Word长文档编辑说明

word长文档编辑(一)(2008-07-16 23:39:31)实验目的1. 了解篇幅较长的Word文档的排版技巧。

2. 掌握大纲视图的使用方法。

3. 掌握设置大纲级别的方法。

4. 掌握长文档目录的创建方法。

5. 掌握多级符号的设置方法。

6. 掌握Office公式编辑器的使用方法。

7. 掌握流程图的制作方法。

8. 了解撰写毕业论文时的一般方法和技巧。

实验内容本实验我们以撰写文档“毕业论文(草稿).doc”为例，练习用Word制作毕业论文，掌握编辑长文档的方法和技巧。

论文的格式我们以“青岛大学硕士论文规范”为要求。

首先了解一下大纲视图：1. 大纲视图用缩进文档标题的形式代表标题在文档结构中的区别，也可以使用大纲视图来处理主控文档。

2. 大纲极别：用于为文档段落指定等级结构的段落格式，分为1级～9级。

一、页面设置1. 单击【文件】→【页面设置】，打开“页面设置”对话框。

2. 在“页边距”选项卡中，设置上边距：3.5cm；下边距：2.6cm；左边距：2.6cm；右边距：2.6cm；装订线：0.5cm。

3. 切换至“纸张”选项卡中，在“纸型”下拉列表框中选择“A4”。

4. 切换至“版式”选项卡中，设置页眉2.5cm，页脚2cm。

二、利用样式创建纲目结构因为毕业论文篇幅较长，所以首先应该完成的工作是确定各部分的主要内容，然后创建文档的纲目结构。

我们首先创建一个空白的Word文档，文件名“毕业论文.doc”。

1. 定义各级标题样式在论文中，共有三级标题，而这些标题的格式与Word的内建标题样式不同，所以我们修改以下三个内建标题样式和内建正文样式。

样式名格式标题1 小三号、黑体、段前段后0.5行、居中对齐标题2 四号、黑体、段前段后0.5行标题3 四号、黑体、段前段后0.5行正文小四号、宋体，标准字间距、1.25倍行间距、首行缩进2个字符2. 定义多级符号列表多级符号列表是为文档设置层次结构而创建的列表。

文档最多可有9个级别。

在本例中，我们定义三级符号列表。

(1)单击【格式】→【项目符号和编号】→【多级符号】，如图3-1所示。

图3-1 “多级符号”选项卡(2)选择任一种多级符号样式，单击“自定义”按钮，打开如图3-2所示的“自定义多级符号列表”对话框。

图3-2 “自定义多级符号列表”对话框(3)设置第1级别符号1)在级别列表中单击“1”。

2)在“编号格式”文本框中输入“第”。

3)从“编号样式”下拉列表框中选择“一,二,三……”。

4)在“编号格式”文本框中输入“章”,“编号格式”文本框中显示“第一章”。

5)单击“字体”按钮，打开字体对话框，设置字体黑体，字号小三号。

6)在“将级别链接倒样式”下拉列表框中选择“标题1”。

如图3-2所示。

(4)设置第2级别符号1)在级别列表中单击“2”，删除“编号格式”中的内容。

2)在“前一级别编号”下拉列表框中选择“级别1”，“编号格式”文本框中显示“一”（带有灰色域底纹）。

3)在“编号格式”文本框中“1”后单击鼠标，输入“.”。

4)从“编号样式”下拉列表框中选择“1,2,3……”，“编号格式”文本框中显示“一.1”（带有灰色域底纹）。

5)单击“字体”按钮，打开字体对话框，设置字体黑体，字号四号。

6)在“将级别链接倒样式”下拉列表框中选择“标题2”。

7)单击选中“正规形式编号”，“编号格式”文本框中显示“1.1”（带有灰色域底纹）。

(5)设置第3级别符号1)在级别列表中单击“3”，删除“编号格式”中的内容。

2)在“前一级别编号”下拉列表框中选择“级别1”，“编号格式”文本框中显示“一”（带有灰色域底纹）。

3)在“编号格式”文本框中“1”后单击鼠标，输入“.”。

4)在“前一级别编号”下拉列表框中选择“级别2”，“编号格式”文本框中显示“一.1”（带有灰色域底纹）。

5)在“编号格式”文本框中“一.1”后单击鼠标，输入“.”。

4)从“编号样式”下拉列表框中选择“1,2,3……”，“编号格式”文本框中显示“一.1.1”（带有灰色域底纹）。

5)单击“字体”按钮，打开字体对话框，设置字体黑体，字号四号。

6)在“将级别链接倒样式”下拉列表框中选择“标题3”。

7)单击选中“正规形式编号”，“编号格式”文本框中显示“1.1.1”（带有灰色域底纹）。

3. 输入文档的纲目结构将计划好的文档纲目结构输入到文档中。

如图3-3所示。

图3-3 输入的文档纲目4. 调整纲目级别(1)选中全文，单击【格式】→【项目符号和编号】→【多级符号】，选择我们定义好的多级符号，单击确定，文字格式如图3-4所示。

图3-4 应用了第1级编号的文档(2)选中“摘要”和“英文摘要”两行，单击“格式”工具栏上的“编号”按钮，取消编号。

(3)选中其它各段落，使用“格式”工具栏中的“增加缩进量”按钮（提升级别）和“减少缩进量”按钮（降低级别）调整纲目级别。

设置完毕后的纲目结构如图3-5所示。

图3-5 设置完毕后的纲目结构word长文档编辑(二)三、输入文档内容1. 使用“公式编辑器”输入公式在论文撰写中，需要输入各种复杂的公式，我们可以用公式编辑器完成。

我们以论文中的公式(2.2)为例，练习公式的输入。

(1)单击【插入】→【对象】命令，从“新建”选项卡下面的“对象类型”列表中选择“Microsoft 公式3.0”，然后单击【确定】按钮。

(2)在如图3-6所示的“公式”编辑框中输入“S(X)=”，然后在“公式”工具栏中选择“分式及根式模板”，从中选取如图3-7所示的分式模板，输入分子和分母。

图3-6 “公式”工具栏和“公式”编辑框图3-7 分式及根式模板图3-8 积分模板(3)在分号的右边单击，然后在公式工具栏中选择“积分模板”，从中选取如图3-8所示的积分模板，输入积分的上下限及积分函数。

用类似的方法，选择所需的模板和符号。

2. 插入流程图在论文中，可以使用“自选图形”来制作流程图。

我们以“毕业论文(草稿).doc”中(2.6)节中的流程图为例，练习制作流程图。

(1)单击“绘图”工具栏上的【自选图形】→【基本形状】→【矩形】命令。

(2)Word会在当前光标所在的位置创建一个绘画画布，移动鼠标指针到画布中，当指针变为“十”字形时，拖曳鼠标绘制矩形，如图3-9所示。

图3-9 绘制矩形图3-10 “添加文字”命令(3)用右键单击矩形，从弹出的快捷菜单中选择“添加文字”命令，如图3-10所示。

当矩形框中先是闪烁的光标时，在矩形中就可以输入文字“读取图像”。

(4)用类似的方法制作流程图中其它的箭头、菱形等其它图形。

(5)添加连接符。

流程图中的每一个图形都需要与其它图形相连，连接线可以是直线，肘形或曲线等多种。

我们可以使用“自选图形”中的连接符来制作连接线。

方法是1)单击图形，选取【自选图形】→【基本形状】→【连接符】。

图3-11 拖曳鼠标绘制连接线图3-12 绘制完成的连接线2)鼠标指向初始图形，此时该图形四周边框会自动出现四个蓝色的控点，在适当的控点处单击，拖曳鼠标绘制连接线到达目标图形的控点位置，如图3-11所示。

释放鼠标，连接符的绘制便完成了，如图3-12所示。

连接符会随所连接的图形的位置改变长度和方向。

四、设置页眉和页脚论文要求页码由正文起用阿拉伯数字连续编排，5号宋体字，页脚居中排列。

页眉也由正文起设置，“引言”或“第XX章XXXX”等大标题与“五邑大学硕士学位论文”交替出现，5号宋体字，居中排列，页眉底下划一条线。

1. 分节根据论文格式要求，页眉和页脚从第一章开始。

摘要和英文摘要部分，不加页眉和页脚。

所以从每一章开始将整个文档分成两节。

(1)鼠标在“第一章引言”前单击。

(2)单击【插入】→【分隔符】→【分节符】→【下一页】。

此时，全文分成两节，可以设置不同的页眉和页脚。

2. 设置奇偶页不同的页眉和页脚(1)单击【文件】→【页面设置】，打开如图3-13所示的“页面设置”对话框。

(2)切换至“版式”选项卡中，设置页眉2.5cm，页脚2cm。

(3)选中“奇偶页不同”选项。

(4)单击【确定】按钮。

图3-13 “页面设置”对话框3. 设置页眉与页脚(1)将光标移至“第一章引言”后，单击【视图】→【页眉和页脚】，打开“页眉和页脚”工具栏，同时页眉与也叫处于编辑状态。

因本节页眉与上一节不同时，因此要保证“页眉与页脚”工具栏上的“同前”按钮未被按下。

(2)设置第2节的奇数页页眉为“第X章XXXXX”。

a)单击【插入】→【域】，在打开的“域”对话框中选择“链接和引用”类别。

在“域名”列表中选择“StyleRef”。

在“域属性”列表中选择“标题1”。

选中“域选项”中的“插入段落编号”复选框。

如图3-14所示。

单击【确定】按钮。

至此可以插入编号部分——“第X 章”。

如图3-15所示。

图3-14 “域”对话框图3-15 奇数页页眉的编号部分b)在“第X章”后输入两个空格，再单击【插入】→【域】，在打开的“域”对话框中选择“链接和引用”类别。

在“域名”列表中选择“StyleRef”，在“域属性”列表中选择“标题1”。

但不要选中“域选项”中的“插入段落编号”复选框。

单击【确定】按钮。

至此插入了标题文字。

如图3-16所示。

图3-16 奇数页页眉c)设置页眉的格式为5号宋体字，居中对齐。

(3)单击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按钮，显示第2节“偶数页页眉”，输入“青岛大学硕士士学位论文”。

格式为5号宋体字，居中对齐。

如图3-17所示。

图3-17 偶数页页眉(4)单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，开始编辑页脚。

单击“页眉和页脚”工具栏上的“页码”按钮，在页脚中插入页码。

5号宋体字，居中对齐。

单击“设置页码格式”按钮可以选择页码的样式。

word长文档编辑(三)五、生成文档目录1. 设置要在目录中显示的文字可以显示在目录中的文字包括3部分：∙样式：应用了标题1～标题9样式或基于这9个样式的自定义样式的文字。

∙大纲级别：被设置为1～9级大纲级别的文字。

∙目录项域：使用目录域项(TC域)标记的文字。

(1)将文档中的标题段落应用各级标题样式。

这一步我们在建立文档纲目时已经完成了，可以再检查一下有无遗漏或错误。

(2)切换到大纲视图，保证将要显示在目录中的文字设置为正确的大纲级别。

已经应用了内建标题样式的段落的大纲级别已自动设置，也可以将没有应用内建标题样式的文字设置为需要的大纲级别，以显示在目录中。

(3)若不能应用内建标题样式，也不能设置大纲级别的文字位置，若需要显示到目录中，可以使用目录项域。

例如，我们需要在目录中显示“英文文摘”，但文中并无这4个汉字，我们可以使用目录项域标记英文文摘的位置。

方法是：a)在英文文摘题目前单击鼠标，然后按下快捷键Alt+Shift+O，打开如图3-18所示的“标记目录项”对话框。