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纸质档案与电子档案“双套制”管理探析【摘要】随着信息技术的发展，纸质档案和电子档案的管理变得日益重要。
本文探讨了纸质档案与电子档案“双套制”管理的背景、优势、存在的问题、解决方法和案例分析。
纸质档案和电子档案各有其优势，双套制管理能够充分发挥二者的作用，提高档案管理效率。
在实践中也存在着一些问题，例如重复建档和档案安全性等。
为了解决这些问题，需采取合适的措施，如规范管理流程和提高系统安全性。
通过案例分析，我们发现采用双套制管理的组织更能有效地保护和利用档案信息。
本文提出了管理建议，包括加强培训和完善管理制度，并展望了双套制管理在未来的发展前景。
【关键词】纸质档案、电子档案、双套制管理、背景介绍、优势、存在的问题、解决方法、案例分析、管理建议、未来展望.1. 引言1.1 纸质档案与电子档案“双套制”管理探析在信息化快速发展的今天，纸质档案与电子档案的管理方式也在经历着新的变革。
传统的纸质档案管理方式和现代化的电子档案管理方式各有优势和劣势，针对这种情况，一种新的管理方式——纸质档案与电子档案“双套制”管理开始逐渐流行起来。
通过将纸质档案和电子档案相互结合，可以充分发挥各自的优势，提高档案管理的效率和安全性。
本篇文章将对纸质档案与电子档案“双套制”管理进行深入探讨，分析其背景介绍、优势、存在的问题、解决方法，并通过案例分析来进一步阐明其实际运用情况。
给出管理建议和未来展望，为此管理方式的推广和实施提供指导和参考。
的研究，将有助于推动档案管理模式的创新，提升管理效率和信息安全性。
2. 正文2.1 背景介绍双套制管理的背景可以追溯到信息化时代的发展。
随着信息技术的不断进步，电子化办公已经成为了一种趋势，大量的文件和数据都以电子形式保存和管理。
纸质档案仍然在很多情况下具有独特的优势，比如传统的保密性、防篡改性和审阅方便等特点。
纸质档案和电子档案在管理上的结合就成为了一个不可避免的趋势。
通过“双套制”管理，可以更好地利用两种不同形式的档案，充分发挥各自的优势，提高信息管理的效率和质量。
92档案管理3/2019总第238期“双套制”档案是指同一内容的纸质载体档案和电子载体档案。
实行电子文件与纸质文件“双套”收集归档模式，是当下档案收集归档的最佳选择。
如何处理好电子档案和纸质档案的关系，抓好“双套制”管理，是档案管理者需要解决的重要问题。
1 档案“双套制”管理并存的必然性电子档案和纸质档案各有优劣，两者相辅相成，缺一不可。
无论是电子档案纸质化还是纸质档案电子化后制成的两套档案，虽然两者在内容方面完全相同，但其载体形式和功能、效力却有较大差异。
以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体质小、信息量大、检索迅捷的优势，但其局限性也很明显。
如，不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无墨迹书写的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子版可以打印出来盖上章，扫描成pdf,解决了容易被篡改的可能,电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大，寿命短，其影像记录的稳定期限不长。
纸质档案虽具有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但有信息容量小、占据空间大、管理检索不便等弱点。
因此说，电子文件的原始性成了转化为电子档案的主要障碍，而实行“双套制”收集归档后正好融合了电子文件与纸质文件的优势，既可发挥高效存取和快速检索的功能，又可保证归档文件的原始性和凭证作用。
2 档案“双套制”管理应当注意的事项2.1 档案互转前必须经过相应的整理2.1.1 文书档案。
立卷整理编目的档案，案卷质量要符合《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》（GB/T9705-1988)的要求。
以件为单位整理的档案，案卷质量要符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的要求。
2.1.2 科技档案。
整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000)的要求。
如今的时代是共享时代，科技档案比如展园园林设计均应在网站上付费使用，首先让园林从业人员可以阅读到当前中国最优秀的园林艺术手法，其次公众也可以陶冶自家的小院落。
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析纸质档案与电子档案双套制管理是指在档案管理中同时采用纸质档案和电子档案的方式进行档案的管理。
纸质档案是以纸质载体为基础，电子档案则是以电子载体为基础。
双套制管理既利用了纸质档案的直观性和传统性，又充分发挥了电子档案的高效性和便捷性。
本文将从档案双套制的概念、优势、问题和应对策略等方面进行探析。
档案双套制管理具有以下几个概念：第一，档案的双套制，即在档案管理中既留存纸质档案，又同步保存电子档案。
第二，档案双套制管理是一种集成化的档案管理模式，通过将传统的纸质档案与现代的电子档案有机结合起来，实现档案管理的智能化和高效化。
档案双套制管理是一种提高档案管理效能的方法，通过减少纸质档案的使用频次和提高电子档案的利用率，提高了档案的管理效率和服务质量。
档案双套制管理在实践中具有以下几个优势：纸质档案与电子档案相互补充，可以更好地满足不同用户的需求。
纸质档案直观、传统，适合于查阅和鉴定等工作，而电子档案高效、便捷，适合于检索和共享等工作。
纸质档案与电子档案同时保存，能够提高档案的安全性和可靠性。
纸质档案遭受自然灾害、人为损坏等风险较高，而电子档案容易受到病毒攻击、硬盘损坏等问题。
纸质档案与电子档案的互操作性强，可以实现档案的有机整合和无缝对接。
这样可以提高档案管理的协同工作能力和业务流程管理能力。
档案双套制管理也存在一些问题需要解决。
纸质档案与电子档案两者之间信息的同步性存在问题。
当纸质档案发生变动或电子档案更新时，双套的信息不一致，难以保持同步。
纸质档案与电子档案的管理流程不同，容易导致管理混乱和冗余。
纸质档案与电子档案的存储方式不同，纸质档案占据较大的物理空间，而电子档案依赖于硬件设备和网络环境。
为了解决档案双套制管理存在的问题，可以采取以下几个应对策略。
建立纸质档案与电子档案之间的信息同步机制，通过定期更新和整合数据，保持双套信息的一致性。
明确纸质档案与电子档案的管理职责和流程，规范档案管理工作，减少管理冗余和混乱。
对电⼦⽂件“双套制”归档含义的理解2019-07-16“双套制”归档并不是现在才有的做法。
⼆⼗世纪六七⼗年代，⼀些军⼯单位、研究所出于战备之需“在本单位档案室保存⼀套档案的基础上，⼜复制⼀套同样的档案异地保存到位居⼤三线的⼭区图库”，就是双套归档。
“双套制”既包括相同载体的双套，也包括不同载体的双套。
在纸质环境中，归档⽂件⼀式两套，⼀套移交档案馆，⼀套由形成单位⾃⼰保存，即是同⼀载体的双套归档。
将纸质档案连同其缩微品⼀并保存，即是不同载体的双套归档。
关于电⼦⽂件出现后的“双套制”之所指，基本上认为是同时保存同⼀份⽂件的电⼦版本与纸质版本。
如有学者认为电⼦环境中的“双套制”归档“即对同⼀份⽂件，在依然归档保存纸质⽂件的同时，⼜保存⼀份电⼦版本”。
也有学者认为“是指⽂件归档后⼆者的共存”，“双套制的实现可以是对电⼦⽂件制作纸质拷贝；也可以是对纸质⽂件进⾏数字化。
双套归档可使同⼀份⽂件的电⼦版本和纸质版本共同处于存储和可利⽤状态”。
然⽽，笔者认为电⼦⽂件出现后的“双套制”较之传统的“双套制”，其含义有了更进⼀步的拓展。
⽽⽬前研究“双套制”的众多⽂章对该问题的理解⼤多停留在两种版本处于共存的状态这⼀个层⾯上。
这种认识与传统的“双套制”之所指⼏乎同出⼀辙，没有揭⽰出内嵌于“双轨制”模式之中的“双套制”的新含义，尽管不少⽂章已经意识到“双套制”与“双轨制”的深刻区别与联系。
实际上，现阶段的“双套制”由于内嵌于⽂件运⾏的“双轨制”模式之中⽽显得更加复杂，因⽽对它的理解不能只停留于两种版本共存的层⾯。
笔者认为，从某种意义讲，双套归档的不只是同⼀份⽂件的两种版本，⽽更是同⼀份⽂件的两个部分。
由于⽂件与档案之间存在⽆法割舍的诸多⽅⾯的密切联系，对于上述问题的认识，仍需从⽂件的运转⼊⼿进⾏分析。
⽂件的运转过程也是⽂件的形成和办理过程。
⼀个机构的发⽂⼀般要经过拟稿、审核、签发、缮印、⽤印等环节，收⽂⼀般要经过拟办、批办、承办等环节。
浅谈档案管理“双套制”作者：陈淑新来源：《卷宗》2020年第19期摘要：“双套制”是在档案信息化时代纸质档案与电子档案并行管理的方案，这一方案整合了纸质档案电子档案各自的优势，规避了传统纸质档案的弊端，同时也完善了部分电子档案管理所存在的缺陷。
本文就此管理模式进行研究，将其与过去档案管理模式相比较，探索其中的进步部分，并提出相应措施以推动此模式的发展。
关键词：纸质档案;电子档案;双套制在信息爆炸的时代，各类资源电子化已成为不可逆的趋势，传统纸质档案自然也不可避免。
纸质档案由于其天然缺陷，使得长久的保存工作耗费大量人力物力，极其不便，而电子化的出现则为此缺陷提供了可替代的方案。
然而，尽管档案电子化极大程度提升了档案工作的效率，节约了资源，但一味地将工作付与电子化也不可取，档案电子化固然有其优势，其中存在的不足也是需要注意的。
有鉴于此，纸质档案电子档案双套制管理模式便应运而生，带来了一种切实可行的方法，为档案工作提供助益。
1 “双套制”的天然优势1.1 单套制的缺陷长久以来，人类社会各种档案都是以纸质形式进行保存，其后续各项工作也在此基础上进行。
档案保存着人类社会各式各样的信息，对社会的种种工作有着重要的意义，整理保存好档案是必要的。
但是，由于传统纸质媒介存在天然缺陷，比如易遭虫类噬咬、容易受潮腐朽，而一旦遭受火灾，就会造成不可挽救的损失。
因此，纸质档案的保存极其容易受到天灾人祸的威胁，这就给纸质文档保存工作带来了极大的困扰。
但随着人类文明的进步，科技水平的的提高，新的档案载体——电子档案，逐渐成为档案工作者的助力。
不同于纸质档案，电子档案以其便捷易保存而行于世，大大提高了档案工作者的效率，同时也节约了过去需要耗费的大量用于检查保存档案的资源，使得档案工作进入了一个新的纪元。
然而，电子档案并非完美无缺，能一劳永逸的解決所有问题。
相对于纸质档案来说，电子档案确实更为安全，但以目前的技术，仍然不能保证对存储设备、放置环境要求较高的电子档案万无一失，电子档案同样会受到威胁，从而造成文件的丢失、变质或者毁坏，这也是需要注意的。
对电子文件“双套制”归档含义的理解——同一份文件的两种版本与两个部分
李兵
2012-11-21 15:45:07 来源：《中国档案》(京)2011年9期【英文标题】Understanding of the "Double Copy System" of Electronic Records Archiving：
Two Versions and Two Parts of the Same Records
【作者简介】李兵，珠海市纪委珠海 519000
“双套制”归档并不是现在才有的做法。
二十世纪六七十年代，一些军工单位、研究所出于战备之需“在本单位档案室保存一套档案的基础上，又复制一套同样的档案异地保存到位居大三线的山区图库”，就是双套归档。
“双套制”既包括相同载体的双套，也包括不同载体的双套。
在纸质环境中，归档文件一式两套，一套移交档案馆，一套由形成单位自己保存，即是同一载体的双套归档。
将纸质档案连同其缩微品一并保存，即是不同载体的双套归档。
关于电子文件出现后的“双套制”之所指，基本上认为是同时保存同一份文件的电子版本与纸质版本。
如有学者认为电子环境中的“双套制”归档“即对同一份文件，在依然归档保存纸质文件的同时，又保存一份电子版本”。
也有学者认为“是指文件归档后二者的共存”，“双套制的实现可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。
双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态”。
然而，笔者认为电子文件出现后的“双
套制”较之传统的“双套制”，其含义有了更进一步的拓展。
而目前研究“双套制”的众多文章对该问题的理解大多停留在两种版本处于共存的状态这一个层面上。
这种认识与传统的“双套制”之所指几乎同出一辙，没有揭示出内嵌于“双轨制”模式之中的“双套制”的新含义，尽管不少文章已经意识到“双套制”与“双轨制”的深刻区别与联系。
实际上，现阶段的“双套制”由于内嵌于文件运行的“双轨制”模式之中而显得更加复杂，因而对它的理解不能只停留于两种版本共存的层面。
笔者认为，从某种意义讲，双套归档的不只是同一份文件的两种版本，而更是同一份文件的两个部分。
由于文件与档案之间存在无法割舍的诸多方面的密切联系，对于上述问题的认识，仍需从文件的运转入手进行分析。
文件的运转过程也是文件的形成和办理过程。
一个机构的发文一般要经过拟稿、审核、签发、缮印、用印等环节，收文一般要经过拟办、批办、承办等环节。
文件经运行才能发挥其直接参与活动的工具性作用，进而由文件转化而成的档案才具有原始记录性。
文件的副本或复制件因没有直接参与活动而没有留下“原生痕迹”，虽具有记录性，但不具有原始性，其真实性与证据力显然不足。
传统“双套制”下的两套档案中，其中一套是原始档案，而作为备份的另一套通常是副本或复制件。
严格地讲，后者不能算作档案，它主要发挥情报作用，而非证据作用。
电子文件出现以后，在相当长一段时期内，文件的运行都离不开“双轨制”模式。
而所谓“双轨制”，目前基本上认为是两种版本的文件同步随业务流程运转，在文件进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。
“双轨制”是针对文件运行处理阶段而言的，而“双套制”是针对归档保存状态而言的，前者包含了后者，后者是前者的末端。
在实际工作中，“双轨制”模式可以有诸多具体操作方式，在此仅列举一二。
比如有些单位制发文件时，在领导签发环节以纸质文件为对象进行处理，在其他环节以电子文件为对象进行处理。
有些单位在办理收文时，将接收的纸质文件数字化后输入办公系统或直接接收电子文件，并在办公系统中进行拟办，然后打印出纸质呈批单连同纸质文件(直接接收的电子文件则打印成纸质文件)送领导批办，再由文书处理人员将领导批示意见通过扫描输入办公系统或者录入办公系统，又以电子文件的方式发送至相关业务部门承办。
概括起来讲，“双轨制”运行模式主要有三种情形，不仅包括“对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理”，还包括不重复的交替办理。
其一，电子文件与纸质文件并行运转，都直接参与各个运行环节，可以是同步的也可以是异步的，但这种情形在实际工作中非常少见，除非用于特别重要的或特殊文件的办理。
其二，电子文件与纸质文件在运行过程中部分重复办理。
比如领导既在电子文件上进行电子签署，又在纸质文件上进行手写签署。
其三，电子文件与纸质文件在运行环节中交替办理，即在此环节对电子版本进行处理，在彼环节又对纸质版本进行处理，但没有一个环节重复办理。
把握“双轨制”概念的关键是看两种版本的文件是都参与了运行和处理还是只有其中之一参与了运行和处理。
若是前者，当属“双轨制”，若是后者，则是与“双轨制”概念相对应的“单轨制”。
如果电子文件与纸质文件仅在运行的后端共存，纸质文件数字化而成的电子文件因没有参与运行与处理而不是“原生文件”，只能算作复制品。
同样，电子文件打印而成的纸质文件也不是“原生文件”，也只是复制品。
此时的“双套制”并没有嵌入到“双轨制”之中，文件依然是按照“单轨制”模式进行运转的。
这种情况下，认为电子文件的“双套制”归档即是将同一份文件的电子与纸质两种版本一并保存，几乎等同于对传统的“双套制”归档的理解。
无论是电子文件的纸质拷贝，还是纸质文件的数字化，其中之一才具有“原生文件”的性质，而另一版本当属副本或复制品。
而在“双轨制”模式中，电子文件和纸质文件或多或少都参与了某项事务的办理过程，在运行的某些环节上都留下了“原生痕迹”，都有现行效力。
此时，“双套制”归档的含义不仅是对同一份文件的两种版本的共同归档保存，更重要的是对同一份文件的两个部分的归档保存。
一方面，“双轨制”模式中的电子文件与纸质文件都具有“原生痕迹”和现行效力，无所谓谁是谁的复制品。
如上文所述，业务人员在文件运行过程中需要对二者进行部分重复办理和交替办理——这是现阶段“双轨制”模式普遍采用方式，无论是电子文件还是纸质文件都只是呈现了某—活动办理过程的片段性的非一贯到底的原始性。
换言之，仅以二者之一观之，它并不具备完整的原始性，以至于由原始性支撑的真实性与证据力不得不大打折扣，除非将二者合一，否则不能完整的呈现某一活动的“原汁原貌”。
虽然可以对某一版本的文件未参与运行的环节用另一版本的复制品替代，但它在此节点上已不具备原始性意义了。
另一方面，在归档的时候，通常对“件”的定义和理解是正本与定稿为一件，正文与附件为一件，正文与文件处理单为一件，转发文与被转发文为一件。
在“双轨制”模式中，其中一个为电子文件而另一个为纸质文件的情况是常见之事——当然这是从文件的原始性或具有“原生痕迹”的意义上而言的，比如正本为纸质文件而定稿为电子文件，正文为纸质文件而附件为电子文件(甚至是无法打印成纸质文件的数据库等电子文件)等等。
因此，从档案的完整性角度考察，双套归档的电子文件与纸质文件往往就是同一份文件的两个部分，二者合一才算一份完整的档案。
厘清上述的“双套制”归档的含义，有助于理解在电子文件出现之后采取双套归档更深层次的意义与原因。
笔者认为，“双套制”归档的意义与成因除了出于对电子文件与纸质文件的优势互补的考虑以及基于电子文件自身特点而采取的策略外，更重要之处在于它是档案完整性与真实性的保证。
如果把电子文件与
纸质文件视为同一份文件的两个部分，那么二者的地位和价值就显得同等重要，将二者同时归档保存乃理所当然。
这是采取双套归档的根本原因。
【参考文献】
[1]刘红，谈谈档案的双套制管理[J].机电兵船档案，2010(1).
[2]王健，电子时代“双套制”归档的新内涵[J].中国档案，2004(12).
[3]冯惠玲，电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案，
2003(12).。
