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展览会工作人员的礼仪
1. 专业形象：工作人员应该保持整洁、专业的形象。
注意着装得体，穿着整洁干净的服装，给人以专业和可信的印象。
2. 沟通技巧：工作人员需要具备良好的沟通技巧。
他们应该友好、热情地迎接参观者，用清晰、礼貌的语言回答问题，并提供必要的帮助和信息。
3. 知识储备：工作人员应该对展览的内容有深入了解，包括展品、展览主题等。
这样他们才能更好地为参观者提供准确和详细的信息。
4. 耐心和细心：面对大量的参观者和各种需求，工作人员要保持耐心和细心。
认真倾听参观者的问题，并尽力提供满意的答案和解决方案。
5. 团队合作：展览工作通常需要团队合作。
工作人员之间要密切配合，协调工作，确保展览的顺利进行。
6. 保密意识：在展览期间，工作人员可能会接触到一些机密信息。
他们应该具有保密意识，不泄露任何敏感或机密信息。
7. 礼仪行为：工作人员应注意自己的行为举止，遵守基本的礼仪规范。
例如，不随意离岗、不聚众聊天、不使用手机等。
总之，展览会工作人员的礼仪是展览成功的关键之一。
通过展示专业形象、良好的沟通技巧和团队合作精神，工作人员可以为参观者提供优质的服务体验，确保展览会的顺利进行。
会展服务礼仪范文一、接待礼仪1.着装整齐：会展工作人员应穿着整洁、整齐的工作服，并佩戴工作证。
2.热情接待：工作人员应以微笑的面庞、热情的态度迎接参展商和观众，主动提供帮助和指引。
3.专业知识：工作人员应熟知展馆布局、参展商分布、展品信息等内容，以便为参展商和观众提供准确的信息和服务。
4.有效沟通：工作人员应倾听参展商和观众的需求和问题，并及时、准确地回答，避免使用专业术语或行话，以便被广大观众理解。
二、展示礼仪1.展位布置：参展商应根据展品和公司形象，做好展位布置，展示产品的特色和优势。
布置期间应保持良好的工作状态，避免在观众面前擅自聊天或用手机。
2.产品展示：参展商在向观众展示产品时，应注意产品的陈列顺序、展示方式和介绍方法。
避免噪音过大、混乱无序。
3.物品摆放：参展商应保持展位的整洁，不允许将零食、饮料等杂物放置在展台上。
同时应注意展品采光和防盗安全。
三、交往礼仪1.礼貌用语：工作人员和参展商之间应使用礼貌用语，如您好、谢谢、请等；避免过于亲昵或使用尖锐的语言。
2.排队有序：在人员流量较大的地方，如取票处、展台前，应遵守排队原则，不拥挤、不插队。
3.人身安全：遇到观众身体不适或突发事件时，工作人员应及时报警或寻求医疗帮助，确保观众的人身安全。
四、服务礼仪1.主动服务：工作人员应主动与参展商和观众互动，帮助他们解决问题，提供相关的指导和服务。
2.专业知识：工作人员应了解会展相关的专业知识，能够为参展商和观众提供准确、及时的服务和信息。
3.不打扰观众：在观众观展期间，工作人员应尽量减少喧嚣和手机铃声，保持安静的工作环境，以免打扰观众的参观体验。
五、后续服务2.意见反馈：主办方应建立意见反馈机制，鼓励参展商和观众提出建议和意见，以不断改进会展服务质量。
3.跟进工作：工作人员应及时处理参展商和观众的问题和需求，确保后续服务的及时跟进。
总结：会展服务礼仪是会展活动中不可或缺的一部分，它能够提升参展商和观众的满意度，加强参展商与观众之间的互动，促进会展的成功举办。
作为博览会的志愿者服务礼仪的基本原则有作为博览会的志愿者服务礼仪的基本原则有：
1、尊重原则：对待客人要尊重，对客人的行为和要求要尊重，对客人的习惯和信仰要尊重。
2、热情原则：志愿者在服务过程中要表现出热情，对客人的问题和要求要耐心解答，对客人的困难要积极帮助。
3、周到原则：志愿者在服务过程中要考虑到客人的需求和利益，尽可能为客人提供周到的服务。
4、诚信原则：志愿者在服务过程中要诚实守信，遵守承诺，不欺骗客人。
5、自信原则：志愿者在服务过程中要自信，对自己的能力和服务内容要有信心，这样才能更好地为客人服务。
6、礼貌原则：志愿者在服务过程中要遵守基本的礼貌礼仪，使用礼貌用语，着装得体，态度端正。
7、规范原则：志愿者在服务过程中要遵守服务规范，按照规定的方式和程序进行服务，确保服务质量和效率。
![第7章 会展服务礼仪[15页]](https://img.taocdn.com/s1/m/8bbfccf610a6f524cdbf8541.png)
会展活动接待礼仪注意事项礼仪接待是在会展活动中起着相当关键的作用，是在会展活动中是最基本的环节，接待的礼仪规范是哪些?下面是干货资源社小编搜集整理的一些会展接待礼仪，希望对你有帮助。
(1)安排有序，每个工作人员在活动过程中承担什么角色，要做什么样的工作都已事先确定，不能出现手忙脚乱，不知所措的现象。
(2)行为规范。
所有参加礼仪接待服务的工作人员应按标准的商业行为规范来引导和服务客人，统一的服饰、统一的礼貌用语、统一的行走站立姿势、统一一的商业礼仪训练，使客人感受到所有的人员都训练有素，是一支专业的服务队伍。
(3)态度真诚。
可人的微笑，亲切的问候，细声的叮咛，耐心的解说……这些都是礼仪接待人员良好素质的表现，也是人们对礼仪接待服务的基本要求。
同时礼仪接待人员应具备一定的应变能力和解说能力，能灵活应对客人提出的各种问题。
(4)富有个性。
根据展会活动的形式和内容，礼仪接待服务的形式也可以设计得富有个性和特色，通过礼仪接待服务来凸现展会活动的特色和主题。
(1) 明确会展活动的内容主题以及特色。
不同性质的会展活动在表现形式上是不同的，因此在接待服务的表现形式上也就有所差异。
如会议活动和展览活动.展览活动和大型节庆活动的礼仪接待服务的表现形式不同，有些活动需要热闹，有些需要安静;同样是展览活动，不同的主题和内容，其礼仪接待服务的要求也不同。
例如汽车展的礼仪接待服务可以比较活泼欢快，具有现代感;化妆品展的礼仪接待服务则可以时尚前卫。
(2)事先做好整个会展活动的程序安排以及具体的人员安排。
了解会展活动的程序安排是进行礼仪接待人员配备的重要信息输入。
如果会展活动的开幕式有重要嘉宾参加.还伴随有不同规模和场次的会议或讲座，会展活动参与人员的数量较多，这时就需要场馆管理者确定在什么时候、在哪些地方、安排多少名礼仪服务人员，他们的主要工作任务是什么，在完成开幕式后，他们还须安排到哪里去服务。
在安排礼仪接待服务时要注意考虑如何提高服务效率。
会展服务礼仪规范在提倡服务的现在社会，会展服务礼仪规范不得不被大家所关注和提及。
下面是小编收集整理好的会展服务礼仪规范,欢迎阅读本文!会展服务礼仪介绍会展服务礼仪可分为日常交际服务礼仪和公共场合的交际服务礼仪。
日常交际服务礼仪主要指在非正式的会展服务场合的仪式和礼节，主要包括服务人员仪表仪态礼仪规范、接待礼仪、客户服务礼仪等。
会展服务礼仪规范主要面向对象有：会展、旅游等行业管理人员、营销人员、接待人员等广大从业人员。
会展服务礼仪与礼仪有着密切的关系。
礼仪是会展服务礼仪的基础和内容。
会展服务礼仪是礼仪在服务过程中的具体运用，是礼仪的一种特殊形式，是体现会展服务的具体过程和手段，使无形的服务有形化、规范化、系统化。
会展服务礼仪的实际内涵是主办方或承办方在会展前的策划和准备、会展期间的实施以及会展后续服务过程中展现出的一种行为规范。
在会展活动过程中一系列的礼仪服务。
包括展前展中展后三部分中一个会展人员所要提供的礼仪服务。
就是会前的准备，会中的接待服务，会后的整理。
举个例子，展会开始时，开幕式的举行，参展商的接待，记者媒体的接待等都需要会展人员的礼仪服务。
会展服务人员形象礼仪在整体形象、待人礼貌、解说技巧等三个主要方面，参展单位尤其要予以特别的重视。
一、塑造整体形象。
在一般情况下，要求在展位上工作的人员应当统一着装。
在大型的展览会上，参展单位若安排专人迎送宾客时，则最好请其自穿色彩鲜艳的单色旗袍，并胸被写有参展单位或其主打展品名称的大红色绶带。
全体工作人员皆应在左胸佩戴写明本人单位、职务、姓名的胸卡，礼仪小姐可例外。
按照惯例，工作人员不应佩戴首饰，男士应当剃须，女士则最好化淡妆。
二、要时时注意待人礼貌。
参展单位的工作人员都必须真正地意识到观众是自己的上帝，为其热情而竭诚地服务则是自己的天职。
展览一旦正式开始，全体参展单位的工作人员即应各就各位，站立迎宾。
不允许迟到、早退，无故脱岗、东游西逛，更不允许在观众到来之时坐、卧不起，怠慢对方。
制订部门：运营部制订日期： 2014年9月1日1 目的为规范展会期间的礼仪服务标准，提升礼仪服务质量，特制定本标准。
2 范围本制度适用于中心展览、会议、活动中的礼仪服务。
3 职责3.1会议项目经理负责礼仪人员的组织及培训。
4 管理内容与要求4.1礼仪服务人员的要求4.1.1化妆要适度，宜淡妆，切忌浓妆艳抹；4.1.2服装统一整洁，忌露、透、短、紧；4.1.3穿肉色丝袜，忌破漏；4.1.4头发梳理整齐，流海不过眉，需盘起；4.2礼仪服务的类别及标准4.2.1 接待礼仪1）头正，颈挺直，双肩展开向下沉，人体有向上的感觉；2）收腹、立腰、提臀；3）两腿并拢、膝盖挺直、小腿往后发力，人体的重心在前脚掌；4）可站丁字步或“V”字型，颔略收，双手交叉置于肚脐位置上，面带微笑；5）站立在各走道口的一侧,面向客人；4.2.2引导礼仪1)熟悉场内区域，主动为客人引路，做到准确无误，并主动搀扶老体弱者；2)引导时应面带微笑、自然、亲切把手抬起，四指并拢，拇指与其余四指自然分开，手向着客人，以肘为轴，朝一定方向伸出手臂，示意所指方向时说：“请这边走”；3)引领客人时，应在前方大概1米远的位置，随客人步伐轻松前进，并时刻注意保持步速，可适时地回头或用眼角余光观察客人的跟随情况；让你当家作主的装修平台4)在转弯或有台阶的地方要回头及时提醒客人注意；4.2.3签到礼仪1)礼仪小姐引导嘉宾签到，签到礼仪双手托笔递给嘉宾；2）嘉宾签完毕，签到礼仪给嘉宾配戴胸花，并引导嘉宾至指定区域入座休息；4.2.4签约礼仪1）按签约先后顺序将签约文件准备排放好；2）摆放托盘前最后核实签约单位，并要求与主持人宣布的签约单位顺序一致；3）确认无误后，按顺序摆放在签约台上；4）签约完毕后将签约文件放到托盘内收回；4.2.5剪彩礼仪1）主持人宣布剪彩、音乐响起后，剪彩礼仪双手托起托盘（托盘内需备有剪刀）；2）与肘平行，面带微笑，井然有序的上台；3）剪彩礼仪一般走在领导的前面，定好位后面向观众，领导上前剪彩；让您当家作主的装修平台。
会展接待文化礼仪会展接待礼仪1、例行服务会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。
对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人，往往还须进行重点照顾。
对于与会者的正当要求，应有求必应。
2、餐饮安排举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。
与此同时，还应为与会者提供卫生可口的饮料。
会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。
那样做往往既不卫生、安全，又有可能妨碍对方。
如果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。
3、现场记录凡重要的会议，均应进行现场记录，其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。
可单用某一种，也可交叉使用。
负责手写笔记会议记录时，对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。
4、会后活动安排会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。
组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。
如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。
送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。
会展接待个人仪表仪容1、修饰男职工胡须应修剪整洁，头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领。
女职工淡妆上岗，修饰文雅，且与年龄、身份相符。
工作时间不能当众化装。
注意讲究公共卫生，上班前不应吃带有刺激性气味的食物，避免口腔异味。
2、着装所有员工统一外着公司西服套装工作服，男士内穿蓝色衬衣工作服，女士内穿白色衬衣工作服，服装应完好、无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣。
打好领带，配穿皮鞋，上衣袋不装东西，裤袋少装东西，并做到不挽袖口和裤脚。
上岗期间员工必须佩带工作证牌，公司领导使用佩带在左胸的证牌，公司其他员工使用挂在胸前的证牌;3、举止规范接待时注意力集中，展现良好的精神状态，无疲劳状、忧郁状和不满状。
会展服务礼仪商务会议接待流程会议前·WHEN-会议开始时间、持续时间·WHERE-会议地点确认·WHO-会议出席人·WHAT-会议议题·AMBIENT-会议背景音乐和会标等·OTHERS-接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等·WHEN-时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。
这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。
·WHERE-地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。
·WHO-人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。
·WHAT-会议的议题，就是要讨论哪些问题。
·OTHERS-会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。
比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。
会议中在会议进行当中，我们需要注意以下这几方面：(1)会议主持人主持会议要注意·介绍参会人员·控制会议进程·避免跑题或议而不决·控制会议时间(2)会议座次的安排一般情况下，会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌会议。
一般情况下会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。
在方桌会议中，特别要注意座次的安排。
如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。
就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。
如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。
还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。
在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。
会议后在会议完毕之后，我们应该注意以下细节，才能够体现出良好的商务礼仪。
主要包括：会谈要形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应该有专人负责相关事物的跟进;·赠送公司的纪念品;·参观，如参观公司，或厂房等。
·如果必要，合影留念。
会议准备1、会务组工作由公司会务人员配合主办方联合组成会务组，负责代表报到、食宿安排、分发资料、会场布置、作息日程、代定返程机票及会后旅游等相关事宜。
配合主办方会务组协调会务组与代表之间、酒店之间的相关事宜，妥善解决各类问题。
2、代定会议酒店按主办单位的要求，提供各类标准的酒店，争取最优惠的价格，并协调与酒店的各项事宜。
3、会议厅会前准备好会议所需的所有培训设备，精选安静、舒适、明亮的会议室，特别是在音响效果上的质感要求，我们将尽善尽美的为您安排，充分让会代表感觉到与会所值。
根据需要可提供数十人至数百人的会议室，目前江西拥有星级酒店数百家，商务会议室近百个，多功能会议厅数十个;提供电子商务及会议接待服务。
通常会议室最常见的摆台形式有如下几种：剧院式、课桌式、u型、回型(双u型)、椭圆型、长方行、圆桌式、鸡尾酒会式、宴会式、t 型台;下面将最常用的几种台型分述如下：1)剧院式：桌形摆设：在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道。
特点：在留有过道的情况下，最大程度地摆放座椅，最大限度地将空间利用起来，在有限的空间里可以最大限度容纳人数;但参会者没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记。
2)教室式(课桌式)：桌形摆设：会议室内将桌椅按排端正摆放或成“v”型摆放，按教室式布置会议室，每个座位的空间将根据桌子的大小而有所不同。
特点：此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性;参会者可以有放置资料及记笔记的桌子，还可以最大限度容纳人数。
3)方形中空式：桌形摆设：将会议室里的桌子摆成方形中空，前后不留缺口，椅子摆在桌子外围，通常桌子都会围上围裙，中间通常会放置较矮的绿色植物，投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端。
特点：此种类型的摆桌常用于学术研讨会一类型的会议，前方设置主持人的位置，可分别在各个位置上摆放上麦克风，以方便不同位置的参会者发言;此种台型容纳人数较少，对会议室空间有一定的要求。
4)“u”形：桌形摆设：将桌子连接着摆放成长方形，在长方形的前方开口，椅子摆在桌子外围，通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物以做装饰;特点：不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围;多摆设几个麦克风以便自由发言;椅子套上椅套会显示出较高的档次。
5)圆桌式：桌形摆设：圆形或椭圆形大会议桌，周围摆放座椅，按照主次落座。
特点：适合人数较少，档次较高的会议要求，距离较近，容易产生近距离的交流感。
6)鸡尾酒会式桌形摆设：以酒会式摆桌，只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子，不摆设椅子，以自由交流为主的一种会议摆桌形式。
特点：自由的活动空间可以让参会者自由交流，构筑轻松自由的氛围。
4、会场布置讲台、舞台、背景板精心设计制作，展板、展板制作，根据会议性质和主办方要求进行环境布置。
5、会议设施我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节;提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。
6、会议宣传品制作横幅、绶带、迎宾牌、代表证、台卡、宣传资料、奖杯、证书等。
印刷设计：很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。
名片单色/多色的制作; 意见调查表格;相关资料的打字、复印、印刷;彩旗的制作; 背景牌：有材料做夹板，进口萤光纸;7、礼仪服务根据会议主办方的意愿安排专业礼仪人员，负责迎宾、接待、签到、引导、颁奖、剪彩、演出、会议主持等。
8、租赁服务按会议要求代办相关设备的租赁服务。
9、会议用餐 50元/人/天—100元/人/天，多种标准供选择。
我们将根据不同的喜好，为您预定各种形式的餐会：中餐、西餐、自助餐、宴会等。
10、会议娱乐及活动协助会议期间的各项娱乐活动，回答客户的咨询并提供实惠选择的建议!11、会议接送站我公司派专业礼仪迎宾小姐或先生，手持接站牌，进行接站服务。
专车全天免费接站。
12、车辆交通服务但凡在一个地区举办会议，肯定需要协调交通的问题，无论是从机场到酒店的接送机服务、会间旅游期间需要的旅游用车服务，还是外出用餐的用车安排，都离不开车辆的运输需求，特别在江西，酒店和景点较为分散是地区的一大特色，就更加突出了会间用车的重要性。
下面就根据不同的车型，为您提供安排人数的具体建议：四座小车：安排一至三人的用车较为合适。
七座商务车：安排五人左右较为合适。
十二座面包车：安排八至十人较为合适。
二十二座中巴车：安排十二至十六人较为合适。
三十三座大巴车：安排二十至二十六人左右较为合适。
13、摄影摄像按主办单位要求，提供摄影摄相服务。
根据会务组要求把摄像资料制作成vcd光盘。
摄影资料的扩印、分发。
14、代办(制定)各类会议礼品、纪念品按主办单位要求，提供各类纪念品(礼品)，并代为定做。
如新疆品种繁多的手工艺品，可以印制会议主办方指定的图案和文字。
旅行袋：印有会议主办方指定的图案和文字的旅行袋，除能帮助参会嘉宾装载物品外，更多一份纪念意义。
笔记本：特殊纪念意义的笔记本，能让客户铭记本次活动与会议主办方。
15、会议票务我公司有专业订票员，免费代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票;和代订全国各地返程火车硬(座)卧铺车票。
16、会议物流按要求提供会议或会展期间的后勤保障工作和外围协调服务，代办会展用品的航空、铁路托运和土特产及会议礼品。
1)物品运输：会议中若是需要很多相应物品和设备的，我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。
资料运输：宣传资料，印刷品，纪念礼品的运送;小件运输：展柜，展桌，椅子，小型设备，小件货物的运送;大件运输：大型器械，大件物品的运送; 特种运输：化学用品，医药用品以及复杂物品的运送; 远程运输：远距离的展品运送;贵重展品运输：电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。
2)物品配送：酒水食品：如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常生活用品，我方可代购;办公用品：代办会议期间，会务组所需的办公用品;纪念礼品：提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等服务。
17、特服按要求为会议期间的重要客人提供特殊照顾、服务(如提供高档豪华专车、娱乐建议等)。
商务会议员个人礼仪规范1、修饰男职工胡须应修剪整洁，头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领。
女职工淡妆上岗，修饰文雅，且与年龄、身份相符。
工作时间不能当众化装。
注意讲究公共卫生，上班前不应吃带有刺激性气味的食物，避免口腔异味。
2、着装所有员工统一外着公司西服套装工作服，男士内穿蓝色衬衣工作服，女士内穿白色衬衣工作服，服装应完好、无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣。
打好领带，配穿皮鞋，上衣袋不装东西，裤袋少装东西，并做到不挽袖口和裤脚。
上岗期间员工必须佩带工作证牌，公司领导使用佩带在左胸的证牌，公司其他员工使用挂在胸前的证牌;3、举止规范接待时注意力集中，展现良好的精神状态，无疲劳状、忧郁状和不满状。
立姿端正，抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。
行走步伐有力，步幅适当，节奏适宜避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等，实在难以控制时应侧面回避。
与领导、客人交谈时，要神态专注表情自然，表达得体，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃动和抓耳挠腮。
做好商务会议接待工作的技巧一、会前准备接待人员应准确了解和熟悉所接待会议的目的、内容、会期、与会人员的构成情况(如层次、数量、性别、年龄、民族、来源等);涉外会议还包括宗教信仰、风俗、习惯、忌讳、饮食起居等方面的情况。
这是搞好接待工作的基础。
除此之外，还要建立接待机构，确定接待规格，拟订接待计划(如吃、住、行、娱乐、安全方面的安排)。
接待机构内部要有明确的分工，职责到人。
接待计划要有弹性，留有余地，在比较容易出现纰漏的环节，要有补救措施，这是搞好接待工作的保证。
布置好会场也是准备工作的重要内容。
会场布置涉及席位安排，音响控制，会标、花卉的环境布置。
会场布置应突出主题，简洁、典雅。
二、会务服务与会人员到达后，首先应安排好住宿的房间。
在与会人员稍事休息后，接待人员可上门或礼请与会者到会议秘书处签到，也可以先签到再休息，必要时还应安排企业负责人上门看望。
会议期间应及时了解与会者食宿方面的风俗习惯，并将有关情况转告相关部门，以便及时调整安排。
会议期间，要想方设法使与会者吃得满意、住得舒适、行得方便、玩得愉快。
因此，在组织外出参观购物时要细致周到，如乘坐的车辆要有明显的标志，并编上号码，每辆车应有一名接待人员陪乘;集合时间要明确，集合地点要具体;每到一处离开前要核点人数，千万不能遗漏人员。
