万科集团档案管理办法（MHKG-ZG-ZD-009）
1.目的
为了有效的保护和利用档案，充分发挥公司历史资料的作用，规范公司档案管理，特制定本制度。
2.适用范围
万科控股集团有限公司及下属各控股子公司。
3.定义：
4.职责：
4.1.综合管理部
4.1.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的所有文书档案。
4.1.2.负责对档案的借阅进行审批、登记管理。
4.1.3.负责档案销毁申请的提出及审批后的档案销毁执行。
4.2.集团各职能部门及各子公司
4.2.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管与本部门/子公司业务有关的所有文
书档案。
4.2.2.负责对与本部门/子公司业务有关的文书档案销毁申请的审核。
4.2.3.负责在本部门/子公司阶段业务结束后将有关重要文书档案移交集团综
合管理部。
5.程序和内容：
5.1.档案立卷范围
5.1.1.公司成立所形成的一切文件。
5.1.2.公司章程类文件。
5.1.3.公司管理规章制度。
5.1.4.重要会议记录、会议纪要。
5.1.5.经营计划、工作总结；
5.1.
6.意向书、合同、协议、立项报告及可行性报告。
5.1.7.重要的来往信函。
5.1.8.一切与公司业务、技术、项目有关的资料。
5.2.档案立卷要求：
5.2.1.各部门立卷要求
5.2.1.1.凡是各部门在业务活动中所形成的、具有查考利用价值的文字材料及
音像资料均属归档范围，不得由部门或个人分散保存，必须由业务部门
整理后，定期交给综合管理部集中管理保存。
5.2.1.2.各项业务一旦结束，其有关该项业务往来的一切材料、函件都应移交
综合管理部正式存档（所签合同、协议、意向书、委托书需在签订后立
即交到综合管理部存档），业务部门如有需要，可建立复印件的业务档
案，以便工作。
5.2.1.3.业务部门形成的文件应由本部门指定的专人保管。
5.2.1.4.业务部门文件保管人员有责任将本部门形成的文件收集齐全，并对文
件材料进行初步分类整理、打出文件目录。目录中应包括文件名称、摘
要、形成时间、页数、份数、备注（注明是原件或复印件）。
5.2.1.5.财务部独立管理会计档案---凭证、账薄、财务报表类、借款、贷款合
同（注：财务部只留一份原件，其余原件交综合管理部保管；如原件只
一份，财务部留复印件。）
5.2.2.综合管理部立卷要求：
5.2.2.1.立卷的文件材料应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特
征及文件内容进行立卷。
5.2.2.2.在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统排列。
5.2.2.3.拟订案卷标题要简明、准确。
5.2.2.4.整理好的案卷要确定案卷的保管期限。文书档案的保管期限定为永
久、定期两种。定期一般分为30年、10年。专门档案另有保管期限和
销毁规定的按有关规定执行。
5.2.2.4.1.永久保管的文书档案主要包括：
5.2.2.4.1.1.公司制定的规章制度类文件材料。
5.2.2.4.1.2.公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。5.2.2.4.1.3.公司职能活动中形成的重要业务文件材料。
5.2.2.4.1.4.公司关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要
的报告、总结、综合统计报表等。
5.2.2.4.1.5.公司机构演变、人事任免等文件材料。
5.2.2.4.1.
6.公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证
性文件材料。
5.2.2.4.1.7.上级主管部门制发的属于公司经营业务的重要文件材料。
5.2.2.4.1.8.下属机构关于重要业务问题的来函、请示与公司的复函、批复
等文件材料。
5.2.2.4.2.定期保管的文书档案主要包括：
5.2.2.4.2.1.公司职能活动中形成的一般性业务文件材料。
5.2.2.4.2.2.公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。
5.2.2.4.2.3.公司人事管理工作形成的一般性文件材料。
5.2.2.4.2.4.公司一般性事务管理文件材料。
5.2.2.4.2.5.公司关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一
般性工作报告、总结、统计报表等。
5.2.2.4.2.
6.上级主管部门制发的属于公司经营业务的一般性文件材料。5.2.2.4.2.
7.上级主管部门制发的非公司经营业务但要贯彻执行的文件材
料。
5.2.2.4.2.8.下属机构关于一般性业务问题的来函、请示与公司的复函、批
复等文件材料。
5.2.2.4.2.9.下属机构报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题
报告等文件材料。
5.2.2.5.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。
5.2.2.
6.全部案卷组成后，要对案卷统一排列编写文档号，然后逐卷登记，填
写案卷目录。
5.2.2.7.原则上每年年终做一次归档立卷工作，将当年所形成的公司所有文件
按上述要求进行统一整理。
5.3.档案存档程序
5.3.1.集团各部门/项目公司及其他子公司各部门对于需要在集团进行归档的
资料进行整理，提交集团综合管理部，并提出存期建议。
5.3.2.集团综合管理部收集归档资料，审核归档资料及手续的完备性。
5.3.3.集团综合管理部根据资料的性质、存档单位建议的存期，对资料进行分
