CIA内部审计知识要素第四章沟通
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第2105号内部审计具体准则——结果沟通2013-08-27 22:45:39第一章总则第一条为了规范内部审计的结果沟通,保证审计工作质量,根据《内部审计基本准则》,制定本准则。
第二条本准则所称结果沟通,是指内部审计机构与被审计单位、组织适当管理层就审计概况、审计依据、审计发现、审计结论、审计意见和审计建议进行的讨论和交流。
第三条本准则适用于各类组织的内部审计机构、内部审计人员及其从事的内部审计活动。
其他组织或者人员接受委托、聘用,承办或者参与内部审计业务,也应当遵守本准则。
第二章一般原则第四条结果沟通的目的,是提高审计结果的客观性、公正性,并取得被审计单位、组织适当管理层的理解和认同。
第五条内部审计机构应当建立审计结果沟通制度,明确各级人员的责任,进行积极有效的沟通。
第六条内部审计机构应当与被审计单位、组织适当管理层进行认真、充分的沟通,听取其意见。
第七条结果沟通一般采取书面或者口头方式。
第八条内部审计机构应当在审计报告正式提交之前进行审计结果的沟通。
第九条内部审计机构应当将结果沟通的有关书面材料作为审计工作底稿归档保存。
第三章结果沟通的内容第十条结果沟通主要包括下列内容:(一)审计概况;(二)审计依据;(三)审计发现;(四)审计结论;(五)审计意见;(六)审计建议。
第十一条如果被审计单位对审计结果有异议,审计项目负责人及相关人员应当进行核实和答复。
第十二条内部审计机构负责人应当与组织适当管理层就审计过程中发现的重大问题及时进行沟通。
第十三条内部审计机构与被审计单位进行结果沟通时,应当注意沟通技巧。
第四章附则第十四条本准则由中国内部审计协会发布并负责解释。
第十五条本准则自2014年1月1日起施行。
第2105号内部审计具体准则——结果沟通2013-08-27 10:45:39第一章总则第一条为了规范内部审计的结果沟通,保证审计工作质量,根据《内部审计基本准则》,制定本准则。
第二条本准则所称结果沟通,是指内部审计机构与被审计单位、组织适当管理层就审计概况、审计依据、审计发现、审计结论、审计意见和审计建议进行的讨论和交流。
第三条本准则适用于各类组织的内部审计机构、内部审计人员及其从事的内部审计活动。
其他组织或者人员接受委托、聘用,承办或者参与内部审计业务,也应当遵守本准则。
第二章一般原则第四条结果沟通的目的,是提高审计结果的客观性、公正性,并取得被审计单位、组织适当管理层的理解和认同。
第五条内部审计机构应当建立审计结果沟通制度,明确各级人员的责任,进行积极有效的沟通。
第六条内部审计机构应当与被审计单位、组织适当管理层进行认真、充分的沟通,听取其意见。
第七条结果沟通一般采取书面或者口头方式。
第八条内部审计机构应当在审计报告正式提交之前进行审计结果的沟通。
第九条内部审计机构应当将结果沟通的有关书面材料作为审计工作底稿归档保存。
第三章结果沟通的内容第十条结果沟通主要包括下列内容:(一)审计概况;(二)审计依据;(三)审计发现;(四)审计结论;(五)审计意见;(六)审计建议。
第十一条如果被审计单位对审计结果有异议,审计项目负责人及相关人员应当进行核实和答复。
第十二条内部审计机构负责人应当与组织适当管理层就审计过程中发现的重大问题及时进行沟通。
第十三条内部审计机构与被审计单位进行结果沟通时,应当注意沟通技巧。
第四章附则第十四条本准则由中国内部审计协会发布并负责解释。
第十五条本准则自2014年1月1日起施行。
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内部审计具体准那么第11号——结果沟通第一章总那么第一条为了标准内部审计的结果沟通工作,保证审计工作质量,依据?内部审计全然准那么?制定本准那么。
第二条本准那么所称结果沟通,是指内部审计机构与被审计单位、组织适当治理层就审计概况、依据、结论、决定或建议进行讨论和交流的过程。
第三条本准那么适用于各类组织的内部审计机构、内部审计人员及其从事的内部审计活动。
第二章一般原那么第四条结果沟通的目的是为了保证审计结果的客看、公正,并取得被审计单位、组织适当治理层的理解。
第五条内部审计机构应建立结果沟通制度,明确各级责任,积极有效的进行沟通。
第六条被审计单位应与内部审计机构进行认真充分的沟通,并及时反响意见。
第七条结果沟通一般采取书面或口头方式,也可采纳其他适当方式。
第八条内部审计机构与人员应在审计报告正式提交之前进行结果沟通工作。
第九条内部审计机构应当把结果沟通的有关书面材料作为审计工作底稿回档保留。
第三章结果沟通的内容及方法第十条结果沟通的要紧内容包括:〔一〕审计概况;〔二〕审计依据;〔三〕审计结论;〔四〕审计决定;〔五〕审计建议。
第十一条内部审计机构应与被审计单位进行审计结果沟通。
被审计单位对审计结果持有异议,审计工程负责人及相关人员应进行研究、核实。
第十二条内部审计机构负责人应与组织适当治理层就审计过程中发觉的重大咨询题及时进行沟通。
第十三条内部审计机构与被审计单位进行结果沟通时,应注重沟通技巧,进行平等、诚恳、恰当、充分的交流。
第四章附那么第十四条本准那么由中国内部审计协会公布并负责解释。
第十五条本准那么自2004年5月1日起施行。
内部审计具体准那么第12号——遵循性审计第一章总那么第一条为了标准内部审计机构和人员实施遵循性审计的行为,明确相关责任,保证遵循性审计工作质量,依据?内部审计全然准那么?制定本准那么。
第二条本准那么所称遵循性审计,是指内部审计机构和人员审查组织在经营过程中遵守相关法规、政策、方案、预算、程序、合同等遵循性标准的情况并作出相应评价的审计活动。
内部审计具体准则第11号——结果沟通第一章总则第一条为了规范内部审计的结果沟通工作,保证审计工作质量,根据《内部审计基本准则》制定本准则。
第二条本准则所称结果沟通,是指内部审计机构与被审计单位、组织适当管理层就审计概况、依据、结论、决定或建议进行讨论和交流的过程。
第三条本准则适用于各类组织的内部审计机构、内部审计人员及其从事的内部审计活动。
第二章一般原则第四条结果沟通的目的是为了保证审计结果的客观、公正,并取得被审计单位、组织适当管理层的理解。
第五条内部审计机构应建立结果沟通制度,明确各级责任,积极有效的进行沟通。
第六条被审计单位应与内部审计机构进行认真充分的沟通,并及时反馈意见。
第七条结果沟通一般采取书面或口头方式,也可采用其他适当方式。
第八条内部审计机构与人员应在审计报告正式提交之前进行结果沟通工作。
第九条内部审计机构应当把结果沟通的有关书面材料作为审计工作底稿归档保存。
第三章结果沟通的内容及方法第十条结果沟通的主要内容包括:(一)审计概况;(二)审计依据;(三)审计结论;(四)审计决定;(五)审计建议。
第十一条内部审计机构应与被审计单位进行审计结果沟通。
被审计单位对审计结果持有异议,审计项目负责人及相关人员应进行研究、核实。
第十二条内部审计机构负责人应与组织适当管理层就审计过程中发现的重大问题及时进行沟通。
第十三条内部审计机构与被审计单位进行结果沟通时,应注意沟通技巧,进行平等、诚恳、恰当、充分的交流。
第四章附则第十四条本准则由中国内部审计协会发布并负责解释。
第十五条本准则自20XX年5月1日起施行。
内部审计具体准则第12号——遵循性审计第一章总则第一条为了规范内部审计机构和人员实施遵循性审计的行为,明确相关责任,保证遵循性审计工作质量,根据《内部审计基本准则》制定本准则。
第二条本准则所称遵循性审计,是指内部审计机构和人员审查组织在经营过程中遵守相关法规、政策、计划、预算、程序、合同等遵循性标准的情况并作出相应评价的审计活动。
第4章内部审计业务讲义第一部分IIA对内部审计的最新定义是:内部审计是一种独立、客观的确认和咨询活动,旨在增加价值和改善组织的运营。
它通过应用系统的、规范的方法,评价并改善风险管理、控制和治理过程的效果,帮助组织实现其目标。
内部审计定义的内涵是什么?第一,内部审计是一种独立、客观的确认和咨询活动,这句话告诉我们:内部审计的基本职能不再是监督、评价,而是确认和咨询。
确认这个概念大约涵盖了我们过去所反复强调的监督和评价。
咨询这个职能,过去提得很少,但是,我们在做评价的时候,已经履行了好多的咨询职能。
第二,内部审计它是一种独立、客观的确认和咨询活动,内部审计的独立性是和公司的治理结构密切相关的,你不是想怎么独立,就怎么独立。
组织中内部审计的独立性,完全依赖于你所在组织的治理结构,但是,所有组织内部审计的客观性是一样的。
所以,每个组织内部审计的独立程度不一样,但是客观程度可以做到一样,我们在理解内部审计特征时候,这个要记住。
这个和外部审计不一样。
外部审计讲起来很重要,独立性是审计的灵活啊,我们内部审计不能这么讲,我们内部审计在组织内部里面到底能独立到什么程度,不是我们自己说了算的。
第三点,内部审计的功效在哪里?就是两句话:增加组织价值,改善组织运营。
就增加组织价值来讲,这句话,我们内部审计可得好好想清楚。
我们以前学会计、学审计的时候都认为,审计是对国家财产起保护作用。
但是今天不一样了,今天咱内部审计创造价值的功能也很大呀。
内部审计在组织的价值链上是一项间接、辅助活动,它对于企业的价值增值作用主要体现在两个方面:一方面是内部审计创造的直接价值,也就是我们内部审计可以通过自己的努力帮助组织预防和减少损失,当内部审计成本小于挽回的损失(或创造的效益) 时,比如说我们作为采购审计,可以审出很多采购问题,可以为组织节约采购成本;我们做工程项目审计,可以审出很多工程量的问题,也可以为组织节约成本,挽回经济损失,这样我们内部审计的价值就相应增加了;另一方面是内部审计创造的间接价值,它包括“威慑价值”,也就是无论内部审计是否发现了问题,但因在公司治理结构设计中有内部审计的存在,客观上会对企业内的经营管理者和其他职能部门产生潜在的威慑作用,使他们知道因为要不断地接受内部审计的监督与检查,不得不维持良好的控制系统和工作秩序,并努力改善他们的工作绩效;我们帮助组织改善一下流程,让组织流程更顺畅一点,审计的效果就很明显,这都叫增值。
2020年CIA考试大纲修订版本:《内部审计知识要素》cia考试第三部分大纲变动情况以下是对CIA考试第三部分大纲变动情况的概述。
例如,现行的CIA考试第三部分大纲中包含八个领域的内容,修订版大纲中只包含四个领域的内容。
考试题量和时长没有发生变化,依然是100题和120分钟。
现行版本I.治理/商业道德(5-15%)II.风险管理(10-20%)III.组织结构/业务流程和风险(1525%)IV.沟通(5-10%)V.管理/领导规则(10-20%)VI.IT/业务连续性(15-25%)VII.财务管理(10-20%)VIII.世界化经营环境(0-10%)修订版本I.经营才能(35%)II.信息安全(25%)III.信息技术(20%)IV.财务管理(20%)对第一部分大纲的修订还有一些需要注意的特点:第三部分注重的内容集中到了对内部审计人员来说最为关键的核心领域;新增了数据分析这个子领域;提升了相关信息安全内容的占比,加入了网络安全风险和新兴技术实务等内容;大纲中占比的领域为“经营才能”(35%);考试中部分内容要求考生基本理解相关概念,还有部分内容要求考生精通相关知识和技能。
对CIA考试三个部分大纲中涵盖的主要内容实行修订的目的是:更新考试内容,使其符合当前内部审计实务的要求;明确考生通过考试必须掌握的知识和技能;完善CIA考试各部分大纲之间(尤其是第一部分和第二部分之间)的内在结构和相互关系,明确大纲与IIA《标准》的对应关系;将第三部分考试内容的注重点转移到内部审计人员从业必须掌握的核心知识和技能。
标题:CIA国际注册内部审计师:职责、资格与发展前景摘要:本文着重介绍了CIA国际注册内部审计师的职责、资格要求以及发展前景,旨在帮助读者更全面地了解此职业,并为从事或有意从事内部审计工作的读者提供参考和指导。
正文:一、CIA国际注册内部审计师的职责1. 制定内部审计计划CIA国际注册内部审计师应当制定内部审计计划,明确审计目标、范围、内容和方法,确保审计工作有条不紊地进行。
2. 实施内部审计内部审计师需根据审计计划,按照相关法规和标准,对组织的财务、运营和风险管理等方面进行全面审计,发现潜在问题并提出改进建议。
3. 提供审计报告审计师应当就审计结果编制报告,向组织管理层提供客观真实的审计意见和建议,为决策提供参考。
4. 跟踪审核内部审计师还需要跟踪审计结果的改进情况,确保改进措施得到有效执行。
5. 风险管理协助管理层识别和评估组织面临的风险,并提出风险管理建议。
二、CIA国际注册内部审计师的资格要求1. 文化程度通常要求本科及以上学历,财务、经济、管理、会计等相关专业优先。
2. 职业背景有财务、审计、风险管理等相关工作经验者优先。
3. 考试资格需要通过CIA国际注册内部审计师考试,考试内容包括内部审计的基本理论知识、法规规范等。
4. 专业技能具备审计分析、沟通、写作、数据处理等相关专业技能。
5. 职业道德需遵守相关法规和职业道德准则,保持独立、客观和公正。
三、CIA国际注册内部审计师的发展前景1. 就业前景广阔随着企业规模的扩大和法规标准的不断提高,内部审计师的需求量逐渐增加,就业前景广阔。
2. 薪酬水平较高由于内部审计师需要具备一定的专业技能和经验,因此薪酬水平相对较高。
3. 职业发展空间大内部审计师在企业内部的发展空间比较大,不仅可以晋升为高级审计师、审计经理等职位,还可以转岗至风险管理、内控等部门。
4. 可以成为自由职业者有一定经验的内部审计师还可以选择成为自由职业者,担任外部审计顾问等职务。
cia 内部审计实务内容点CIA(内部审计准则)是一套广泛被用于内部审计实践中的指导原则。
它由三个核心部分组成:保证(C)、信息(I)和审计(A)。
下面是对这三个部分的具体内容点进行解释,以确保清晰条理。
1.保证(C):保证是CIA的首要目标,它涉及内部审计的独立性和客观性,以及确保组织达到其目标的可行性和有效性。
以下是一些与保证相关的内容点:-内部审计的独立性:内部审计部门应该与其他部门保持独立,以确保审计活动不受外部或内部的不当影响。
内部审计人员应该有权力直接报告给组织的最高管理层或董事会。
-内部审计的客观性:内部审计人员应该保持客观和公正,避免利益冲突。
他们应该基于证据而不是个人意见来作出审计结论。
-组织目标的可行性和有效性:内部审计应帮助组织检查和评估其目标实现的过程,以确保组织的长期可持续性和成功。
2.信息(I):信息是内部审计过程中的重要组成部分,包括数据和信息系统的完整性、准确性和可靠性。
以下是一些与信息相关的内容点:-数据和信息系统的完整性:内部审计应评估组织的数据和信息系统,确保它们能够支持组织的决策过程和监控活动。
这包括确保数据的完整性和正确性,以及信息系统的安全和可用性。
-数据和信息系统的准确性:内部审计应验证组织的数据和信息系统是否准确和可靠。
这包括检查数据的来源、收集和处理过程,以及验证信息系统的正确配置和操作。
-数据和信息系统的可靠性:内部审计应评估组织的数据和信息系统的可靠性,包括与其他外部和内部系统的接口和集成。
这可以确保数据和信息系统的一致性和可靠性。
3.审计(A):审计是内部审计的核心活动,它涉及评估和监督组织内部控制和风险管理的有效性。
以下是一些与审计相关的内容点:-内部控制和风险管理的评估:内部审计应评估组织的内部控制措施和风险管理过程的有效性。
这可以帮助组织发现潜在的风险和漏洞,并提出改进建议。
-审计程序和技术:内部审计应使用适当的程序和技术来执行任务,并确保审计活动的可靠性和有效性。
CIA内部审计实务I. 简介1.1 什么是CIA内部审计实务?CIA是Certified Internal Auditor的缩写,指的是内部审计师。
CIA 内部审计实务是指内部审计师在其工作中所需要掌握和遵循的实务技能和程序。
1.2 CIA内部审计实务的重要性内部审计在公司治理中扮演着重要角色,其实务严谨与否直接影响着公司风险管理和内部控制体系的有效性。
CIA内部审计实务的重要性不言而喻。
II. CIA内部审计实务的内容点2.1 遵循国际内审准则CIA内部审计实务首先要求内部审计师遵循国际内审准则(International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing),确保其在工作中不偏不倚、客观公正。
2.2 风险评估和审计计划内部审计实务中,内部审计师需要学习和掌握风险评估和审计计划的编制方法,确保所审计的内容和方向能够覆盖公司的重要风险点和关键业务环节。
2.3 内控系统评价与改进CIA内部审计实务还包括对公司内部控制体系的评价与改进,内部审计师需要学习如何评价内部控制的有效性,并提出改进建议,帮助公司提升内部风险控制水平。
2.4 数据分析与审计技术随着信息化技术的普及,数据分析和审计技术在内部审计中扮演着越来越重要的角色。
CIA内部审计实务也包括这方面的内容,内部审计师需要学习如何利用数据分析工具和审计技术,提高审计工作的效率和准确性。
2.5 沟通技巧与报告撰写内部审计师在审计工作中需要与各个部门和岗位的人员进行沟通,获取审计证据和发现问题。
沟通技巧与报告撰写技能也是CIA内部审计实务中必备的内容。
III. 结语CIA内部审计实务是内部审计师必须要掌握的实务知识和技能,只有不断学习和提升自己,才能更好地履行内部审计工作,为公司的风险管理和内部控制体系保驾护航。
希望通过本文的介绍,读者对CIA内部审计实务有了更加清晰的认识,并能够在实践中不断提升自己的专业水平。
2017年国际内审师(CIA)考试精华知识点整理前言重要词汇解析内部审计定义内部审计是一种独立, 客观的确认和询问活动,旨在增加价值和改善组织的运营。
通过应用系统的, 规范的方法,评价并改善风险管理, 限制和治理过程的效果,扶植组织实现其目标。
职业道德规范IIA的《职业道德规范》是指及内部审计职业及实务相关的原则,以及内部审计师应有的行为规范。
适用对象包括供应内部审计服务的个人和机构。
国际内部审计专业实务标准简称《标准》,指内部审计标准委员会发布的专业公告,阐述开展各类内部审计活动及评估内部审计业绩的要求。
内部审计章程是确定内部审计活动宗旨, 权力和职责的正式书面文件,它确定了内部审计部门在组织内部的地位,授权内部审计部门接触及业务实施相关的记录, 人员和实物资产,界定内部审计活动的范围。
内部审计师 vs. 首席审计执行官内部审计师指协会会员, IIA职业资格的获得者或申请者以及那些在内部审计定义范围内供应内部审计服务的人。
首席审计执行官指依据内部审计章程以及“内部审计定义”, 《职业道德规范》和《标准》有效地开展内部审计活动的高级职位人员。
董事会 vs. 审计委员会 vs. 管理层董事会是最高层次的治理机构,负责指导和监督组织的经营活动和管理状况。
典型的董事会由若干独立董事组成。
审计委员会是由非执行董事组成的专业委员会,是董事会的特地机构。
管理层是指对经营活动的执行负有管理责任的人员或组织。
独立性及客观性组织上的独立性:只有当首席审计执行官在职能上向董事会报告的状况下才能够有效实现。
个人的客观性:内部审计师必需有公正, 不偏不倚的看法,避开任何利益冲突。
第一部分Topic A 内部审计的战略角色管理内部审计职能《标准》2000 –内部审计活动的管理“首席审计执行官必需有效地管理内部审计活动,确保为组织增加价值”·内部审计部门的工作结果达到内部审计章程所包含的目的和责任;·内部审计活动遵循“内部审计定义”和《标准》;·内部审计人员遵循《职业道德规范》和《标准》。
、八前言一、CIA及其考试简介(一)关于CIACIA—— CIA是国际注册内部审计师(CERTIFIED INTERNAL AUDITOR勺英文简称,它不仅是国际内部审计领域专家的标志,也是至今为止国际审计界唯一公认的职业资格。
CIA需经国际内部审计师协会(INSTITUTE OF INTERNAL AUDITOR简称IIA )组织的考试取得。
这个资格考试旨在考核考生们:内部审计、风险管理、公司治理、内部控制、信息技术审计、组织结构以及全球化经营环境等方面的知识理解和实际应用能力提示:要求考生知识面要宽广。
(二)关于CIA考试2014年开始,CIA考试的方式为分科闭卷考试,总共三个科目,考试语种包括中、英文两种,报考人员可任选其中一种,但在同一考试年度里三个科目不能两种语种混用。
在中国大陆地区目前仍沿用传统的纸质试卷笔答涂答题卡的方式进行考试。
三科的考试时间及题量如下:每部分考试如果答案正确率达75沖上时即为合格,成绩显示为“通过”(如果是显示具体分数即是表示该科目考试不合格),考生通过全部科目的考试即可领取CIA证书。
提示:(1)CIA考试试题可能会有两个甚至多个正确的答案,在考试中考生只需要选择其中一个(只能选一个)您认为最优的答案就可以了。
(2)CIA考试是国际性的考试,与国内传统考试有明显不同,没有所谓的教材,其考试试题在很多辅导书中找不出答案。
根据前若干年考试情况分析,CIA考试由总部位于美国的IIA协会命题,每年根据大纲比率从试题库中抽题形成试卷,熟练掌握试题库是通过考试的关键。
(三)第三部分内容简介第三部分内容为内部审计知识要素,内容主要包括:①治理/商业道德;②风险管理;③组织结构/业务流程和风险;④沟通;⑤管理/领导原则;⑥业务持续性;⑦财务管理;⑧全球化经营环境。
考试时长:120分钟,考试试题:100题(四)关于CIA考试机考的讲解根据国际内部审计师协会(简称IIA )对机考的有关要求,现将2014年国际注册内部审计师(简称CIA)考试机考试点有关事项通告如下:1. 试点范围2014年,在北京、上海、西安3个考点进行机考试点。
cia 内部审计实务内容点摘要:一、前言二、CIA 内部审计的定义和作用三、CIA 内部审计的实务内容1.审计计划和程序2.审计证据的收集和分析3.审计报告的撰写和提交4.审计结果的跟踪和整改四、CIA 内部审计的挑战与应对策略五、总结正文:【前言】CIA,即国际注册内部审计师,是全球范围内公认的内部审计专业认证。
本文将重点介绍CIA 内部审计的实务内容,帮助大家更好地理解和运用内部审计知识。
【CIA 内部审计的定义和作用】CIA 内部审计是指企业内部对各项业务和管理活动进行独立、客观的评估和监督,以提高组织的运营效率、防范风险、促进管理创新的一种管理手段。
其作用主要体现在以下几个方面:1.保障组织内部控制制度的健全性和有效性;2.提高组织运营效率,降低成本;3.发现和预防潜在的风险,保障组织的安全和稳定;4.促进组织管理创新,提升竞争力。
【CIA 内部审计的实务内容】1.审计计划和程序审计计划是内部审计工作的起点,需要结合组织的发展战略、风险状况和管理需求,制定出一套科学合理的审计计划。
审计程序则是在审计计划的基础上,具体实施的步骤和方法,包括审计通知、现场审计、审计报告等环节。
2.审计证据的收集和分析审计证据是审计过程中最重要的成果之一,直接影响到审计报告的质量和可信度。
内部审计师需要运用各种审计方法,如检查、观察、询问、重新计算等,收集充分、可靠、有效的审计证据。
3.审计报告的撰写和提交审计报告是内部审计师对审计项目的总结和评价,需要明确指出审计目标、范围、发现和建议,以及相应的证据支持。
审计报告需提交给组织的高层管理人员和相关部门,以便他们采取相应的改进措施。
4.审计结果的跟踪和整改审计结果的跟踪和整改是内部审计工作的最后一环,也是确保审计成果得以实现的关键。
内部审计师需要对审计报告的整改情况进行持续跟踪,确保组织对审计发现和建议进行了有效整改。
【CIA 内部审计的挑战与应对策略】1.内部审计师的专业能力不足应对策略:加强内部审计师的专业培训,提高其审计技能和业务水平。
Ⅳ.沟通Ⅳ. 沟通5%-10%A.沟通过程B.组织动态C.计算机和新技术的影响D.利益相关方1.沟通过程沟通是指信息的传递与理解,即要使沟通成功,信息不仅要被传递,而且要被理解,有效的沟通是指信息经过传递之后,接受者接收到的信息与发送者发送的信息一致。
沟通的过程,就是把需要沟通的信息在发送者和接受者之间传送的过程。
沟通还必须要有反馈功能,通过反馈,发送的信息又返回给发送者,以核实信息是否被理解。
沟通可以被看作是组织的生命线,它传递着组织的发展方向、期望、过程、产物和态度。
对管理者而言,有效的沟通不容忽视,管理者所做的每一件事中都包含着沟通,如从管理的职能看,计划、组织、指导、控制、激励等等都包含了不同程度的口头、书面等沟通形式。
管理者没有信息就不可能作出决策,而信息只能通过沟通得到,一旦做出了决策,又需要进行沟通,否则,将没有人会知道决策已经做出。
管理者就很自然地成为一个决定沟通氛围的非常重要的角色。
1.1 沟通的方向沟通的方向可以是垂直的,也可以是水平的。
垂直方向还可以进一步划分为上行方向和下行方向。
下行沟通是指在群体或组织中,从一个层级向另一个更低层级进行的沟通。
上行沟通是群体或组织中流向更高层级的沟通。
横向沟通(水平沟通)是指同一工作群体成员之间、不同工作群体但同一层级的员工之间、同一层级的管理者之间,或任何等级相同的人员之间的沟通。
1.2 人际沟通群体成员之间传递信息常用的沟通方法有以下三种:(1)口头沟通(2)书面沟通(3)非语言方式沟通(1)口头沟通最常见的沟通方式,如日常的交谈聊天、演讲、班组讨论会等。
优点:快速传递和快速反馈,有什么理解不当的当场或当时就能进行纠正。
缺点:当信息经多人传递时,经过的人越多信息失真的潜在可能性也就越大,当信息到达终点时,其内容常常与其原意已大相径庭了。
如果组织中的重要决策通过口头的方式在权力金字塔中上下传送,则信息失真的可能性就很大。
(2)书面沟通包括信件、刊物、公告、会议记录等。
优点:可以持久保存、有形,还可以核实,考虑事务更周全更精确。
缺点:费时,且不具备内在的反馈机制,其结果是无法确保所发出的信息能否被接收到,即使被接收到了,也无法保证接受者对信息的理解符合发送者的意图。
(3)非语言方式沟通这种方式也很常见,如下课的铃声、十字路口的红绿灯、学生上课时因不爱听所表现的不耐烦等,其表现的信息意义通常非常明显,不用再用语言描述了。
在非语言方式沟通中,肢体语言和语调是最为人知的方式。
肢体语言包括手势、面部表情、其他身体动作等,能够表示惊讶、愉快、愤怒、攻击等情绪或动作。
语调是个体对词汇或短语的强调,如平稳的、尖叫的、反问的语气等,都表示对信息的不同理解和反应。
1.3 组织沟通(1)正式的小群体网络包括链式、轮式和全通道式。
链式沟通网络严格遵循正式的指挥链;轮式沟通网络依赖于一个核心人物为该群体的所有沟通充当管道;全通道式沟通网络允许所有群体成员之间进行积极沟通。
在实践中,自我管理型团队通常以全通道式沟通网络为特点。
(2)小道消息这是组织的一项重要的信息来源。
小道消息有三个主要特点:首先,它不受管理层控制;其次,大多数员工认为它比高级管理层通过正式渠道发布的信息更可信、更可靠;最后,它主要服务于其内部人员自身利益。
(3)电子沟通这是当代组织中不可或缺的沟通手段。
包括电子邮件、文本通讯、网络软件、博客和视频会议等。
(4)信息超载和信息安全与以往相比,我们有更多的信息要处理,它为我们带来好处的同时也带来了这两个重要的挑战。
(5)信息失真在沟通的过程中,总是存在着信息失真,信息失真是因为沟通存在障碍所致。
沟通障碍主要由于过滤、选择性、语言、非语言提示等问题引起。
克服沟通的障碍,可以运用反馈、简化语言、积极倾听、注意非语言提示等手段进行。
(6)信息沟通系统标准信息系统是组织的神经系统,信息是组织保持与外部环境联系的中介,组织必须建立起一个完整、畅通、清晰、高效的信息沟通体系,主要表现为:1)要通过明确工作内容和性质、职权和职责关系等,使每一个组织成员都能清楚地了解各自的沟通对象、内容、方式和渠道,并视之为职责范围内的事。
2)沟通渠道要短捷、高效。
信息传递路线越长,失真的概率也就越大。
3)信息必须按照既定的路线和层次进行有序传递。
不论是上传还是下达,都应经过信息传递的每一个层次,不能随意越过,否则会产生相互冲突的信息传递,损害某些层次的威信和权利,造成不必要的摩擦。
4)要在信息联系中心设置称职的管理者或专门的机构和人员。
处于该位置的管理者或机构的人员要能按照组织目标和战略的要求,对各种信息作出准确的识别和分析判断,并转化为相应的对策和措施。
5)保持信息传递的连续性。
这就要求组织设计把重点放在职位上而非个人,要因事择人,而非因人设岗。
此外,组织还应建立任职者因故缺位时的自动代理职位制度。
6)重视非正式组织在信息沟通过程中的作用。
共同工作使人们形成的这种独特的人际关系,可以沟通正式组织所不能提供的信息。
总之,信息沟通是组织成员理解共同目标、相互沟通、协同工作的条件,是组织的基础。
组织之间、个人之间、组织与个人之间的沟通,可以减少信息不对称。
通过正式的(加大畅通率)或非正式的(正确引导)沟通,能使组织之间、个人之间、组织与个人之间产生更多的认同感,会提高组织管理的效率和效果。
1.4 信息传递与组织协同信息传递存在于组织信息沟通的整个过程之中,是组织管理的重要环节之一。
信息传递,包括信息源、编码、通道、解码、接受者、反馈等。
在信息传递的过程中,始终都会受到各种因素的干扰,从而造成信息传递的失真。
在组织当中,当管理层级越多时,信息在传递的过程中就越容易发生不同程度的失真,就越不可能完整地到达信息传递的目的地,其结果是增加组织的管理成本。
因此,当组织选择高长型组织结构而非扁平型组织结构时,就应当注意组织的信息传递。
分工与协作是组织得以生存和发展的前提和基础,随着全球竞争的加剧,组织的战略单位分工越来越细化,这种分工给组织带来益处的同时,也直接导致一个重要的组织问题,即组织协同问题。
组织协同的机制主要有以下几种:(1)相互适应自行调整(2)直接指挥,直接控制(3)工作过程标准化(4)工作成果标准化(5)技艺标准化(6)共同价值观(1)相互适应自行调整这是一种自我协同的控制方式,组织成员或单位直接通过非正式的、平等的沟通达到协同,相互之间不存在指挥与被指挥的关系,也没有来自外部的干扰。
这种机制最适合于简单的组织结构,也适用于十分复杂的组织。
在复杂的组织中,人员或单位复杂,工作事务不可能全部都事先规范化,采用这种协同机制,会使组织单位或成员边工作、边协同。
(2)直接指挥,直接控制指组织的所有业务单元的所有活动都按照一个决策和指令行事,协同通常是在组织的最高管理层直接进行和调控。
(3)工作过程标准化事先制定在组织单元内部及组织单元之间的工作和协调标准及程序,并要求在实际工作的过程中都按照这些标准和程序来执行。
(4)工作成果标准化即组织通过预定的工作成果标准,来协同组织单元内部及组织单元之间的各种活动。
只规定各个最终单元的最终目标,不限定达到目标的途径、方法和过程。
(5)技艺标准化组织对其成员所应有的技艺和知识加以标准化。
有些组织内的工作的专业性、过程和成果等均无法实现标准化,只能通过对人的协同而达到组织单元协同的目的,是一种间接的协同机制。
(6)共同价值观指组织内部全体成员要对组织战略、目标、宗旨和方针等有共同的认识和共同的价值观念,充分地了解组织的处境和自己的工作在全局中的地位和作用,相互信任、彼此团结,具有使命感,使组织内部的协同和控制达到高度完美的状态。
2.组织动态组织动态是指在组织中个体和群体之间相互影响和协作的方式。
在组织系统中有很多的影响因素,例如:文化和期望;组织结构;政治和权力;职场道德;职场的多样性/员工的多样性等。
2.1 文化和期望每一个组织都有自己的信仰、价值观以及工作的期望标准。
在工作中,不同的需求、沟通风格、价值观以及感知也能够导致冲突。
当解决方法良好且具有建设性时,冲突就是有益的。
管理者会花大量的时间处理工作中的冲突,但也会从冲突管理训练中获益。
2.2 组织结构组织机构要与组织的动态相匹配才能处理好组织的问题。
例如,机械式组织结构(层级结构)支持一种专制文化和指挥系统式的沟通渠道;扁平式结构则鼓励一种横向的参与文化和贯穿于整个组织的分散式沟通。
集权式的组织中,高层管理者做出所有决策,基层管理者只负责执行高层管理者的指示;分权式的组织要求更多的成员参与决策并提出建议,这样沟通就变得非常重要。
近年来,管理者一直致力于使组织变得更加灵活和能够快速应对变化,这种努力导致组织日益将决策权下放给基层管理者,因为他们更接近实践,而且通常比高层管理者更了解相关问题。
当组织面临着有关集权或分权结构的重要决策时,就需要意识到组织结构的变化将会带来与其内部和外部客户都有关系的重要沟通战略的改变。
2.3 政治和权力政治和权力的使用也会影响沟通、人际关系、信任和组织效能的动态。
如果一个组织是官僚作风的环境,权力和控制就是主要的影响因素。
一些企业文化是高权力特征的,具有更多的权力和权威的接受度,以及在管理者和员工之间的更远距离等特征。
一些企业文化是低权力特征的,具有较少的权力和权威以及在管理者和员工之间更近的距离特征。
2.4 职场道德道德可以被定义为知道对错和选择做正确的事情,道德困境是经常遇到的问题。
道德问题来源于法律要求、资源管理效率及操作指导模棱两可的地方。
为了规范价值观和行为,组织开发出道德守则,这是组织重申价值观的文件,而行为守则是将道德守则用于实际的工作环境。
道德行为日益受到关注,因为它影响沟通、组织动态和企业风险。
解决道德冲突需要人际关系能力,尤其是需要冲突和谈判管理技能。
2.5 重大变化变化是组织生命的不可分割的一部分。
为了快速应对变化,组织的结构会变得更扁平、更有弹性和更依赖于网络。
变化通常会遇到某些阻力,但如果处理得当也是有益的。
变化也可以是宽泛的,可以是组织中更换了的新领导,或是组织间的合并,还可以是组织进程中的某项变化。
文化的变化在这里是最难的,因为它们涉及组织中深层次的基础、价值观和信仰。
组织沟通的方式不确定、组织处理变革阻力的方式等,都深刻的影响着组织动态。
2.6 员工的多样性多样性是形容人与人之间的广泛差异。
虽然群体的态度、生活兴趣、期望和行为准则一般会有所不同,但在这些特征上,群体间的差异比群体内的差异小。
换句话说,群体成员身份只能解释很小一部分员工的多样性。
管理者需要对员工的多样性保持警觉,有效的管理者会把员工视为个体,而不是视为某个群体中的成员。
作为管理者,面对员工的多样性,如果进行有效的管理,能起到如下作用:1)鼓励创新;2)提高解决问题的效率;3)提高更大的灵活性;4)使公司在更广泛的劳动力市场具有吸引力等作用;5)为组织提供有力的竞争优势。