合同审查程序
1.目的:
为所使有与本公司往来之客户于订单订定时能互保双方最大之利益, 特将订单书面化并经双方相关单位审查签核, 特订本程序.
2.范围:
适用于本公司交易往来客户之报价, 订单及合同等均属之.
3.权责:
3.1 合同制作------ 业务专责人
3.2 合同审查------ 业务经理／总经理
3.3 订单接收------ 业务助理
3.4 订单执行------ 生产部资材课
3.5 合同协调修订----- 业务专责人
4.定义:
4.1 合同: 与客户签订之交易合同、成交确认书.
4.2 订单: 订出货之约定、含传真通知、电话通知及业务专责人当面接受客户订货通知.
5.作业内容:
5.1 审查作业流程图: (附件一)
5.2 建立客户资料:
5.2.1 客户访问: 从拜访客户中了解到客户基本资料, 如公司形态、相关人员、物料要求、
供应商、使用数量、现用物料状况、财务状况, 并建立客户基本资料卡, 若客户自行到
厂洽谈购货, 亦需建立客户基本资料卡.
5.2.2 客户基本资料: 首次成交确认前, 业务专责人或业务助理将客户基本资料如
地址、电话、联系人等填好, 并交业务部经理审查后由总经理助理输入计算机, 客户基
本资料卡由业务助理保留三个月后转相关单位保存. 如需修订时, 由业务专责人通知
总经理助理修订之.
5.3 送样: 由业务专责人将适合客户使用之产品, 先少量以样品方式交客户试用, 试样确
认质量后依《交易条件作业规则》签定合同完成交易前手续, 若客户已对本产品相当
了解, 亦可直接下单订货.
5.4 征信及报价: 建立客户征信资料表及报价单由权责主管审查核定之.
5.5 订单审查:
5.5.1 客户下订单时, 业务人员或业务助理依《接单作业细则》先行查阅客户基本资料卡, 若
无基本资料卡需交由业务专责人填写基本资料卡呈业务经理审查后安排出货.
5.5.2 客户下订单时, 业务助理填写订出货通知单,并查询成品库存日报表及应收帐款逾期日
报表, 若无逾期帐款则正常出货, 若有逾期帐款、超出放帐额度、毛利低、转厂不良则
由总经理助理填写《出货管制取消通知单》即刻通知业务专责人处理, 经业务经理审
查呈总经理核准后方得安排出货, 否则取消订单.
5.5.3 特别针对有逾期帐款及超出放帐额度的客户交由营管组查核后安排出货.
5.6 订单修改: 客户下订单后, 若数量、交期需变更时, 先由业务有关人员通知客户, 并进行协
调, 取得客户之口头或书面确认后, 由业务单位于原订出货通知单上加盖订单变更章
并签名确认及从新开立送货单, 通知相关单位. 否则取消订单.
5.7 订单执行:
5.7.1 由业务助理依《送货单作业流程细则》填订出货通知单交由出货会点人员送资材出货.
5.7.2 安排出货: 由资材课依《出货管制程序》相关规定办理.
5.7.3 出货完成由客户签收后, 已签收之送货单交回业务助理转财务立帐并每月作月结对帐
单, 交业务专责人送交客户确认.
5.8 收款、冲帐: 业务专责人恁送货单及收款收据, 收回应收货款交财务部冲帐.
5.9 合同订单资料之保存:
合同订单资料之保存依《质量记录管制程序》执行.
6.相关文件:
6.1 《交易条件作业规则》
6.2 《接单作业细则》
6.3 《出货管制程序》
6.4 《送货单作业流程细则》
6.5 《质量记录管制程序》)
7.使用表单:
7.1 [客户基本资料卡]
7.2 [放帐额度控制表] )
7.3 [应收帐款逾期日报表] 3-05 )
7.4 [订出货通知单]
7.5 [成品库存日报表]
7.6 [送货单]
7.7 [收款通知单]
7.8 [折让单] ( BP-03-09 )
7.9 [客户征信资料卡] ( BP-03-10 )
7.10[出货管制取消通知单]
7.11[报价单]
7.12[月结单]
NO
