展会项目的时间管理
项目管理已广泛应用到各行各业,从工程项目到科研项目,从军事项目到商业项目,项目无处不在,随着项目的复杂度和规模的扩大,项目管理也发挥着越来越重要的作用。通过科学的项目管理方法,使项目的启动,计划,执行,控制等各个环节得到了有效的管理,大大促进了项目的成功运作,提高了成功率,改善了项目运行效果,目前项目管理运用较为广泛的领域主要集中在建筑工程,而会展行业相对应用较少,尤其是会展行业特殊的周期性和典型的项目特征,在项目管理的实施中尤其需要注重对时间的管理。通过科学的有效时间管理,可以提高展会的运作效率,降低风险和成本,无论从经济效益还是社会效应都将有极大的促进作用。在会展项目的管理中,时间安排在整个项目运作中显的尤为重要。
通常而言,一个展会都有明确的展期,而不论展会项目启动早还是启动晚,最基本的目标就确保展会顺利如期召开,如不能在原定的时间召开,所有的前期努力都将是徒劳。因此,为确保展会的顺利召开,有效的时间管理就成为关键因素,同时合理的管理也能规避不必要的风险,降低不必要的成本支出。然而,在现今国内的会展行业,由于市场规范不足,成熟度不高,许多中小会展企业缺乏完善的展会管理体系,项目的管理也多以人员的经验来进行,缺乏科学依据和考量标准,往往造成任务在最后关头才得以勉强完成或未达到计划目标甚至无法完成,这就必然会伴随着诸多质量问题,成本问题,潜在隐患,以及客户投诉等负面影响。因此,合理而有效的时间管理体系在展会的项目管理占据着举足轻重的位置。
针对目前多数办展机构都缺乏科学而严密的时间管理体系的问题,本论文通过研究项目管理的时间管理理论,结合实际情况,分析会展行业在时间管理上存在的问题并提出行之有效的管理体系,或者说是管理方法,从一定程度上解决展会运作中缺乏科学的时间管理的诟病。本项目研究的时间管理体系将从展会的计划、执行和收尾这三个阶段进行分析和提出设计改良项目的时间管理。
会展行业管理模式
行业管理模式是指政府通过设置一定的政府机构并制定相应的政策，或通过行业中介组织对某一特定行业进行监督和管理。
行业管理是为了促进行业的健康发展，其前提是管理者和被管理者及行业中各经济主体要有明确的定位。
会展业属于竞争性行业，企业是市场竞争的主体，政府应该加强宏观调控，而行业协会则应该提高为企业服务的水平。任何一个国家在发展一个产业时，都要根据本国的实际情况和产业的特点，选择特定的行业管理模式。
国际会展发展较为发达国家和地区大多属于市场经济比较发达的国家和地区。在这些国家和地区，市场经济体系比较完善，市场机制可以充分发挥作用。从总体上看，会展发达国家和地区的会展属于市场行为，接受市场机制的调节，但由于不同地区、不同国家会展行业起步时间先后有别，经济实力、经济总体规模和经济管理模式不同，不同国家、地区会展行业发展及其管理模式也存在一些差别。
(1)德国的行政干预模式
德国是世界展览王国，在世界会展业中占有举足轻重的地位。经过一百多年的市场竞争，形成了汉诺威、法兰克福等实力雄厚的展览城市，拥有一批享誉全球的名牌展会。如柏林国际建筑贸易展、国际旅游展、国际电子消费品展、纽伦堡国际玩具博览会、国际制冷机设备展、国际礼品展、国际电脑与通讯展和国际工业展等，占世界所有著名展会的2／3强。作为世界头号会展大国，德国的展馆功能设施非常先进和完善，占地面积超过lo万平方米的展馆就有8个。著名的国际性会展公司有汉诺威国际展览有限公司、柏林国际展览有限公司、纽伦堡国际展览有限公司、法兰克福展览公司、杜塞尔多夫国际展览公司、慕尼黑国际展览公司。
在德国会展业的发展过程中，政府扮演着重要的角色，政府干预色彩较浓，是典型的行政干预模式。这种行政干预模式主要体现在以下几个方面。
①在管理方面，有一个政府授权的权威协调管理机构——德国经济展览会与博览会事务委员会(AUMA)，对每年的国内外博览会、展览会进行组织和协调。
会展经济 是规模效益非常明显的一种产业经济。随着展会规模的扩大，展会的边际收入增加非常迅速；并且，随着展会规模的扩大和办展单位办展经验的积累，单位展出面积或展位的成本迅速降低，展会规模收益增加十分明显。
会展管理 对展会进行的一种管理，为保证会展单位全部业务活动而实施的一系列计划，组织，协调和控制的活动。主要包括展会发展战略管理，展会服务商管理，展会财务管理，展会营销管理，展会服务管理，展会后勤管理，展会现场管理，会议及活动管理，会展时间管理，会展信息管理，会展客户关系管理，会展品牌形象管理，会展危机管理等内容。
奖励旅游 企业业主为促进企业达到特定的目标，拿出一定经费奖励达到该目标的参与人士，并委托专业旅游业者为其精心设计“非比寻常”的旅游活动，给予其一个尽情享受、难以忘怀的旅游假期，以旅游作为激励，以达到调动员工积极性，增强企业凝聚力的目的，包括商务会议旅游，海外教育训练等。
招商招展
危机管理 办展单位为了预防危机的发生或者减轻危机发生所带来的损失，尽快从危机的打击中恢复过来而对危机事件进行的管理。危机管理的对象就是那些可能发生的危机事件吗危机管理的目的就是尽量避免危机的发生，或者是当危机发生后尽量坚守危机造成的损失。
客户关系管理 办展单位通过收集客户资料，在分析客户需求和行为偏好的基础上积累和共享客户信息，并有针对性地对不同客户提供个性化的会展专业服务，以此来培养客户对会展的忠诚度和实现会展与客户的合作，共赢共荣。
安保工作的内容
1、消防安全 展会内人员密集，展品众多，消防安全十分重要。展会一般都要求各参展商用于展位搭建的材料必须符合消防要求，是耐火或难燃材料；参展商不论是在展位搭建还是在展品演示时使用店里都必须符合消防安全要求；展位之间的通道必须保持一定的宽度；大展位的搭建设计要考虑消防安全的需要。展会一般都禁止在展馆内抽烟。在展会布展和开幕之前，展会的消防安全计划以及特装展位的搭建计划还必须送交有关政府部门审批，只有得到批准后才可施工布展。
政府主导型展会项目管理
展会行业是我国未来十年最具有发展潜力的十大行业之一,被誉为二十一世纪的“朝阳产业”。展会行业在国际上备受瞩目,创造了巨大的社会经济价值,而在我国,展会发展时间短短二十几年,无论理论体系还是实践经验都与发达国家有较大差距。然而,随着时代的发展,需求不断涌现,使得展会经济正成为拉动地方经济的新增长点,并日益受到各级政府和展会产业链各相关环节的重视。本文选取某地城乡规划展为案例样本,以该展会项目为线索重点介绍政府主导型展会管理方案。
政府主导型展会在承担的目标任务、角色的扮演、资金的投入以及组织管理方式、评估标准等方面具有其显著的特点。根据其特点在管理方法上采取相对应的手段方法,扬长避短,充分体现政府主导型展会在拉动地方经济、宣传城市形象方面的重要作用。但目前传统的展会管理停留在以经验管理为主的阶段,缺乏科学管理体系的支撑,本文旨在通过引入项目管理理论,研究提升展会项目管理质量,提高管理效率的新途径。目前项目管理已广泛应用于工程项目、科研项目、商业项目等各个领域。
充分发挥项目管理理论在启动、计划、执行、监控阶段的作用,形成一套科学的展会管理体系显得尤为重要。文章旨在研究运用项目管理相关知识,将各种系统、方法和人员结合在一起,在规定的时间、预算和质量目标范围内完成项目的各项工作的新方法。文章以项目管理体系PMBOK为主要线索,从范围管理,时间管理,成本管理,质量管理,人力资源管理,沟通管理,采购管理,风险管理和集成管理九个方面介绍相关理论体系。本文还将结合某地城乡规划建设成果展从策划阶段、执行及监控阶段、收尾阶段分别具体讲述各阶段工作重点。
本文最后在论述政府主导型展会项目管理理论和应用现状的基础上,提出评价标准和改进方案,并对展会项目发展做出展望。
