美的制冷家电集团企业标准

本文由zaedewah贡献 doc文档可能在WAP端浏览体验不佳。建议您优先选择TXT，或下载源文件到本机查看。 美的制冷家电集团企业标准 QG/ML01.02-2005 公文管理 2005-4-16 发布 2005-4-16 实施 美的制冷家电集团发 布 修 编制原因说明： 订 页 为统一规范制冷家电集团公文管理，特制订本管理办法。 原章节号 现章节号 修订（内容）说明 本管理仅针对制冷家电、各公司一级单位 编号发文进行规定，各公司下属部门详细规定 由各公司在本规定基础上根据各公司实际情况 自行发文规定 修订人/时间 李松波 2005.3.31 管理职能会审/日期： 缺省 单位审核意见/日期： 缺省 单位外会签意见： 同意 同意 同意 杨志军 欧亚非 熊 杰 05.04.12 05.04.13 05.04.14 营运管理部综合管理会审： 同意 魏华 05.04.16 审批意见： 同意 李云海 05.04.16 注： 1 流程清单内所有文件审批发布必须按照清单规定的审批流程组织审批，并在此处写明审批流程。 流程： 编制部门 （营运管理部） →单位外会签 （华管、 荣管、 美通管） →营运管理部综合管理会审→审批 （营 运管理部总监） 2 流程清单外的文件审批流程由营运管理部确定。 美的制冷家电集团企业标准 公文管理 QG/ML01.02-2005 1 目的 为使制冷家电及其下属经营单位公文制订、接收、发放及存档工作进一步程序化、制度化、规范化，并使 各个使用场所可获得适用文件的有效版本，特制定本标准。 2 范围 本标准适用于制冷家电、美的-东芝开利合资公司（以下简称：美的-东芝） 、华凌及团有限公司（以下简称： 华凌） 、荣事达合资公司（以下简称：荣事达） 、重庆美的通用制冷设备有限公司（以下简称：美通）所有公文 文件的管理。 3、引用标准 无 4 定义 4.1 公文文件 ——外来公文：指政府部门、行业协会等非本单位以外单位下（转）发给制冷家电及其下属子公司、经营 单位的公文。 ——请示、报告：指向主管领导、部门、公司和集团请示报告工作、反映问题所用的公文，包括以制冷家 电名义向美的集团或美的集团以外单位的请示、报告和制冷家电下属各职能部、子公司等向制冷家电领导或主 管部门的请示、报告。 ——制冷家电内部公文：指在制冷家电及下属子公司内部使用的公文，包括制冷家电下发的或下属各公司、 单位下发的会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等。 5 管理要求 5.1 公文文种及使用 公文按文种分为：通知、通告、通报、决定、规定、请示、申请、报告、会议纪要。 5.1.1 对制冷家电及子公司内部公布需要周知和共同执行的事项，用“通知”。 5.1.2 制冷家电及子公司告知关于所属任何单位发生的股权变更或公司更名时，用“通告”。 5.1.3 上级部门向下级部门传达重要情况，用“通报”。 5.1.4 对内部的各种重要事项做出规定和对重大行动做出安排用“决定”文种。 5.1.5 制冷家电或下属各公司、单位对各种重要事项或某一类特殊问题下发阶段性管理办法时，使用“规定”。 （注：对于制冷家电或各公司、单位在较长时间段需要执行的管理制度、规范、办法必须以“体系文件”形式 下发，不能以公文文件格式下发） 美的制冷家电集团 2005-4-16 批准 1/8 2005-4-16 实施 QG/ML01.02-2005 5.1.6 下级部门向直接上级部门或领导请求指示、批准或汇报工作时，用“请示”或“报告”文种。向跨级领 导部门或领导请示、报告时必须以接受请示的直接下属单位或部门的名义，并经其直接下属单位的职能管理部 确认后才能上报，不允许跨级别上报（例如：美的-东芝开利合资公司向美的集团请求指示则必须以制冷家电名 义请求指示，并经营运管理部确认）；同一级别请求批准事项时，可直接用“申请”格式。 5.1.7 管委会、经营检讨会、总结计划会等重大会议的内容纲要、规定事项和工作指示等，用“会议纪要”。 管理机构、 5.2 管理机构、人员及其职责 5.2.1 营运管理部为制冷家电公文的归口管理部门。营运管理部负责接收和处理外来文件及各公司对制冷家电 领导的请示、报告，负责处理所有以制冷家电名义上报、下发的公文文件，并对制冷家电下属各公司的公文处 理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的公司、单位、部门、人员进行处罚； 5.2.2 5.2.2 各公司、单位的管理部门负责本公司、单位上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实 制冷家电转发的外来文件及制冷家电下发的规章制度、工作指令等文件，负责接收、处理外公司、单位发来的 行政、管理及其它相关文件； 5.2.3 各公司需设置专职信息员 1 名，各单位根据业务需要，设置兼职一级信息员 1 名，负责信息的传递、接 收、处理和跟进落实； 发文资格、 5.3 发文资格、效力 5.3.1 发文资格 制冷家电、各子公司及各公司下属子单位为具备发文资格的主体，其它部门、模块、组等根据业务需要由 各公司决定发文资格。（具体名单见本文件规定具备发文编号及署名的公司、单位名单）。 制冷家电层面项目小组经授权后、制冷家电层面各委员会具备发文资格。（具体要求见相关文件规定） 5.3.2 发文效力 公文的效力对该公文的接收对象具备约束力，对该公文的非接收对象不具备效力，但非接收对象必须对该 公文在接收对象的执行、落实给予支持。 5.4 文件格式及发文流程 5.4.1 公文格式种类共分为正式公文、非正式公文、会议通知和会议纪要。 5.4.2 正式公文 5.4.2.1 正式公文包括但不限于： ——制冷家电、各公司、单位范围内的重要人事任免决定、重大事件的处理决定； ——对单位内部的各种重要事项做出规定和对重大行动做出安排的正式公文； ——以制冷家电、公司、单位名义向美的集团和制冷家电、所属公司领导作的请求指示、批准或汇报工作； ——对制冷家电、公司、单位内部需要周知和共同执行的事项的通知、通报； ——公文的效力需要作用于制冷家电、公司或全单位的； ——各公司、单位认为需要用正式格式的其他公文。 5.4.2.2 正式公文格式包括文头、行文、文尾三部分，具体模板以附件 2 为准。 美的制冷家电集团 2005-4-16 批准 2/8 2005-4-16 实施 QG/ML01.02-2005 a）正式公文文头标识、编号及公文署名 正式公文文头标识、 发文机构 集团发文 营运管理部 制 冷 家 电 财务管理部 人力资源部 审计监察部 IT 管理部 市场部 XX 项目小组 美 的 东 芝 公司发文 家用空调事业部 商用空调事业部 海外事业部 国内营销公司 XX 项目小组 公司发文 营运管理部 财务管理部 华 凌 空调公司 中雪公司 华电公司 中央空调公司 XX 项目小组 公司发文 营运管理部 财务管理部 人力资源部 荣 事 达 供应链管理部 国内营销部 海外营销部 洗衣机工厂 冰箱工厂 研究院 OEM 部 XX 项目小组 美 通 公司发文 XX 项目小组 公文文头标识 制冷家电文件 制冷家电营运管理部文件 制冷家电财务管理部文件 制冷家电人力资源部文件 制冷家电审计监察部文件 制冷家电 IT 管理部文件 制冷家电市场部文件 制冷家电 XX 项目小组文件 美的-东芝开利合资公司文件 美的-东芝开利合资公司家用空调事业部文件 美的-东芝开利合资公司商用空调事业部文件 美的-东芝开利合资公司海外事业部文件 美的-东芝开利合资公司国内营销公司文件 美的-东芝开利合资公司 XX 项目小组文件 华凌集团有限公司文件 华凌集团营运管理部文件 华凌集团财务管理部文件 华凌集团空调公司文件 华凌集团中雪公司文件 华凌集团华电公司文件 华凌集团中央空调公司文件 华凌集团 XX 项目小组文件 中美合资公司文件 中美合资公司营运管理部文件 中美合资公司财务管理部文件 中美合资公司人力资源部文件 中美合资公司供应链管理部文件 中美合资公司国内营销部文件 中美合资公司海外营销部文件 中美合资公司洗衣机工厂文件 中美合资公司冰箱工厂文件 中美合资公司研究院文件 中美合资公司 OEM 部文件 中美合资公司 XX 项目小组文件 重庆美的通用制冷设备有限公司文件 重庆美的通用制冷设 备有限公 司XX 项目小组文件 编号前缀 冷集字 冷集营字 冷集财字 冷集人字 冷集审字 冷集信字 冷集市字 特 XX 字 冷芝字 冷家字 冷商字 冷外字 冷内字 特芝XX 字 华集字 华集营字 华集财字 华集空字 华集雪字 华集电字 华集央字 特华 XX 字 荣合字 荣合营字 荣合财字 荣合人字 荣合供字 荣合内字 荣合外字 荣合洗字 荣合冰字 荣合研字 荣合 OEM 字 特荣XX 字 重美冷字 特通XX 字 署名 不署名 营运管理部 财务管理部 人力资源部 审计监察部 IT 管理部 市场部 XX 项目小组 不署名 美 -东 开 合 公 家 空 事 部 的 芝 利 资 司 用 调 业 美 -东 开 合 公 商 空 事 部 的 芝 利 资 司 用 调 业 美 -东 开 合 公 海 事 部 的 芝 利 资 司 外 业 美 -东 开 合 公 国 营 公 的 芝 利 资 司 内 销 司 XX 项目小组 不署名 营运管理部 财务管理部 空调公司 中雪公司 华电公司 中央空调公司 XX 项目小组 不署名 营运管理部 财务管理部 人力资源部 供应链管理部 国内营销部 海外营销部 洗衣机工厂 冰箱工厂 研究院 OEM 部 XX 项目小组 不署名 XX 项目小组 注： 如为请示则编号行文中加 “请” 字， 如制冷家电名义向上级请示文件用 “冷集请字[年度]当年顺序号” ， 美的制冷家电集团 2005-4-16 批准 3/8 2005-4-16 实施 QG/ML01.02-2005 以此类推。 b）签发人 制冷家电及四大公司文件署签发人姓名，其它正式公文均不署签发人； 密级按保密程度分为绝密、机密、秘密、内部和普通五级（仅保密文件可在正文左上角标明，其余省略 c) 密级 相应标识，由各部门信息员根据文件发送范围和自制公文处理单上的说明按要求进行处理） ——绝密文件指一旦泄漏，将对制冷家电或美的集团利益产生重大影响的文件，只发给制冷家电 CEO、公 司总裁/总经理、副总裁/副总经理及相应单位负责人阅知。 ——机密文件指一旦泄漏，将对制冷家电或美的集团利益产生较大影响的文件，只发给部级以上干部阅知。 ——秘密文件指一旦泄漏，将对制冷家电或美的集团利益产生影响的文件，只发给经理级以上干部阅知。 ——内部文件指只适宜在制冷家电内部发放不宜对美的以外公开的文件，可以下发至相关工作主管阅知。 ——普通文件指可以对外公开的文件。如会议通知、一般事务性公文、经验介绍、企业宣传资料等。 d)急度 d)急度按办文时间要求分为特急、紧急和普通三类（特急、紧急文件可在正文左上角标明，其余省略相应 急度 标识，由各部门信息员根据文件发送范围和自制公文处理单上的说明按要求进行处理） ——特急文件指必须在收文或发文后半个工作日内办理完毕的文件。 ——紧急文件指必须在收文或发文后一个工作日内办理完毕的文件。 ——普通文件指按正常文件处理流程二个工作日内处理的文件。 e) 公文称谓 ——在本规定中有上述正式公文编号的统称为“各单位”； ——各单位下属子公司、部、分厂、车间统称为“各部门”。 ——其余由制冷家电下属公司根据实际情况自行确定； f) 文尾部分 ——对上级领导或单位领导用“呈”； ——对上级单位用“报”； ——对同级或不相隶属的单位用“送”； ——对下属单位用“发”。 5.4.2.3 正式