企业运营论文企业经营管理论文
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企业运营论文企业经营管理论文
摘要:企业文书工作在企业经营管理中发挥着非常重要的作用,
需要企业领导和主管部门的重视,从文书工作的各个环节,切实做好
保密管理工作,保障秘密文件的存档和使用安全,避免秘密的泄露,
从而推动企业的持续健康发展。
伴随着市场经济的快速发展,企业面临着日益激烈的市场竞争,
在这种情况下,企业要想在市场中占据优势地位,获得良好的发展,
就必须不断提升自身的市场竞争力和管理水平。在企业经营管理中,
文书工作是一项严谨细致的工作,其性质和任务决定了工作内容涉及
企业的商业机密,做好文书工作保密管理,对于保证企业持续健康发
展而言,有着非常重要的意义和作用。
1企业文书档案的重要性
在现代企业经营管理中,文书档案的重要性主要体现在以下几个
方面:
1.1推动企业发展
社会主义市场经济背景下,企业要想得到良好的发展,需要考虑
许多的因素,企业文书档案作为企业知识水平和管理经验的积累,是
企业开展各项管理工作的先决条件,同时也是推动企业发展的重要战
略资源。可以说,企业创造和发展的全过程,都体现在企业文书档案
中,而企业对于新技术的开发和新产品的认证,同样离不开文书档案
的支持。
1.2实现商业管理
文书档案所涉及的内容,不仅包括了科学技术档案、人事档案,
还包括了企业经营的机密文件,以及企业生产经营管理中的技术资料
和管理资料;不仅有一般的文书档案资料,还有非常重要的商业秘密
信息资料,这些资料在企业的经营发展过程中,起着非常重要的作用。
1.3提升企业信用
当前,市场竞争的日趋激烈,使得诚信问题逐渐凸显,文书档案
的信用度也因此得到了企业的重视。作为企业的一种无形资产,企业
信誉是企业最为基础的资源,与企业的成败有着密不可分的联系。在
未来的市场竞争中,文书档案将会成为企业信用的关键所在,推动企
业经济的稳定发展。
2文书工作保密管理的有效措施
2.1严把文件制作环节
涉密文件在拟定、审核的过程中,首先涉及的是定密问题,如果
合理确定涉及国家机密文件的密级范围,在相关法律法规有着非常明
确的规定,应该对文件的内容进行审核,结合其涉密程度,划定文件
的秘密等级、保密期限以及保密范围,以确保文书保密管理工作的有
效展开;其次,应该严格控制涉密文件的印制环节,在印制前,需要
标明涉密文件的秘密等级、保密期限和发放范围,避免出现多印多留
的情况,对于多余的文件,应该按照相关规定进行处理,不能随意放
置。同时,涉密文件的印制,应该采用符合保密要求的设备,在具备
相应保密条件的场所,由具有保密保障的单位和人员进行印制;然后,
需要健全相应的保密机制,避免在文件印制和传递过程中,出现泄密
事故,由于特殊原因翻印和复制的秘密文件,需要履行相应的审批程
序,做好登记管理,在文件尾部标明翻印数量和翻印单位,视同原件
进行保密管理。
2.2做好文件收发登记
在文书工作中,收文、发文、传递、借阅、存档等所有环节,都
必须建立相应的登记制度,严格按照制度进行保密管理工作,确保秘
密文件在收发和运转的过程中,都存在明确的文字登记,以作为核对
移交文件的依据,也可以作为检查秘密文件安全责任的凭证,为文件
的保密管理提供便利。秘密文件需要登记的项目,通常包括收文编号
和日期、来文机关、文件字号、密级、标题、数量等。对于从事登记
工作的人员,应该加强相应的教育和培训,引导其树立相应的保密意
识和责任意识,一丝不苟地执行自身的工作,避免出现错登和漏登的
情况。另外,文件的发出是一个非常容易出现问题的环节,需要引起
足够的重视。如果有领导批示,应该严格按照批示的范围对文件进行
发放,结合工作需要确定发文范围。对于一些专业性较强的文件,可
以只发直接有关单位,只发组织,避免出现错发和滥发的问题。对于
发出的秘密文件,应该具备相应的发文登记,载明发文编号、发文时
间、文件标题字号、密级、数量以及收件人签名,确保分发的准确无
误。对于收文单位,则应该对相关登记内容进行核对,确认无误后才
能进行签收。
2.3严格文件传递和借阅关
在文件传递和借阅的过程中,一不留神就可能会文件丢失或者泄
密问题,需要相关人员严格把关。对于秘密文件的传递和借阅,需要
设立专用的文件夹,做好登记工作,由收文人进行签字。在文件返回
时,应该查阅文件夹中文件数量和签字,同时在登记表中注明返回时
间。秘密文件的取送必须由专人负责,在文件取送过程中,避免办理
一些与文件无关的事情,对于一些机要文件,更应该直接送到相关单
位的保密室或者负责人受众,而不能送给无关人员。不仅如此,为了
加强对于保密文件的传阅管理,如果条件允许,还可以建立相应的阅
文室,让借阅人员直接在阅文室阅读,避免个人长期保管文件或者将
文件带动公共场所存在的隐患,有利于文件的保密管理,而且能够加
快文件承办速度,提升工作效率。如果没有条件不允许,则应该尽可
能当天送阅当天回收,做好保密管理工作,在收回文件时,还应该仔
细核对,如发现文件缺失,应该及时追查。对于秘密文件,应该避免
随意摘抄的情况,如果确实需要摘抄,则必须经过有关领导批准,使
用保密记录本摘抄,妥善保管。
2.4强化会议文件管控
在企业会议中,部分会议文件同样会涉及一些机密问题,而且涉
及面较广,管理漏洞多,加上部分与会人员对于会议文件不够重视,
没有认识到会议文件保密管理的重要性,将文件随意摆放,使得会议
文件丢失的情况时有发生。也有一部分人没有能够主动清退会议文
件,往往从工作的便利性出发,没有考虑文件的保密需要。对此,企
业应该加强对于会议文件的管控,一是从保密角度看,应该将会议文
件放在与正式文件同等重要的位置,强化文件管理,文件的印制需要
具备相应的发文编号和发文登记;二是在会议文件的发出和回收时,
需要履行相应的签字手续。需要与会人员带回的文件,会议主办方应
该向相关单位发送《会议文件清单》,列明文件目录,同时及时进行
收缴和登记管理,文秘人员应该主动向与会人员索要会议文件。
2.5做好文件清退、归档和销毁
对于秘密文件,应该进行规范化管理,定期对其进行清理,并以
半年或者一年为周期,进行全面清理。对于属于“上三级”的文件,
应该按照相关规定,每年至少清退一次,确保如数清退。在文件清退
过程中,如果发现有文件缺失、丢失的情况,必须及时向主管部门、
保密部门和发文单位进行通报,及时进行追查和处理。对于办理完毕
的文书材料,需要进行规定的,应该按照规定期限,向档案室移交归
档,办理相应的移交手续。在文件归档后,需要建立严格的查阅审批
制度,对于一些控制使用,或者属于国家机密的文件,未经批准严格
禁止复制和摘抄的情况。除了需要进行归档的文件和资料,多余的数
量以及没有保存价值的文件,应该及时进行销毁。需要销毁的文件都
应该进行登记造册,由主管领导审查签字,经监督人员确认核实,然
后送到指定地点进行统一销毁。
3结语
总而言之,企业文书工作在企业经营管理中发挥着非常重要的作
用,需要企业领导和主管部门的重视,从文书工作的各个环节,切实
做好保密管理工作,保障秘密文件的存档和使用安全,避免秘密的泄
露,从而推动企业的持续健康发展。
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