有害物质管控流程

1.0目的：
1.1对耗材事业部采购的原材料、包材、辅料中涉及的相关法规、指令或顾客禁止使用的环境
有害物质进行有效控制，以满足顾客对HSF（环境有害物质减免）的要求。

1.2耗材事业部HSF方针：绿色科技，制造完美印像。

2.0适用范围：
2.1适用于耗材事业部所有产品线；
3.0定义：
3.1HS：环境有害物质。

本文件管理的HS主要对象为Reach法规、RoHS指令、94/62/EC指令、
环境标志产品技术要求、以及识别出的其他要求。

3.2HSF：环境有害物质减免。

4.0职责：
4.1企划部、产品部：
4.1.1企划部：收集、识别、传达国内外HSF强制性法规；
4.1.2产品部：收集、识别、传达国内外HSF非强制性法规。

4.2经营管理部体系组：
4.2.1负责耗材事业部有害物质管控流程的制修订，提升事业部HSF减免的意识；
4.2.2负责组织有害物质新增法规或要求的评价、管控；
4.2.3负责有害物质年度委外测试的组织和跟进。

4.3耗材各产品中心质量管控部门：
4.3.1负责零部件、辅料年度内部检验计划的制定；
4.3.2负责组织零部件、辅料内部年度检测和判定，以及后续不合格处理；
4.3.3硒鼓胶粒测试计划由注塑工厂制定。

4.4耗材各产品中心技术部：
4.4.1负责确保开发的产品及其原材料满足HSF的相关要求；
4.4.2负责原材料HSF采购标准的制定，明确图纸和规格书中有害物质管理的要求；
4.4.3制作HSF技术文档及符合性申明；
4.4.4导出产品型号与MSDS文件编码对照表。

4.5耗材策略采购部及各产品中心采购部门：
4.5.1负责有害物质法规及相关要求在供应链的传递，提升供应链HSF意识；
4.5.2负责开发符合HSF要求的供应商，与之签订相关承诺、协议等；
4.5.3负责采购符合耗材事业部HSF要求的物料，收集生产用辅料化学品的第三方检测报告或
MSDS；
4.5.4负责SAP系统有害物质信息维护。

5.0要求：
5.1HS识别、评价和控制:
5.1.1企划部和产品部负责识别和收集国内外HS相关的法规及标准，并传达给耗材体系组，
体系组建立事业部《有害物质管控标准》；
5.1.2对于目前已识别的REACH法规、RoHS指令、94/62/EC指令、环境标志产品技术要求，
按本文件中进行管理；
5.1.3对于未来新识别的HS要求，体系组组织各相关部门评审必要性、可行性以及管控成本，
形成《新增HS要求评价控制表》，报公司批准后执行；
5.1.4体系组负责组织事业部HS相关法规标准的培训，并在事业部范围内提升HSF相关知识
及意识；耗材策略采购部及各产品中心采购部门负责供应链的HS法规培训或传达，提升整体供应商HSF的相关知识和意见。

5.2物料认证:
5.2.1新物料导入时，技术部需在输出的图纸和规格书中注明有害物质管理①的采购要求，注
明HSF指令代码，如RoHS为2011/65/EU，包材HSF指令代码为94/62/EC，耗材策略采购部及各产品采购部门需寻找符合HSF要求的样品；
5.2.2技术部材料样品测试阶段，针对胶粒、半成品材料和包装材料，需分别测试RoHS指令
和94/62/EC指令的符合性，各产品线《样品测试单》需策划和保留RoHS和94/62/EC 的检验记录，若测试不合格，需重新选择合格的供应商样品。

注①：有害物质管理的采购要求包括：
所有半成品材料组件，需注明符合欧盟RoHS指令2011/65/EU要求；
所有包装材料组件，需注明符合欧盟94/62/EC指令要求；
所有胶粒必须符合欧盟RoHS指令2011/65/EU要求。

5.3供应商认证及管理:
5.3.1耗材策略采购部及各产品中心采购部门负责开发符合耗材事业部HSF管理要求的供应
商。

5.3.2原则上要求所有的合作供应商，均需签订《HSF保证函》，并提交产品的相关第三方有
害物质检测报告，涉及相关的检测报告参加下表。

首次合作的供应商，要求在批量采购发生的3个月内，完成资料的提交，长期合作的供应商，更新要求按下表执行：
确保资料的完整性和有效性，相关资料需扫描发送一份至耗材事业部体系组；
5.3.4为及时、充分的管理事业部HSF存在的风险，各产品线负责整理本产品线《认可供方证
明资料明细表》；
5.3.5耗材策略采购部及各产品中心采购部门每年12月对供应商提交的《检测报告》、《保证
函》等进行梳理，对于备案超期、缺失的、涵盖不全的整理后输出报告更新计划，并根据计划日程要求，联络供应商补充资料。

5.3.6耗材策略采购部及各产品中心采购部门负责供应商定期评审，评审周期执行各产品线供
方定期评估周期。

各产品线需将HSF资料完整性和符合性列入评估项目，所占整体权重不得低于10%；
注②：物料包括组成产品的其他辅料。

5.4原材料检验管控:
5.4.1各产品线质控部负责于每年12月底前制定下一年度《HSF测试计划》，测试计划编制的
原则包括：
内部测试计划：各产品线所有原材料每年覆盖一次。

每款物料抽一个样品进行检验，
同一供应商的同材质物料可以合并检测，测试项目包括半成品组件的RoHS符合性测
试，以及包装材料94/62/EC符合性测试；
5.4.2各产品线质控部按照制定的测试计划委托实验室完成内部测试；
5.4.3对于内部测试不合格的材料，由质控部按照各产品线不合格处理流程，填写异常反馈单，
由耗材策略采购部及各产品中心采购部门联络供应商改善，并要求供应商提供改善后的第三方有害物质合格检测报告，如需公司协助委外测试，则由供应商提供改善后的样品，涉及相关的检测费用由供应商承担。

内部测试结果的判定及接收按条款执行。

5.4.4风险品的处理：由耗材策略采购部及各产品中心采购部门要求供应商提供第三方有害物
质合格检测报告，或由公司协助委外测试，涉及相关的检测费用由供应商承担。

注③：物料包括组成产品的其他辅料。

5.5成品定期检测:
5.5.1体系组根据年度出货情况、认证及客户需求，优先选择出货量及有需求的产品委外测试，
涉及产品按是否对外销售进行判定，具体包括墨盒、硒鼓、色带、墨水；
5.5.2如出现测试不合格，体系组组织相关产品线技术部及采购部门，分析主要影响材料，由
采购部门负责推进供应商进行改善；
5.5.3各产品线涉及定期测试项目包括：
SVHC符合性检测：墨盒、硒鼓、色带、墨水；
RoHS符合性检测：墨盒、硒鼓、色带、墨水。

5.6综合法规要求以及检测设备的精度范围，内部测试结果的判定及接收如下：
5.7变更控制:
5.7.1各产品线产品变更需对HSF进行管理。

如变更涉及新材料导入，按条款执行；如变更涉
及新供应商导入，按条款执行。

5.7.2认证产品材料变更时，须知会体系处，由体系组通知认证中心。

5.8其他管控要求:
5.8.1有害物质用量统计及管理
a)耗材策略采购部、墨水工厂生产管理部根据BOM、MSDS等相关信息实时更新《供应
商物料含化学物质信息统计表》；
b)体系组每季度导出REACH物质出口量统计报表，根据REACH法规进行评估，并根据
评估结果组织相关部门进行应对。

5.8.2MSDS管理及维护
MSDS做为产品说明的一部分，根据法规和顾客要求，需在整体供应链环节传递。

同时为提高公司MSDS管理的可操作性及准确性，针对MSDS的新增和维护需按以下要求执行：
5.8.2.1新增墨水、碳粉型号
a)当墨水型号新增时，墨水工厂技术部同步输出对应墨水MSDS；
b)当新导入碳粉型号时，策略采购部收集供应商碳粉的MSDS；
c)新增墨水、碳粉MSDS，由墨水工厂技术部和策略采购部负责采用对应的SAP物料
编码进行文件命名，经营管理部体系组负责上传至共享服务器。

5.8.2.2M SDS维护
针对新增的墨盒、硒鼓型号，以及产品涉及墨水碳粉组件变更，采用定期维护的方
式，以确保MSDS的及时性和准确性，由产品部数据中心BOM组、墨盒产品中心技术
部每月5日前导出产品型号与墨水碳粉编码对照表,并上传至共享服务器。

6.0关键指标：
N/A
7.0参考文件：
C-Q-086-11-01有害物质管控标准
附件：审核卡
8.0记录：
C-Q-086-11-00-02 HSF年度外部测试计划
C-Q-086-11-00-03新增HS要求评价控制表
C-Q-086-11-00-04供应商物料含化学物质信息统计表
C-Q-086-11-00-05 HSF保证函（英文）
C-Q-086-11-00-06 HSF保证函(中文)-其他
C-Q-086-11-00-07 HSF保证函(中文)-硒鼓墨盒
C-Q-086-11-00-08 HSF保证函（英文）-保税
9.0流程图：。