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学号： 20080101050934 密级：________________

兰州城市学院本科毕业论文 现代秘书的知识结构简论

学 院 名 称： 文学院 专 业 名 称： 汉语言文学（文秘教育） 学 生 姓 名： 张 福 指 导 教 师： 米文佐 教授

二○一○年四月 2

BACHELOR'S DEGREE THESIS OF LANZHOU CITY UNIVERSITY

To explain the modern secretary’s instruction of knowledge

College ： Department of Chinese Subject ： Secretary Education Name ： Zhang Fu Directed by ： Mi Wenzuo Professor

April 2010 3

郑 重 声 明 本人呈交的学位论文，是在导师的指导下，独立进行研究工作所取得的成果，所有数据、资料真实可靠。尽我所知，除文中已经注明引用的内容外，本学位论文的研究成果不包含他人享有著作权的内容。对本论文所涉及的研究工作做出贡献的其他个人和集体，均已在文中以明确的方式标明。本学位论文的知识产权归属于培养单位。

本人签名： 日期： 4

摘 要 新时期随着科技的进步、社会的快速发展，秘书也将面临着新的机遇和挑战。尤其是进入新世纪以来，社会对于那些已熟练掌握传统工作方法的秘书工作者提出了更新的问题和挑战。本文通过对现代秘书具备的知识结构的认真分析与研究，使秘书人员了解知道现代社会需求的是“通才”和“杂家”式的秘书。这就要他们除了要熟练掌握过去的旧知识外，还要掌握新的知识，并使其不断地对知识结构进行自我调整、自我更新与完善，争取做一名合格的适应时代的优秀秘书，为秘书事业的发展贡献更多的力量。

关键词：现代秘书；知识；结构；整合；完善 5

ABSTRACT The new period progresses in the wake of the science and technology, and the society rapids growth. Secretary will be face with opportunity and challenge, especially enter the new century since, society grasped the secretary the traditional work released proficiently to those and work. This article through analyze conscientiously to structure of knowledge the modern secretary possessed structure of knowledge the modern. This is about to beg them besides exercise the past old knowledge proficiently need and make it unceasingly make the adjustment to structure of knowledge self renew and complete, compete for and do a qualified the excellent secretary that adjust to era. It is more force for contribution of development of secretary’s cause.

Key words: modern secretary; knowledge; contracture; conformity; consummate 6

目 录 一、引言……………………………………………………………………………………7

二、现代社会对秘书从业人员的需求状况分析…………………………………7

三、新时期社会对秘书人员的知识结构的需求…………………………………8

（一）具备提高自己修养的基础知识…………………………………………………8

（二）具备提高自己能力的专业知识…………………………………………………10

（三）具备提高自己技能的相关知识…………………………………………………12

（四）具备开拓自己视野的社会知识…………………………………………………14

四、秘书人员对新知识的汲取与整合………………………………………………17

（一）秘书人员获取新知识与重新整合知识的意义………………………17

（二）获取新知识的方法…………………………………………………………………17

（三）优化秘书知识结构的途径………………………………………………………18

结论……………………………………………………………………………………19

参考文献 ………………………………………………………………………………………20

致谢 ………………………………………………………………………………………………21 7

一、引言 秘书已经成为当今社会各种事务工作中不可或缺的组成部分。各种社会关系的多样化、复杂化，导致了秘书工作的不专一性，也使秘书成为了领导的“领导”，辅助领导管理，为领导提供综合服务。在各部门之中秘书是上呈下达的中间环节，是联络内外各方的枢纽机关。从这个意义上讲秘书就是万能的。造就这样的万能秘书往往除了领导的精心栽培外，主要还是靠其自身具有复杂的知识结构。尽管这样，在知识经济背景下的各企事业单位依然对秘书从业人员提出了更高更新的要求。

二、现代社会对秘书从业人员的需求状况分析 根据近年来对人才市场反馈的供需信息分析，社会对文秘人才的需求大致可分为四类： 一类为服务型秘书，如公司办公室、基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书等；二类为事务型秘书，如企业、公司、基层行政事业单位的办公室文员、公关人员、档案管理人员等；三类为文字型秘书，如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员；四类为管理型秘书，如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任、基层行政事业单位办公室主任等。 依据职责的大小，秘书又可以分为以下三种：一是初级秘书——以接打电话、收发传真信件等服务为主。比如企业的初级秘书应该包括公司前台接待、电话接线员、部门事务助理等。他们的职责比较单一，技术含量较低，薪金也相对较低；二是中级秘书——能够写一般信函、起草报告和准备会议等，多为大专或本科毕业生。比如企事业单位中的部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书，处理各种事件的能力要求较高，薪酬也相对较高；三是高级秘书——能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识，又有应急处理能力。高级秘书是在市场环境下，组织横向联系的加强以及现代化办公手段对组织的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。比如， 8

企事业单位中的高级秘书包括跨国公司的首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等，这类人才目前属于人才市场上的稀有资源。

三、新时期社会对秘书人员的知识结构的需求 新时期的秘书从业人员要做一个知识的“通才”和“杂家”，秘书的这种知识结构应该呈现为“业”型，才更能突显出秘书从业人员精湛的“专业”知识和较强的“业务”水准。从整体来看，“业”字的一横相当于秘书从业人员基本的基础知识，两竖则代表秘书的专业知识和所在行业的行业专业知识，而左右相称的两点则代表秘书的其他相关知识。只有扎实、稳重的基础知识，才能支撑起整个秘书人员高雅的窗口形象；只有对称、平衡的相关知识，才能点缀出整个秘书人员高超的业务技能；只有相随、平稳发展的专业知识，才能突显出整个秘书人员精专的业务水平。为此，在新时期做一名优秀的秘书，应具备以下几个方面的知识结构：

（一）具备提高自己修养的基础知识

基础知识是指作为一名秘书所必须具备的最起码的知识面，应包括科学文化知识、马列主义等政治理论知识和政策性法规知识。

1.科学文化知识 科学文化知识应包括自然科学和社会科学两方面的基础知识。 （1）自然科学基础知识。自然科学基础知识指数学、生物、天文和地理等知识。这些常识作为秘书都应得掌握。据有关研究表示，数学学得好的人智商都很高。因此，在对秘书工作的研究和实践当中，人们也开始认识到数学方法的巨大作用，如辅助决策中的对策论和运筹学方法，经济分析中的抽象方法和定量化方法，市场预测中的坐标象限方法及倒数概念的运用，公文研究中的模型方法等等。同数学一样，其他自然科学如生物、天文和地理等，尤其对企业秘书都不能忽视。如企业秘书在领导安排国际旅程时，若无必要的地理知识和天文知识，忽略或错误地计算了时差变化，就会造成很大的麻烦，甚至耽误要事。 （2）社会科学基础知识。社会科学知识如历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识等等，秘书人员都要对此有所掌握。不但要了解自己学科的发展历 9

程，也要懂得中外文明演进的历程，有利于我们借鉴历史经验，能使我们避免重蹈前人覆辙，能使我们肩负各项事业都立足于科学决策的基础之上，能使我们在创造现实的活动中变得更加聪明，更加理智。在历史当中，尤其是我国历史中所弘扬的传统美德，对秘书人员良好美德的形成也有极大的塑造作用。不管是“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”的情怀，还是“天下兴亡，匹夫有责”的气概、“苟利国家生死以，岂因祸福避趋之”的思想，都为秘书人员奠定了人格基础。秘书人员对祖国的社会发展变化历史，对几千年形成的璀璨文化，以及从中形成和发展起来的伟大的思想和社会的重大变革都应有大体的认识，才能在工作上维护祖国的利益，发扬民族传统，继承正确的思想。当然，在我们打开世界之窗放眼世界时，秘书也要对世界几千年的历史文化，特别是对主要往来国家的历史变迁，民族文化的形成要有大致的了解。这样才能准确把握不同国家的特点，对秘书的工作有相当大的补益。

2.马列主义等政治理论知识 新时期，秘书人员的工作具有很强的政治性，秘书人员有时要代表领导机关或领导者撰文、谈话、处理问题，为组织系统的领导者出谋划策，辅助其有效驾驭全局完成任务，具体贯彻党和国家的方针政策，引导整个系统遵循党和国家的既定政治方向和大致方针，去实现系统的管理目标，因而要求秘书人员必须具有良好的政治理论知识来加强和提高他们的政治思想素养。 用马克思主义哲学、政治经济学、党的建设、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”及科学发展观等理论知识武装起来的头脑，才能更好地适应现阶段秘书的发展。提高秘书人员的政治思想素养，是秘书人员健康成长的保证。作为一名合格的秘书人员要安于本职工作、忠于职守，淡泊名利、不为世俗所惑，要耐得起寂寞安于清苦，一身正气、两袖清风，兢兢业业、任劳任怨。