企业工作分析中的常见问题及解决方法
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工作问题汇总
发现问题:近期发现一人多岗,多职能,企业初期发展,业务量小时,不会阻碍公司的发展。
但是企业业务量增加到个人能力极限时,就会出现员工工作效率下降,身心疲惫的亚健康状态,出现企业发展动力不足的现象。
思考:为什么会出现这种现象?1、公司员工缺乏目标导向;2、无合适的部门名称;3、无合适的组织架构;4、无明确的管理者序列。
解决问题思路:1.达成目标:提高公司整体运行效率,保持公司长久发展的动力。
2.解决的问题:公司缺少适合发展的相关管理的职能部门,公司缺少适合发展的整体组织架构及部门级别区分;公司员工组织关系的隶属问题;
3.解决方法:公司各部门的建立及部门级别的规划建立;公司整体组织架构的规划建立;梳理公司员工组织关系的隶属问题。
工作中常见问题排查与解决思路在职场中,我们经常会遇到各种各样的问题,有些问题十分常见,如IT系统故障、团队合作不顺利、项目进度滞后等等。
为了能够高效解决这些问题,我们需要具备一定的排查和解决问题的思路。
本文将从几个常见问题的案例出发,分享一些工作中排查和解决问题的思路。
一、IT系统故障IT系统故障在今天的企业运营中十分常见。
当我们遇到IT系统故障时,常常是工作停顿或延迟,严重影响工作效率。
在这种情况下,我们可以采用以下的解决思路:1. 确认问题:首先需要确切地了解故障的具体症状。
例如,系统无法启动、打印机无法正常工作等。
通过判断故障症状,可以从不同的方向进行排查。
2. 排查原因:根据故障症状,我们可以考虑从硬件、软件和网络等方面进行排查。
例如,检查网络连接是否正常、查看系统日志以排查故障等。
同时,可以与相关部门或技术支持人员进行沟通,寻求解决方案。
3. 解决问题:根据排查的结果,我们可以根据具体的问题进行解决。
可能需要更新软件、更换硬件设备或重新配置网络等。
二、团队合作不顺利团队合作不顺利是常见的工作问题之一。
当团队合作不佳时,可能会导致项目进展缓慢、效率低下。
解决这一问题需要我们有一定的解决思路:1. 分析问题:首先,要对团队合作问题进行分析,了解具体的矛盾和问题所在。
例如,是否存在沟通不畅、意见分歧严重等。
2. 沟通与协调:一旦了解问题所在,我们需要积极与团队成员进行沟通,促进理解与协调。
可以组织团队会议或个别交流,逐一解决问题。
同时,也可以请教其他团队经验丰富的领导或顾问,获取意见和建议。
3. 设立明确的目标和责任:为了提高团队合作效率,我们需要设立明确的目标和责任。
可以明确每个成员的工作职责,并设立相应的目标和指标,以便更好地推动团队合作。
三、项目进度滞后项目进度滞后是许多组织面临的挑战之一。
当项目进度滞后时,我们可以采取以下解决思路:1. 分析原因:首先,需要分析项目滞后的原因。
这可能涉及到资源不足、缺乏紧急处理问题的能力、计划不合理等。
工作中存在的问题及难点分析一、工作中存在的问题在工作中,无论是个人还是团队,总会面临各种问题和难点。
这些问题可能源于自身能力不足、沟通不畅或者外部环境的变化等多种因素。
本文将分析工作中存在的一些常见问题,并探讨解决这些问题的方法。
1.缺乏有效的沟通与协调在工作中,人们需要与同事、上级以及客户进行有效的沟通和协调。
然而,很多时候我们发现,大家之间存在信息不对称或者信息传递不清晰的情况。
这导致了任务执行效率低下,甚至造成误解和冲突。
解决方式:首先,在团队内部建立良好的沟通渠道和机制,例如定期开会或者使用专门的沟通工具。
其次,及时反馈并共享重要信息和进展,确保每个人都了解整体情况。
此外,培养良好的倾听能力,并主动表达自己的观点和意见,在交流中避免使用模棱两可或含糊其辞的语言。
2.时间管理困难时间管理对于工作效率至关重要,然而很多人在日常工作中都面临时间管理困难的问题。
常见的情况包括过度分散注意力、任务排列无序以及无法合理地评估工作量等。
解决方式:首先,建立优先级清单,将任务和项目按照重要性和紧急性排序。
其次,学会合理安排自己的时间,利用番茄钟、提前预留一定时间进行灵活调整等技巧来增加工作效率。
此外,培养集中注意力的习惯,通过设定专注时间段避免过度分散关注力。
3.缺乏创造性思维和解决问题能力在工作中,遇到问题是常有的事情。
而且这些问题通常并不是简单可解的,需要一定的创造性思维和解决问题能力才能找到有效的解决方案。
然而很多人却缺乏这方面的能力。
解决方式:首先,培养对问题的主动探索精神,在面临问题时不轻易放弃,并寻找多种可能性。
其次,多角度思考和借鉴他人经验,通过开放性讨论或找寻导师进行学习提高自己在解决问题上的能力。
此外,在团队中鼓励成员之间的合作和协同,通过多方位的思考和集思广益来解决问题。
二、工作中存在的难点分析除了上述问题外,工作中还存在一些更为复杂的难点挑战。
这些难点可能涉及到技术性、组织性或者心理性等方面。
工作中常见问题的根本原因分析及解决方法在工作中,我们经常会遇到各种问题和挑战。
有时候,这些问题看似琐碎,但却对工作效率和团队合作产生了严重的影响。
本文将从根本原因的角度,分析常见问题的本质,并提出相应的解决方法。
一、沟通不畅沟通不畅是许多工作问题的根本原因。
当团队成员之间无法有效地交流和共享信息时,工作往往会出现偏差和延误。
造成沟通不畅的原因可能是语言表达能力不足、信息反馈不及时或者信息不全面等。
解决方法:1. 定期组织团队会议,促进成员之间的面对面交流,及时解决潜在问题。
2. 鼓励团队成员提出疑问和建议,确保每个人都能够参与到工作中来。
3. 使用沟通工具,如电子邮件、即时通讯工具等,便于信息的快速传递和记录。
二、缺乏明确目标工作中常见的问题之一是缺乏明确的目标。
当团队成员对工作任务和期望不清楚时,就容易出现工作重复、方向错误等问题。
这会浪费时间和资源,降低工作效率。
解决方法:1. 在项目开始前,确保每个人都明确自己的工作目标和职责,同时明确整体目标。
2. 设定明确的里程碑和时间表,分阶段检查工作进展,及时纠正偏差。
3. 鼓励团队成员提出疑问和建议,确保每个人对目标的理解一致。
三、缺乏协作和团队意识缺乏协作和团队意识是造成工作问题的根本原因之一。
当团队成员只顾个人利益,缺乏团队合作意识时,很难实现工作的协同和高效。
解决方法:1. 建立团队合作文化,鼓励团队成员相互帮助和支持。
2. 定期开展团队建设活动,增强团队凝聚力和归属感。
3. 设定团队奖励和考核机制,激励团队成员共同追求卓越。
四、缺乏资源支持缺乏资源支持是工作中常见的问题之一。
当团队在人力、物力或财力方面无法得到充分支持时,工作往往难以顺利进行,甚至无法达到预期效果。
解决方法:1. 提前规划工作所需资源,与相关部门协调,确保资源的及时供应。
2. 合理安排资源的分配和使用,确保最大限度地发挥资源的作用。
3. 提倡高效使用资源的理念,避免浪费和滥用。
工作分析中常见的问题及对策现在,越来越多的企业认识到了工作分析对企业管理的作用和意义,并把它运用到了人力资源管理的实践中。
但无论是认识层面上,还是操作层面上,我们在工作分析中都存在一些问题。
一、工作分析中常见的问题1.忽视企业战略目标的变化有些公司在进行工作分析时,忽略了企业的生命周期和战略目标等动态环境的变化,降低了工作分析结果的可操作性。
企业处于不同的生命周期,其战略目标也相应地会有所不同。
处于幼稚期时,企业追求的可能仅仅是生存,重视的是那些研发人员;当企业进入发展期后,其目标就会相应改变,追求的可能是企业的市场占有率,市场营销也就逐渐提高到管理日程上来,营销策划人员也会相应增加。
当然,在此阶段,研发人员并非可有可无,但其主要工作内容就变为对原有产品在性能、外观等方面的改良;当企业进入成熟期,营销人员的主要任务转变为维护老客户。
从以上叙述中我们可以看出,企业生命周期的发展变化,不仅仅会影响公司中的工作结构,也会影响这些工作的实际内容。
而这些变化也会使工作分析更加复杂,工作分析专家必然着眼于公司的未来发展,而不仅仅是为了了解公司现存工作的实际情况而进行工作分析。
2.工作分析的目标不明确工作分析目标不明确将导致以下两种结果:(1)分析者行为与目标偏差。
有些企业在进行工作分析前没有明确地确定工作的目标。
对为什么进行工作分析,工作分析的结果应用到什么地方,是为了减员增效,还是为了适应企业生命周期的变化,抑或为了调整企业的组织结构等不明确。
目标不明确会导致分析者的目标导向发生偏差:是以削减成本为主,还是以其他目的为导向。
(2)被分析者不配合。
在实践中,许多企业实施工作分析没有达到预期目标,关键在于没有进行持续有效的沟通,没有让沟通贯穿工作分析的始终。
员工们之所以不配合工作分析的,多半是沟通不到位引起的。
员工不清楚工作分析的目的和意义,因而易产生恐惧心理,怕工作分析的结果损害了自身利益,他们因为担心自己的利益受到影响而不配合工作分析。
工作中常见问题及处理方法的实际案例解析引言工作中常常会遇到各种问题,有些问题可能会让人感到头疼不已,但只要我们能够正确理解问题的本质并采取适当的处理方法,就能解决问题并促进工作的顺利进行。
本文将通过一些实际案例来探讨工作中常见问题及其处理方法。
案例一:沟通不畅在工作中,沟通不畅是一种常见的问题。
在我曾经的一家公司,由于业务部门与技术部门之间的沟通不畅,导致项目进度延迟,客户投诉频繁。
为解决这个问题,我们采取了以下措施:1. 举行定期会议:我们定期召开项目沟通会议,邀请相关部门的负责人参与,共同商讨解决方案,明确各个部门的工作职责和目标,以确保项目顺利进行。
2. 建立沟通渠道:我们创建了一个专门的即时通讯群组,供业务部门和技术部门之间随时交流问题和解决方案。
同时,我们还建立了一个共享文档,方便大家及时更新和共享项目进展。
3. 加强团队意识:我们组织了一些团队建设活动,提高团队成员之间的凝聚力和协作能力。
此外,我们还鼓励员工互相学习和协助,以提高效率和工作质量。
通过以上措施,我们成功解决了沟通不畅的问题,项目进度得到了明显提升,客户满意度也大幅提高。
案例二:决策困难在工作中,我们常常会遇到决策困难的情况。
我曾在一家快速发展的企业工作,由于公司规模扩大,决策链条变得越来越长,导致决策难以迅速达成一致。
为了解决这个问题,我们采取了以下措施:1. 设立决策委员会:我们成立了一个专门的决策委员会,由不同部门的代表组成。
在重要决策上,委员会会定期召开会议,对各个选项进行评估和讨论,最终形成共识。
2. 引入决策模型:我们引入了一套决策模型,通过对不同选项进行评分和权衡,来辅助决策过程。
这样可以帮助我们更客观地做出决策,减少主观因素的干扰。
3. 加强协作和沟通:我们鼓励员工跨部门合作,共同参与决策过程。
同时,我们加强了部门之间的沟通,确保信息能够畅通流转,决策能够及时传达。
通过以上措施,我们成功缩短了决策周期,提高了决策的准确性和效率,推动了公司的快速发展。
工作中常见问题及处理方法的实例分析与解决随着社会的发展和进步,工作中出现的各种问题也时有发生。
在工作中遇到问题并能够妥善解决这些问题,对于职场人士来说至关重要。
本文将从实例出发,分析常见的工作问题,并提供相应的处理方法。
一、沟通不畅当我们面对来自不同部门或团队的工作任务时,常常会遇到沟通不畅的问题。
这可能导致信息传递不及时、任务重复或者交流误解。
解决之道:1. 确保沟通方式多样化:通过面对面的会议、电话、邮件等途径,确保信息的传递顺畅。
2. 学会倾听:在沟通过程中,不仅要表达自己的观点,还要积极倾听对方的意见和反馈,避免误解。
3. 清晰明确地传达信息:在沟通中,要注意用简洁明了的语言表达自己的意思,避免造成误解。
二、工作压力过大无论是因为工作量过大、任务要求高还是由于人际关系等原因,工作中常常会面临压力过大的问题。
解决之道:1. 划分工作优先级:将工作任务按照紧急程度和重要性进行排序,并合理安排时间和资源。
2. 学会放松:在工作之余,进行适当的放松活动,如散步、听音乐等,以减轻身心压力。
3. 寻求帮助与支持:在面对困难时,及时与领导或同事交流,分享问题,并共同寻找解决方案。
三、团队合作问题在工作中,团队合作是不可或缺的环节。
当团队成员之间缺乏默契、合作不畅时,往往会影响工作效率和质量。
解决之道:1. 建立良好的团队氛围:鼓励团队成员相互尊重、互相支持,在扁平化的环境中提升团队合作。
2. 清晰分工:明确团队成员的职责和角色,并确保每个成员都知道自己的任务和目标。
3. 定期沟通:通过定期的会议或团队活动,增强成员之间的交流与合作,解决潜在问题。
四、时间管理问题很多时候,我们会觉得时间不够用,而工作任务又井井有条,无法合理利用时间。
解决之道:1. 制定合理的计划:在一天开始之前,制定一个详细的工作计划,明确要完成的任务和所需的时间,有序地完成每个环节的工作。
2. 能者多劳:与其他同事分担任务,将较紧急的工作交给效率较高的人员完成。
企业中的问题分析与解决方案在如今的商业环境中,企业面临着各种各样的问题,这些问题可能来自内部管理、外部市场竞争或者其他不可预测的因素。
为了保持企业的发展和竞争力,解决问题问题变得尤为重要。
本文将探讨企业中常见的问题,并提出相应的解决方案。
首先,一个常见的问题是缺乏有效的内部沟通与协作。
在现代企业中,往往有不同的部门和团队,他们之间的合作关系对于企业的运营和发展至关重要。
然而,缺乏有效的沟通和协作往往导致信息交流不畅、决策迟缓等问题。
为了解决这个问题,企业可以采取以下措施:1. 提供培训:通过为员工提供有效的沟通和协作培训,帮助他们提高沟通技巧和团队合作能力。
2. 使用协作工具:引入协作工具,如项目管理软件、即时通讯工具等,帮助员工更好地协同工作和共享信息。
3. 建立良好的沟通渠道:创建一个开放的沟通渠道,鼓励员工分享意见和建议,促进信息的流通和共享。
其次,企业中常见的问题之一是缺乏有效的领导和管理。
一个好的领导者应该有明确的目标、清晰的沟通和协调能力,并能够有效地指导和激励员工。
解决这个问题可以从以下几个方面入手:1. 培养领导能力:企业可以为员工提供领导力发展计划和培训课程,帮助他们提升领导技能和管理能力。
2. 激励员工:通过制定激励机制,如薪酬激励、晋升机会等,激励员工发挥出更高的工作热情和创造力。
3. 建立明确的目标和责任制:为团队设定明确的目标和标准,并明确每个成员的责任和角色。
此外,企业面临的另一个常见问题是市场竞争压力。
随着市场的不断变化和竞争的加剧,许多企业发现他们的产品或服务面临着更多的竞争对手和更高的市场压力。
为了应对这个问题,企业可以采取以下措施:1. 进行市场研究:通过对目标市场进行深入的调研和分析,了解竞争对手的优势和不足,找到自己的差异化优势。
2. 创新和改进:不断进行产品或服务的创新和改进,以满足消费者的需求和市场的变化。
3. 建立品牌价值:通过建立和提升品牌形象,增加品牌对消费者的认可度和忠诚度。
工作中常见问题的解决方法详解与案例分析近年来,随着社会的不断发展,工作中常见问题也越来越多。
无论是在企业、机构还是个人工作中,解决问题是一个不可避免的过程。
本文将从不同角度剖析工作中常见问题的解决方法,并通过案例分析进行具体说明。
一、沟通不畅的问题与解决方法沟通不畅是工作中常见的问题之一。
例如,团队成员之间没有有效的沟通,导致项目进度滞后,任务分配不明确等。
解决这一问题的关键在于建立良好的沟通渠道。
首先,团队成员应该遵循开放、坦诚、明确的原则进行沟通。
其次,可以利用现代科技手段,如企业内部通讯工具或在线办公平台,以提高信息传递的效率和准确性。
最后,定期组织团队会议,让成员分享工作进展和遇到的问题,以及找出解决方案。
案例分析:某公司在推进新产品开发时,由于跨部门沟通不畅,导致产品设计和市场需求脱节。
为解决这一问题,公司领导决定举行一次跨部门沟通会议,邀请设计、市场和技术部门的代表参加。
在会议上,各部门代表明确了自己的需求和问题,并共同商讨解决方案。
通过这次会议,不仅解决了沟通不畅的问题,还加强了团队协作,推动了项目的顺利进行。
二、工作压力过大的问题与解决方法工作压力过大是现代社会中常见的问题。
例如,项目紧急任务过多、工作时间安排不当等。
解决这一问题的关键在于合理安排时间和有效管理工作。
首先,要制定详细的工作计划,优化任务安排,合理分配时间。
其次,提高工作效率,如通过学习时间管理技巧、提高沟通协调能力等。
此外,也要关注员工的身心健康,如合理安排休息时间、提供必要的心理支持等。
案例分析:某公司项目经理负责管理多个紧急项目,工作压力过大。
为解决这一问题,他首先制定了详细的项目计划,明确每个项目的优先级和工作时间表。
然后,他与团队成员进行了充分沟通,确保任务分配合理。
同时,他也注意员工的身心健康,鼓励大家适时休息,并提供必要的心理支持。
通过这些措施,项目经理成功地管理了多个紧急项目,同时减轻了团队成员的工作压力。
对工作中存在的问题和建议简短一、问题分析在工作中,难免会遇到各种问题。
这些问题可能涉及到团队协作、工作效率、沟通交流等方面。
本文将就几个常见的工作中存在的问题进行分析,并提出相应的解决方案和建议。
1. 团队协作不力团队协作是一个成功项目的关键所在,然而很多时候我们发现团队成员之间缺乏有效的沟通和合作,导致任务无法顺利完成。
这可能是由于角色不清晰、目标不明确或者信任度低等原因引起的。
2. 工作效率低下效率影响着一个人或者整个团队在单位时间内所能完成的任务数量以及质量。
但有时我们会发现自己花费了大量时间和精力但却没有得到相应结果,这主要归因于拖延、优先级管理不当、缺乏集中注意力等原因。
3. 沟通交流不畅良好的沟通能够帮助我们更好地理解他人需求和意图,有效降低错误发生概率,并促进合理决策的制定与执行。
然而,在实际工作中我们经常会遇到信息传递滞后、消息不准确或者双方理解偏差的情况。
这可能会给工作造成诸多困扰。
二、解决方案和建议1. 加强团队协作为了提高团队协作效果,首先需要明确各个成员的角色和职责。
建议设立专门负责协调与沟通的人员,通过定期会议、沟通平台等形式对项目进展进行有效管理和跟踪。
合理分配任务并设定明确目标,并且提供必要的支持和培训以帮助团队成员更好地发挥自身优势。
2. 提高工作效率要提高工作效率,我们可以采取一些措施来规划时间、集中注意力和优化任务处理方式。
首先是合理安排每天的工作计划,制定明确且可量化的目标,并遵循一定原则进行优先级排序。
借助时间管理工具如番茄钟法(Pomodoro Technique)或者GTD方法(Getting Things Done),我们可以更好地调整自己的心态并高效利用时间。
3. 改善沟通交流为了改善沟通交流问题,建议引入适当灵活但又规范统一的信息传递渠道,比如企业内部邮件系统、沟通平台等,以确保信息及时准确地传达给所有相关人员。
此外,定期沟通会议也是促进团队成员相互了解和协作的重要途径。
企业工作分析中的常见问题及解决方法一、员工恐惧员工恐惧,是指由于员工害怕工作分析会对其已熟悉的工作环境带来变化或者会引起自身利益的损失,而对工作分析小组成员及其工作采取不合作甚至敌视的态度。
一般而言,如果在工作分析过程中,工作分析小组遇到以下一些现象,我们就认为存在员工恐惧:访谈过程中,员工对工作分析小组的工作有抵触情绪,不支持其访谈或调查工作;员工提供有关工作的虚假情况,故意夸大其所在岗位的实际工作责任、工作内容,而对其他岗位的工作予以贬低。
造成这些现象的原因,我们认为主要有以下几个方面:首先,员工通常认为工作分析会对他们目前的工作、薪酬水平造成威胁。
因为在过去,工作分析一直是企业在减员降薪时经常使用的一种手段。
在过去,企业如果无缘无故地辞退员工,无疑会引起被辞退者的控告、在职者的不满和恐惧;如果无缘无故地降低员工工资,同样会引起员工的愤慨,从而影响员工的工作绩效。
但如果企业的这些决定是在工作分析基础上做出的,它就有了一个所谓的科学的理由。
因此员工就对工作分析存在着一种天生的恐惧之情;其次,为提高员工生产效率,企业也经常使用工作分析。
在霍桑实验中,实验者发现员工在工作中一般不会用最高的效率从事工作,而只是追从团队中的中等效率。
这是因为员工不仅仅有经济方面的需求,更有团队归属需求。
而且,员工认为,如果自己的工作效率太高,上级会再增加自己的工作强度。
因此,员工对工作分析的恐惧也有其现实意义。
企业或者工作分析专家想要更为成功地实施工作分析,就必须首先克服员工对工作分析的恐惧,从而使其提供真实的信息。
一个较为有效的解决方法就是尽可能将员工及其代表纳人到工作分析过程之中。
首先,在工作分析开始之前,应该向员工解释清楚以下几方面的内容:实施工作分析的原因;工作分析小组成员组成;工作分析都会对员工产生何种影响;为什么员工提供的信息资料对工作分析是十分重要的。
因为只有当员工了解了工作分析的实际情况,并且参与到整个工作分析过程中之后,才会忠于工作分析,也才会提供真实可靠的信息;最后,但也是最重要的,工作分析小组也许应该做出书面的承诺,企业绝对不会因工作分析的结果而解雇任何员工,决不会降低员工的工资水平,也决不会减少整个企业工作的总数。
其次,在工作分析实施过程中和工作分析完结之后,也应及时向员工反馈工作分析的阶段性成果和最终结果。
以上这些措施也许会让工作分析专家可以从员工那里获得更为可靠、全面的信息资料。
二、动态环境动态环境指的是由于经济和社会等的变化发展,引起企业内外部环境的变化,从而引发的企业组织结构、工作构成、人员结构等不断的变动。
外部环境的变化。
当今的社会是高速发展的社会,有人曾这样描述过:“当今社会,惟一不变的就是变化。
”企业作为社会的基本构成单元,也是处于高速变化当中的。
当我们为了更好地管理企业而进行工作分析时,却往往会因组织的变革所引发的工作变革导致这些工作分析的成果不能适应于企业现在的实际状况,而只能被束之高阁;企业生命周期的变化。
企业处于不同的企业生命周期,其战略目标也相应地会有所不同。
在处于幼稚期时,企业追求的可能仅仅是生存,与此相应的,企业重视的是那些研发人员,公司中大量存在的岗位就是研发岗位,研发人员的主要职责就是研究出新颖的产品;而当企业在市场中站稳脚跟进入发展期后,其目标就会相应改变。
追求的可能是企业的市场占有率,市场营销也就逐渐提高到管理日程上来,营销策划人员也会相应增加,其主要工作是开发新客户。
当然,在此阶段研发人员并非可有可无,但其主要工作内容可能就变为对原有产品的性能、外观等方面的改良;随着市场逐渐饱和,企业也进入了成熟期,即使再加大营销力度也很难增加销量,这时企业就会着力于降低企业成本,以增加效益,相应地,公司可能会对内部员工结构进行调整,营销人员的主要任务转变为维护老客户。
从以上叙述我们可以看出,随着企业生命周期的变化发展,不仅仅会影响公司中的工作结构,也会影响这些工作的实际内容、从事该岗位工作的员工的主要职责等等。
而这些变化也会使工作分析更加复杂,工作分析专家必须着眼于公司的未来发展,而不仅仅是为了解公司现存工作的实际情况,进行工作分析。
员工能力和需求层次的提高。
随着社会的发展,人们越来越重视知识的重要性,越来越多的人通过各种途径对自己进行人力资本的投资和再投资,而这也就使员工队伍的素质越来越高。
相应地,在工作中能胜任的工作的范围也逐渐扩大,其对企业的要求也就不仅仅局限于提供维持基本生活的工资津贴那么简单了。
他们追求更多的工作责任、更好的工作环境、更多的信任和尊重,以寻求工作满足感、组织归属感等等,而且他们的新需求并不是一成不变的。
所有这些都要求对现存的工作予以调整,从而引发出不断进行工作分析的需求。
另外,工作设计、管理人员的发展等也会给工作分析造成一定影响。
总的说来,由于企业内部和外部环境的变化速度日益加快,工作分析的结果应用周期也越来越短,这就要求在实施工作分析的过程之中,把握住这些变化。
针对动态环境带来的工作分析过程中的问题,我们认为可以有以下两种途径解决:一是年度工作分析,一是适时工作分析。
年度工作分析。
实施的具体步骤是:在一个工作分析间隔期内,各部门主管准确、详细记录本部门内的工作变化情况;在工作分析实施月(周),各部门主管对一年内工作变动情况进行汇总,并征询本部门员工的意见;工作分析实施之前,人力资源管理部门发文给各部门主管,要求其在一定时间期限内,递交本部门工作变化情况汇总表,并在等待期内制定工作分析的初步计划;人力资源管理部门对各部门的工作变化情况表进行整理汇总,并据此制定工作分析的详细计划,包括具体实施步骤,工作分析小组成员的配置等等;工作分析的具体实施过程;编写工作分析结果——职务说明书和工作规范;工作分析结果的反馈。
适时工作分析。
即让部门主管随时上交本部门工作中的变化情况,并随时进行工作分析。
其具体步骤是:部门主管发现本部门工作有所变化或有必要进行改变,立即以书面形式递交人力资源管理部门;人力资源管理部门常设组织——工作分析小组,根据该部门主管要求,实施工作分析;编写职务说明书和工作规范;工作分析结果的反馈。
尽管年度工作分析和适时工作分析在一定程度上可以解决工作分析过程中的动态问题,但是也存在着一些缺陷。
首先,年度工作分析使一些急需变革的岗位只能等到下一次工作分析开始时才能得到解决,这样不仅会影响该岗位员工的实际工作过程,也会相应地产生工作与工资福利等不相匹配的现象。
其次,因为年度工作分析要求每年对所有的工作都要进行一次全面的分析,但在实际中,公司内只有少数工作需要改革。
一般来说,公司内大约有90%的工作不需要重新进行岗位划分或编写职务说明书及工作规范,而仅有10%的工作需要进行工作分析。
所以,实施年度工作分析会造成实施成本较高,而且会造成许多无效的工作。
再次,尽管适时工作分析仅对那些需要改变的工作进行分析,而且此方法也会及时根据目前的数据资料对员工的工作及工资进行调整,员工不用再等几个月才获得自己应得的报酬。
但是其存在的最大问题就是部门管理者可能并没有注意到这些工作的变化,或者并不认为这些变化达到应对其进行工作分析的程度。
这样,就会引起该工作岗位上的员工的不满,从而影响其工作积极性,甚至对公司的满意度和忠诚度。
最后,适时工作分析的成本较高。
因为部门管理者每一次发现工作有所变动,人力资源部门都要对该工作实施工作分析,这样会造成工作分析的无计划性,从而提高实施成本。
对以上两个问题的解决办法是综合使用年度工作分析和适时工作分析这两种方法。
例如可以进行一次定期的工作分析,而在这期间可以对各部门主管认为非常有必要的工作进行不定期的分析。
这样就在一定程度上解决了年度工作分析和适时工作分析的问题。
三、岗位员工较少工作分析过程中经常会遇到的另外一个问题是发生在某工作岗位上仅有一个或者两个员工的情况下。
它对工作分析造成的影响主要表现在以下几方面:对工作分析过程的影响。
工作分析的基础或者说先导步骤是进行工作抽样,即从所要进行分析的工作当中选取适合分析的从事该工作的员工,对其工作行为、任职资格等进行分析。
抽样要准确,样本总数就必须达到一定的标准,而后才能谈得上进行更深层次的分析。
但如果该工作岗位只有一名或者两名员工,这从前提上就影响了工作分析的合理性、准确性。
对工作分析结果的影响。
由于工作分析往往是建立在对员工行为及其任职资格分析的基础之上的,所以在工作岗位人员过少的情况下,工作分析的结果也就成为此工作岗位员工的工作行为或者说是工作绩效的描述,而非是对此工作本身的分析和描述。
要解决因岗位员工较少而对工作分析所带来的问题,最有效的办法就是加强对工作分析小组成员的培训。
使他们在进行工作分析的时候,并不仅仅着眼于现职人员工作的好坏与否,而是将其注意力在此工作的职责权限、主要工作内容,它需要何种知识、技能才能高效率和高效益地履行等等符合该工作客观实际的信息上。
四、工作分析契约工作分析契约指的是企业管理者和员工认为工作分析的结果——职位说明书和工作规范在某种程度上相当于一种契约。
其中一个契约形式——职位说明书规定了员工的主要工作内容和职责权限,员工经常会据此认为只要做好契约范围内的工作就行;在另一个契约形式——工作规范中则表明了从事该工作员工的任职资格,而这经常被管理者认为是现职者所具有的知识、技术和能力。
工作分析契约具体表现及其影响:主管人员交待给下属某项临时工作时,却遭遇下属的拒绝,其理由是职位说明书中并未列出该项工作内容。
下属想承担更多责任时,也会遭主管的拒绝(当然我们此处讲的是上级并非婉言拒绝),其理由同样是其职位说明书中并未列出该项工作职责;而且因为职位说明书中所列出的任职资格常常会被认为就是该岗位现职员工所有的知识层次、技术水平和能力水平,因此员工并不具备承担更多责任的能力要求。
如果主管人员想增加员工的工作,而不会遭到员工的拒绝,就可以采取改变职位说明书的方法,即在职位说明书中增加该工作的主要工作内容。
但是如果该工作只是临时性的或者是非经常发生的,那么为此而修改职位说明书则是费力而无多大效用的。
解决此问题的一个较好的方法就是在编写职位说明书时,要注意周全性、完备性。
在工作主要内容一栏可以加入“履行上级指定的其它工作”一条,这样员工就不能再以职位说明书为由拒绝所分派的临时性工作任务。
在工作规范的“注”中明确任职资格只是从事该工作的一些基本要求,是员工的知识、技能的最低界限,这样,主管也不能以此为由拒绝员工承担更多责任的请求。