分公司管理细则

分公司管理细则

分公司管理细则

分公司财务管理制度实施细则

第一章、总则

1.为保证分公司经营各流程环节反映的真实、准确、及时、完整，保障分公司资产运营的安全、有效，明确各分公司财务代表岗位职责，正确履行财务代表业务及财务监督、管理职能，特制定本细则条例。

第二章、财务代表岗位职责的划定及实施各分公司的财务代表属总部直接派遣，业务上由总部营销财务部直接负责，其岗位职责的确定、履行状况考评、升降级及奖惩主要由营销财务部负责实施，财务代表只在日常行政管理事务上接受分公司业务经理管辖。

各分公司财务代表工作岗位职责主要有以下几大类：

★财务职能

资金收、付、存的管理及核算分公司各项费用审核、报销及核算库存收、发、存的管理及核算增值税专用发票的开具分公司资产保全的管理监控工商、税务、银行、外部审计事宜的专项处理

★销售事务业务职能

销售流程的操作及业务监督仓储及物流配送的管理及监控

★行政辅助职能

第一节、财务代表财务职能

1.资金收、付、存的管理及核算

此处资金收、付：系指各分公司货款回收及其他专项结算帐户的资金收、付业务，严格执行收支两条线的原则，具体包括的日常操作内容如下：

1.1销售货款的回收

1.1.1财务代表每月直接与客户进行对账，监督销售回款的进度。

日常销售应收款回收应严格按照总部统一下达的客户结算操作规定执行。

所有销售回款必须由客户汇入分公司指定银行账户，分公司任何人员不得以分公司日常内务事宜分公司业务经理或财务代表休假期职责暂代的过渡分公司业务经理或财务代表职务交接中的清算分公司业务经理临时交办事宜现金形式收取客户货款。

1.1.2确认回款后应按总部下达的会计核算规范进行帐务处理。

1.2汇付货款回笼

1.2.1财务代表按照总部制定的货款回笼操作规定，及时将货款交付(或汇付)总公司，每天对银行账户资金进行跟踪，当银行存款资金累计达到5万元时，必须及时汇付总公

司。

月底轧帐日止必须将资金全部汇入总公司账户，账户余额不得超过5000元(只指现金、银行存款，不含税务专户留存余额)，确因临时大额费用开支需超额留存资金的，必须由分公司业务经理、财务代表共同提请报告上报总部审批后超额留存。

1.2.2 资金汇付总部账户后及时进行相关账务处理，每月与总部营销财务部进行资金往来账户的对账。

1.3分公司资金的调配使用

由财务代表统筹分公司资金需求，每月20日之前提交次月资金需求计划，交总部营销财务部审核，由集团财务中心统一进行分公司资金需求的拨付，资金需求用于开支分公司房(仓)租、分公司运营费用、市内中转运输费及力资费、业务人员差旅费、税金等。

1.4费用开支

1.4.1各分公司的日常运营费用(包括分公司水电费、办公费费、招待费、邮寄费、电话费等等)，由财务代表按总公司制定的相关费用定额进行审核，交分公司经理审批后进行报销支付，超标费用不予报销。

1.4.2 各分公司发生的支线运费(承运商至客户)由客户自行承担，公司只承担公司至中转地的市内运输费用及相关劳务费用，具体参见分公司运费开支管理办法

1.4.3 各分公司发生的房(仓)租费用必须取得正规发票(可由各地税务机关代开房租发票)，否则财务代表有权拒绝报销。

1.4.4 业务人员差旅费报销标准暂执行目前营销中心差旅费管理制度的规定，如有调整另行通知。

差旅费仍采取备用金的方式，原省区经理与区域经理单独进行报销与核算。

1.4.5 分公司人员工资及奖励等由财务代表统一核算，提交总部营销财务审核，各职能部门审批后，由集团财务中心单独拨付资金，分公司方可支付。

1.4.6 经手人填制报销单，须填写清晰，事由交待清楚，附件齐全，审核手续完备。

具体参见分公司费用开支管理规定

1.5零星借支

1.5.1各分公司正式员工因公可支取短期零星借款，费用发生后必须立即报销。

非正式员工不得借支。

1.5.2各分公司业务人员违反公司财经管理条例，向客户借支的，财务代表不得默认抵冲客户货款，并应及时上报总部主管部门进行处理。

1.6资金核对及保管

1.6.1 对于客户通过银行转帐结算办理业务往来结算的，

必须在客户使用的银行转帐结算方式到达期限

内及时进行查询、确认;对使用支票结算的，还应通过“倒进帐”的办法进行货款确认。

1.6.2 分公司现金库存余额原则上不得超过2000元。

现金及支票必须放入分公司保险柜进行保管，保险柜密码由财务代表掌握。

凡违反资金留存规定造成现金或支票被盗、遗失的，一律由财务代表承担经济损失。

1.6.3 财务代表必须做好现金及银行日记账，每月底与银行账单进行对账，做好银行余额调节表。

1.7财务核算、财务报表的填制、保管及审计

1.7.1财务代表按照总部统一下达的财务核算规范进行分公司各种业务的账务处理，

1.7.2财务代表按时出具财务报表，做好财务分析，对外提供的财务报表必须经过总部营销财务审核方可对外报送。

1.7.3 总部营销财务部或集团财务中心将定期和不定期对分公司财务核算和各种报销业务进行审计查询。

2.库存收、发、存

此处的库存收、发：系指各分公司仓库货物的收货、销售发货。

各分公司财务代表负责总公司发往分公司货品及客户退回分公司货品的收验;分公司发往本业务区域内客户货品的

核发。

具体包括的日常操作及核算内容如下：

2.1 货物验收

2.1.1各分公司财务代表根据总公司物流部门《销售出库单》上注明的品种、规格、数量、单价、金额等与实际收到入库实物进行认真核对，并K3分销系统里办理入库手续，及时更新“存货明细帐”。

2.1.2如发现实际验收入库的货品的品种、规格、数量、单价、金额与《发货结算单》有差异时，应严格按照总部有关管理规定进行处理，同时应及时上报总部相关主管部门。

2.2销售发货

2.2.1各分公司财务代表根据分公司业务区域各客户的“货物需求订单”，按照销售管理流程认真办理相关校验手续，校验发货品种、规格、数量、收货单位、开票日期、制单人、签批等，做到手续完备，真实准确。

2.2.2对于前期留有大额应收款而无法按公司规定予以清结的客户订单，财务代表应严格按照总部下达的相关管理规定进行控制货物配发处理。

2.2.3对于已经开具《销售出库单》，并进行了销售核算的客户订单，财务代表必须及时办理货物出库手续，不得以任何借口留库不发、任意调换。

2.3客户退、换货