公文归档要求篇一:公文归档制度文件归档制度为规范公文管理流程,合理归档,以备查阅,特制定此制度。
第一条备案范围(一)协议各部门以公司名义对外签定的协议(合同),须提交原件(1份)至行政部备案。
拟备案的协议(合同)须完善公章、法人或委托代理人签字、经办人签字、签约时间等事项。
(二)收文公文经领导批阅、各部门办结后,行政部根据发文机关分类归档。
主要分为市级单位文件、区委办文件、区委各部文件、区政府办文件、区政府各部文件、管委会文件、外单位来文等。
(三)发文红头文件印制后,拟稿部门须将发文稿纸及红头文件(1份)提交至行政部备案。
主要分为请示、函、会议纪要等。
(四)照片领导视察、工程建设开工(竣工)、重大企业入户、友好交流等能够反映公司发展历程的图片资料,行政部负责整理入册,并按要求详细记载具体内容。
第二条备案时间移交至行政部的备案资料应为公司当年发生的业务资料(公历1月1日至12月31日),行政部须于次年2月至4月底完成备案资料的归档工作。
第三条归档要求行政部负责对符合归档范围的文件资料进行整理,并按照武侯区档案局《归档文件整理规则》相关要求,做好整理分类、电子台帐、装订、入册等工作。
公司各部门所涉及业务相关资料,如:招(投)标文件、图纸、预算书、企业入驻资料等,由相关部门自行归档。
第四条档案查阅查询档案须经业务部门负责人、行政部负责人同意后方可查阅历年档案。
未经许可,档案原件不得擅自带离行政部办公室。
若需复印档案需征得行政部负责人同意,并由文印室专人负责印刷。
第五条公司归档文件应通过武侯区档案局年度核查验收。
本制度未尽事宜,由行政部负责解释。
篇二:文件归档管理规范文件归档管理规范一、目的为进一步规范公司文件管理,完善公司文件档案管理制度,确保公司文件具有统一编码,便于文件的识别、查询和控制,保证公司文件管理体系的有效运转以及确保文件资料的完整性,特编制本规范。
二、使用范围适用于公司各部门归档文件资料三、文件归档管理要素1、文件夹统一分类编码1.1文件夹编码格式:HH/ X XX - XX - X保密级别文件明细码(如有)文件类别码部门代码企业代码(禾合)1.2文件夹编码参照表(如有更新需根据实际情况添加)1.2.1 部门代码1.2.2文件类别码A:行政部(待补充)B:销售部C:技术部(待补充)D:财务部(待补充)1.2.3 文件明细码行政部:销售部:注:项目文件独立编码(Z)2、文件名称格式统一2.1出差申请:XXXX(年) - XX(月)- XXX(流水号)- X (类别码)注:出差申请与出差报告编码一致2.2报销明细:报销人姓名+报销日期 2.3招投标:XXXX(年)XX(月)XX(月流水号) 注:每一个招投标编码是招投标项目所有分项的唯一编码2.4周报、月总结、技术考题:提交人姓名+提交日期3、文件保密级别篇三:关于公文处理和公文归档的规定关于公文处理和公文归档的规定公文处理工作应规范化、制度化、科学化。