教你用好办公软件_-_Office2007基础操作技巧大全.ppt.Convertor

Microsoft® Office培训快速熟悉2007 system‹#›1[培训人员注意事项：有关自定义本模板的详细帮助信息，请参阅最后一张幻灯片。

此外，某些幻灯片的备注窗格中也提供了一些课程文本。

由于本演示文稿中包含Macromedia Flash 动画，保存模板时可能会显示一条与个人信息有关的警告消息，此时，请单击消息中的“确定”。

如果不将信息添加到Flash 文件本身的属性中，则不会对此演示文稿应用此警告。

]课程内容概述：熟悉的程序，全新的外观第1 课：新Office：为您而打造第2 课：重要问题解答每一课都包括一系列建议的任务和多个测试题。

‹#›2概述：熟悉的程序，全新的外观当您打开2007 Microsoft Office system 程序时，会看到许多熟悉的内容。

但您还会注意到窗口的顶端呈现出了新面貌。

菜单和工具栏已被功能区所取代，您可以单击其中包含的选项卡来访问命令。

本演示文稿将向您介绍功能区以及更快、更好地制作文档的其他新方法。

‹#›3注意：本培训演示文稿中介绍的Microsoft Office 程序包括Microsoft Office Word 2007、Office Excel® 2007、Office PowerPoint® 2007、Office Access 2007 和Office Outlook® 2007。

功能区的推出正是为了满足Office 用户（或许也包括您自己）的需求：程序更易于使用，命令更方便找到。

功能区虽然是新事物，但是花上一点时间来接触它，您就会发现它是您的得力助手，而不是障碍。

课程目标了解2007 Office system 有何变化以及变化的原因。

使用功能区完成过去经常执行的任务。

了解新的文件格式对您有何意义。

‹#›4第1 部分新的Office：为您而打造‹#›5新的Office：为您而打造没错，我们所熟悉的Microsoft Office 程序发生了很大改变。

但这些都是好的变化。

有了功能区，您所需的命令和其他工具现在可一一展现，并更易于访问。

‹#›6现在，您可以在一个控制中心中将基本的命令集中在一起，并直观地显示它们，取代了过去约30 个未显示的工具栏以及隐藏在菜单或对话框中的诸多命令。

而且，一旦您学会了如何在某个程序（上图显示为Word 2007）中使用功能区，您将发现在其他程序中也很容易使用。

功能区中有哪些功能？功能区的三个组成部分分别是选项卡、组和命令。

选项卡横跨功能区的顶端。

每个选项卡表示在给定程序中可以执行的核心任务。

组是一组相关的命令。

它们保持为显示状态，随时可供访问，为您提供非常直观的帮助。

命令按组排列。

命令可以是按钮、菜单或用于输入信息的框。

‹#›7功能区中有哪些功能？如何开始呢？例如，在Word 2007 中，可从“开始”选项卡入手。

该选项卡集中了用户在编写文档时使用最频繁的命令：字体格式设置命令（“字体”组）、段落选项（“段落”组）以及文本样式（“样式”组）。

可以从第一个选项卡入手。

‹#›8在其他2007 Office system 程序中可以看到同样的组织结构，第一个选项卡中包含用于执行最重要的工作类型的命令。

Excel、PowerPoint 和Access 的首要选项卡也是“开始”选项卡。

在Outlook 中，当创建邮件时，第一个选项卡为“邮件”选项卡。

如何组织命令命令按照其使用方式进行组织。

经常用到的核心命令再也不用与许多几乎不相关的命令位于同一个菜单或工具栏上。

这些核心命令使用最为频繁，因而现在位于最显眼的位置。

‹#›9以“粘贴”命令为例。

它是最常用的命令之一，没有理由不在窗口中为该命令及其相关命令“剪切”和“复制”提供最大的展示空间。

在Word 和Excel 中，这些命令全都显示在“开始”选项卡中。

不太常用的命令位于功能区上不太显眼的位置。

例如，相比之下，大多数用户经常使用“粘贴”，而不太常用“选择性粘贴”。

因此，要访问“选择性粘贴”，首先应单击“粘贴”上的箭头。

更多命令，仅在需要时才显示使用最频繁的命令始终显示在功能区中。

而其他命令仅在您需要时才显示，以响应执行的操作。

例如，当您插入图片时，“图片工具”将显示在Word 的功能区中，当您完成操作后，该工具便消失。

功能区会根据您的操作做出响应。

因此，如果您一直看不到全部命令，也无需担心。

执行前期步骤，您所需要的命令将随即出现。

‹#›10如果Word 文档中没有图片，则不需要用于处理图片的命令。

但是，您在Word 中插入图片后，“图片工具”将出现，同时出现的还有“格式”选项卡，其中包含了处理图片所需的命令。

完成图片的处理之后，“图片工具”将消失。

如果要再次处理图片，只需单击图片，这时包含您所需的所有命令的选项卡将再次出现。

如果需要可显示更多选项有时，一个名为“对话框启动器”的箭头会显示在组的右下角。

这表示该组有更多可用的选项。

在“开始”选项卡上，单击箭头（位于“字体”组中）。

例如，在PowerPoint®2007中，要访问不太常用的字体选项，请执行下列操作：此时“字体”对话框将打开，其中包含完整的字体选择命令。

‹#›11在此处示例所述的PowerPoint 中，“开始”选项卡上的“字体”组中包含更改字体最常用的所有命令：用于更改字体和字号的命令，用于加粗、倾斜或加下划线的命令。

单击对话框启动器可获得其他所有不常用的选项，如上标。

选择之前进行预览您是否非常熟悉反复尝试并撤消的过程？您进行了更改，但并未得到所需的效果，因此您撤消此更改并不断尝试，直到取得最合心意的结果。

现在，您可以在进行选择之前查看所做选择的实时预览，这样不仅节约了时间，还有利于取得更好的效果。

动画：右键单击，然后单击“播放”。

‹#›12反复尝试并撤消。

您可能选择了一种字体、字体颜色或样式，或者对图片进行了更改。

但您选择的选项并未达到您所需的效果，因此您只好撤消并重试，而且可能要反复多次，直到最终取得满意的效果。

要使用实时预览，请将鼠标指针放在某个选项上。

在您实际做出选择之前，文档会发生改变，以显示该选项将产生的外观效果。

看到理想的预览结果后，您即可单击选项以做出选择。

单击“播放”可观看在进行选择之前查看不同下划线样式的效果的过程。

[培训人员注意事项：要在幻灯片放映时播放该动画，请右键单击该动画，然后单击“播放”。

该文件播放完一次后，您可能需要单击“回卷”（右键单击之后），然后才能单击“播放”。

如果在查看动画时出现问题，请参阅本演示文稿最后一张幻灯片中关于播放Macromedia Flash 动画的说明。

如果在查看动画时仍出现问题，则表明跟在这张幻灯片后的幻灯片是带有静态剪贴画的重复幻灯片。

请删除当前幻灯片或下一张幻灯片，然后再放映本演示文稿。

]选择之前进行预览您是否非常熟悉反复尝试并撤消的过程？您进行了更改，但并未得到所需的效果，因此您撤消此更改并不断尝试，直到取得最合心意的结果。

现在，您可以在进行选择之前查看所做选择的实时预览，这样不仅节约了时间，还有利于取得更好的效果。

‹#›13反复尝试并撤消。

您可能选择了一种字体、字体颜色或样式，或者对图片进行了更改。

但您选择的选项并未达到您所需的效果，因此您只好撤消并重试，而且可能要反复多次，直到最终取得满意的效果。

要使用实时预览，请将鼠标指针放在某个选项上。

如图片所示，在您实际做出选择之前，文档会发生改变，以显示该选项将产生的外观效果。

看到理想的预览结果后，您即可单击选项以做出选择。

[培训人员注意事项：此张幻灯片与上一张幻灯片几乎完全相同，不同之处在于它显示的是静态剪贴画而不是动画。

如果在查看动画时出现问题，请使用此张幻灯片。

请删除当前幻灯片或上一张幻灯片，然后再放映本演示文稿。

]将命令放在您自己的工具栏上您是否经常会用到某些命令，其访问速度不能让您满意？您可以轻松地将这些命令添加到“快速访问工具栏”。

快速访问工具栏位于功能区上方，第一次启动Microsoft Office 程序时，它将命令放在始终可见并唾手可得的位置。

动画：右键单击，然后单击“播放”。

‹#›14例如，如果您在Word 或Excel 中每天使用“修订”来打开修订标记，而您又不想每次都通过单击“审阅”选项卡来访问该命令，则可以将“修订”添加到快速访问工具栏中。

如果要这么做，可在“审阅”选项卡上右键单击“修订”，然后单击“添加到快速访问工具栏”。

要删除按钮，可右键单击该按钮，然后单击“从快速访问工具栏删除”。

单击“播放”可查看这两个操作过程。

[培训人员注意事项：要在幻灯片放映时播放该动画，请右键单击该动画，然后单击“播放”。

该文件播放完一次后，您可能需要单击“回卷”（右键单击之后），然后才能单击“播放”。

如果在查看动画时出现问题，请参阅本演示文稿最后一张幻灯片中关于播放Macromedia Flash 动画的说明。

如果在查看动画时仍出现问题，则表明跟在这张幻灯片后的幻灯片是带有静态剪贴画的重复幻灯片。

请删除当前幻灯片或下一张幻灯片，然后再放映本演示文稿。

]将命令放在您自己的工具栏上您是否经常会用到某些命令，其访问速度不能让您满意？您可以轻松地将这些命令添加到“快速访问工具栏”。

快速访问工具栏位于功能区上方，第一次启动Microsoft Office 程序时，它将命令放在始终可见并唾手可得的位置。

15例如，如果您在Word 或Excel 中每天使用“修订”来打开修订标记，而您又不想每次都通过单击“审阅”选项卡来访问该命令，则可以将“修订”添加到快速访问工具栏中。

如果要这么做，可在“审阅”选项卡上右键单击“修订”，然后单击“添加到快速访问工具栏”。

要删除按钮，可右键单击该按钮，然后单击“从快速访问工具栏删除”。

[培训人员注意事项：此张幻灯片与上一张幻灯片几乎完全相同，不同之处在于它显示的是静态剪贴画而不是动画。

如果在查看动画时出现问题，请使用此张幻灯片。

请删除当前幻灯片或上一张幻灯片，然后再放映本演示文稿。

]应对不同的屏幕分辨率到目前为止，所讨论的全部内容都是针对屏幕设置为高分辨率且程序窗口为最大化的情况。

如果您的设置不是这样的，则情况会有所不同。

低分辨率：如果屏幕设置为低分辨率，则功能区中的几个组将只显示组名，而不显示组中的命令。

单击组按钮上的箭头可显示命令。

情况会怎样？如下所示：‹#›16有关低分辨率的更多信息：例如，在Word 中, 如果采用高分辨率，则在“视图”选项卡上的“显示/隐藏”组中将看到所有命令。

但如果采用800 x 600 分辨率，则只能看到“显示/隐藏”按钮，而看不到组中的命令。

此时，可单击“显示/隐藏”按钮上的箭头显示组中的命令。

通常而言，在低分辨率下只显示组名的组是那些包含不太常用的命令的组。