公司电子邮件使用规范
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公司电子邮件使用规范
一、 邮件文本及格式规范：
1 邮件内容：
一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址抄送邮件地址、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期,有明显称呼、签名、日期的邮件,能使查阅者一目了然; 2邮件字体：
1全文统一；
2字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字；
3字体为正体；
4字体颜色为黑色,个别重点处可加黑、加大或显着的颜色; 3邮件附件：
如邮件中含有附件及附件数量,应在邮件内容中说明; 4邮件格式：使用公司统一的Logo及信纸格式,如无信纸格式,则不使用信纸; 5个人签名：
1个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、 e-mail等；
2如有工作需要,需和外部联系,还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码,skype号等;
二、 邮件语言文字规范： 1语言表述清楚、简练,不能有岐义; 2规范用语,尽量少用口头用语,不用俚语;
3 段落分明、清晰;
4 用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪;
三、 邮件发送规范： 1邮件主题： 邮件必须写明主题; 2邮件发送：
1 邮件内容需注意保密性,要明确收件人的范围,不遗漏需要发送的人,不发 给无关人员；
2 涉及企业内部操作的信息,不要发送邮件；
3 敏感信息,需要用隐晦的表达方式；
4 决定性、关键性内容要点应在正文中描述,附件只作为详细分解说明；
5 明确主送人和抄送人,避免两者混淆不分,主送人为必须知悉该邮件内容的 当事人,涉及请示、问询等内容的,或需要指示、告知时,主送人一般需要回复邮件,抄送人为有必要了解该邮件内容的人员；
6 慎重考虑邮件发送人员,重要和必须了解的信息,抄送上级领导或横向部门 领导；
7 转发邮件时,要注意内容保密性,检查原邮件内容,确定需要引用的内容；
8 连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误；
9 接受抄送邮件人员,一般不需要回复；
10邮件发送前,检查一遍,确认无误及已添加需要发送的附件后再发送 3邮件群发： 1 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发;
2 回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复; 4邮件优先级
1 邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级;
2 不要频繁使用邮件高优先级;
四、 其他注意事项: 1不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件; 2工作时间勿发与工作内容无关的邮件; 3邮件只是从多沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件;
4 重要紧急事项,发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到; 5邮件附件的总容量应尽可能少于5M,如附件较大,应压缩后发送;
6 无保留价值的邮件阅后及时删除,避免占用空间;
7 需要归档的邮件及时归档留存;
8 对不熟悉来源的邮件,需确认无危害后才打开,避免病毒侵入;
