文书档案管理办法

文书档案管理办法第一条为建立科学、合理、规范的文书档案处理程序，提高文书档案的质量和处理的工作效率，制定本办法。

第二条管理职责后勤保障员负责公文的发送、分发、整理与归档。

第三条公文的种类保卫大队通用的公文种类有：（一）请示。

向上级部门请求请示、批准的事项。

（二）报告。

向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。

（三）决定。

对重大事项或重大活动作出安排。

（四）通知。

传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。

（五）通报。

表彰先进，批评错误，传达重要情况。

（六）会议纪要。

记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。

（七）工作计划。

对短期或长期工作作出的安排。

（八）工作总结。

对短期或长期工作作出的总结。

（九）活动方案。

对各类活动的组织、实施作出的书面计划和安排。

（十）报道。

为某项工作或事件撰写的宣传稿。

第四条公文格式（一）内容1、公文内容一般包括标题、正文、发文机关、公文日期和附件；2、根据公文的种类和撰写实际，可不包括附件。

（二）用纸公文统一用A4型纸。

（三）印装公文均采用横书横排，双面印刷，左面装订。

第五条行文原则通常按照逐级行文的原则。

遇特殊、紧急情况，或检举、控告直接上级，可越级行文。

第六条文书制作流程及标准（一）拟稿1、有具体承办人员起草，并由部门负责人审核。

2、公文内容简明扼要，一事一议，措词准确规范。

3、可行可不行的文坚决不行，减少行文数量，提高行文权威性和质量。

4、减少联合行文，避免行文过程中时间延误和推诿。

5、行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文目标单位或个人的负担。

6、对外行文一般以大队名义发文，对内行为以部门名义发文。

7、符合公文种类、格式和使用规范。

（二）核稿1、拟稿完毕后送各级领导审核。

2、审核有问题时，应及时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。

3、定稿。

（三）缮印、校对1、急件先行处理。

2、保密件专人打印。

3、打印后的校样、废纸等应妥善处理。

第一章总则第一条为加强文书类档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有文书类档案的管理工作。

第三条文书类档案是指本单位在业务活动中形成的，具有保存价值的各类文件、图表、照片、录音、录像等资料。

第四条文书类档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）分级负责原则；（三）安全保密原则；（四）规范有序原则；（五）方便利用原则。

第二章管理职责第五条单位负责人对本单位文书类档案管理工作全面负责，分管领导具体负责档案管理工作的组织实施。

第六条档案管理部门负责文书类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等工作。

第七条各部门负责人对本部门形成的文书类档案负有收集、整理、归档的职责。

第八条专职档案员负责文书类档案的具体管理工作，包括：（一）编制档案工作计划；（二）收集、整理、归档各类档案；（三）保管档案，确保档案安全；（四）提供档案利用服务；（五）开展档案宣传、培训工作。

第三章档案收集与整理第九条档案收集应遵循以下要求：（一）及时、全面地收集各类档案；（二）对重要档案实行专案管理；（三）确保档案的完整、准确、系统。

第十条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类、编号、装订、编目等规范进行；（二）保持档案的原件、副本、附件等完整；（三）编制档案目录，建立档案检索系统。

第四章档案保管与鉴定第十一条档案保管应遵循以下要求：（一）根据档案的性质、保管期限，采取相应的保管措施；（二）确保档案的通风、防潮、防虫、防火、防盗、防磁等；（三）定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第十二条档案鉴定应遵循以下要求：（一）按照国家档案管理部门的有关规定，定期对档案进行鉴定；（二）鉴定档案的保存价值，确定档案的保管期限；（三）对不再具有保存价值的档案，按规定程序进行销毁。

第五章档案利用与统计第十三条档案利用应遵循以下要求：（一）提供档案查阅、复制、摘录等服务；（二）保障档案利用者的合法权益；（三）加强档案利用的监督和管理。

文书档案管理办法范本一、总则（一）为了加强文书档案的管理，有效地保护和利用档案，提高工作效率和质量，根据国家有关法律法规和规定，结合本单位实际情况，制定本办法。

（二）本办法所称文书档案，是指本单位在工作活动中形成的各种文件材料，包括公文、合同、协议、报告、通知、函件、纪要、计划、总结、报表、图表、照片、录音、录像等。

（三）文书档案管理工作应当遵循集中统一管理、完整准确、安全保密、便于利用的原则。

二、文书档案的收集（一）各部门应当指定专人负责本部门文件材料的收集工作，定期将本部门形成的文件材料移交至单位档案室。

（二）收集的范围包括本单位内部形成的文件材料，以及上级机关、下级机关和相关单位发来的与本单位工作有关的文件材料。

（三）收集的文件材料应当齐全完整，包括文件的正本、定稿、附件、修改稿、批示、办理结果等。

（四）对于重要的文件材料，应当及时收集原件；对于无法收集原件的，可以收集复印件或电子文件，但应当注明原件的存放位置和出处。

三、文书档案的整理（一）档案室应当对收集的文件材料进行分类、编号和装订。

分类应当按照文件的内容、性质和形成时间等因素进行，确保分类科学、合理。

（二）编号应当遵循唯一性、系统性和稳定性的原则，便于档案的查找和利用。

（三）装订应当整齐、牢固，便于保管和查阅。

（四）整理后的文书档案应当编制目录，包括案卷目录和文件目录。

目录应当准确、详细，反映档案的内容和形式特征。

四、文书档案的保管（一）文书档案应当存放在专门的档案库房内，库房应当具备防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防光、防高温、防有害气体等设施和条件，确保档案的安全。

（二）库房内的档案应当按照分类存放，排列整齐，便于查找和利用。

（三）定期对档案库房进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。

（四）严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，应当履行登记手续，并由档案管理人员陪同。

五、文书档案的利用（一）本单位内部人员因工作需要查阅档案的，应当填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可查阅。

文书档案管理办法（一）档案室管理制度1.档案管理保密制度（1）认真执行贯彻《保密法》，做好档案安全保密工作。

（2）查借阅密级档案，须经办公室领导同意后方可办理借阅登记手续，用后当天归还。

确需复制或复印时要严格控制份数，并按密级文件管理的规定做好登记、签收、清退手续。

（3）密级档案材料原则上不借出，如确需借出，需妥善保管，如丢失应立即报告档案室，并按有关规定处理。

（4）非档案人员未经许可不得进入库房，档案管理人员不得向无关人员谈论档案内容。

（5）销毁到期档案材料要做到安全、彻底后才能离开现场。

（6）离开库房时随即关好门窗，档案柜锁匙不得随身携带。

2.档案的鉴定、销毁、移交制度（1）根据国家档案局关于机关档案保管期限的规定，文书档案保管期限分为永久、长期、短期.保管期限的划分原则是：对本校有长远利用价值的为永久保存；对本校在一定时期内有利用价值的分为长期或短期保存；介于两者之间，一律从长。

长期为16-50年，短期为15年以下。

（2）经鉴定为永久保存的档案不完整、不准确，应及时补充和修改。

（3）对已失去保存价值的档案应进行鉴定销毁，由档案鉴定领导小组审核，并指定二名监销人，由综合档案室统一进行销毁，并在销毁清册上签字，清册存档案室备查。

（4）对已鉴定销毁的档案，应在总帐中注明“已销毁”并标注销毁的编号和销毁时间。

（5）销毁档案是一件严肃的工作，需要慎重，对准备销毁的档案可封存条延期处理。

（6）档案材料一经整理、立卷归档，未经鉴定小组鉴定，任何人不得擅自销毁处理。

3.档案查借阅制度（1）凡在本校综合档案室查借阅档案必须办理手续。

（2）查借阅档案材料只限于查借阅者本部门的档案材料，如需查阅非本部门的档案材料，需经档案材料所属科室领导或办公室领导批准方可借查阅。

（3）档案原件及永久保存的档案不借出，确因工作需要可复印，并做好登记备查。

（4）查借阅的档案材料应妥善保管，不得遗失，并负有对其内容保密的责任。

档案材料不得随意转借、拆卸、抽出、调换、污损及在档案材料上划圈、添字或涂改。