对落后。

在近些年现代化技术高速发展的背景下，人事档案也有着规范化和科学化的要求。

但是很多单位现阶段对人事档案的管理仍然处在传统
的管理方法中，档案收集和管理不当的问题时有发生，很多档案分散甚至丢失，对人事考察的
整体性有严重的影响，这样的现状无疑降低了人力资源的使用效果，无法适应当前的人力资源
管理发展现状。

（二）中小企业。

一是人事档案真实性差。

与政府机关及事业单位不同的是，中小企业的
人事档案存在严重的失真性。

尤其是近些年，随着科技的发展，档案造假更为便利，个人信息
内容伪造等问题更为严重。

假学历、假工作经验、假年龄、假身份等问题在中小企业的人事档
案中频频出现。

造成这种失真情况的原因主要有两个，其一是中小企业的人事档案管理人员不
够重视档案管理工作，工作态度存在问题，对审查不够细致和严格。

其二是人事档案管理人员
普遍工作经验少，管理水平有限，对信息的真伪程度难以有效辨认，面对虚假信息没有有效的
渠道进行鉴定或验证，只能够被动的接收和录入信息。

这类虚假信息的存在严重影响了中小企
业人力资源管理工作，不仅影响员工评估工作，更给企业发展带来安全隐患。

二是人事档案缺失。

中小企业的人事档案缺失问题比较严重。

受到市场经济的影响，终身雇佣制在中小企业中
很少施行，频繁的人员流动使得员工用工时限缩短，对人事档案管理工作带来巨大的挑战，加
重的档案管理难度也使得档案缺失更易出现。

部分企业受到能力限制甚至干脆不为员工建立人
事档案。

这一现状使得企业在用才、选才、识才方面存在安全隐患，亟待改善。

（三）大型国有企业。

一是人事档案时效性较差。

受到我国国情的影响，我国的大型国有
企业中，人事档案管理方式与事业单位类似，管理内容往往集中在对人员经历的记录，这些档
案大都3-5年才整理一次，每次整理时不再审核档案中已有的材料，而每次新加入的东西仅仅
局限于一些工资变动表格和绩效考核表格，材料程式化严重，能够反映人员现状的材料较少，
难以为企业管理者提供足够有价值的信息。

二是人事档案管理技术水平相对落后。

我国的大多
数国有企业普遍沿用了传统的人事档案管理方法，以纸质的方式存放和管理，依然没有形成数
字化的管理模式。

这些企业受到其自身特点影响，全国各地的分公司较多，人员岗位变动较多，很多人员需要跨城市调配，当人员离开所在城市后档案却仍然留在原城市，人档分离的问题给
档案的查找和存放带来严重困扰，也浪费了很多财力物力。

（四）外资企业。

一是忽视人事档案管理。

外资企业也是当前各类企业中的庞大分支，外
资企业与其他企业不同，其对人员的考核往往更注重绩效，因此更多的关注人员招聘和培训，
对人员的人事档案没有给予足够的重视，仅存的档案大都以纸质为主，有些企业甚至没有纸质
档案，直接将人员档案委托给有关机构保存。

由此可见，外资企业的人力资源管理上存在忽视
人事档案管理工作的问题。

二是轻视人事档案管理人员。

外资企业当前还普遍存在的问题是，
尽管其对人才和人力资源比较重视，但是却对从事档案管理的人员没有足够的关注，在外资企
业从事档案管理的人员大都职位和薪资较低，都是人力资源部门中最低层次的人员，在企业发
生重组或重大变动时，会被最先裁减。

因此，外资企业中从事人事档案管理的人员在不断减少，人员流动性对其工作积极性和整体工作水平产生了影响。

二、解决人事档案管理问题的策略
（一）改变观念，提高重视。

从上文的分析中能够看出，各类企业中出现人事档案管理问
题时，往往都是受到思想观念的影响，企业的领导者未能够重视人事档案管理人员及工作是主
要原因。

如果能将人事档案管理工作提升到战略层面上，便可以通过人事档案为企业决策者提
供更加客观的依据，帮助管理者对员工能力、素质及特点进行更为综合的分析。

（二）加强时效性和真实性。

传统的人事档案普遍将重点放在对个人的历史记录上，每次
整理档案的间隔时间较长，因此出现失真的可能性很大。

现代档案管理应当彻底改变这一现状，缩短档案整理的时间间隔，不断增加个人近期情况和综合评定，合理拓展存档范围，将个人可
公开的信息进行分类，存储并补充最新信息，确保档案得到及时的更新。

同时，还应当尽可能
保证档案内容的真实性，在进行档案录入时严格审核内容的可靠性，不能让档案形同虚设。

（三）采取先进手段进行现代化管理。

在信息技术高速发展的今天，陈旧的管理模式对人
事档案管理工作产生着严重的影响，因此应当尽可能的采用最先进的科技手段，实现网络化、
自动化和一体化，改变传统的纸质媒介人事档案，形成数据化的档案资料，在企业内部开发数
据平台，形成资源共享。

三、结论
人事档案作为我国人才的重要信息来源，是整个社会公共信息的重要组成部分。

它通过社
会载体，对国家人才进行分门别类，是国家或企业知人善用、选拔人才的重要手段。

人事档案
为人力资源管理提供可靠的人才资源和信息，成为选拔人才和重用人才的依据，为人力资源管
理的发展带来动力。

在企业竞争日益激烈的今天，企业人事档案管理工作必须要转变观念，适
应现代化管理的需要，把档案工作延伸到企业发展的最前沿，积极拓展服务职能，为人力资源
开发提供强有力的保障，进而推动企业人力资源发展。