水务工程文件归档要求(深圳市) SZDBZ 37-2011

深圳市城建档案整理规范第一条为规范城建档案的整理工作,根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《建设工程文件归档整理规范》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等标准规范，结合本市实际,制定本规范。

第二条本规范适用于本市城建档案的整理及接收进馆工作。

第三条建设单位应当做好工程准备阶段、竣工验收阶段形成的工程文件材料的收集、组卷归档工作，组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、收集和组卷归档工作,并对上述单位移交的工程档案进行汇总和统一编号编目.第四条勘察、设计、施工、监理等单位应当将本单位形成的工程档案整理组卷后向建设单位移交。

第五条建设工程项目实行总承包的,总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并向建设单位移交；各分包单位应当将本单位形成的工程档案整理组卷后及时向总包单位移交。

建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理其承包项目的工程档案并向建设单位移交。

第六条归档文件的质量要求(一）归档的工程文件应当为原件.(二）工程文件必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

(三)工程文件的内容必须真实、完整、准确，与工程实际相符合。

（四)工程文件应当采用耐久性强的书写材料,字迹清楚,图样清晰,图表整洁，签字盖章手续完备.(五）工程文件中文字材料幅面尺寸规格应当为A４幅面（２97mm×2１0mm)，图纸应当采用国家标准图幅。

(六）图纸一般采用蓝晒图,竣工图应当是新图；计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

（七）所有竣工图均应当加盖竣工图章,竣工图章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监，并签署完备。

竣工图章应当使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方空白处。

（八)利用施工图改绘竣工图的，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1／3的，应当重新绘制竣工图。

工程文件的归档范围及质量要求一、 工程文件的归档范围1. 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

2. 工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A 的要求。

二、 归档文件的质量要求1. 归档的工程文件应为原件。

2. 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3. 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

4. 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水。

5. 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

6. 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm ×210mm ）。

图纸宜采用国家标准图幅。

7. 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

8. 所有竣工图均就加盖竣工图章。

（1） 竣工图章：（样式）（2）竣工图章尺寸为：50mm ×80mm ，盖在图标栏上方空白处。

9.利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

10.不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。

工程文件的立卷一、立卷的原则和方法1.立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2.一个建设工程由多个单位工程组成的，工程文件应按单位工程组卷。

3.立卷可采用如下方法：（1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；（2）工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；（3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；（4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；（5）竣工图可按单位工程、专业等组卷；（6）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

第一章总则第一条为规范水务档案管理工作，保障档案资料的安全、完整和有效利用，提高水务档案管理质量，促进水利事业健康发展，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本部门内部所有涉及水利工程的档案管理工作。

第三条水务档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：水务档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和安全性。

（二）依法管理原则：水务档案管理必须依法进行，严格遵守国家档案管理的法律法规。

（三）科学管理原则：运用现代科学技术手段，提高水务档案管理效率。

（四）服务水利事业发展原则：水务档案管理要服务于水利事业的发展，为水利工程建设、运行、维护、科研等提供有力支持。

第二章档案分类与归档第四条水务档案分为以下类别：（一）水利工程档案：包括工程设计文件、施工图纸、工程合同、验收报告等。

（二）水文气象档案：包括水文观测资料、气象观测资料、水质监测资料等。

（三）水利行政管理档案：包括水利政策法规、行政决策、工作总结、会议纪要等。

（四）水利科研档案：包括科研项目、科研成果、技术论文等。

第五条档案归档应遵循以下要求：（一）按照档案分类，对水利工程档案进行分类整理。

（二）归档的档案应完整、准确、系统，不得缺件、破损。

（三）归档的档案应按照档案编号顺序排列，并编制归档目录。

第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防盗、防火、防虫蛀。

（二）档案库房应配备必要的温湿度调节设备、消防设备、防盗报警系统等。

（三）档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，确保档案安全。

第七条档案利用应遵循以下要求：（一）查阅档案应填写《档案查阅申请表》，明确查阅目的和内容。

（二）查阅档案应在档案室内进行，如需借出档案，须经档案管理人员批准。

（三）查阅档案应遵守保密规定，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私。

第四章档案信息化建设第八条水务档案管理应积极推动信息化建设，实现档案的数字化、网络化。

深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南一、介绍在深圳市的建设工程过程中，文件归档与档案验收移交是一个重要而关键的环节。

本指南将详细探讨建设工程文件归档与档案验收移交的流程和要求，以确保文件归档的完整性和档案的准确性。

二、建设工程文件归档流程建设工程文件归档是指将建设工程项目的相关文件进行整理、归类、编号和存档的过程。

以下是建设工程文件归档的流程：1.文件整理和归类将建设工程项目的相关文件按照一定的分类和顺序进行整理和归类，例如将设计文件、批准文件、施工图纸、合同文件等分类存放。

2.文件编号对归类好的文件进行编号，以方便查找和管理，编号可以根据项目名称、文件类型、日期等进行组合。

3.文件存档将归类和编号好的文件进行存档，选择合适的存档方式，可以是纸质档案、电子档案或者混合档案的形式。

4.档案管理建立健全的档案管理制度，对已存档的文件进行管理，包括定期检查、更新、借阅和销毁等。

三、档案验收移交流程档案验收移交是指将建设工程项目的档案移交给档案机构或者相关部门进行验收和管理的过程。

以下是档案验收移交的流程：1.档案整理在档案移交之前，需要对已存档的文件进行整理，包括整理文件的完整性、准确性、时效性和规范性等方面。

2.档案清单编制档案清单，清单中要包括移交文件的名称、编号、数量、日期和负责人等信息。

清单可以按照一定的格式进行编制，以便于查阅和管理。

3.档案移交按照档案管理机构或者相关部门的要求，将已整理好的档案进行移交。

移交时要注意确保文件的完整性和正确性，避免遗漏或错误。

4.档案验收档案管理机构或者相关部门对移交的档案进行验收，核对清单和档案的一致性，确保所移交的档案内容正确并符合要求。

四、档案管理与维护建设工程的档案管理和维护是档案工作的重要环节，以下是档案管理与维护的要点：1.定期检查定期对档案进行检查，确保档案的完整性和准确性，及时发现并处理档案中的问题和纠错。

2.档案更新随着建设工程项目的进行，有些文件可能需要补充或者更新，及时对档案进行更新，保持档案信息的最新性。

工程资料收集归档整编要求根据《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）及《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2000）的规定，结合工程实际，为保证工程资料准确、及时地收集归档，规范工程档案管理工作，对工程档案资料收集管理提出以下要求。

1、施工单位设专人负责工程档案收集管理工作。

2、工程档案资料按照工程管理资料、工程技术资料、工程质量评定资料、工程质量保证资料、施工图纸分类分卷收集归类保存。

3、工程归档保存的档案资料必须是原件，工程档案资料纸张统一采用A4纸，归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。

即文档签字采用钢笔，蓝色或黑色墨水填写，不得使用圆珠笔、铅笔填写，内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》。

4、水利水电工程施工质量评定表（以下简称《评定表》）是检验与评定施工质量的基础资料。

《水利水电建设工程验收规程》SL223-2008规定，《评定表》是水利水电工程验收的备查资料。

根据《水利基本建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号），工程竣工验收后，《评定表》归档长期保存。

因此《评定表》的填写，应遵守以下规则：（1）单元（工序）工程完工后，应及时评定及质量等级，并按现场检验结果，如实填写《评定表》。

现场检验应遵守随机取样原则。

（2）《评定表》应使用钢笔，蓝色或黑色墨水填写，不得使用圆珠笔、铅笔填写。

（3）文字：应按国务院颁布的简化汉字（或繁体字）书写。

字迹应工整、清晰。

（4）数字：用阿拉伯数字（1、2、3、……..9、0）。

单位使用国家法定计量单位，并以规定之符号表示（如Mpa、m、m3、t…….等）。

（5）合格率：用百分数表示，小数点后保留一位。

如为整数，则小数点后以0表示。

例：95.0%。

（6）改错：将错误用斜线划掉，再在其右上方填写正确文字（或数字），禁止使用改正液、贴纸重写、橡皮擦、刀片刮或用墨水涂黑等方法。

工程资料移交与归档的要求（通用版）
工程资料移交与归档的要求如下：
1、专业承包单位应按合同约定向总承包单位（或建设单位）移交完整的工程档案，移交数量不少于1套，并办理相关移交手续。

2、监理单位、施工总承包单位应按合同约定各自向建设单位移交完整的工程档案，移交数量不少于1套，并办理相关的移交手续。

3、建设单位应在工程竣工验收合格后6个月内，将城建档案馆预验收合格的工程档案移交城建档案馆，并办理相关移交手续。

4、国家和北京市重点工程及5万平方米以上的大型公建工程，建设单位应将列入城建档案馆保存的工程档案制作成缩微胶片，移交城建档案馆。

5、工程各参建方应将各自的工程档案归档保存，办理相关移交手续。

6、工程档案的保存期限应符合以下要求：
1）城建档案馆的工程档案保存期限应符合国家档案管理的有关规定；
2）监理单位及施工单位的工程档案保存期限，可根据相关规定及管理需要自行合理确定；
3）建设单位的工程档案保存期限应不少于工程实体实际使用年限。

水库除险加固工程验收文件归档整理要求为进一步规范水利工程基本建设项目文件（资料）归档整理工作的要求和方法，统一工程建设项目竣工（完工）文件编制、档案整理及竣工档案验收的标准，根据国家有关水利基本建设项目管理和档案管理的规程、规范和标准，结合水利工程基本建设项目的具体情况，制定本要求。

1 文件收集的质量要求1.1 归档的工程文件应为原件。

1.2 文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

1.3 文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

1.4 文件应采用永久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

1.5 文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

1.6 文件中文字材料幅面尺寸规格一般为A4幅画（297mm×210mm）。

图纸宜采用国家标准图幅。

1.7 文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图；计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

1.8 照片、图片的整理，每张应附以简要文字说明，并使用专用的照片档案装具，照片与底片分开存放。

1.8 音像、电子文件应使用不可擦除型光盘，并附以配套文字说明。

2 文件（资料）的整编2.1 一般规定2.1.1 项目施工及调试完成后，勘察设计、施工、监理、质量监督等单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求对文件（资料）进行整理和编制。

2.1.2 文件整编的范围包括按4.2规定收集的全部纸质文字资料、图表、图纸、照片、声像、电子文档等，主要内容有：施工综合管理文件、技术管理文件、商务管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件，材料(构，配件)质量保证书及复试文件、测试(调试)及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。

2.1.3 文件的整编按照“谁收集、谁整理”的原则执行。

水务工程档案归档顺序
说明：
1.本名目所列所有的工程档案文件，建设单位均需保留。

2.需移交市档案馆或区档案馆的工程档案，在本名目所列的材料中，施工单位治理及技术文件的“四、施工单位其他资料，五、各分部工程质量评定资料”不要求移交市档案馆或区档案馆，其余的工程资料，均需移交市档案馆或区档案馆；
3.依照工程档案多少，可设分册或合并；案卷厚度以2cm为限。

4.移交市档案馆或区档案馆的文字材料，需提供符合归档要求的电子文档。

5.施工单位的工程档案应按标段分别进行组卷；各分部工程质量评定资料
应单独成册。

建设工程档案归档范围及要求建设工程档案归档范围及要求一、归档范围：(一、)工程准备阶段文件l、立项报告2、可行性研究报告及附件3、可行性研究报告审批意见4、建设项目申请表5、建没计划通知单6、资金来源审计表7、选址意见书8、用地申请及建设用地批准书(复印件)9、拆迁协议、方案等10、用地申请及建设用地批准书(复印件)11、城市规划区内建设用地审批呈报表12、用地红线13、划拨国有土地协议书14、国有土地使用证(复印件)15工程地质勘察报告16、设计红线17、设计任务委托书18、初步设计批复19、工业民用建筑修建防空地下室审批表20、建筑工程消防设计审核意见书21、施工设计文件审查批准书22、委托勘察合同23、委托设计合同24、工程施工合同25、中标通知书26、委托监理合同27、建设工程项目报建表（放线图）28、建设工程规划许可证申报表29、建筑工程规划许可证30、建筑工程施工许可申报表31、建筑工程施工许可证32、建设工程质量监督计划书33、建设工程质量监督证书34、投资许可证（二)监理文件1、监理规划2、监理月报中的有关质量问题3、质量事故报告及处理意见4、工程竣工总结5、质量评价意见报告(三)施工文件1、开工报告2、图纸会审记录3、基槽开挖放线测量资料4、地基验槽记录和地基处理记录5、桩基施工记录6、设计变更记录7、工程洽商记录8、砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表9、砂、右、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防膏材料、轻集料出厂证明文件10、预制构件(钢、砼)出厂合格证、试验记录11、土壤(素土、灰土)干密度试验报告12、土壤(素土、灰土)击实试验报告13、砂浆(砼)试压抗压强度试验报告14、砼抗渗试验报告15、钢筋接头(焊接)试验报告16、隐蔽工程检查记录17、沉降观测记录18、工程竣工测量19、工程质量事故处理记录20、基础、主体工程验收记录21、幕墙工程验收记录22、分部(子分部)工程质量验收记录23、给排水、消防、通风、空调等管道强度、严密性、灌水、通水吹洗、试压、通球、阀门等试验记录24、电气绝缘电阻、接地电阻测试记录25、电气照明、动力试运行记录26、建筑物、构筑物施工测量记录及测量示意图27、地下管线工程竣工测量记录（四）竣工验收文件1、监督计划、安全评价书、监督证书2、防雷检测报告3、电梯检测报告4、电气检测报告5、建设工程竣工验收设计文件质量检查报告6、消防验收合格意见书7、室内环境质量检测报告8、单位工程质量评估报告9、勘察文件质量检查报告10、质量监督备案书11、建设工程安全评价书12、单位工程质量评估报告13、工程造价确认书14、竣工验收报批审查意见书15、竣工测量图16、消防检测报告17、安全监督备案书18、竣工验收备案书19、工程质量保修书(五)地下管线工程1、地下管线工程项目准备阶段文件、监理文件、施T文件、竣工验收文件和竣工图2、地下管线竣工测量成果3、其他应当归档的文件资料如：电子文件、工程照片、录像等4、城市洪水、排水、燃气、热力、电力、电讯等地下管线专业管理单位及时向城建档案管理机构移交地下专业管线图。

第四章工程资料归档要求及装订样式水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分，水利工程档案工作也贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。

即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。

所以工程档案在建设过程中、建后管理方面具有较高的利用价值。

根据《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）文件要求，结合小型农田水利工程的特点，编写了工程资料整编内容及归档要求、单位工程资料总目录样式、档案封皮样式、档案盒正面样式、档案盒侧面样式和竣工图章及竣工图确认章样式。

工程资料归档要求及装订样式的确定，可以解决工程内业资料归档内容不全、格式不统一和随意性大等问题，为各单位提供一套完整、齐全和格式规范的档案资料。

第一节工程资料整编内容及归档要求一、工程资料整编内容（共3卷）（一）工程建设管理卷1.1工程设计文件（包括项目建议、初步设计、实施方案及批复文件）。

1.2工程计划批准文件。

1.3工程招投标文件（招投标文件可单附）。

1.4工程合同文件（招标代理、监理、设计、施工）1.5工程质量监督书、工程项目划分及审批1.6开工报告审批表1.7开工报告单1.8分部工程验收鉴定书1.9单位工程验收鉴定书1.10工程竣工验收鉴定书1.11工程质量评定报告1.12工程建设工作报告1.13其它相关资料（二）施工文件材料卷2.1施工图纸、设计变更、施工技术说明及要求、图纸会审记录或记要。

2.2施工组织设计，施工计划、方案、工艺、措施2.3隐蔽工程验收记录2.4工程质量评定2.5设备产品出厂资料、图纸说明书、测绘验收、安装调试、性能鉴定及试运行等资料2.6各种原材料、构件质量鉴定，检查检测试验资料2.7各种试验报告单2.8工程施工日志2.9工程照片2.10工程竣工图2.11其它相关资料（三）监理文件材料卷3.1监理合同3.2监理规划3.3监理大事记、会议纪要3.4监理日志3.5变更价格审查、延长工期、支付审批、索赔处理文件3.6监理工程师通知单、批复文件…………3.7其他有关的重要来往文件3.8其它相关资料二、工程资料归档要求（一）卷内资料印制要求：1、资料内容也可用微机打印，但签字栏、日期及审查意见一律手填。

建设工程文件归档要求一、归档的内容范围1.建设工程项目资料：包括项目的工程设计文件、施工图纸、项目合同、招投标文件等。

2.施工过程资料：包括建筑施工日志、施工成本表、施工过程记录等。

3.竣工验收资料：包括项目竣工报告、验收备案表、竣工图纸等。

4.工程质量检测资料：包括各项质量检测报告、验收合格证书等。

5.工程维修保养资料：包括工程维修记录、保养合同、维修费用明细等。

二、归档的原则和要求1.完整性原则：归档的文件应包括项目的全部信息，不能遗漏任何一个环节。

2.有序性原则：归档的文件应按照一定的顺序，分类整理，便于查找和管理。

3.时效性原则：归档的文件应及时更新，及时归档，确保文件的准确性和有效性。

4.安全性原则：归档的文件应妥善保管，防止遗失、损毁或泄露。

5.标准化原则：归档的文件应按照标准规范进行整理，统一编号、分类、命名等。

三、归档的步骤和方法1.文件整理与分类：将各类文件进行整理，按照不同的分类进行归档，如按照工程阶段、工程专业、文件类型等进行分类。

2.文件编号：对每个文件进行编号，包括项目编号、文件类别编号、文件序号等，以方便文件的查找和管理。

3.文件命名：对每个文件进行命名，命名应简洁、明确，能够表达文件的内容和特征。

4.文件装订与存放：对归档的文件进行装订，使用合适的文件夹或文件夹存放，确保文件的安全和完整。

5.文件备份与存储：对归档文件进行备份，并存储在安全可靠的地方，防止文件丢失或损毁。

四、归档的管理和维护1.建立归档管理制度：制定建设工程文件归档的管理制度和操作规程，明确各个环节的责任和要求。

2.归档的查询与借阅：建立归档的查询和借阅制度，确保归档文件的有效利用和知识传递。

3.归档的定期检查与更新：定期检查归档的文件，进行更新和修订，确保归档文件的准确性和时效性。

4.归档的清理与销毁：定期清理和销毁归档中的过期文件，减少归档文件的冗余和存储空间。

总之，建设工程文件归档是确保建设工程项目信息的完整性、时效性和安全性的重要工作。