科技档案管理

科技档案管理定义：科技文件材料（即科学技术文件材料）是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。

（1）科技文件材料是人们在从事科技、生产活动中产生、形成的，它真实的记录和反映了科技、生产活动的全过程。

明确科技文件材料产生和形成的领域，有助于区分科技文件材料与一般文书材料的界限。

（2）科技文件材料是科技、生产活动的直接记录，它直接记录和反应科技、生产活动的全过程和结果，是第一手材料。

明确科技文件材料是科技、生产活动的直接记录，有助于科技文件材料和科技资料两者区分。

（3）科技文件材料是指一切记录有科技内容的和与之有关联的文件材料的总称，包括科技文字材料、科技图样、科技表册、科技照片以及科技录音和录像等。

科学技术档案（以下简称科技档案）是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

1. 定义阐述了科技档案产生的领域和内容性质科技档案产生于生产、科研、基建及管理活动之中，它包括自然科学研究活动，水文、气象、天文地震以及一切自然现象的观测活动，地形、地质的测量和勘探活动，工程和产品的设计活动，建设施工活动，产品的卡发、研制和生产活动，以及农业的科技和生产活动等等。

科技档案就是在这样一些活动领域里形成的，是这些活动的纪录和伴生物。

2. 定义明确须初始记录定义明确了科技档案室生产、科研、基建及管理活动的原始记录。

科技档案是生产、科研、基建等活动得院士记录，它是第一手材料，与活动的内容过程相对应，而不是事后另行编写和搜集的。

3. 定义规定了归档文件需有价值定义规定了科技档案是对国家和社会具有保存价值的应当归档保存起来的科技文件材料。

科技文件材料能否转化为科技档案的基本条件，在于它是否对归家和社会具有保存价值，有保存价值就应当转化为科技档案，反之则不然；科技档案是履行了归档手续，统一保管起来的科技文件材料。

1（1）、科技档案是由科技文件材料有条件地归档转化而来的，其条件一定是要具有保存价值的科技文件材料，这是科技文件材料转化为科技档案的基础，这也表明并非所有科技文件材料都要作为科技档案加以保存。

（2）、科技文件材料转化为科技档案必须履行归档移交手续。

（3）、归档的科技档案经常会以复制件的形式被科技、生产所采用，这时科技档案就转化为科技文件材料，如产品恢复生产时将保管的档案复制下来，作为科技文件材料使用。

（1）、从性质上看，科技文件材料是按照规程在科技、生产活动中形成的原始记录；科技档案是科技、生产活动的历史记录。

（2）、从功能上看，科技文件材料是指导现行科技生产活动的依据；科技档案是备查考的历史凭证。

（3）、从来源上看，科技文件材料是科技人员按照生产活动的需要有针对性编制而成的；科技档案是由科技文件材料的归档形成的，但又不局限于科技文件材料，还含有部分非科技文件材料。

（４）、从存在形式上看，科技文件材料由形成科技、生产活动的单位管理；科技档案由归档的科技部门或有关人员整理组卷，移交给本单位档案机构实行集中统一管理2从联系而言，它们同属档案的范畴。

两者的区别主要是形成领域与内容性质的不同。

（1）便于各自实现科学管理与有效利用。

科技档案与文书档案在形成规律、整理方法、检索途径上均有所不同，分开管理便于各自实现科学管理和有效利用。

（2）有利于档案的流动。

档案的流动一是指两种档案的进馆方向的不同，基层单位文书档案进综合档案馆，科技档案进科技专业档案馆；二是随企业产权的变动或重组，不可避免地会出现档案的流动。

日常进行分类整理，可以避免档案流动时的再整理工作。

1（1）、科技文件材料是指导科技、生产、建设活动的重要依据。

（2）、科技文件材料是继承科技知识的重要手段。

（3）、科技文件材料是提高经济效益的重要工具。

（1）、专业技术性。

（2）、成套性。

（3）、更改性。

（4）、通用性。

（5）、现实性2（1）、信息储备作用。

（2）、依据凭证作用。

（3）、经济效益作用。

（4）、情报作用。

（1）、专业性特点。

（2）、种类多样性特点。

（3）、成套性的特点。

（4）、现实性特点。

二、企业档案管理（一）、文件材料的收集归档工作文件材料的收集归档工作是档案工作的第一步，也是基础工作，它是重中之重，没有它，就谈不上之后的任何环节，所以文件材料的收集是极为重要的一环。

什么是企业文件材料收集归档工作：是将已经办理完毕或告一段落的具有保存价值的企业文件材料，按照归档制度随时或定期移交到企业档案部门。

企业文件材料收集归档工作作为档案管理工作的重要前提和基础，为档案管理工作提供了实际工作的对象，是企业档案部门档案形成的重要渠道和手段。

那么，如何做好文件材料的收集工件呢？1、制定符合本企业实际的《文件材料归档与不归档范围》和《档案保管期限表》每个企业不仅配备专职档案员，而且还在各处室设置了兼职档案员，我们应充分调动他们的积极性，不断提高他们的责任感和档案业务水平，把各处室形成的所有文件材料调查清楚，制定出详实的《文件材料归档与不归档范围》和《档案保管期限表》, 便可收集到齐全、完整、准确、系统的企业所形成的各类档案材料。

2、增强平时收集文件材料的意识我们制定的《文件材料归档与不归档范围》和《档案保管期限表》不是一成不变的，它是随着企业应对市场经济变化相应调整生产、经营策略而发生变化的，如新产品研制、科研课题的研发、技改项目的实施改造等等，这就要求我们应及时把新形成的文件材料补充到《文件材料归档与不归档范围》和《档案保管期限表》内，以确保其齐全完整。

3、明确归档时间企业管理性文件材料的归档时间，一般要在文件材料形成第二年的上半年内交企业档案部门归档；企业科技文件材料的归档时间，一般要在项目结束后1~3个月内归档，但对于外购设备特别是引进先进技术和设备的图纸、文字材料以及机密性较强的文件材料，应随时归档；会计文件材料归档时间，按《会计档案管理办法》规定，在年终暂由企业财务部门保管一年期满后移交本企业档案不门保管；人事文件材料归档时间，一般在办理完毕后的10~15天内向企业档案部门归档。

4、明确归档份数应该归档的企业文件材料，一般归档1份。

重要的、使用频繁的企业文件材料，其复制件可以归档保管2~3份。

比如企业管理文件材料中的规章制度、办法、重要通知等，科技文件材料中的加工或施工的蓝图、科技研究成果报告等，可以归档1~3份。

5、明确归档要求和手续归档工作应由办公室和企业文件材料形成部门承担。

由形成文件材料的部门和人员承担归档工作，既能保证归档文件材料的质量，也便于日后查阅利用。

归档的文件材料要选用优质材料，如应当选用优质的纸张，不易脱色的墨水。

对破损、模糊不清的文件材料应予以修复或复制；归档的文件材料要进行组卷、编目以后方可归档；向档案部门移交时，应填写移交单一式2份，由交接双方按清单移交点收，并且签字、注明交接日期，然后各存一份，以备查考。

6、把上述制度纳入厂规厂法或企业全面质量管理体系之中。

（二）、企业档案分类为完善企业档案业务工作，提高企业档案信息的综合整体管理水平，以更好地服务企业抓质量、产品、效益的需要，1992年国家档案局印发了《工业企业档案分类试行规则》，什么是企业档案分类：依据企业档案的自然形成规律，以及档案相互之间的有机联系，遵循一个统一的准则，将企业档案分门别类，形成一个具有一定从属关系或平行关系的有机系统。

1、企业档案分类的基本原则（1）、企业档案分类的对象是企业的全部档案，将企业档案作为一个有机整体，不再只局限于文书档案、科技档案各个局部。

（2）、企业档案分类的依据，主要是立足于企业在社会分工中的职能。

这里提出的管理职能是指企业生产与管理活动的整体职能，是生产经营的全过程。

在坚持管理职能分工为主要分类标准的同时，还要结合企业档案的内容和形成特点。

就是要求在分类中保持档案所反映事物属性的不变性和有序性。

（3）、企业档案分类类目划分要坚持上位类目设置对下位类目的包容性，保证档案所反映事物内容的有机联系，不应人为地颠倒、错位和裂解。

2、一级类目设置依据上述三个原则，《工业企业档案分类试行规则》中设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

这十个一级类目的设置即体现了企业管理职能分工，以及其相互之间的联系。

同时又体现了档案的形成特点。

如党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理和会计档案、干部职工档案是体现企业管理职能分工，而产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器则是反映企业生产职能分工。

这十个大类之间是平行关系。

另外，这个《规则》是以工业生产企业为主要研究对象出台的，由于企业的行业类别较多，规模差别大，又有不同的管理特点，所以在一级类目设置上留有一定的灵活性。

如企业规模特大（特大型联合企业）、生产特殊产品企业（电力企业）、采掘企业（矿业采掘企业、石油天然气采掘企业），有一些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。

再如非工业企业、非生产企业、规模较小的企业和所有制不同的企业，由于生产与管理相对于工业企业或生产企业较为简化一些，形成的档案也就相对少一些，在设置一级类目时，可参照《规则》适当减少或合并一级类目。

3、二级类目的设置（1）、二级类目设置的基本原则二级类目设置要遵循企业档案分类原则的要求，以企业管理职能分工为主，结合档案形成的特点来设置。

就是要求在划分二级类目时，要在已确定的一级类目范围内，就其全部管理工作内容，按照职能分工的不同，并结合档案形成的特点，确定类目。

这就是二级类目设置的基本原则。

在《工业企业档案分类试行规则》中，除了产品类、科学技术研究类、基本建设类和设备设备仪器类以外，共设置了40个基本二级类目。

在当今企业管理体制和经营机制的变化中，各种不同企业在管理分工上有较大差异，考虑到企业之间的这种差异，对已提出的二级类目进行了限定，称为基本二级类目，是为给企业留有更大的灵活性。

允许企业结合实际需要增加或减少设置二级类目。

（2）、二级类目设置的基本方法第一种分类方法是按职能分工和问题进行分类设置。

党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四大类的二级类目可按职能分工进行分类。

它是将同一机构或不同机构工作形成的档案，都按其所反映的职能性质，分别划为若干类。

这里说明一点，《工业企业档案分类试行规则》是研究解决企业档案的实体分类，是解决企业档案的分类整理和排架管理，如果分类层次过多，会给企业档案实体管理带来不利。

如卷内文件过少、倒架、档号编制复杂等。

我们建议不设置三级类目。

如果企业这四类档案数量确实较大，那么，二级类目以下的划分一般按问题分类。

如组织工作类目一般可设置组织管理、党员干部管理、整党建设和其他四个三级类目。