行政人事部管理制度

行政人事部管理制度

部门与人员岗位职责

行政人事部职责

在总经理直接领导下负责公司行政事务、人事劳资工作、主要工作职责体现为服务、协调、监督和管理四方面，具体内容如下：

1）、负责主持本部的全面工作，组织并督促部门人员全面完成本部职责范围内各项工作任务。

2）、深入基层，广泛收集各种信息，协助公司领导制定有关企业发展的计划和措施。

3）、负责起草、修订公司管理制度，并监督、落实、执行。

4）、负责草拟部门行政、人事方面的文件（如通知、报告、请示、会议纪要、决议等）。

5）、负责公司架构调整；各部门的定岗定编；员工的招聘、考核、录用、定级、辞退、工作调整、人事调动和干部、员工的调配。

6）、审核或审批员工的工资、休假工作、公司员工社会保险的办理。

7）、负责公司员工的培训和年度综合考评工作。

8）、负责公司及各部门固定资产的建帐、建卡、登记、领用、注消等管理工作，防止公司资产流失。

9）、配合各部门工作，为一线部门提供完善的软硬件服务。

10)、跟进公司各类执照、证件的年检、变更工作。

11)、完成公司领导交办的其它工作。

行政人事部经理职责

直接上级：总经理

岗位性质：负责全面主持公司的行政、人事方面的管理工作

管理责任：对所分管的工作全面负责

主要职责：

1)、在总经理的领导下，全面负责行政、人事工作，严格执行总经理的各项指令，询问、检查、督促各部门工作执行情况。

2)、负责合理配置工作岗位。组织劳动定额编制，做好公司各部门人员的定编工作，结合实际需要，及时组织劳动额的控制、分析、修订、补充，确保劳动定额的合理化和准确性，杜绝劳动力的浪费。

3)、检查、督促岗位责任制在操作层的执行情况，及时发现问题，提出整改意见，落实奖惩制度。

4）、加强与各部门的联系和沟通，协调各部门工作运作和人际关系。

5）、加强业务学习，提高管理能力，促使各部门提高工作效率，及时提出各项工作的创新改进的意见和建议。

6）、遵守保密原则，督促各部门及办公室工作人员加强文件管理，严格会议制度，增强保密观念，杜绝传播公司尚未正式公布的决定、决议、指标等。

7）、制定公司招聘管理办法及操作流程，根据公司架构、各部门编制及岗位需要，按程序进行招聘，优化人才结构，合理调配人力资源。

8）、根据国家及地方法律法规，建立及完善最有效、合理的公司管理体系，实现公司与员工利益的最大平衡。

9）、完成总经理交办的其它工作。

行政人事部人事助理岗位职责

1）、加强学习，提高思想素质和业务素质，严格执行公司的各项规章制度。

2）、遵照公司人事管理规定，负责做好公司人事、考勤、工资、劳保、福利及计划生育工作。

3）、协助部门主任做好员工的招聘、辞退、离职以及岗位设置调整等项工作。

4）、负责建立员工绩效考核制度及操作方法。协助部门主任做好对各部门员工平时考察和年度考核工作。

5）、负责员工档案的管理，做到归档及时，资料完整，真实无误，并按保密原则查阅管理。

行政人事部文员岗位职责

1）、努力学习，积极工作，自觉遵守公司的各项规章制度。

2）、负责对外来公文签收、登记，并按部门领导拟写的处理意见分送领导及有关部门批示和传阅。

3）、负责部门发文的登记和跟踪。

4）、负责公司文件、资料的打印、复印工作，讲求效率，稳中求快，做到认真、仔细，不出差错，按时完成。 5）、协助部门领导做好各类文件资料的清理归档工作。

6）、负责员工考勤卡、工号卡、饭卡的填写及发放工作。

7）、负责本部门办公用品、福利物品的领用及发放，并建立登记制度。

8)、协助公司接待工作，做到仪表端庄，态度和蔼，热情大方，反应敏捷，处事稳健。

9)、做好来访登记，对电话预约的来访，要及时告知有关领导或部门，对突然来访者，要报告有关领导或部门后，再约时接待。

10)、遵守保密原则，增强保密观念，严格按工作程序办事，不散布、传播在工作中接触的公司资料、决策等属保密性事项，废弃文稿应及时销毁。

仓库管理员工作职责

1)、负责仓库的日常管理工作，对出入库的材料和工具进行验收、登记，对不符合规定和手续的物品，有权拒绝入库或领取；

2)、根据材料的体积、特性、型号、规格等进行合理摆放，并做好相应的表示，对不合格和降级使用的物品应贴上特别标示；

3）、保持仓库清洁卫生、通风良好，并做好防火、防潮、防晒、防水、防虫、防盗等防护措施，确保物品质量和库房安全；

4）、建立仓库管理资料，做到手续、记录齐全；

5）、每季度，接受财务部、行政管理部、安全管理部和总经办主任对仓库进行的一次全面检查；

6）、发放材料坚持“先进先出”原则，合理利用降级物品的使用价值；

7)、不断提高业务水平，保证各岗位领料及时、工具借还有序；

8)、完成总经办主任交办的其它工作。

宿舍管理员工作职责

为认真负责搞好宿舍的各项管理，维护宿舍的正常秩序，抓好各项规章制度的贯彻落实，创造良好的生活与休息环境，特制订以下工作职责。

1）、值班时要佩戴员工证，坚守岗位，精力集中，不干与值班执勤无关的事，完成和处理好当班事务，交接班时要写好交班记录。

2）、认真负责做好宿舍人员的安全、卫生管理工作，发现事（故）件苗头及发生突发事件和其它重大问题要及时报告，并尽力做好疏导、劝解、制止等工作。对失盗现场做好保护措施，主动协助保卫部门进行调查侦破工作。交接班必须检查宿舍各方面的情况。

3）、负责宿舍所有财产、家具、设施、设备的数量、质量的管理工作。落实到每间宿舍和个人负责，做到物卡与使用人相符，住宿人员要按床位号住宿。宿舍调整后要及时更改并落实到位。对更新换代、调入（出）情况要建帐及办理手续。

4）、负责员工住（退）宿手续的办理，核对家具等公物使用情况，人为损坏和丢失家具设备的，要做好赔偿处理工作，否则由管理人员赔偿。

5）、做好宿舍各项设施及日常工作（如未离舍人员，门窗锁关、水、电关停、消防安全等）。特别对非本楼和外来人员私自进入宿舍住宿、逗留要查询证件进行登记，对携带大件物品进入宿舍人员要查问清楚，对可疑人员要及时报告。

6）、维护本宿舍楼的正常生活秩序，督促员工遵守公司各项规章制 度，保持宿舍的整洁和安静，准时开启和关锁大门。对违规（纪）人员要进行管理教育，并做好违规（纪）情况登记，上报主管部门。

7）、协助员工宿舍内务卫生的督促检查评比工作，对员工经常进行宣传引导工作，要杜绝起哄事件的发生。发生起哄现象，要及时劝止和报告并查问原因，登记楼层、房间及有关人员。

8）、负责宿舍各项维修工作数量、质量的检查验收，及时处理（申报）供电及排水（污）管道及其它设施发生的各种问题.

9）、负责公共环境的清洁卫生的共同管理，做好卫生责任区（点）检查评比工作.

10）、积极完成部门主管布置的其它工作任务。

11）、工作上要服从部门主管的安排、管理与清洁员密切配合，互相支持。

公文管理规定

1、目的：为了促进公司及各部门公文的管理，统一格式，提高公文审阅、传送的效率。

2、适用范围：适用于公司及各部门对公文的管理。

3、职责：总经理办公室统一负责公司公文的收、发、传阅和保管。各部门资料员按公司统一的格式要求拟订、打印和保存各种公文。各部门负责人负责审核并明确部门文件的发放范围。

4、作业程序

页面设置：

 页眉：上海居怡物业管理有限公司

 页脚：第？页、共？页，左前须注明呈报代码 （xx/XX/XX）  公司发文格式详见附件一：

 部门发文（报告、申请）格式详见附件二：

 函文的格式（需盖章）详见附件三：

 传真的格式详见附件四：

编码规则

 由公司代码、部门代码、日期、文件顺序号四部分组成，表达形式如下：

即：（居怡物 字）2005-XX-XX (00X)

顺序号:用001、002、003表示

日期： 年、月、日

部门的代码。

说明：部门代码名称

1、居怡物字 —物业公司

2、居怡物总字—总经理办公室

3、居怡物行字—行政人事部

4、居怡物财字—财务部

5、居怡物家字—家政秘书部

6、居怡物工字—工程部

7、居怡物安字—安全管理部

8、居怡物环字—环境维护部

9、居怡物绿字—绿化养护部

格式

 标题字体采用三号（加粗）；文号采用小五；其余内容采用四号；（如版面设计需要，字体大小及页边距可稍作调整）。

 页眉右对齐处须注明公司名称；

 如页数超过1页，须标明页码

公文的审核

1、各部门的公文必须经过部门负责人审核确认后逐级上报。

2、公司的公文必须经过公司总经理审批后发出。

3、公文的审核，各负责人应明确文件发放的范围，注意行文的语句应规范。 主管领导

公司领导

拟文 公文的传递、审批

1、文件的发放各部门资料管理员必须做好发文登记，接收必须做好收文登记和收文处理。

2、普通文件应按规定定期报批，紧急文件及时上报。

3、公司及各部门需要上报给领导审批的文件，由总经理办公室的文员统一上报给相关部门或集团领导。

 在当天应审批的文件： 各类公文

 在三天内应审批的文件：物品申请单、财物单据

 在一周内应审批的文件：费用结算清单、合同

档案管理制度

按《档案分类明细》进行归档，按《档案管理规定》进行管理。

为严格公司档案管理，保证档案管理有效性、规范性，特制定如下管理制度。

档案类别 编号 具体内容 存放柜号

A类

工程档案 / A-01 物业产权资料，施工设计资料，综合竣工验收资料（图纸另存）

A-02 物业接管验收资料

A-03 图纸类

B类

设备档案 / B-01 设备设施概况及图册、设备台帐、设备档案（出厂合格证，使用说明书，安装、调试报告，保修卡，保修协议）、设备登记卡

C类

合同文件 / C-01 物业销售合同、物业接管类各种合同及物业管理方案，公司证书、许可证、各种批复等

C-02 各种供方合同、经营合同

D类

员工人事档案 / D-01 员工花名册

/ D-02 员工档案（按部门分D-02XZ、D-02CW、D-02AG、D-02HW等发文记录等）

E类

来往文书发文 E-01 各种报告、申请

E-02 协作单、函

E-03 对外通知