工程项目合同档案归档明细

合同档案归档表格篇一：合同档案管理办法合同档案管理办法兴进公司管理标准BP/合同档案管理办法20XX-11-16发布20XX-11-16实施———————————————————————————兴进公司发布前言为规范公司合同管理，明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订系列管理规范文件，本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。

本流程由成本管理中心负责制定、解释。

本流程主要起草人：于卉本流程主要审核人：王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛本流程批准人：罗欣本流程首次发布日期：20XX年11月16日本流程发送部门：公司各部门更改历史目录1 目的 (3)2 适用范围 (3)3 职责 (3)4 合同的保管方法 (3)5 支持文件 (6)6 相关记录 (6)1. 目的作为公司《合同管理规范》的支持性文件，意在对公司的合同档案管理做一般性规定。

2.适用范围本规范除特别指明外，适用于以桂林市兴进实业有限责任公司、桂林市景森房地产开发有限公司和桂林市兴进物业服务有限责任公司中任何一方为签约主体签订的涉及房地产项目开发和公司经营的所有合同。

3. 职责成本管理中心负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。

公司各部门保管人员和其他相关责任人员负责具体实施。

4、合同的保管方法：合同保管应遵循下列原则及时归档原则；完整保存原件原则；便于查找原则。

合同保管的范围：合同（包括附件）；合同审批表；合同订立与履行过程中的所有书面材料。

上述材料（以下统称“合同”）应妥善完整保存。

合同保管部门公司业务部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管。

成本管理中心负责对以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同进行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。

成本管理中心以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及以上，公司档案室、财务部应各保留一份合同原件存档，公司成本管理中心、各相关部门成本/工程主管副总各保留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。

工程档案编制、归档的规定工程档案资料编制归档的规定一、一般说明1、基本定义：（1）案卷：由若干相互联系的资料组合而成的一种档案保管的基本单位。

即卷盒所包装的资料的全称。

（2）立卷：将拟归档的零散资料，按其内容或形式的联系组成案卷的整理过程。

A、资料的系统分解和组合：首先按合同项目、扩大单位工程、单位工程、分部工程、分项工程、单元工程，对资料进行科学合理的系统分类，形成此合同项目资料的树型系统结构图表。

然后，把资料对号入座，同类资料组合后，归入相应工程名称类目。

B、资料类型划分：依据合同项目资料的内容性质、产生阶段等进行划分，确定资料的类名。

原始资料、质量管理资料、进度管理资料、费用管理资料、阶段验收资料、竣工验收资料、竣工图等。

C、基本规则：如果对应于一个单元工程（或分项工程等）的某类资料组成的案卷，一个卷盒不能装完，则可用几个卷盒按资料次序分装，并在每盒的案卷题名后用数字区分。

（3）归档：指设计单位、施工（制造）单位、监理（监造）、监测单位盒总公司项目部（以下简称项目部），在完成相应的合同、协议或项目管理工作后，将资料案卷移交给**工程档案馆（以下简称档案馆）集中管理的工作。

设计、施工（制造）、监理（监造）、检测和项目部以及档案馆都要服从项目建设的整体规划，各负其责。

按以下基本程序开展工作：⑴合同签订时，设计、施工（制造）、监理（监造）、检测和项目部及档案馆等单位，即应该确定该项目的档案负责人，并在档案馆登记注册。

①每一个合同项目，都应该由项目部（或委托监理）主持，召集档案馆、监理、承包商等有关单位，在工程验收前，制定出竣工资料归档范围和实施细则。

档案馆备案，做为合同项目档案验收的依据。

②各单位档案专（兼）职人员，要进行**工程档案资料整理、立卷的咨询和学习。

⑵施工（制造）单位对合同范围内的竣工档案的真实性、完整性、系统性进行核查并签署意见，业主项目部复核并签字。

⑶监理（监造）、监测单位对监理（监造）、监测合同（协议）范围内产生的资料及时整理、立卷，业主项目部复核并签字。

工程合同档案登记表一个典型的工程合同档案登记表应包含以下几个基本部分：1. 项目名称：清晰记录工程项目的全称，确保与合同中的项目名称一致，避免因名称混淆而引起的不必要的误解或争议。

2. 合同编号：为了方便归档和检索，每份合同都应有一个独一无二的编号，这个编号通常由字母和数字组成，可以体现合同签订的时间或顺序。

3. 甲方信息：详细记录甲方的名称、地址、法定代表人或授权代表、联系方式等，保证在需要时能迅速联系到甲方负责人。

4. 乙方信息：同样地，乙方的相关信息也应详尽无遗，包括单位名称、注册地址、法定代表人或其授权代表及联络方式。

5. 合同金额：明确记录合同的总金额，以及可能涉及的任何变更或追加款项。

6. 合同期限：注明合同的有效期限，包括开始日期和结束日期，这对于追踪合同执行情况非常重要。

7. 主要条款摘要：简要概述合同中的关键条款，如支付条件、履约保证金、违约责任等，便于快速理解合同的核心内容。

8. 合同状态：更新合同的当前状态，例如是否在执行中、已完成或已终止等。

9. 附件列表：如果合同附带有设计图纸、技术规范书等文件，应在此处列明附件名称及页数。

10. 备注：任何特殊情况或需要注意的事项都可以在此栏目下说明。

我们通过一个虚构的例子来具体了解这份登记表的填写方法。

假设有一项名为“阳光广场建设项目”的工程，甲乙双方分别是“阳光置业有限公司”和“建筑集团第五工程有限公司”。

在填写登记表时，首先要确保项目名称与合同上完全一致，即“阳光广场建设项目”。

按照公司档案管理规定赋予该合同一个唯一编号，例如“J-2023-001”。

然后分别填写甲乙方的信息，包括单位全称、注册地址、法人代表等信息。

在合同金额一栏填入“2亿人民币”，并在合同期限处注明“XXXX年X月X日至XXXX年X月X日”。

主要条款摘要可以简写为：“按进度分阶段支付款项，履约保证金为合同总额的10%，逾期交付每日罚款为合同总额的0.1%。

”在合同状态一栏标记为“执行中”，附件列表则根据实际情况列出所有相关文件。

工程项目档案管理归档范围及分类
一、编制说明
1、为使档案能更好的服务于企业，既保持档案的有机联系，也便于查找、利用。

结合我公司项目档案的实际情况编制本方案。

2、编制依据
本方案参照《中华人民共和国交通运输部》交办发[2010]382号；《天津市市政公路管理局》市政公路管理质监[2008]168号；《天津市建设工程文件归档整理规程》DB/T29-86-2011；《天津市重点建设项目档案工作服务手册》而制定。

3、编制原则
在分类法不变的基础上，对个别的类目进行了微调。

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附录1 分类方案
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（2）新增绿化工程文件归档内容，其他工程归档范围不变暂不列入本方案。

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声像资料归档内容。

工程档案归档整理顺序一、引言工程档案归档整理是指对工程项目过程中产生的各类文件、图纸、合同等资料进行分类、整理和归档的过程。

它是项目管理的重要环节，具有保留历史信息、提供证据支持、保护知识产权等重要作用。

本文将以标题的形式详细介绍工程档案归档整理的顺序和注意事项。

二、文件分类1. 工程项目文件工程项目文件是指与项目的规划、设计、施工、验收等相关的文件。

包括项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸、施工组织设计、竣工验收资料等。

这些文件是工程项目全过程的重要记录，需要按照项目的不同阶段进行分类和归档。

2. 合同文件合同文件是指与工程项目相关的各类合同，包括投标文件、合同书、补充协议等。

这些文件记录了工程项目的合作关系、责任分工、合作方式等重要信息，需要按照合同的类型、签订时间等进行分类和归档。

3. 质量文件质量文件是指与工程项目质量管理相关的文件，包括质量计划、质量验收记录、质量评估报告等。

这些文件记录了工程项目的质量管理过程和结果，需要按照质量管理的要求进行分类和归档。

4. 安全文件安全文件是指与工程项目安全管理相关的文件，包括安全计划、事故报告、安全评估报告等。

这些文件记录了工程项目的安全管理过程和结果，需要按照安全管理的要求进行分类和归档。

5. 变更文件变更文件是指工程项目中的变更申请、变更审批、变更实施等相关文件。

这些文件记录了工程项目的变更过程和结果，需要按照变更的类型、变更的阶段进行分类和归档。

三、文件整理1. 文件整理原则文件整理的原则是按照文件的属性、内容和重要性进行分类和整理。

需要注意的是，不同的项目可能有不同的整理原则，需要根据具体情况进行调整和补充。

2. 文件整理步骤文件整理的步骤包括收集文件、分类文件、整理文件和归档文件。

在整理文件的过程中，需要注意文件的完整性和准确性，避免遗漏和错误。

四、文件归档1. 文件归档原则文件归档的原则是按照文件的分类和整理结果进行归档。

需要注意的是，归档的目的是为了方便查阅和管理，因此需要制定合理的归档规则和流程。

一级类目二级类目三级类目四级类目案卷级档案明细组卷原则密级保管期限项目开发档案01 项目前期开发挂牌文件、招标文件、拍卖文件长期项目开发档案01 项目前期开发地形图长期项目开发档案01 项目前期开发房地产估计报告、答复书长期项目开发档案01 项目前期开发设计要点及相关文件长期项目开发档案01 项目前期开发立项批复（集团内部）长期项目开发档案01 项目前期开发购地请示报告及批复长期项目开发档案01 项目前期开发购地审批汇总表长期项目开发档案01 项目前期开发购地可研报告长期项目开发档案01 项目前期开发项目手册长期项目开发档案01 项目前期开发关于立项的会议纪要、集团批复（含会议纪要、会议录音、录像、照片、签到记录等）长期项目开发档案01 项目前期开发征占用地的批准文件和对使用国有土地的批准意见长期项目开发档案01 项目前期开发国有土地使用权交易文件长期项目开发档案01 项目前期开发拆迁安置意见、协议、方案、批复、函长期项目开发档案01 项目前期开发城镇建设用地批准书长期项目开发档案01 项目前期开发变更项目用地性质、建设单位的批复长期项目开发档案01 项目前期开发新增建设用地土地有偿使用费缴费通知书长期项目开发档案01 项目前期开发绿化用地（代征绿地）长期项目开发档案01 项目前期开发关于土地相关批复长期项目开发档案01 项目前期开发项目建设选址意见书长期项目开发档案01 项目前期开发国有土地出让合同长期项目开发档案01 项目前期开发土地开发建设补偿协议长期项目开发档案01 项目前期开发土地转让合同长期项目开发档案01 项目前期开发项目合作开发合同长期项目开发档案01 项目前期开发005 项目重点证照发改委立项批复长期项目开发档案01 项目前期开发005 项目重点证照建设用地规划许可证（含许可证附件及附图）（一级、二级）长期001 摘牌投标等前期手续类002 决策立项文件类003 建设用地、征地、拆迁类文件004 项目土地合同类////////项目档案归档一览表（档案室用）项目开发档案01 项目前期开发005 项目重点证照规划意见书（一级、二级）、规划设计条件长期项目开发档案01 项目前期开发005 项目重点证照总规复函、审定设计方案通知书及附图（总规批复）长期项目开发档案01 项目前期开发005 项目重点证照单体方案设计审查意见长期项目开发档案01 项目前期开发005 项目重点证照国有土地使用证长期项目开发档案01 项目前期开发005 项目重点证照建设工程规划许可证长期项目开发档案01 项目前期开发005 项目重点证照建筑工程施工许可证长期项目开发档案01 项目前期开发005 项目重点证照商品房预售许可证长期项目开发档案01 项目前期开发005 项目重点证照房屋所有权证长期项目开发档案01 项目前期开发005 项目重点证照地名使用批准书、命名批复(报建)长期项目开发档案01 项目前期开发005 项目重点证照工程报建表长期项目开发档案01 项目前期开发005 项目重点证照土地他项权利证明书长期项目开发档案01 项目前期开发工程地质勘察报告长期项目开发档案01 项目前期开发建设工程测量记录册长期项目开发档案01 项目前期开发初步设计、技术设计图纸和说明长期项目开发档案01 项目前期开发施工图设计文件审查意见、施工图审查通知书长期项目开发档案01 项目前期开发建筑用地钉桩通知单长期项目开发档案01 项目前期开发宗地测量成果报告书长期项目开发档案01 项目前期开发放线、验线合格文件长期项目开发档案01 项目前期开发正负零报告长期项目开发档案01 项目前期开发人防咨询长期项目开发档案01 项目前期开发人防总规批复长期项目开发档案01 项目前期开发人防初步设计审查意见书(含人防修改意见)长期项目开发档案01 项目前期开发人防施工图审查意见长期项目开发档案01 项目前期开发人防工程建设许可证长期项目开发档案01 项目前期开发消防设计审核意见（含消防施工图缩微通知单）长期项目开发档案01 项目前期开发环境影响报告书或环境影响报告表或环境影响登记表长期项目开发档案01 项目前期开发交评报告长期//006 勘察、测绘、设计类文件//007 专业报建007 专业报建007 专业报建按项目秘密项目开发档案01 项目前期开发环评意见书（环评报告）长期项目开发档案01 项目前期开发交评意见书（交评报告）长期项目开发档案01 项目前期开发节能报告长期项目开发档案01 项目前期开发建筑节能审查意见书（节能报告）长期项目开发档案01 项目前期开发园林意见书长期项目开发档案01 项目前期开发其他专业报建批复文件长期项目开发档案01 项目前期开发抗震审批文件长期项目开发档案01 项目前期开发低空报告长期项目开发档案01 项目前期开发日照分析报告长期项目开发档案01 项目前期开发建设项目设计卫生审查认可书长期项目开发档案01 项目前期开发选址和建筑设计的卫生学评价长期项目开发档案01 项目前期开发勘查招投标文件长期项目开发档案01 项目前期开发设计招投标文件长期项目开发档案01 项目前期开发施工招投标文件长期项目开发档案01 项目前期开发监理招投标文件长期项目开发档案01 项目前期开发施工总包合同（备案）长期项目开发档案01 项目前期开发监理合同（备案）长期项目开发档案01 项目前期开发中标通知书（施工、监理）长期项目开发档案01 项目前期开发年度施工任务批准文件（固定资产投资项目年度计划）长期项目开发档案01 项目前期开发修改开发施工图通知书长期项目开发档案01 项目前期开发工程质量监督手册/登记表长期项目开发档案01 项目前期开发建设工程质量安全监督登记表长期项目开发档案01 项目前期开发余泥排放证长期项目开发档案01 项目前期开发污水排放证长期项目开发档案01 项目前期开发建设工程报建审核书、施工证申请表长期项目开发档案01 项目前期开发房屋土地测绘报告（实测）长期项目开发档案01 项目前期开发房屋土地测绘报告（预测）长期项目开发档案01 项目前期开发涉外安全批复长期项目开发档案01 项目前期开发涉外安全合格证长期项目开发档案01 项目前期开发往来函件长期/////007 专业报建///009 开发开工类文件007 专业报建008开发招投标及承包合同类文件010 房屋土地测绘报告007 专业报建项目开发档案01 项目前期开发会议纪要（含会议纪要、会议录音、录像、照片、签到记录等）长期项目开发档案01 项目前期开发房地产初始登记（权属证明书）长期项目开发档案01 项目前期开发准予行政许可决定书长期项目开发档案01 项目前期开发项目获奖证明长期项目开发档案01 项目前期开发请示申请长期项目开发档案01 项目前期开发门牌审批表长期项目开发档案01 项目前期开发通邮审批长期项目开发档案01 项目前期开发资产转入转出表长期项目开发档案01 项目前期开发项目委托书长期项目开发档案01 项目前期开发其他长期项目开发档案01 项目前期开发//013 土地款项及相关报建费（广州加）缴纳节能墙和水泥的五联单、房地产的契税纳税申报表、土地出让金、配套设施建设费缴费证明书等长期项目开发档案01 项目前期开发规划验收合格通知书长期项目开发档案01 项目前期开发消防验收审查意见长期项目开发档案01 项目前期开发人防验收审查意见长期项目开发档案02业主产权类//001按照楼栋组卷每户包括商品房买卖合同、小产权复印件等长期项目开发档案/001 异地项目国土工作台账土地投资报告、土地储备测算分析报告长期项目开发档案/002 异地项目报建工作台账日常工作汇总长期项目设计档案001 方案设计任务书附设计任务书（OA）项目设计档案002 扩初设计附设计任务书（OA）项目设计档案003 施工图设计任务书附设计任务书（OA）项目设计档案001 普通类合同设计合同台帐项目设计档案002 高端酒店商业类合同设计合同台帐项目设计档案03设计图纸01设计方案设计文件审查意见项目设计档案03设计图纸01设计方案方案审批表及相关文件项目设计档案01设计方案图纸项目设计档案03设计图纸01设计方案设计文件审查意见项目设计档案03设计图纸01设计方案方案审批表及相关文件项目设计档案03设计图纸01设计方案图纸//01 设计任务书审批表03工作台账/03异地项目开发工作台帐/001 总规（包括报园林、交通、绿化）002 单体（报规、扩初图）/02 设计合同//014 验收类012 综合文件/011 政府往来文件库分年度永久永久按项目整体立卷按项目整体立卷项目设计档案01设计方案设计文件审查意见项目设计档案03设计图纸01设计方案方案审批表及相关文件项目设计档案03设计图纸01设计方案图纸项目设计档案03设计图纸01设计方案设计文件审查意见项目设计档案01设计方案方案审批表及相关文件项目设计档案03设计图纸01设计方案图纸项目设计档案03设计图纸01设计方案设计文件审查意见项目设计档案03设计图纸01设计方案方案审批表及相关文件项目设计档案01设计方案图纸项目设计档案03设计图纸01设计方案设计文件审查意见项目设计档案03设计图纸01设计方案方案审批表及相关文件项目设计档案03设计图纸01设计方案图纸项目设计档案01设计方案基坑支护项目设计档案03设计图纸01设计方案门窗\幕墙设计项目设计档案03设计图纸01设计方案地板采暖项目设计档案03设计图纸01设计方案灯光设计项目设计档案01设计方案…………..项目设计档案03设计图纸01设计方案设计文件审查意见项目设计档案03设计图纸01设计方案方案审批表及相关文件项目设计档案03设计图纸01设计方案图纸项目设计档案01设计方案设计文件审查意见项目设计档案03设计图纸01设计方案方案审批表及相关文件项目设计档案03设计图纸01设计方案图纸项目设计档案03设计图纸01设计方案设计文件审查意见项目设计档案01设计方案方案审批表及相关文件项目设计档案03设计图纸01设计方案图纸项目设计档案03设计图纸01设计方案设计文件审查意见项目设计档案03设计图纸01设计方案方案审批表及相关文件项目设计档案01设计方案图纸项目设计档案03设计图纸01设计方案设计文件审查意见项目设计档案03设计图纸01设计方案方案审批表及相关文件项目设计档案03设计图纸01设计方案图纸项目设计档案01设计方案013 效果图方案本册、效果图项目设计档案03设计图纸01设计方案设计文件审查意见项目设计档案03设计图纸01设计方案方案审批表及相关文件项目设计档案01设计方案图纸项目设计档案03设计图纸01设计方案设计文件审查意见项目设计档案03设计图纸01设计方案方案审批表及相关文件项目设计档案03设计图纸01设计方案图纸项目设计档案01设计方案设计文件审查意见/006 机电009 小市政003 人防报建007 二次深化（招标阶段）008 园林010 大市政011 七通一平004 消防报建005 装修012 软装配饰014 幕墙015 招标技术方案审批永久按项目整体立卷项目设计档案03设计图纸01设计方案方案审批表及相关文件项目设计档案03设计图纸01设计方案图纸项目设计档案03设计图纸02融资图/001融资图项目设计档案01主体XX号楼出图审批表、施工图外审委托申请、设计文件审查意见建筑、结构、给排水、暖通、电、空调、装修、二次深化施工图（基坑支护、幕墙设计）按项目分楼栋立卷项目设计档案03设计图纸出图审批表项目设计档案03设计图纸设计文件审查意见项目设计档案03设计图纸施工图外审委托申请项目设计档案图纸项目设计档案03设计图纸出图审批表项目设计档案03设计图纸设计文件审查意见项目设计档案03设计图纸施工图外审委托申请项目设计档案03设计图纸图纸项目设计档案出图审批表项目设计档案03设计图纸设计文件审查意见项目设计档案03设计图纸施工图外审委托申请项目设计档案03设计图纸图纸项目设计档案出图审批表项目设计档案03设计图纸设计文件审查意见项目设计档案03设计图纸施工图外审委托申请项目设计档案03设计图纸图纸项目设计档案出图审批表项目设计档案03设计图纸设计文件审查意见项目设计档案03设计图纸施工图外审委托申请项目设计档案03设计图纸图纸项目设计档案基坑支护项目设计档案03设计图纸门窗\幕墙设计项目设计档案03设计图纸地板采暖项目设计档案03设计图纸灯光设计项目设计档案…………项目设计档案03设计图纸出图审批表项目设计档案03设计图纸设计文件审查意见项目设计档案03设计图纸施工图外审委托申请项目设计档案图纸项目设计档案03设计图纸09图纸会审记录001图纸会审记录项目设计档案03设计图纸设计变更申请表项目设计档案03设计图纸设计变更通知单项目设计档案设计变更图纸审批表项目设计档案03设计图纸图纸项目设计档案03设计图纸设计变更申请表项目设计档案03设计图纸设计变更通知单项目设计档案设计变更图纸审批表04大市政05七通一平08装修016岩土工程03施工图02园林001 园林03小市政001 小市政001 大市政001装修001 开发001 七通一平06软装配饰00N 软装配饰07 二次深化（施工阶段）001 二次深化（施工阶段）002 营销类商永久按项目分楼栋立卷秘密按项目整体立卷按项目分楼栋立卷按项目整体立卷项目设计档案03设计图纸图纸项目设计档案03设计图纸设计变更申请表项目设计档案03设计图纸设计变更通知单项目设计档案设计变更图纸审批表项目设计档案03设计图纸图纸项目设计档案03设计图纸设计变更申请表项目设计档案03设计图纸设计变更通知单项目设计档案设计变更图纸审批表项目设计档案03设计图纸图纸项目设计档案材料定板/设备选型审批表项目设计档案材料样板（电子版）及相关文件项目设计档案项目定位报告：项目设计档案政府对项目的要求；项目设计档案集团对项目定位要求项目设计档案项目设计档案项目设计档案//003装修二申请申请表项目设计档案//004扩初图出图审批图纸项目设计档案//005设计单位选择资质等相关文件项目设计档案06设计计划001 设计计划/项目设计档案001收文台帐收文项目设计档案002 发文台帐发文台帐（含工作联系单、请示、通知、报告等）项目设计档案003会议纪要管线、中心、项目设计协调例会议纪要、专题会议纪要、会议签到表（含会议纪要、会议录音、录像、照片等）项目设计档案004 OA收发文请示、通知、函项目设计档案001 管线工作台账设计管线工作台帐项目设计档案002 部门工作台帐各部门工作台帐项目设计档案003 员工工作台帐各员工工作台帐项目设计档案//001 面积报表台帐/永久项目设计档案///永久01 工程管理进度周报长期01 工程管理进度月报长期01 工程管理进度半年报长期01 工程管理进度年报长期01 工程管理施工单位上报的总体进度计划长期01 工程管理施工单位上报的月进度计划长期01 工程管理施工单位上报的周进度计划长期01 工程管理003 项目进度管理工作日志工作日志长期/概念方案/001 项目定位报告04材料定板/设备选型05商业项目003 工程类004 设计类/002概念方案评审04设计变更、洽商/001 工程进度报表002 施工单位上报进度计划07文件管理///001 材料定板/设备选型//08工作台账//09财务类台帐01项目进度管理/项目工程档案永久永久永久永久按项目整体立卷按年度立卷普通01 工程管理02项目施工质量管理001 施工方案审批表后附施工组织设计及施工方案长期01 工程管理02项目施工质量管理002 开工审批表（后附开工报告）、订货/排产通知书、施工进场通知书，包括总承包工程开工和其它各独立发包工程的开工。

工程合同档案归档整理规则与方法说到工程合同档案的归档整理，很多人可能会皱眉头，心想：“哎呀，这不是小事一桩嘛！档案整理能有什么复杂的？”嘿，这事儿真得认真对待。

你要知道，工程合同档案可不是什么随便扔进文件柜的纸片。

它们是一个项目的“生命线”，是后期查账、审计、甚至是法律纠纷的关键证据。

如果你把这东西搞得一团乱，那真是吃了大亏也没人能救得了你。

咱们得搞明白，工程合同档案整理，究竟是做什么的。

别以为这只是一堆纸张的归位，它关系到整个项目的进展，甚至可能直接影响到公司未来的发展方向。

你看，工程合同档案里面，不仅仅有合同原件，还有招标书、付款证明、工地巡查报告、质量检查单、竣工验收单……能涉及到的资料那可是五花八门，什么都有。

处理不好，漏掉一个文件，麻烦事儿就来了。

你说你丢了个发票，估计顶多就是财务部的小小吐槽一下，但如果某个关键文件丢了，可能直接影响到项目结算，或者在未来的审计中出问题，那可就真的吃不了兜着走了。

所以说，整理档案得讲究方法，别瞎整。

一般来说，合同文件应该按照“类别”来分类。

这种分类不止是按名字，按内容才是最靠谱的。

你得把工程相关的文件、付款相关的文件、审批相关的文件等都分开，别把一堆不同性质的东西堆在一起，搞得最后谁也看不懂。

哦对了，别嫌麻烦，给每个文件都做个标签，标清楚这是什么文件，什么时候产生的，谁签字的，等等，标签一定得清晰，别搞得像谜一样。

这样一来，想找某个文件的时候，不至于“东翻西找，乱七八糟”找了半天，最后一个个文件翻出来，浪费时间不说，心态还崩了。

有个小细节你可千万别忽视——档案的存放环境。

可能有人会觉得，哎呀，文件就是纸嘛，随便丢在柜子里就行了，反正纸不会动。

但是，纸质文件容易发霉，尤其是潮湿的环境下。

你不信，你试试把文件放在潮湿的角落，几个月后打开，啊哈，纸张发黄，字迹模糊，看着就让人心疼。

所以，档案存放的地方一定要通风、干燥，最好是有空调或者除湿设备的房间。

你别觉得这点小事不重要，几个月后的“霉纸”可不是你能轻易解决的。

工程合同档案怎么管理分类一、基本信息分类在工程合同档案的最顶层，应设立“基本信息分类”。

这一部分包括合同的名称、编号、签订日期、有效期、参与方（甲方、乙方等）、合同金额等关键信息。

这些信息是识别和检索合同的基础，也是后续所有管理工作的前提。

二、合同内容分类接下来是对合同内容的分类，这通常涉及以下几个方面：1. 工程概况：包含工程的类型、规模、位置、设计标准等描述。

2. 工作范围：明确双方的工作职责、施工或服务的具体范围。

3. 时间安排：包括工程的开始日期、重要节点时间、完工日期等。

4. 质量要求：列出工程质量的标准和验收标准。

5. 费用支付：详细记录合同价款、付款方式、付款时间等内容。

6. 变更与索赔：规定变更工作的流程和索赔条件。

7. 违约责任：明确各种违约情况下的责任和处理办法。

8. 争议解决：设定争议解决的途径，如协商、调解、仲裁或诉讼等。

三、附件材料分类除了合同外，还应有专门的附件材料分类，包括但不限于以下内容：1. 技术文件：图纸、设计方案、产品说明书等。

2. 法律文件：相关的法律法规、标准规范等。

3. 财务文件：发票、收据、支付凭证等。

4. 通信记录：会议纪要、往来函电、邮件等沟通记录。

5. 现场记录：施工日志、检查报告、验收记录等。

6. 变更记录：变更通知单、变更协议书等。

四、跟踪与更新分类对于合同的执行情况应有持续的跟踪与更新，这包括：1. 进度跟踪：定期更新工程进度，与合同约定的时间表进行对比。

2. 质量控制：记录质量问题及其处理结果，确保质量符合标准。

3. 成本管理：监控实际支出与预算的差异，及时调整财务计划。

4. 风险管理：识别潜在风险，制定相应的预防和应对措施。

5. 合同变更：详细记录合同变更的内容、原因和影响。

6. 结项归档：项目完成后，将所有相关文件整理归档，以备后续查询或审计。

工程合同档案归档的期限工程合同档案归档期限范本一、合同签订阶段合同签订后，应在5个工作日内完成以下归档工作：1. 将双方签字盖章的合同正本进行扫描，形成电子版文件，并存入项目管理系统。

2. 将合同副本及附件整理齐全，按照公司档案管理规定分类编号，并建立索引。

3. 将合同原件归档至公司档案室，确保安全、防潮、防火。

二、合同执行阶段在合同执行过程中，应实时更新档案信息，具体期限如下：1. 变更协议或补充协议签订后，应在3个工作日内完成归档更新。

2. 每月至少进行一次合同执行情况的检查，确保档案信息的时效性和准确性。

3. 重要节点完成后，应在5个工作日内整理相关文档，包括但不限于进度报告、验收记录等，并归入相应合同档案。

三、合同结算阶段合同结算完成后，应在10个工作日内完成以下归档工作：1. 将最终结算报告、支付凭证等相关资料整理归档。

2. 对整个项目的合同执行情况进行总结，形成书面报告，并作为档案资料保存。

3. 检查所有相关电子文档与纸质文档是否一致，确保信息的完整性和准确性。

四、合同结束阶段合同履行完毕后，应在15个工作日内完成以下归档工作：1. 对所有相关文档进行全面审查，确保无遗漏。

2. 将所有文档按照公司档案管理规定进行最终归档，包括电子版和纸质版。

3. 完成档案归档清单，由项目负责人审核签字确认。

五、其他注意事项1. 在整个合同周期内，应确保所有参与人员了解并遵守归档期限规定。

2. 如遇特殊情况需要延期归档的，应提前申请并获得项目负责人批准。

3. 对于电子文档的管理，应采取相应的技术措施，确保数据的安全和备份。

通过上述工程合同档案归档期限范本，我们可以看到，从合同签订到履行完毕，每一个阶段都有明确的时间节点和工作要求，这有助于确保合同档案的完整性和可追溯性。

同时，这也为项目管理提供了一个清晰的时间框架和工作指南，有助于提升整个项目管理的规范性和效率。

建设工程档案归档整理管理规定建设工程档案是对建设工程项目进行记录和保存的重要文件，对于工程的运营和后续维护起着至关重要的作用。

为了统一和规范建设工程档案的归档整理管理，本规定制定以下内容：一、档案归档范围：本规定适用于所有建设工程项目的档案归档整理工作，包括施工图纸、工程合同、质量检测报告、验收证书等相关文件。

二、档案归档责任：建设工程项目的业主单位负责档案归档工作的组织和协调，由专门的档案管理人员负责具体操作和管理。

三、档案归档程序：1. 接收与登记：所有与工程项目相关的文件必须在归档前进行接收和登记，包括文件的名称、编号、来源、日期等信息。

2. 分类与整理：对接收的文件进行分类整理，按照文件的类型、日期或工程阶段等进行归类，便于后续的查找和管理。

3. 盘库与存储：对已经整理好的档案进行盘库，确保档案的完整性和准确性，并按照一定的存储标准妥善保存。

4. 档案检索与利用：建立档案管理系统，为用户提供档案检索和利用服务，包括在线查询、申请复制文件等功能。

5. 档案销毁与转交：对于已经过期或无效的档案文件，按照规定进行销毁处理，并定期将重要档案转交给相关的档案馆或机构进行长期保存。

四、档案整理管理要求：1. 原件保存：工程项目的档案应当保存原件，尽量避免使用复印件或电子文件作为档案保存形式。

2. 保密措施：建设工程档案涉及项目的商业秘密和合同信息等，需要采取一定的保密措施，确保档案的安全性。

3. 定期备份：将重要的档案文件进行定期备份，以防止档案丢失或损坏的情况发生。

4. 档案借阅管理：严格控制档案的借阅权限，建立借阅登记制度，确保档案的正常利用和归还。

5. 整理报告：对于历时较长或者较复杂的档案整理工作，应编写整理报告，详细记录整理过程和结果，为后续的管理和利用提供参考。

五、档案归档的法律依据：建设工程档案的归档整理工作应遵守国家有关档案管理的法律法规和标准规范，确保档案管理的合法性和规范性。

六、违规处理：对于违反档案管理规定的单位或个人，将依据档案管理法进行相应的处理，包括警告、罚款等措施。

工程合同档案目录模板一、合同基本信息。

1.1 合同编号。

1.2 合同名称。

1.3 合同签订日期。

1.4 合同签订地点。

1.5 合同双方信息（甲方、乙方）。

二、工程项目概况。

2.1 工程项目名称。

2.2 工程项目地点。

2.3 工程项目规模。

2.4 工程项目内容。

2.5 工程项目起止时间。

三、合同主要条款。

3.1 工程项目范围。

3.2 工程项目价格。

3.3 工程项目付款方式。

3.4 工程项目质量标准。

3.5 工程项目验收标准。

四、合同附件。

4.1 工程项目设计图纸。

4.2 工程项目施工方案。

4.3 工程项目材料清单。

4.4 工程项目技术规范。

4.5 其他相关附件。

五、合同变更记录。

5.1 变更内容。

5.2 变更原因。

5.3 变更时间。

5.4 变更责任方。

5.5 变更后的合同条款。

六、合同履行情况。

6.1 工程项目进度。

6.2 工程项目质量。

6.3 工程项目安全。

6.4 工程项目成本控制。

6.5 工程项目风险管理。

七、合同结算。

7.1 工程项目结算方式。

7.2 工程项目结算标准。

7.3 工程项目结算时间。

7.4 工程项目支付方式。

7.5 工程项目支付金额。

八、合同归档。

8.1 归档责任人。

8.2 归档时间。

8.3 归档地点。

8.4 归档文件清单。

8.5 归档文件存储方式。

九、其他相关事项。

9.1 其他补充条款。

9.2 其他相关文件。

9.3 其他需要说明的事项。

9.4 其他需要记录的内容。

9.5 其他需要关注的问题。

工程合同档案目录模板的编制是为了规范和统一工程合同档案的管理，便于合同的查阅、管理和归档。

合同是工程项目的重要依据，对于工程项目的顺利进行和合同履行具有重要意义。

因此，合同档案的管理显得尤为重要。

首先，合同基本信息是合同档案的基础，包括合同编号、合同名称、签订日期、签订地点、合同双方信息等，这些信息的准确记录对于合同的查阅和管理至关重要。

其次，工程项目概况是对工程项目的一个简要描述，包括项目名称、地点、规模、内容、起止时间等，这些信息能够帮助管理人员快速了解工程项目的基本情况。