会计档案的保管要求

第六节 会计档案管理

一、会计档案是本行各项业务活动的会计记录和重要史料。本行会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。

二、会计档案在形式上可分为纸制档案和电子档案。纸制档案是以纸为介质保存的会计档案，电子档案指以磁、光盘、硬盘等电子信息载体为介质保存的会计档案。

原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。

三、会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件，电子档案保管应具备防磁条件。按规定需双备份的会计档案应异地分别存放。

四、会计档案由生成、编制部门负责整理、立卷、保管，定期移送管辖行库房封存保管。

五、银行会计档案的保管期分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年1月1日算起，如果有必要，可以延长，但不能缩短。

本制度规定的会计档案保管期若与外部或本行其他档案管理办法中规定的保管期不一致时，按从长原则执行。

同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。

（一）永久保管的会计档案

1. 年度财务会计报告（决算主、附报表）；

2. 资本金、股金及股权明细；

3. 挂失登记及补发凭单收据；

4. 会计档案保管及销毁清册；

5. 开销户记录；

6. 机构变动交接清册；

7. 有权机关查询、止付、冻结及扣划书及相关资料；

8. 账销案存记录；

9. 机构合并、分设、裁撤、资产评估时的资产负债表、损益报表、财产清单、资本清单和往来账款登记清单，久悬未取转入营业外收入款项的清单；

10. 本行认为应永久保管的其他会计资料。

（二）保管15年的会计档案

1. 会计凭证及附件；

2. 总账及明细核算资料（总账、分户账、单位客户的账户余额积数表、固定资产卡片账、其他辅助账/卡）；

3. 重要单证（含空白重要凭证）和重要印章的领发、保管和缴销记录；

第一章 总则

第一条 为加强会计凭证档案管理，确保会计凭证的真实、完整、安全，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于我单位所有会计凭证的归档、保管、查阅、销毁等工作。

第三条 会计凭证档案管理应遵循以下原则：

（一）真实性原则：会计凭证必须真实反映经济业务，不得伪造、变造、篡改。

（二）完整性原则：会计凭证必须齐全，不得遗漏。

（三）安全性原则：会计凭证必须妥善保管，防止丢失、损毁、泄露。

（四）时效性原则：会计凭证必须按照规定时限归档、保管。

第二章 会计凭证的归档

第四条 会计凭证的归档范围包括：

（一）原始凭证：包括发票、收据、银行对账单、支票、汇票、收付款凭证等。

（二）记账凭证：包括日记账、明细账、总账等。

（三）其他会计凭证：包括内部凭证、辅助凭证等。

第五条 会计凭证的归档要求：

（一）会计凭证的归档应在会计年度终了后30日内完成。

（二）会计凭证的归档应按照会计凭证的种类、编号、日期等进行分类、排列。

（三）会计凭证的归档应填写《会计凭证归档登记簿》，登记归档凭证的名称、数量、编号、日期等信息。

（四）会计凭证的归档应加盖单位公章。

第三章 会计凭证的保管

第六条 会计凭证的保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。

第七条 会计凭证的保管要求： （一）会计凭证应按照分类、编号、日期等进行存放，确保查阅方便。

（二）会计凭证的存放地点应通风、干燥、防火、防盗、防潮、防虫。

（三）会计凭证的保管人员应定期检查，确保会计凭证的完整、安全。

（四）会计凭证的保管人员应具备一定的专业知识和保密意识。

第八条 会计凭证的查阅：

（一）查阅会计凭证应填写《会计凭证查阅登记簿》，登记查阅人、查阅日期、查阅内容等信息。

（二）查阅会计凭证应遵守保密规定，不得泄露单位秘密。

（三）查阅会计凭证应在保管人员的陪同下进行。

会计档案保管工作

一、会计档案保管工作的概述

会计档案保管是指对企业的财务会计档案进行收集、整理、分类、存储和管理的工作。这项工作涉及到企业日常经营活动中产生的各种财务凭证、账簿、报表等文件，以及企业管理层决策所需的各类统计数据和分析报告等。

会计档案保管工作具有重要意义，它不仅是企业财务管理的基础，也是税务部门对企业纳税情况进行审查和监督的依据。因此，做好会计档案保管工作对于企业长期稳定发展具有重要意义。

二、会计档案保管工作的流程

1. 收集：收集企业日常经营活动中产生的各种财务凭证、账簿、报表等文件；

2. 整理：将收集到的文件按照时间顺序进行整理，并分类存放；

3. 存储：将整理好的文件存放在专门设立的档案室中，并采取适当措施加以保护，防止损坏或丢失；

4. 管理：对存放在档案室中的文件进行定期检查和维护，确保其完整性和准确性；

5. 销毁：对于已经过期的文件，按照规定进行销毁处理。

三、会计档案保管工作的注意事项

1. 严格遵守法律法规：会计档案保管工作必须遵守国家有关法律法规的规定，确保档案的合法性和真实性；

2. 严格控制权限：企业应该建立健全的权限管理机制，确保只有具备相应权限的人员才能够接触和处理会计档案；

3. 加强安全防范：企业应该加强对档案室的安全防范措施，防止窃取、损坏或灭失等情况发生；

4. 定期检查维护：企业应该定期对存放在档案室中的文件进行检查和维护，确保其完整性和准确性；

5. 合理使用空间：企业应该根据实际需要合理利用空间，避免因为存储空间不足而影响会计档案保管工作。

四、会计档案保管工作的意义

1. 为企业提供依据：会计档案是企业财务管理的重要依据，做好会计档案保管工作可以为企业提供准确可靠的财务信息；

2. 为税务部门提供依据：税务部门对企业纳税情况进行审查和监督时，需要参考企业的会计档案，因此做好会计档案保管工作可以为企业避免不必要的罚款和损失；

3. 为企业长期稳定发展提供支持：做好会计档案保管工作可以为企业长期稳定发展提供支持，帮助企业制定科学合理的财务管理策略。

浅谈会计电子档案的保管　

谭明梅　山东胶南市教育体育局　山东胶南　２６６４００　

【内容摘要】　随着会计电算化在会计领域的应　用和普及，会计电子档案的管理显得　越来越重要，但在管理过程中出现了　许多问题，本文主要论述了目前会计　电子档案管理存在的问题、成因及相　应的保管措施。　【关键词】　会计电子档案；电子数据；内部控制制　度；多备份管理　随着计算机在会计领域的普及和应　用，使得企事业单位的会计核算系统被计　算机所取代，会计电算化成为会计工作发　展的方向，成为会计工作的一种重要手　段，会计电算化的电子档案管理就成为一　个新的研究课题。　一、会计电子档案的特征　ｌ、会计电子档案对环境的依赖性强。　会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件　和软件系统，会计电子档案的储存对周围　环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较　高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，　而且对温度还有一定要求，从而增加了数　据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强　管理，则数据丢失和毁损的可能性较之手　工会计系统大大提高。　２、会计电子档案缺乏直观可视性。传　统的会计档案具有直观可视性，而存储在　磁性介质上的会计电子档案必须在特定的　计算机硬件和软件环境中才能可视。数字　化的特征使会计电子档案缺乏视觉的直接　感染力，导致会计电子档案与会计信息使　用者之间缺乏人性化的和谐关系。　３、会计电子档案具有技术性。技术文　档主要是指与会计电子档案的设计和使用　密切相关的技术性文档，解释会计电子档　案的设计和运行情况。技术文档主要分为　开发性技术文档和使用性技术文档。开发　性技术文档主要描述会计电子档案系统开　发过程中的各种分析、设计情况。使用性　技术文档主要用来指导用户对会计电子档　坝代商业　ＭＯＤＥＲＮ　ＢＵＳＩＮＥＳＳ　案系统进行操作、利用。　４．会计电子档案管理缺乏有效的安全　与保密措施。从电子数据的数据结构来　看，电子数据具有数据高度集中的特点，　因而非常容易泄密。传统会计实行纸质档　案管理，在网络时代，新型磁性介质档案　管理将取代纸质档案管理成为新的管理方　式。电子数据是以数字编码的形式存储在　各种磁性介质上的，而磁性介质不但体积　小而且存储容量大，因此电子数据资料非　常容易泄密，并且泄密的危害性大、范围　广、涉及的时问长。　二、目前会计电子档案管理存在的问　题及成因　ｌ、会计档案载体：电算化会计虽已　实施，但因为实施时间不长，财会人员和　单位领导对会计电算档案的组成内容不　甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多　单位只是将打印出的纸质档案存档，而　没有将存储在计算机中的会计信息备份　在磁性介质上归档保存，未选择质量优　良的磁盘介质进行会计档案数据备份，　未实行备用盘与存储盘分离存放，导致　电子数据因此损坏或丢失。没有建立专　门的电算化会计档案保护制度；从而影　响会计档案的完整性。　２、缺乏必要的计算机维护、网络安　全人才：电算化下的档案管理涉及到软　件、系统安全、维护等一系列专业的问题，　但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员　进行一定的培训，然后就去操作系统，在　一定层面上而言，会计人员仅学会了操　作，而管理与维护对他们而言就非常陌　生，由此导致的结果与损失也非同小可。　３、对会计电算化本身理解的偏差多　数企业的会计人员，仅仅将电算化看成自　动运算做帐的工具，而忽视了它本身所应　包含的管理会计分析、预测、决策等功能，　从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的　重视。档案管理工作尚未引起有关领导的　重视，对归档工作重视不够，档案部门缺　乏必要的措施及相应的业务指导，妨碍了　电子文件、数据的归档。　４、会计档案管理制度不完善：由于电　算化会计档案更易在不知觉的情况下被修　改，因此在没有及时修订单位的会计档案　管理制度，没有制定相应的会计电算档案　保管人员职责情况下，会计档案的人为破　坏和自然损坏现象在所难免。同时由于没　有完善的、针对电子文件的制度规范，电　算化会计档案的归档工作处于无序状态。　归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只　归档纸质文件，而且是将原来用手工记录　的账簿、报表，改成了用计算机打印出来　的账簿、报表。　三、会计电子档案的保管措施　（一）建立严格的内部控制制度　内部控制制度是指一个企业或单位为　了保护资产的安全性、会计资料的准确性　和可靠性、提高经营效率以及贯彻执行其　规定的管理方针而在组织内部采取的一系　列制度、方法和手续。与传统内部控制相　比不同的是，会计档案信息化要求内部控　制的范围相应扩大，其中包括一些手工会　计系统中没有的控制内容，如对系统开发　过程的控制、数据编码的控制以及对调用　和修改程序的控制等。会计档案信息化要　求内部控制的手段更加多样化，程序化控　制是其主要的控制手段。不难看出，保证　资料准确、可靠是内部控制的主要目的，　内部控制制度可有效地保证会计电子档案　的安全和可靠。　（二）建立授权操作制度，实行岗位专人专　职制度，避免越权操作　根据责、权、利、效相结合的原则，对　不同的岗位赋予不同的权限，可设立系统　主管、管理员、操作员等岗位。不同的岗　位有不同的职责，在会计电子档案管理中　负有不同的责任。同时，同级岗位之问负　有一定的牵制和监督作用。岗位的职责应　明确，既不能出现管理的盲点，也不能出　现职责的交叉和重复。采取不相容职责相　分离的措施，严格岗位责任制。设置归档　登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记　簿，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。　（三）降低会计电子档案毁损和丢失的风险　数据大量集中地存储于磁带、磁盘、　光盘、微缩胶片等磁性介质中，一旦发生　火灾、水灾、盗窃这类突发事件，就可能　使全部数据丢失和毁损，保证存储介质的　》转１