采购管理信息系统分析与设计.docx

第一章采购信息系统开发背景及调查结果1.1概述随着时代的发展，我国企业实施信息化的迫切需求正日趋增加。

作为企业信息系统的关键组成部分，采购信息系统，使整个采购流程规范化，模式化，透明化，极大地提高了企业在采购环节的效率并切实降低采购成本。

本采购系统为上海一机械制造企业量身定制，以促进该企业在采购方面的信息化。

1.2系统开发的背景、必要性和意义由于现行人工手动运作采购流程，具有过多的主观人为因素，不能做到采购过程的客观，公正，精确。

尤其是每月的采购需求数，在人工的计算下，经常出现错误误差。

通过采购信息系统的实施，企业的采购流程将大大优化。

计算机化将有效减少错误数据的发生，降低采购成本，提高采购工作效率。

1.3 现行系统调查1.3.1现行采购部门流程调查1.编制采购计划：根据生产计划，工作令，库存数确定采购品种及数量。

生产计划采用双月制：本月查缺补漏，下月提出计划。

当月采购数=原材料希望数-库存数-在制数+安全数量+已发货未到单数。

2.选择供应商：通过供方登记表：名称、地址等，及其主要供货种类，材料价格，质量评级（由质检单位、生产制造单位进行评级）及过往供应商的表现评分，选择合适的供应方。

将采购计划传真至供方，议价、定价、确认交货日期。

签订购销合同。

3.过程跟踪：根据采购计划的交货节点，了解跟踪分供方的制作进度，督促分供方按时交货。

与分供方确认交货品种、数量、时间，并与库管员及时沟通，货到后应与库管员核对确认。

4.交货、检验、入库、入账手续：核实物资是否到货：如果物资未到货，则寻找供方，催促其发货。

如果物资入仓，则库管员办理入库手续，采购部门与库管员核实。

随后开具报验单，联系检验科进行验货。

如果验货通过，则检验科与采购部联系确认。

否则办理出库并退货。

5.向供方催要发票、核对无误后交由财务登记入账6.供方评价：要求检验科对物资部件的质量及等级进行评价并录入系统。

通过以下指标衡量供方：（1）、供方的交货时间是否拖延。

（2）、交货数是否与合同有出入。

（3）、供方服务态度。

（4）、售后服务态度。

7.请款：每月5日前根据上月进货情况，当月进货计划，并考虑应付款等情况，编制请款计划。

根据请款计划填写请款单。

将请款单和分供方台账交由有关领导审批。

将审批的请款单送财务办理付款手续。

将审批的请款单送财务办理付款手续。

台账登录。

（由于公司已有现行财务系统，此采购系统只做了与财务系统的接口，为包含详细与财务有关的过程）1.3.2现行采购流程存在的问题1.生产与仓储的数据不够准确。

原来库存管理系统还存在问题，实际的仓储数量与系统显示的数目不吻合，导致采购部门无法通过管理系统来进行原料的采购。

2.入库手续。

材料入库时，由经办员开检验单，然后进行货物检验，如果不合格，则再开据退货单。

公司经理希望检验单能够由仓库管理员开据，但鉴于货物种类繁多，仓库管理员只能完成入库的操作，所以目前还是由经办员开据，供方到货前会有通知，到货时则由仓库管理员通知。

3.入账手续。

目前他们所用的财务管理软件只是起到了记录的作用，但无分析以及统计的功能，更没有和生产、仓储部门衔接起来。

4.关于请款，采购经理认为，财务应该根据采购合同进行拨款，而不是由采购部进行请款，付款的部门应该是财务部而非采购部。

他现在也表示比较无奈，每次请款，财务查看之前的采购单，看钱是否用完，用完的话再拨出一部分。

采购经理认为他们总是在做其他部门的事情，有时候没有做好的话，自己还得受委屈。

5.各个部门比较缺乏标准化管理模式。

过去采购甚至没有合同，一个电话就可以采购，价格最后再议。

生产部门、仓储部门关于材料的实际数据无法精确反映。

各部门有些工作分配并不合理，很多事情采购部替其他部门都做掉了，一旦出了问题，很难对症下药。

6.对于供应商的评价尚无法做到客观公正。

目前还是由采购部自己对供应商评价，对新的供应商有1年的考察期，是否通过完全是由他们自己说了算，总经理很难检索以及评估到每个供应商的供货情况。

1.3.3企业对采购系统的要求1.由于整个系统庞大复杂，建议我们参考海外具有成功经验的ERP采购系统，适当进行个性化的修改。

2.采购部门只是一个执行部门，需要根据库存以及生产要求来进行采购，所以系统上关于上述的数据必须准确无误，否则，采购系统对于他们来说都是没有意义的。

3.提供标准的生产录入表，设置空白栏进行特殊项目的补充。

提供各类零件材料，仓库库存等各类信息的查询功能。

4.完善财务系统，与财务部门明确分工，互相联系，提高效率。

对财务数据进行加密，限定能够查看这些数据的人员。

5.引入供应商评价体系。

通过系统，对货物的质量，送货进度，欠款，售后服务情况进行记录，便于经理了解各个供应商的详细情况。

6.将生产、采购、仓储的各类数据整合，统计分析，便于管理层进行查询信息，观察进度，处理问题，最终达到节约人力，提高工作效率，增加净利润的最终目的。

1.4 建议的新系统为解决该企业采购部所面临的实际问题，以及为今后企业信息化及国际接轨这不可逆的时代潮流的考量，建议该企业使用计算机化的采购信息系统。

该采购系统应是基于因特网及企业局域网的，实现业务管理自动化、数据流传输实时的，输入与输出标准化、将来能与其他企业软件兼容的，具有一定程度的信息安全保障的，包括全面的权限登录等级规划及数据安全防入侵保护及数据备份恢复功能。

1.5 可行性研究1.5.1技术可行性分析从软件角度来看，目前的软件技术发展的已经比较成熟，无论是数据库还是应用程序都可以实现系统功能。

各种语言包括C#、JAVA等均能完成程序代码并实现信息系统功能。

各种数据库包括SQL Sever， Oracle等均能为企业搭建数据库；从硬件角度来看，系统所要用到的硬件均可以以较为低廉的价格购买，满足系统要求。

从人员角度来看，本系统的用户是制造型企业的采购部人员，懂得基本微机操作即可，无须另聘专人即可使该系统正常实施运行。

从技术角度来看，开发技术和数据库技术已经具备了完备、成熟的理论和体系结构。

所以本系统的开发在技术上完全可行。

1.5.2经济可行性分析本系统的实施所需经费主要用于购买软、硬件、系统开发及系统维护。

本系统总体耗费不多，是在一个企业和个人可以承担的范围之内的。

应用本系统给大学毕业生，企业及管理人员带上一个新的高度，，提高了工作效率，节省了管理成本，方便政府对大学毕业生就业的管理，也方便大学生找工作和企业找员工。

1.5.3营运可行性分析本系统的运营阶段，使用系统的采购部门工作人员，只需日常的计算机操作能力。

这方面的知识，与系统有直接接触的职员都已经具备。

并且在项目投产前，还会安排对操作系统的人员进行必要的培训。

系统技术维护支持工作，在初期仍将由硬件供应商及本人完成，以后由信息部接手。

该公司信息完全具备使用维护该系统的能力。

因此本系统营运方面可行。

1.6结论综上所述，实施本系统，已具备技术可行、经济可行、营运可行的条件，所以公司同意开发和使用本系统。

第二章系统分析2.1系统目标1.降低人力及设备的费用成本。

采购系统优化了资源的配置，简化了人员的参与，从而降低了人力以及设备的费用。

2.提高采购处理速度与传统人工处理的采购不同，采购系统的自动化处理大大简化了原先繁琐的流程，避免了人工的过度参与，从而降低了错误的发生率，提高了采购处理速度。

3.降低采购成本由于采购系统提供更为客观，公正，透明的数据输出，避免了人工询价下由于回扣等暗箱操作产生的额外成本，同时优化采购选择方案，降低采购成本。

4.提高决策的科学性通过智能分析等模块，对企业各项数据进行分析，提供对企业至关重要的信息，帮助企业高层做出最优决策，规避不必要的风险，提高企业整体收益。

5.提高人员利用率采购系统的实施，使得削减冗余人员成为了可能。

先前过于庞大的采购人员限制了企业人员利用的效率。

而采购系统精简了企业所需的人员配置，大大提高了企业人员利用率。

2.2组织结构分析该企业下属多个部门，其中与采购部门有直接关联的由生产部门、库存部门、财务和审核部门。

采购部下设三个办事处，分别为计划处、供方联络处、物料检验处。

其中计划处进行采购计划清单的制定。

供方联络处进行对供应商的联络工作。

物料检验处负责入库物料的质量检验。

组织结构如图2.1所示图1—公司组织结构图2.3需求分析2.3.1业务流程分析采购管理信息系统按采购前、中、后三个时间段将业务流程分为采购计划管理采购过程管理收货管理1.采购计划管理：采购员根据库存部门发来的库存单，生产部门提供的外购清单，采购员制定月采购计划。

采购计划分为基于工作令的采购计划和非工作令采购计划（非工作令物料通常指零星物料或一次性使用）。

将采购计划交予审核部门审核，审核通过的采购计划，作询报价请求操作；未通过计划返还采购员进行调整重新制定。

2.采购过程管理：采购员拿到通过的采购计划后，查询及读取供应商提供的物料报价信息和相应供应商历史评价信息，通过确认报价选择最佳供应商，生成采购订单。

将采购订单送至审核部门审核，审核通过根据付款协议等与供应商签订采购合同。

审核未通过退回作二次询报价或改选供应商。

采购订单及采购合同只是表现形式不一样，数据相同。

合同比订单多了条款等附加信息，故下将合同订单作为一张单据。

订单（合同）一式四份，文档留底，给供应商一份、财务一份，订单跟踪员一份。

订单跟踪员读取采购订单信息，查询到货日期将至及到货日期已过货未到的订单所属的供应商，发送催询单，并对未按时到货的供应商作“过期”评价记录。

3.收货管理：供应商发货，携送货单及物料至接收员。

接收员核对到货数量和采购订单，并修改订单已到达数量。

接收员开据报验单通知检验员检验。

检验员检验产品后，根据产品质量情况，开据合格单，不合格（退回）单，及不合格（可回用）单。

合格单与不合格（可回用）单交库存部门入库，不合格（退回）单退回供应商通知重新发货。

产品质量情况亦发送订单跟踪员一份，作修改供应商评价信息，及修改订单数量，再次催询等。

不可回用及不退回供应商则进行报废处理。

（报废处理在业务流程图中省略）。

业务流程图图例：（1）外部实体（2）内部实体（3）文件/单据（4）信息流图2—第0层DFD 图2.3.2数据流程分析本采购系统的顶层数据流程图如图2.3.2.1所示，二级数据流程图如图2.3.2.2所示.仓库管理员把缺货单给采购员,由采购员汇总制定采购计划,再编制订货单交给供应商。

对收到的供应商的供货单和货物进行检验后，符合要求的入库，不符合的则退回给供应商或回用处理。

数据流程图图例：第0层图3.1—第0层DFD 图（1）外部实体（2）加工(数据加工)P3（3）数据存储（4）信息流第一层图3.2—第1层DFD 图第二层=============================P1============================图3.3—第二层P1 DFD 图P1:——根据库存部门发来的库存单，生产部门提供的外购清单，制定月采购计划。