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档案管理工作手册XX公司行政部档案管理工作手册目录一、档案管理网络图 (3)二、档案管理总则 (4)三、综合管理部职能 (5)四、档案管理工作职责 (7)1）文件材料的收集管理 (7)2）公司专（兼）档案管理员工作职责 (8)五、档案归档范围 (8)1）内部资料类 (8)2）行政管理类 (9)3）党群工作类 (9)4）经营管理类、设备仪器类 (9)5）生产技术管理类、基本建设类 (10)6）会计档案类 (11)7）平时归卷 (11)六、立卷（案卷质量及要求） (12)七、档案室管理 (15)档案管理工作手册XX公司档案管理组织机构图档案负责人：部门负责人财务部市场拓展部综合管理部园区管理部物流管理部经营计划发展部人员名字人员名字人员名字人员名字人员名字人员名字档案主管领导：总经理客户服务部人员名字信息化建设组档案室管理：兼职档案员人员名字总则第一条根据国家档案局国档发（1991）20号文《关于印发<工业企业档案分类试行规则>的通知》，结合DA/T42-2009《企业档案工作规范》要求，为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时交专(兼)职文书人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
档案管理工作手册行政部职能一、行政文秘工作1、组织并安排公司内外的各类会议，并做好相关会议纪要。
2、完善和修订公司的各项规章制度并督促各部门严格遵照执行。
3、负责起草、审核、发布公司有关文件，并完成公司各类重要文档的收发登记和归档工作。
4、负责公司各类邮件书报的收发和传递，以及公司内部各类业务凭证的印刷。
5、协调各部门关系，若发现问题，做到及时反馈，及时解决，促进公司各项工作顺畅开展。
一、总则为加强公司员工手册档案管理，确保员工手册档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
二、档案范围1. 公司员工手册、员工手册修订版、员工手册变更通知等。
2. 员工手册编制、修订、变更过程中的各类文件、资料。
3. 员工手册相关会议记录、审批文件、签字记录等。
三、档案管理职责1. 公司档案管理部门负责员工手册档案的收集、整理、归档、保管和提供利用等工作。
2. 各部门负责人对本部门员工手册档案的管理负直接责任。
3. 员工手册档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，严格按照档案管理要求进行操作。
四、档案收集与整理1. 员工手册档案的收集应做到全面、及时、准确。
2. 档案收集时，应详细记录档案名称、编号、形成时间、页数、责任人等信息。
3. 档案整理应按照档案分类、编目、装订等要求进行，确保档案的有序性。
五、档案保管与利用1. 员工手册档案应存放在安全、干燥、通风的档案室，并采取必要的防虫、防霉、防火、防盗等措施。
2. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时报告。
3. 档案利用应遵循以下原则：（1）严格按照档案利用审批程序办理，未经批准不得擅自提供档案。
（2）提供档案时，应确保档案的完整性和安全性。
（3）利用档案的人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容。
六、档案销毁1. 员工手册档案达到保管期限，经鉴定确无保存价值的，可予以销毁。
2. 档案销毁前，应编制销毁清册，经审批后由档案管理人员监销。
3. 销毁档案时，应确保档案的完整性，防止遗漏。
七、监督检查1. 公司档案管理部门负责对员工手册档案管理制度的执行情况进行监督检查。
2. 各部门应定期对本部门员工手册档案管理情况进行自查，发现问题及时整改。
3. 对违反本制度的行为，按照公司相关规定进行处理。
八、附则1. 本制度由公司档案管理部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
第一章总则第一条为加强档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本手册。
第二条本手册适用于本单位所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案以及其他载体档案。
第三条档案管理应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性原则；3. 安全性原则；4. 可靠性原则；5. 利用性原则。
第二章档案管理机构及职责第四条本单位设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定档案管理制度，并组织实施；2. 指导、监督各部门档案管理工作；3. 收集、整理、归档各类档案；4. 对档案进行鉴定，销毁失去价值的档案；5. 提供档案查询、借阅服务；6. 组织档案工作人员业务培训。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：1. 本单位形成的各类文件、资料、图表、照片等；2. 各部门上报的各类统计报表、报告、总结等；3. 外部单位提供的与本单位业务相关的文件、资料等。
第七条档案整理要求：1. 按照档案分类标准进行分类；2. 编制档案目录，确保目录与档案内容相符；3. 对档案进行编号，方便查找和利用；4. 对档案进行装订、打包，确保档案整洁、牢固。
第四章档案保管与安全第八条档案保管要求：1. 设立专用档案库房，配备必要的档案保管设备；2. 专人负责档案库房的管理，确保库房安全；3. 定期对档案进行检查、维护，发现问题及时处理；4. 对重要档案进行备份，确保档案不丢失、不损坏。
第九条档案安全措施：1. 严格执行档案保密制度，确保档案内容不外泄；2. 防止档案被盗、丢失、损坏，定期进行安全检查；3. 对库房进行防火、防盗、防潮、防尘、防虫等安全措施；4. 档案工作人员必须遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。
第五章档案利用与鉴定第十条档案利用要求：1. 查阅档案需在档案管理部门指定的查阅室进行；2. 查阅档案需填写借阅登记表，并遵守档案保密规定；3. 查阅档案时，不得擅自复制、摘抄档案内容；4. 查阅档案后，需将档案归还原位。
企业档案工作服务手册序序一、企业档案的作用我国加入WTO之后，企业在竞争日益激烈的国际和国内市场上具有更多的机遇，同时也面临更大的挑战。
而在这场竞争中，档案可以发挥它无可替代的凭证和参考作用。
企业的证照、资质档案，可以证明企业经营的合法性和企业承担生产项目等的水平及能力；企业的产品研发、配方及专利档案，可证实企业对该产品的所有权，以免旁人侵害本企业的合法权益；企业的营销计划、客户网络档案，为企业开发和稳固所占领的市场；企业的合同档案，为企业确立债权债务关系；企业的会计档案，可以反映企业的业绩及企业按章纳税等情况；企业的照片档案还能直观地向社会展现企业的风采，成为企业树立形象的组成部分。
总之，真实、准确、系统的档案是企业在激烈的市场竞争中立于不败之地的法律保障，是加入WTO后企业反倾销的有力凭证，是企业成长历程的直击见证，更是企业发展的历史记录。
因此，民营企业的档案，将在激烈的市场竞争中体现出它无可替代的凭证作用。
二、企业档案工作的意义在企业中，多数企业主在对“档案管理”的认识上有两点偏差：一是认为过去企业并没有重视档案也能获得好的效益，可见档案管理对企业没什么用，对档案工作的投入是无效的成本开支；二是企业享有充分自主，文件如何处置纯属企业自由权限范围，档案行政管理部门抓企业档案工作，是对企业内部事务的干预。
可以说，第一点偏差是源于对档案工作的认识不清；第二点偏差是源于对档案行政管理部门工作的不了解。
因此，正确认识企业档案工作的意义，是做好企业档案工作的前提。
企业档案工作是企业各项基础工作的重要组成部分，也是现代企业制度的一项基本要求。
做好档案工作，对企业的长期发展有着重要的意义。
1．完善档案管理是提升企业整体管理水平的重要手段。
经济学家魏杰、哈佛大学管理学博士闻沫等人认为，我国企业的大部分是在短缺经济条件下发展起来的，那时国内尚处于卖方市场的物资紧缺时期，任何人只要肯吃苦，懂得贱买贵卖就可以迅速积累起一定的原始资本，因而经营中基本上无管理可言，“企业的财务管理、营销管①理、人事管理、生产作业管理、质量管理、库存管理漏洞百出”。
档案管理工作手册(总14页)--本页仅作为文档封面，使用时请直接删除即可----内页可以根据需求调整合适字体及大小--XX公司行政部档案管理工作手册目录一、档案管理网络图 (3)二、档案管理总则 (4)三、综合管理部职能 (5)四、档案管理工作职责 (7)1）文件材料的收集管理 (7)2）公司专（兼）档案管理员工作职责 (8)五、档案归档范围 (8)1）内部资料类 (8)2）行政管理类 (9)3）党群工作类 (9)4）经营管理类、设备仪器类 (9)5）生产技术管理类、基本建设类 (10)6）会计档案类 (11)7）平时归卷 (11)六、立卷（案卷质量及要求） (12)七、档案室管理 (15)XX公司档案管理组织机构图总则第一条根据国家档案局国档发（1991）20号文《关于印发<工业企业档案分类试行规则>的通知》，结合DA/T42-2009《企业档案工作规范》要求，为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时交专(兼)职文书人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
行政部职能一、行政文秘工作1、组织并安排公司内外的各类会议，并做好相关会议纪要。
2、完善和修订公司的各项规章制度并督促各部门严格遵照执行。
3、负责起草、审核、发布公司有关文件，并完成公司各类重要文档的收发登记和归档工作。
4、负责公司各类邮件书报的收发和传递，以及公司内部各类业务凭证的印刷。
5、协调各部门关系，若发现问题，做到及时反馈，及时解决，促进公司各项工作顺畅开展。
二、后勤总务工作1、负责公司日常所需办公用品、低值易耗品和固定资产的采购，做到货比三家，质量上乘，价格合理。
档案管理工作手册档案管理是企业组织中非常重要的一项工作，它关系到企业的信息安全、经营管理和法律合规等方面。
因此，建立健全的档案管理制度，对于企业的长期发展具有重要意义。
本手册旨在帮助企业建立完善的档案管理制度，规范档案管理流程，提高档案管理效率，保障企业信息安全。
一、档案管理制度建立与完善。
1.1 制定档案管理制度。
企业应当根据自身的实际情况，制定档案管理制度，明确档案管理的责任部门、流程和要求，确保档案管理工作有章可循。
1.2 完善档案管理流程。
建立档案管理流程，包括档案的归档、借阅、销毁等环节，明确各个环节的操作规范，避免档案管理中的混乱和错误。
二、档案管理工作流程。
2.1 档案的归档。
对企业各类文件、资料进行分类、整理，按照规定的档案分类标准进行归档，确保档案的完整性和准确性。
2.2 档案的借阅。
规范档案借阅流程，明确借阅人员的资格和权限，确保档案的安全性和保密性。
2.3 档案的销毁。
对于已经失去利用价值的档案，应当按照规定的销毁程序进行销毁，避免档案的滞留和浪费。
三、档案管理的技术支持。
3.1 档案管理系统。
建立档案管理系统，实现档案信息的电子化管理，提高档案管理的效率和准确性。
3.2 档案管理软件。
选择适合企业实际情况的档案管理软件，提高档案管理工作的自动化水平，减少人为错误。
四、档案管理的监督与检查。
4.1 档案管理的监督。
设立专门的档案管理监督部门，对档案管理工作进行监督和检查，及时发现和纠正档案管理中的问题。
4.2 档案管理的考核。
建立档案管理工作考核制度，对档案管理工作进行定期考核，激励和约束档案管理人员，确保档案管理工作的规范和有效。
五、档案管理的风险防范。
5.1 档案管理的安全防范。
加强档案管理的安全防范意识，采取有效措施防止档案的丢失、泄露和损坏。
5.2 档案管理的法律合规。
遵守相关的档案管理法律法规，确保档案管理工作的合法合规，避免因档案管理不当而引发的法律风险。
六、档案管理的信息化建设。
北京市建筑业企业档案管理手册北京市建筑业企业档案管理手册：深度与广度的探讨一、引言在建筑业领域，企业档案管理对于企业的运营和发展至关重要。
北京作为中国的政治、文化和经济中心，其建筑业发展已经成为全国乃至全球的焦点。
北京市建筑业企业档案管理手册的制定和执行对于提升企业管理水平，推动行业健康发展具有重要意义。
本文将从深度和广度两个方面对北京市建筑业企业档案管理手册进行全面评估，以期为读者提供有价值的信息和认识。
二、北京市建筑业企业档案管理手册的内容与要求1. 深度探讨（1）制定目的与意义北京市建筑业企业档案管理手册的制定目的主要是规范企业档案管理行为，加强信息化建设，提高信息管理的效率和质量。
其意义在于保护企业资料，提高工作效率，促进企业信息资源的共享和利用。
（2）档案管理的法律法规北京市建筑业企业档案管理手册应当涵盖国家和地方相关的档案管理法律法规，为企业在档案管理过程中提供法律依据和指导，以保证档案管理工作的合规性和规范性。
（3）档案管理的流程与方法在档案管理手册中，应当明确规定档案的分类、整理、存储、检索、利用、销毁等具体流程和方法，以便企业员工在日常工作中能够依据标准化的方法进行档案管理工作。
2. 广度覆盖（1）企业档案管理的范围北京市建筑业企业档案管理手册应当明确规定档案管理的范围，包括施工合同、工程设计文件、施工图纸、技术资料、施工记录、检验报告、质量验收记录、安全生产档案等内容。
（2）档案管理的信息化建设随着信息技术的不断发展，信息化已经成为企业档案管理的必然趋势。
北京市建筑业企业档案管理手册需要覆盖档案信息化建设的内容，并规定企业在信息化建设方面的要求和标准。
（3）档案管理的质量控制档案管理手册应当包括档案管理的质量控制要求，以确保档案管理工作的质量和效率。
这包括对档案的准确性、完整性、及时性和安全性的要求，以满足企业日常经营管理和信息化建设的需求。
三、总结与回顾北京市建筑业企业档案管理手册是建筑业企业管理的重要工具，其内容应当深入到档案管理的方方面面，并且覆盖面广，涉及到档案管理的方方面面。
中国石化档案管理实务手册一、档案管理体系与职责中国石化档案管理实行统一领导、分级管理的原则。
1. 档案工作实行公司领导负责制。
2. 建立健全档案工作体系，配置专（兼）职档案人员，部门和项目设资料管理员，配备满足档案信息化所需要的设备设施。
二、档案分类与编码为便于归档文件的整理和查询，应制定科学统一的档案分类和编码规则。
归档文件可按全宗、分类号、年度、档号等规则进行分类。
其中，档号包括：全宗号、分类号、年度、流水号四部分，采用一个档案实体的唯一性标识。
三、档案的收集与整理中国石化根据其形成的特殊性，主要指设备、工程、项目及经营等方面的档案，各类档案应收集齐全、完整，并加以整理，使其条理化、系统化。
四、档案的归档与移交各部门形成的档案应在形成后及时归档，一般应在次年上半年内归档。
科研项目等应按科技档案管理规定及时归档。
离职或退休员工应及时移交个人保存的档案。
按照规定需要向外部单位移交的，应按有关规定及时办理移交手续。
五、档案的保存与保管按照相关规定进行档案的保存和保管，确保档案的安全和完整。
对于电子档案，需要定期进行数据备份和安全检测，以确保数据的安全和可靠。
六、档案的利用与开发积极开展档案利用工作，建立健全档案利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续。
对重要档案要严格控制利用，必要时限制利用或禁止利用。
对档案进行开发，通过开展编研、举办陈列展览等活动，充分发挥档案价值。
七、档案鉴定与销毁中国石化应定期对过期或无保存价值的档案进行鉴定和销毁。
鉴定工作应在公司内部进行，并邀请相关领域的专家参与。
经过鉴定，需要销毁的档案应按规定程序进行销毁，并做好记录。
八、档案的数字化管理积极推进档案数字化工作，采用数字化技术对档案进行管理，提高档案管理效率和水平。
数字化档案管理应符合相关标准和规范，确保数据的准确性和可靠性。
九、档案安全管理建立健全档案安全管理制度，确保档案的安全和保密。
企业档案管理工作手册1. 引言企业档案管理是确保企业重要文档和信息得到妥善保存、归档和管理的关键过程。
良好的档案管理能够提高企业的效率、减少风险，并为组织内部和外部的信息共享提供支持。
本手册旨在帮助企业员工理解和执行有效的档案管理工作，确保档案安全可靠。
2. 档案管理基础2.1 定义和目标企业档案是指企业业务过程中产生、接收和保持的各类文件、资料和信息的集合。
档案管理的目标包括确保档案的管理、保存和利用，满足组织和法律要求，提供权威的证据，并支持企业的决策和运营。
2.2 档案管理职责档案管理涉及多个职责和角色，包括： - 档案管理部门：负责制定档案管理政策和程序、建立档案管理系统、定期审核档案存储条件和保管措施，并培训员工执行档案管理工作。
- 部门经理：负责监督部门下属员工的档案管理工作，确保文件及时归档，文件的涉密性和完整性得到保护。
- 员工：负责按照档案管理政策和程序，将文件及时归档，并保证文件内容和形式的准确性和完整性。
3. 档案管理流程3.1 档案分类和整理在进行档案管理之前，需要对企业档案进行分类和整理。
通常可以根据文件类型、主题、来源等进行分类，然后制定合适的文件编号和归档规则，确保文件的有序存储。
3.2 档案存储和保管档案存储和保管是档案管理的核心环节。
文件的存储位置和条件应根据文件的分类、敏感性和保密级别来确定。
同时，应制定合适的出借和查阅规则，并采取措施确保档案的安全，如防火、防霉、防鼠等。
3.3 档案借阅和归还档案借阅和归还是档案流转过程中的重要环节。
在进行档案借阅前，借阅人需要填写借阅申请，并在借阅期间保证档案的安全和完整。
归还档案时，要进行检查，确保档案无遗失和损坏。
3.4 档案销毁和鉴定档案管理的最后一步是档案销毁和鉴定。
根据企业的保留期限，定期清理和销毁无效的档案。
对于需要保留的档案，应进行鉴定，确保其完整性和可信度。
4. 档案管理工具和技术4.1 电子档案管理系统电子档案管理系统可以提高档案管理的效率和可靠性。
档案管理手册(档案管理规程总编)目录1. 引言2. 定义和范围3. 档案的分类和归档4. 档案的存储和保护5. 档案的检索和利用6. 档案的销毁和处置7. 档案管理责任8. 常见问题解答1. 引言本档案管理手册旨在确保我们的档案管理工作符合法律法规的要求，并为员工提供相关的指导和规范，以保护和充分利用我们的档案。
2. 定义和范围2.1 档案的定义：本手册中，档案指各种载体上记录的有价值的信息、数据、文件和资料，包括纸质档案、电子档案等。
2.2 档案管理的范围：本手册适用于我公司所有涉及档案管理的部门和员工，包括档案的创建、归档、存储、保护、检索、利用、销毁和处置等方面的工作。
3. 档案的分类和归档3.1 档案的分类：根据档案的性质和用途，我们将档案分为行政档案、财务档案、人事档案等不同类别。
3.2 档案的归档：根据归档规则，将每份档案定位到合适的分类，并确保其按照一定的次序进行编号和整理，以便后续的存储和检索工作。
4. 档案的存储和保护4.1 纸质档案的存储：纸质档案应存放在干燥、通风、防尘、防潮、防火的档案室，并采取合适的保管措施，确保档案的安全和完整。
4.2 电子档案的存储：电子档案应储存在安全的网络服务器上，确保数据的备份和安全性，限制访问权限，防止未经授权的复制或修改。
5. 档案的检索和利用5.1 档案的检索：制定详细的检索规则和方法，确保员工能够高效地检索到需要的档案，并记录档案的使用情况。
5.2 档案的利用：根据实际需要，制定合理的档案利用规则，确保档案的合法、安全和有序利用，避免滥用和损坏。
6. 档案的销毁和处置6.1 档案的销毁：根据法律法规的规定，定期对符合销毁条件的档案进行销毁，确保档案的安全和减少存储压力。
6.2 档案的处置：将已达到保管期限的档案进行处置，如归档到档案库、移交给档案馆等，确保档案的长期保存和利用。
7. 档案管理责任7.1 各部门的责任：各部门需配备档案管理责任人，负责本部门档案的管理和组织档案工作培训。
企业档案管理手册为加强公司档案管理工作，严格工作制度、规范工作秩序、严肃工作纪律，提高档案管理水平，特制定本管理办法。
第一章总则第一条为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，为公司的经营和发展服务，进而带动公司档案管理水平上个台阶，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合本公司实际情况，制定本管理办法。
第二条公司的档案管理分为一和二级两部分。
一级档案是指公司在基本建设、经营发展、党政管理、会计工作等各项活动中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。
二级档案是指公司在进行主营业务以及基本建设、党政管理、经济活动、会计工作中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。
根据公司的实际情况和档案目标管理的要求，将档案统一划分为十六大类作为档案管理的范畴。
它们分别是：党群工作类、决策类、监督类、行政管理类、经营管理类、营销贸易类、生产管理类、产品类、科学技术类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、声像档案类及电子档案类。
第三条公司档案工作的基本任务是贯彻国家关于档案工作的方针、政策和指示精神，遵循档案工作统一领导，分级管理的原则，维护公司档案的完整、准确、系统、安全，为发展公司的事业服务。
第四条档案工作是各项管理工作的重要组成部分，纳入公司工作的发展规划和年度工作计划中，保证档案管理职能、人员编制和经费适应整个公司档案工作发展的需求。
第二章管理体制与职责第五条公司应设置专人专岗负责档案管理工作，，根据公司自身的情况对档案进行管理。
公司的档案工作在主管经理的领导下，实行档案工作集中统一管理，统筹规划、组织协调、统一制度；同时又是收集、保管公司档案和提供利用服务的职能部门，并对各部门立卷归档工作进行指导和监督。
第六条各部门应明确一名部门领导负责本部门档案工作，并负责本办法在该部门业务范围内的贯彻实施；各部门应设立一名兼职档案员，负责做好本部门档案工作，并定期将整理好的档案移交档案室。
第七条本办法第二条所列档案大类，根据各部门业务范围，其具体负责的各类档案为：（一）公司办负责行政管理类、经营管理类中经营决策档案、设备档案、实物档案、声像档案及电子档案的收集、积累、整理和归类。
（二）人力资源部负责人事档案、劳动人事方面档案的收集、整理和归类，人事档案由人力资源部负责该档案的保管和利用。
（三）财务部负责监督类中审计管理、经营管理类中财务管理及会计档案的收集、积累、整理和归类。
（四）资金部负责经营管理类财务管理中有关资金借款、担保等合同、协议的收集、积累、整理和归类。
（五）投资管理部负责决策类、经营管理类中投资管理档案的收集、积累、整理和企业培训（六）贸易部负责营销贸易类中经营贸易档案的收集、积累、整理和.第八条归档时间（一）管理类、营销贸易类：一般每年三月各部门将上年度工作形成的文件材料收集、整理、立卷归档五月底前交档案室，由档案专管干部统一编目。
（二）设备档案：应抓住设备开箱验收和安装、调试完毕两个环节，将随机文件材料和安装、调试过程中形成的文件材料由专人收集，交档案员归档。
设备档案应保证该设备资料齐全，使用完毕后及时立卷归档，设备维修记录按年归档。
（三）工程档案：要分阶段收集、整理，并在竣工验收时完成全部档案立卷归档工作。
工程项目验收结束后6 个月内移交档案室。
（四）会计档案：由公司财会负责收集归档，在财会处保存一年后于次年五月底前送公司档案室统一保管，此外并重视收集相关法律、法规、享受优惠的政策等。
（五）实物档案：当证书、奖状、奖杯等实物档案形成时即进行收集、存档，或将其复印件存档，实物办理借出手续后进行张贴或悬挂。
（六）声像档案：平时将反映公司主要职能活动的照片、录音带、录像带及时收集、整理、归类，于每年六月将上一年度的声像档案进行归档。
（七）电子档案：每年三月将上年度形成的反映本公司主要职能活动、存有重要数据信息的磁盘、光盘进行收集、整理、归类，五月底前交公司档案室 .第九条为完善公司档案管理工作，根据各自的特点，应制定一系列相关档案管理制度，做到公司的档案管理有法可依、有制度可依。
本办法所规定的工作制度有：各类档案的归档制度、管理制度、档案管理人员的岗位责任制、考核奖惩办法及档案的分类及编号办法。
各部门必须认真贯彻执行，不得违反。
第三章档案管理队伍建设及培训第十条根据公司经营业务的发展和档案目标管理的要求，公司应配备具备档案专业大专以上学历的专职档案人员，各部门及各档案管理人员在上岗前须经过档案岗位培训。
培训的内容包括宣传贯彻《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理办法》等国家、上级颁发的档案工作法规性文件，以及档案管理及保管等专业知识的培训。
以上各部门及各档案管理人员在培训结束时均须参加档案管理业务知识考核，并通过考核，方具备上岗资格。
第十一条公司档案管理人员在职称及福利待遇上享受与其他管理人员同等的待遇。
第四章文件材料的形成与归档 .第十二条文件材料的形成、运转、积累、整理和归档工作纳入公司经营管理、基本建设的计划和工作程序，实行“四同步”管理：在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，并纳入部门领导和有关人员的岗位职责，作为各部门季度或年度考核的依据之一。
第十三条为了加强对公司设备管理，将固定资产中设备建档范围定为单位价值在2 万元以上（含2 万元）的设备要立卷归档。
第十四条凡公司的员工在经营管理、外事、以及党政管理等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，在下一年度内均应向档案管理部门移交入库归档，上一年度的档案资料任何人不得私自占有。
第十五条公司员工在工作变动和离退休时，必须将属于归档范围（上述第十四条）的文件资料全部移交归档，不得据为己有或私自带到其他单位。
第十六条文件材料一般归档一份，重要的或经常使用的可归档数份。
第十七条归档要求（一）归档文件材料，应完整、准确、系统，签署齐全，确定密级，保管期限（保管期限分永久、长期〈25~50 年〉、短期〈10~15 年〉三种），填写移交清单，履行交接手续；（二）归档的文件资料须制成材料优良、符合规定、字迹线条和图像清晰，手稿须用碳素或蓝黑墨水书写，粘贴、装订应符合档案保护的要求；（三）归档的文件资料应是原件（文件里页允许打印，但封面必须手工签署完整）。
（四）档案的装具采用国家标准的科技档案卷皮、卷夹、卷盒和表式。
会计档案按照会计档案的凭证、帐册、报表分类组卷,采用会计凭证、帐册盒。
第五章档案的保管及库房管理第十八条公司各类档案由档案室库房集中统一保管。
保持归档文件的完整、系统、准确的反映各项经营管理活动的面貌，符合统一规范。
第十九条公司档案管理部门应加强档案资料的收集工作，并对接收到的档案分门别类系统整理、登记和安全保管。
第二十条对案卷保存情况应定期检查，定期更换防虫药物,发现霉变、破损等情况，应立即报告领导并及时采取抢救措施。
第二十一条档案管理人员调动工作时，严格做好移交手续。
第二十二条为确保档案的安全和有效提供利用，公司实行档案库房与办公室、阅览室三分开；档案库房须保持适宜的温、湿度，同时必须具备防火、防盗、防光、防虫等应急安全措施。
第二十三条严禁在档案库房内吸烟及存放易燃易爆物品。
第二十四条档案库房是机要重地，未经管理人员许可，不得擅自进入库房。
档案库房应随手关门，妥善保管好库房钥匙，下班前要检查门窗，切断电源。
第六章档案的密级设定与保密第二十五条公司的档案分为内部级和保密级二大类；保密级档案的密级由低到高依次分为：秘密级、机密级、绝密级。
按国家有关规定，保密期限原则上为15 年以内。
具有一定密级的档案在超过保密时效后，自动解密——密级下调一个等级。
第二十六条档案密级的设定由各归档部门经理与档案管理员协商决定，并报主管经理审核。
第二十七条密级档案的查阅、借阅需经指定负责人批准后方可办理查阅、借阅手续。
与利用目的无关的密级档案资料不得查阅、借阅。
第二十八条销毁档案文件,必须严格履行批准手续。
销毁时要严格检查、严格控制销毁现场，防止失密、泄密。
第二十九条未经公司领导批准，不得多制和摘抄密级档案。
第三十条确定秘密级以上的档案，必须严格保管。
第三十一条密级档案要经常查对，发现丢失要及时报告有关部门处理。
第三十二条对故意遗失档案或故意泄密者，必须依法追究责任。
第七章档案的借阅与利用第三十三条公司内部级档案资料向所有员工开放，提供档案信息的利用，为公司经营发展服务。
需要查阅时应向档案管理人员办理查阅手续，查阅本部门内部级档案填写档案借阅登记表；查阅相关部门内部级企业培训档案，还需填写借阅申请单，详见档案借阅审批流程。
第三十四条档案查阅完毕，须及时归还，档案的借阅期限一般为一周，若有特殊原因需延长借阅期限者，应向档案管理人员办理需借手续。
档案管理人员应及时催缴，以免档案材料遗失。
第三十五条不得将档案材料拿给无关人员阅读或凭私人关系随意借阅。
非档案管理人员不得随意进入档案库房，档案管理人员不得将档案带到室外，不得和外人谈论库内情况。
第三十六条保密档案的借阅规定（一）凡借阅行为应在档案阅览室进行，任何人未经允许不得将保密档案带出档案室外。
如有特殊情况需借出档案库房，必须在借阅手续中注明。
（二）公司各部门只能查阅本部门业务范围内的保密档案。
具体程序为：填写借阅申请单，经本部门经理签字并报分管领导批准后，向档案管理人员办理查阅手续并查阅。
（三）查阅与本部门业务有关的其他类别的保密档案除办理第三十六条第二点的手续外，还需经相关部门经理签字并报相关部门的分管领导批准后方可查阅。
（四）摘录批准查阅的保密档案或对档案内容进行复制，应在查阅申请单中复制栏内加以说明（批准程序同上），并由档案管理人员负责操作，在复制件上加盖“公司档案室”的标识章后，方为有效。
第三十七条外单位来公司调阅档案，必须持组织介绍信，写明查阅内容，由相关部门经理签字并经集团公司行政副总批准后，方可查阅。
第三十八条绝密档案只限领导查阅，其他部门不得调阅。
第三十九条借阅人员必须爱护好档案。
（一）查阅档案的人员，必须爱护档案材料，维护档案的完整、清洁并注意摘录或复制材料的安全和保密。
（二）档案管理人员对调阅的档案材料，必须做到手续清楚，归还时详细检查，如有损坏、拆散、失窃等情况，应及时向领导汇报追查处理。
第四十条档案管理人员应严格遵守本制度以及其他档案相关制度。
如有违反，将在本人绩效考核中视情节轻重予以扣分处罚；情节严重的，将赔偿经济损失，辞退直至追究法律责任。
第四十一条凡单位或个人赠给总部的档案，公司按有关规定给予表彰和奖励外，该单位或个人还享有该档案的无偿优先利用权。
