IBM的供应商选择流程

[案例3－1]IBM的供应商选择流程
[案例概要]
“OEM和供应商之间的关系正发生着微妙的改变，二者之间已不再仅仅是买家和卖家的简单商务关系，它们更像是一种彼此支持、相互影响的战略伙伴关系”，对IBM而言，供应商公司的大小和实力并不是OEM选择商的首要考虑因素，它们更加在意供应商是否符合自己的战略需要，是否能够为自己带来竞争能力。

引 言
“在IBM，我们坚持为我们开展业务的方式设定高标准——其范围从法人责任：社会责任到良好的商业道德，包括遵守所有适用的法律和法规。

反过来，我们也希望我们的供应商遵守同样的承诺。

这是我们制定IBM供应商行为准则的初衷。

这些准则涉及我们对我们的客户作出的承诺、我们的创新传统和基于诚信建立的关系以及个人责任。

这些准则制定了与IBM开展业务所遵守的行为准则。

我们的目标是：和我们的供应商一起共同确保彻底遵守这些准则，因为这些准则的反过来也适用于为IBM提供产品和服务的供应商所合作的各供应商。

我们将在选择供应商时考虑这些准则并将会主动监督他们的遵守情况。

”
—摘自“IBM供应商行为准则”
采购新流程
传统的采购流程（实际上，这种采购流程，仍然是目前大多数公司所采用的），是局限在供应链的内部信息流、物料流、资金流的传递，也就是说，对于生产物料．只有通过MRP 的运行，采购部门才能够知道采购的型号、数量、交货时间，然后下订单、验收、入仓、付款等，毫无疑问，如果所采购的物料是正在采购或者常见的，这种采购流程毫无漏洞。

然而，现在的消费品市场，随着技术发展推出了一代又一代的新产品，消费者也不再满足于市场上仅存的几种类型的产品，个性化的发展已使采购流程在采购类别上受到挑战，并直接感受到了市场带来的压力。

为了改变这种被动的局面，IBM对采购流程进行了完善．将战略思想导入到采购流程中，使采购与市场需求和技术发展动态地联系起来，对供应链过程中的采购流程起到指导作用。

完善后的采购流程如图3—2所示：
在这个采购流程中，由全球采购制定了公司的全球采购战略：具有灵敏的市场感知力，通过确定的战略性供应源，以独特的类别采购方式进行战略联盟和跨功能的综合支持，以降低所有采购成本。

在这一采购战略的指引下，IBM采购(中国)公司也就随需而变，采取了新的采购模式。

首先，采购公司的相关人员与公司销售及市场部门加强了联系．及时了解IBM客户目前的消费偏好和对产品有无新的要求等，从而使采购活动满足客户的要求，一方面．可以发现目前所采购的产品需要改进的地方；另一方面，能够追随客户的发展，提供更优质的原材料和服务。

产品是由原材料组成，而一旦从原材料就开始贴近了客户，IBM的最终产品也将得到客户的认同。

新技术的发展，必定推动整个行业的进程。

采购公司从总公司的技术简报上不仅可以了解到新技术的发展状况，还可以了解到全球相关行业的技术动态，比如，新材料的运用，新的加工工艺对生产效率、产品质量的提高等，这些都为采购公司寻找供应源，进行价格谈判提供了判断依据。

采购公司所采购的机械及平台件，其材质集中在铁、铜、铝、锌等金属上，而这些金属材料的价格走势，必然影响到采购成本，不同区域价格的起伏，也有利于全球商品管理人员决定从哪些地方采购更为有利。

比如，2006年12月，碳钢的价格，亚太区为$137/吨，而欧洲达到了$158/吨，这就帮助全球商品管理人员在正常交货要求的情况下，多对亚太区的供应商下采购订单，从而节约了采购成本。

同时还可以对国家和地区的宏观经济和微观经济进行分析，预测将来该地区供应市场可能对IBM采购带来的影响，以便尽早做出战略调整。

这也是采购公司必不可少的工作内容之一。

一旦确认了市场和今后技术发展对采购方面的要求，采购公司就会着手检查现有的供应源状况，包括：是否有现有的供应源，现有的供应源存在什么样的问题，有什么地方需要进行改进来适应新的需求，如果没有，该从哪些国家和区域寻找什么样的供应源。

这样一来，采购工作人员就有了相应的工作目标。

确认了战略和需求之后，紧接的工作就是，通过确定合理的采购价值，评价、选择合适的供应商。

长期以来，不少采购人员认为，低成本就是合理的采购价值，而忽略了供应商的研发、生产、管理等方面的能力，造成所采购的物料，质量不能得到保证，交货期也不能紧随自己的生产要求。

合理的价值，实际上应该是确定是否有高的性价比，过分倾向于产品
质量，或者产品价格都是不正确的，而对于不同的供应商，不同的产品类别，其价值的合理性也往往不一样。

在IBM的采购活动中有一项被称为Diversity Procurement的内容，就是IBM的采购量中，要有一部分倾向于残疾人、少数民族等为多数工作人员的企业，在这个时候，即使可以从其他供应商那里获得相同的采购合同，但仍然会将采购订单给到这些Diversity Procurement.
供应商选择流程
评价、选择合适的供应商，是整个采购流程中最关键的地方，一般说来，采购公司会用以下8个步骤完成这一工作：
（1）供应商初选。

要求确认目标供应商的公司战略、生产性质、财务状况、生产规模、管理状况、地址等概要，如果该供应商同时在为IBM的其他竞争对手服务，该供应商还需要提供如何保证IBM的产品不被泄密的安全工作流程。

这些信息一旦被确认后，采购公司将初步确定是否可以将该供应商作为IBM的合作伙伴，如果可以，接着确定有什么类型的产品的适合该供应商生产，与该供应商将来的合作力度等内容。

（2）供应商的申请登记。

一旦某供应商通过初选后，由全球商品管理人员将供应商申请书交给供应商，申请书包括：供应商营业执照复印件、厂房以及建筑物的房产登记证或租用合同书、公司纳税证明等。

（3）供应商初审。

按照IBM供应商初审标准作业书，对供应商申请书等相关资料按照项目进行审核，审核项目如表3－1所示：
在以上各项目中，每个项目的最高分值为100分，各类别所属项目的平均值作为该类别的得分。

各类别所占评分比例如表3—2所示：
最后的评审总分数，是以上三项类别乘以所占比例系数，然后累加所得的。

只有总分数为80以上者，才能通过初审。

（4）在完成了初审后，相关资料被送到所需采购类别的采购专家委员会，委员会再进行复查．判定现存供应商和被选者之间是否有业务重复，检查该供应商是否符合资质要求等。

当专家委员会通过复审后，全球商品管理人员通知该供应商已经成为了IBM的供应商。

(5)与供应商签订采购合约。

采购合约(Statementt 0f Work，Sow)，是指供需双方就今后的采购达成意向，其条款适用于今后的一切采购活动。

但不会涉及产品的价格和交付期内容。

因而采购台约要求做到全面、合法、合理、公平、公正。

全面是指所签订的合约条款，
包含采购订单的下放方式、是否在IBM的物流供应商处建立供应商仓库、从订单确认到交货期的要求、交货方式、付款方式、如何处理因为IBM订单取消造成供应商物料的多余、如何中止双方的合作等。

合法是指所签订的合约条款，不仅要符合公司业务控制的要求，而且要符合供需双方所在地的法律和法规的要求。

合理是指合约要有利于双方的长期合作。

公平是指供应商会为IBM提供优质的产品和服务，包括价格．但IBM也要提供一定量的采购，特别是在有多个供应商提供一类产品时。

做到订单分配的合理性。

公正是指IBM要按照时间要求进行付款，并处理因为IBM订单取消造成供应商物料的多余，如果由供应商报废则需IBM 支付相应的费用等。

（6）根据采购的具体物料，由成本工程师进行价格预估，再由全球商品管理人员确定每次总的需求，计划该供应商的采购比例，然后与供应商谈判具体的采购价格，签订产品采购合同。

（7）当采购合同签订并生效后，相关工作人员在合同在线系统里面，输入供应商信息等内容，其状态设置为open，同时，根据相关产品采购合同，在SAP里面，建立供应商信息，如果是多供应商提供同型号产品，须按照合同要求，确定每次采购发生时的每个供应商的采购比例。

（8）一旦产生原材料需求，SAP将自动产生按供应商比例的采购需求，然后将采购计划交给供应商。

管理、评估供应商，是一项持续、监督性的工作，其内容包括合同管理、订单管理、供应商表现、采购成本管理等内容，是IBM获得产品和服务的保证。

基于以下原因，采购公司将结束与供应商之间的交易：供应商连续两次的表现评估不合格，或者出现重大失误，有损害IBM利益以及名誉的行为，在交易过程中被指控存在不正当合作行为，因为战争、天气、地质灾害等原因造成供应商无法按照原有状况提供产品和服务。

根据这些因素，IBM和供应商通过协商，同意中止交易，然后进行清算工作，首先要确保IBM已下发的订单全部完成，以前交易过程中的未尽事项，如付款等已经结束。

中止交易后，工作人员在合同在线系统里面，设置供应商状态为colse，同时，在SAP里面，删除供应商。

[案例分析指南]
案例详细介绍了IBM公司的全球采购战略、采购流程和供应商选择流程，作为采购运作中的首要环节，IBM对其供应商制定了典型的“IBM供应商行为准则”，以及严格的初选、登记、初审、复查、签约等一系统选择流程。

思 考 题
1.试分析IBM制定“IBM供应商行为准则”的目的与意义。

2.采购流程的转变对供应商选择有何影响？这些影响对IBM的采购战略又意味着什么？
3.结合案例，试以国内某行业代表性企业为例分析供应商初审项目的设定。