2012年12月内蒙古科技与经济December2012 第23期总第273期Inner M o ngo lia Science T echnolo gy&Economy N o.23T o tal N o.273内蒙古气象科技档案管理系统简介爱 华(内蒙古自治区气象信息中心,内蒙古呼和浩特 010051) 摘 要:介绍了《内蒙古气象科技档案管理系统》的开发目的、系统构成及主要特点,并对各子系统的主要功能做了阐述。
关键词:气象;科技档案;数据库;管理 中图分类号:T P315∶P4(226) 文献标识码:A 文章编号:1007—6921(2012)23—0054—01 《内蒙古气象科技档案管理系统》是内蒙古自治区气候中心2007年与北京神州星宇科技有限公司联合研发并在日常气象档案业务管理中应用的业务系统,主要的作用是利用数据库软件编制一个管理软件,用以实现气象档案的建档、查询、检索、统计、借还档案及日常工作等多项管理任务。
1 系统的开发目的《内蒙古气象科技档案管理系统》(以下简称《档案管理系统》)是一种基于集中统一规划的数据库数据管理模式,主要目的是利用数据库软件编制一个管理软件,对档案馆气象科技档案建档、查询、检索、统计、借还档案等进行有效、快捷、准确的管理,并给出统计饼状、柱状图形,以便全面、直观掌握档案的流通情况,达到科学、规范的管理的目的。
2 《档案管理系统》的主要特点及业务效益2.1 系统结构该系统采用b/s即B/S(Brow ser/Server)结构即浏览器和服务器结构,用户工作界面是通过WWW浏览器来实现。
这样就大大简化了客户端电脑载荷,减轻了系统维护与升级的成本和工作量,降低了用户的总体成本,而且全区气象相关单位都可从互联网登录查阅,了解自治区档案馆的馆容量和流通情况。
2.2 数据输入紧密结合工作实际,输入档案记录时由预先录入的EXCEL表格导入数据库系统,简便了工作流程、减少了工作量、提高了录入数据的准确率。
删除记录时,需按照系统提示,确认无误后,进行删除操作。
2.3 系统检索检索系统分为一般检索、精确检索两部分,使用灵活、方便、准确。
可按照档案的分类号、区站号进行一般性的检索,还可在此基础上加上档案建立的起始时间和终止时间进行精确检索。
2.4 统计功能统计功能强大,对馆藏的各类档案以及档案的借阅情况、增减情况等都能做出准确的统计,并给出饼状、柱状图形,直观、便捷。
2.5 系统管理在系统管理方面,设计了普通用户和超级用户来对系统进行分级管理;设计了数据库的备份与恢复功能,在一定程度上保证了系统的安全、可靠。
2.6 数据率该系统中数据库设计占重要位置,对数据库中数据的冗余度、数据的一致性、数据丢失等问题均做了科学的定义和处理,档案检索、统计、数据导入速度快捷、准确。
3 《档案管理系统》的主要功能介绍该系统分为6个子系统,各子系统任务明确,进行模块化管理,便于维护。
子系统之间既相互独立,又互相关联,构成统一的整体。
3.1 信息中心子系统该子系统是《档案管理系统》的主页,主要由内蒙古气象档案概况、档案馆馆藏及信息化情况、档案馆的服务工作、台站历史沿革、相关法律法规5部分组成,主要功能是对内蒙古气象档案馆、档案工作的总体介绍。
其中,内蒙古气象档案概况链接到由内蒙古自治区气象局主办的“内蒙古气象档案”网站,用户可方便地浏览到该网站上的所有内容。
该子系统设计了“新建”和“管理”功能模块,可方便地对所涉及的板块进行“修改”、“删除”、“查看”,并显示选中页面的档案数目和页数。
3.2 档案中心子系统该子系统是《档案管理系统》最重要的部分,由新建用户、管理用户、借阅日志3部分组成。
3.2.1 新建用户。
完成“气象事业管理档案”、“气象观测记录档案”、“气象业务技术档案”、“气象科学研究档案”、“气象仪器设备档案”、“气象标准计量档案”、“气象基本建设档案”的直接录入建档工作。
3.2.2 管理用户。
按照“ID号”、“档案名称”、“档案号”、“类别”、“所在盟市”、“台站名称”、“档案注销”、“操作”例表显示入库的档案资料,可进行档案的一般检索(选择类别)和精确检索(增加资料的起始时间、终止时间、分类号),并在操作栏目中做修改、删除、查看、借阅的操作。
借阅操作可按照“借阅时间”、(下转第56页)收稿日期:2012-09-28 总第273期 内蒙古科技与经济事处在做好创卫资料建档同时,负责辖区各社区、单位上报资料的收集、审核、整理、归档。
同时,区属各相关部门工作内容有交叉重复的,由创卫专业机构定下标准,再由相关单位具体落实,实行点对点、线对线、点线结合层层把关,这样解决了各部门、各单位资料整理的无序、混乱状态。
在将创卫档案工作机构、人员、职责关系确立之后,下一步就是要确定创立档案收集、立卷原则及收集立卷范围。
4 确立创卫工作资料收集、立卷原则4.1 在创卫档案收集整理时要保持文件之间的历史联系指文件材料在形成和办理过程中的内部相互关系。
如,收集年度创卫工作资料时,要系统的收集创卫组织管理方案、创卫规划、年度计划、目标责任书、考核检查记录、年终总结等,这些资料都是整个创卫活动不可分割的组成部分,只有这样收集,才能使创建工作的资料形成系统的历史记录。
4.2 要创建资料便于保管和利用指卷与卷之间内容界限分明,互有区别。
无论是创建办专职人员还是自治区、国家专家检查人员,都能够迅速、准确地查找到所需的资料。
如果卷与卷之间界限不清,没有体现问题(内容)独立的特点,互相交叉,就会为查找利用带来难度,甚至影响工作的正常开展。
如:“基本情况卷”,东河区创卫办要求应独立成卷,但在实际工作中形成的资料较少,在立卷中,可把“基本情况卷”和“组织管理卷”合为一个卷。
这样归类,就为查找和利用带来更大便利。
5 把握创卫工作资料收集、立卷的范围做好创建工作资料收集,要解决3个问题: 解决怎么收集; 收集哪些内容; 收集后怎么整理。
凡是上级下发的创建国家卫生城市的指导性文件和能够反映本单位创建工作所形成的资料都是收集、立卷的范围。
根据创建国家卫生城市文档资料收集整理建档工作的要求,创建国家卫生城市资料收集、立卷的范围及内容大致可以分为: 要把握收集依据:在创建国家卫生城市工作过程中形成的各种文档资料,包括纸质文字资料、照片、录音录像带、电子文档、实物等都应纳入收集范围。
要把握收集范围:从2009年5月起,对创建国家卫生城市工作开展情况的资料(包括文字、图片、音像等)进行收集整理,做到资料完整,数字准确,口径统一,同时要能够突出创建特色,2009年5月以前创资料也要留存,并妥善保管。
要收集整理:应建立健全收、发文登记制度,设立专柜,分类装盒,使所有文档有序排列、分类保管。
本单位制发文档应保存原件,避免复印件,收到的重要传真件应及时复制。
不应使用圆珠笔、铅笔书写和批办文档,确保文档资料规范、整洁。
资料分类要清晰,分年度按项目收集整理装订成卷,即分年度按组织管理、健康教育、病媒生物防治,环境卫生等项目分类,涉及单位专项技术档案的也分年度按一定顺序收集整理;卷目、卷面数码照片都要统一标准及规范内容。
基本流程是:收集——分类——确定目录——加封套——装盒——入柜;所有文档资料都要有电子文本留存,重要的还要多套备份。
6 结束语经过半年多全区边培训、边学习、边琢磨,在培训中学通掌握标准,在收集工作中发现问题,在再培训中研究解决问题,避免了返工重复劳动。
经过半年多繁琐、紧张的工作,东河区终于全面完成了全区创卫档案收集、整理入馆工作,成功通过了全国创卫档案的审核验收。
通过此次创卫档案管理工作,使包头市东河区的档案管理水平又上新的台阶,但同时也暴露出不少问题,需要档案管理工作者在今后工作中不断加以改进。
(上接第54页)“使用单位”、“使用档案资料的名称年代”、“使用者姓名”、“人次”、“归还日期”、“值班员”登记填写。
3.2.3 借阅日志。
按照借阅操作的内容实时显示借阅情况,是当时情况的真实反映,不能进行任何操作。
3.3 用户中心子系统该子系统由新建用户、管理用户、登录日志3部分组成。
3.3.1 新建用户。
主要完成系统管理员身份的登记确认,密码的设定。
3.3.2 管理用户。
主要完成系统管理员的级别的定义,并可进行修改、删除、查看操作。
3.3.3 登录日志。
是系统管理员登录系统次数、时间的记录,不能进行任何操作。
3.4 档案统计子系统该子系统由气象观测记录档案统计、气象档案统计2部分组成。
3.4.1 气象观测记录档案统计。
主要完成“地面”、“高空”、“日射”、“农气”观测资料;“机读载体”、“整编出版物”;“高空天气分析图”、“地面天气分析图”、“气候分析图”、“卫星气象分析图”、“气象图集出版物”、“其他”录入数据库资料数量的统计,并用饼状图形直观显示。
3.4.2 气象档案统计。
完成系统定义档案资料的类别(气象事业管理、观测记录、业务技术、科学研究、仪器设备、标准计量、基本建设),录入数据库资料数量、以及对数据库档案资料运行的状况(原始存量、新增数量、借出、剩余、总计)进行统计,并用柱状图形直观显示。
3.5 数据库备份与恢复子系统完成系统对数据库数据的实时备份和恢复,保证系统和数据库中数据的安全。
3.6 导入数据子系统完成将录入者预先录好的EXCEL表格直接导入系统数据库中,简便了工作流程、减少了工作量、提高了录入数据的准确率。
