员工档案管理办法

档案管理办法

1.目的

为了规范公司的档案管理制度，公司实行集中统一管理的原则，以提高办事效率并为公司管理发展提供及时、有效、优质的档案服务。确保公司档案完整、保密和使用安全，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于各部门档案管理。

3.职责

3.1公司档案管理人员

3.1.1 行政部是公司档案管理的归口部门，指定专人负责公司的档案管理工作。

3.1.2指定的档案管理员若有变动应及时办理档案移交手续。

3.2 档案管理人员的职责

3.2.1 严格按照本制度有关规定，及时准确地做好档案的收集、更新、保管、整理、归档、立卷、移交工作。

3.2.2 严格遵守档案的借阅、保密、销毁等规定，对档案进行例行保养、管理或销毁。

3.2.3确保档案安全，注意防虫、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，档案必须存放于专用文件柜，并按科学标准摆放。

4.档案内容

公司档案指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。包括但不限于以下文件资料：

4.1各级政府机关发来的与公司经营有关的文件，包括但不限于决议、批复、通知等。

4.2 公司经营所需各种资质证书，包括但不限于营业执照、开户许可证、人力资源服务许可证、劳务派遣经营许可证等。

4.3公司日常经营中产生的内部文件，包括但不限于工作计划、总结、通知、请示、批复、会议纪要、财务报表、正式发文（红头文件）、各种管理制度、流程管理表等。

4.4 公司日常经营中产生的外联文件，包括但不限于各种合同、协议、公函、传真、电子邮件、电话录音、声像资料以及参加各种会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、重要发言、会议简报等。

4.5公司以往经营中形成的资料，包括但不限于公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 4.6 公司员工档案，包括但不限于员工登记表、照片、学历证书公司以往经营中形成的资料，包括但不限于公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

4.7财务核算中产生的各种文件，包括但不限于原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿，月度、季度、年度财务报告，银行存款余额调节表、银行对帐单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；财务管理规定类：制度、办法、规定；文书类：经济合同、工作计划、总结等以及财务软件衍生的电子数据。

4.8工作沟通往来中产生的各种文件，包括但不限于安全事故全套资料、物资采购单、市场报表、客户档案，以及对外签订的合同、协议、各种往来公函，以公司名义召开的各种会议资料、纪要，各级政府管理部门等的批复、报告（连同提交审批的原始文件）等。

5. 档案管理规则

5.1公司的档案资料由档案管理员每周更新一次，并建立电子档《档案登记表》。

5.2公司员工进行外出学习、参加会议、调查研究等公务活动归来，无论有无获取文件资料，均应于归来后五日内填写《外出公务获取文件资料登记表》。没有获取文件资料的，由同行出差人员或上级领导签字确认。获取有文件资料的，需于费用尚未报销前将上述资料移交到行政部，由档案管理员签收后方可报销出差费用。

5.3平时归卷：档案管理员要严格执行本制度，认真及时做好平时归卷工作，对处理完毕或批存的文件材料，编制“案卷类目”，“案卷类目”的内容必须简明确切，并进行编号，登记至《档案登记表》中。

5.3.1业务类档案编码：可 根据档案性质不同，采用“板块/通用代码-业务代码-项目代码-年度-顺序号”方式进行规范。

5.3.1.1一级类目：板块/通用代码，以大写汉语拼音字母简写进行规范，例如风控再赋能板块即FK。

5.3.1.2二级类目：业务代码，以大写汉语拼音字母简写进行规范，如劳务派遣业务即LW。

5.3.1.3三级类目：项目代码，按合作先后顺序，采用两位阿拉伯数字01-99为项目进行编码，例如将中铁客户编码为01。

5.3.1.4四级类目：根据入档年份及顺序不同，采用“年度+两位数顺序号”的方式作为代码，例如2022-01。

举例：以下编号表示风控再赋能事业部劳务派遣业务的中铁一局项目（例如中铁一局客户编码为01）2022年第一份文件。

FK — LW — 01 — 2022 — 01

5.3.2行政管理类档案编码：

主要指通用档案类型编号规范：采用“类目代码+年度+两位数顺序号”方式编码。

档案类型 类目代码

公司出具的正式红头公文 A

公司对内下发的各种通知、告示、决议等公文 B

公司召开的各种会议的会议纪要 C

部门内部工作会议的会议纪要 D

对外签订的各种合同、协议 E

举例：2022年第一份红头文件编号，即A-2022-01。

5.4立卷

5.4.1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由公司档案管理员负责组卷、编目。

5.4.2案卷质量总体要求：遵循文件的形成规律和特点、保持文件之间的有机联系、区别不同的价值以便于保管和利用。

5.4.3归档的书面文档和电子文档等文件材料种类数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，统一交至公司档案管理员处保管。

5.4.4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件统一立卷；机密和绝密文件单独立卷，其他文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件一起立卷。

5.4.5不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度四级类目（01为顺序号）

三级类目（01为客户编码）

二级类目

一级类目 的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

5.4.6卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

5.4.7卷内文件材料应排列顺序，依次编写页号。

5.4.8案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写字迹要工整，卷内目录放在卷首。

5.4.9有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内；若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

5.4.10案卷封面，应逐项按规定用碳素笔书写，字迹工整、清晰。

5.4.11档案应保存于公司档案室，保存时限暂定为10年。法律法规对特殊档案的保存期限由明文规定的，以法律法规规定的期限为准。

6档案保密与档案使用

6.1公司档案按照级别分类，划分为四个等级：

6.1.1绝密:一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害；

6.1.2机密:一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害；

6.1.3内部文件:一旦泄密有可能会使公司利益遭受一般损害；

6.1.4公开文件：公开有助于公司利益或者无损公司利益。

6.2公司档案的密级划分，由档案产生部门领导拟定，总经理审核通过。

6.3 档案使用需严格履行审批手续。

6.3.1借阅档案需填写《档案借阅审批登记表》，注明使用用途后逐级进行审批。

审批权限：

A.公开文件由档案管理员审批。

B.内部文件由文件产生部门领导审核，总经理审批。

C.机密档案、绝密档案由总经理审批。

6.3.2借阅档案原件不得带离公司。如遇特殊情况需要使用档案原件，必须填写《档案借阅审批登记表》，由总经理批准后方可执行。

6.3.3 借阅档案应抓紧时间，当天借阅，当天归还。如因业务需要，需延长借阅时间，应征得档案管理员的同意，并由档案管理专员做好未归还记录，档案管理员应跟踪督促有关人员及时归还文件资料。

6.3.4档案使用人员应确保借阅的档案能够及时完整地归还，不得在档案上勾画，造成资料有损的（如资料散落、有污迹、与借出时页数不符等），应由责任人按照档案管理员要求予以补救。造成损失无法挽回的，应按本制度规定予以处罚。

7档案的移交和销毁

7.1每周及每月末最后一个工作日前，部门将所产生的档案，必须整理后统一移交公司档案室保存，将《档案登记表》填写完备，并在移交栏签字确认后，移交给公司档案管理员。

7.2档案管理人员工作变动或因故离职时应将管理的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自抄录、复印、带走或销毁。移交手续确认无误后，方可离岗。

7.3档案移交要根据《档案登记表》逐一核实，且移交人、接交人、监交人均需同时到场。

7.4档案如需销毁，由档案管理人员填写《档案销毁登记表》，由行政部根据国家档案管理有关规定组织相关人员成立鉴定小组进行销毁档案鉴定；鉴定小组核定后报由公司总经理审批；总经理批准后由行政部制作销毁清册到指定地点销毁。

7.5 档案销毁鉴定小组由行政部领导、档案管理员、档案产生部门领导组成。

8 电子档案管理办法

8.1电子档案收集范围

8.1.1在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。

8.1.2用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

8.1.3用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

8.1.4用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

8.1.5用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

8.1.6用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

8.1.7由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。 8.1.8通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

8.1.9计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

8.2电子档案归档

8.2.1电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

8.2.2检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

8.2.3归档的电子应制成数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。

8.2.4本公司指定的耐久性载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁盘阵列等。禁用U盘作为归档电子文件长期保存的载体。

8.2.5存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

8.2.6需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。