Excel在人力资源管理中的应用
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表中存储数据，这样做除了满足特定的报表输出 要求，不利于将该数据源用于其它的数据分析需 要，如本幻灯片中左图所示。
城市 北京 北京 北京 北京 长春 长春 长春 长春 常州 常州 常州 常州 成都 成都 成都 成都
年份 销售额 2006 46642 2007 43200 2008 54862 2009 30404 2006 21954 2007 69544 2008 9062 2009 40894 2006 50044 2007 22174 2008 64012 2009 44764 2006 95074 2007 11126 2008 13420 2009 38966
司名称】字段中的项
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4）数据透视表对于数据源的格式要求
数据源第一行必须包含各列的标题
数据源中不能包含同类字段 数据源中不能包含空行和空列
数据源中不能包含空单元格
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5）整理用于创建数据透视表的数据源
• 将同类字段重组于各自的类别中
• 删除数据源中的空行和空列 • 填充数据源中的空单元格
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分级显示
• 当不想显示出一张数据表上的所有明细数据时，可使用分级显示功能， 创建一份主次分明的内容汇总报告。 • 显示 / 隐藏 分级显示的快捷键：CTRL + 8
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5、“表”工具
• Excel 2007 提供了一个用来管理数据库列表的工具“表”，它整合
了以下功能： – 自动筛选、自动的汇总行计算
• • •
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名称
• 使用Name（名称）可以很直观的管理单元格地址引用，也会使公式
更加易于理解、修改，甚至可以防止一些不必要的错误。
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第三部分
统计与分析人事数据
第三部分：统计与分析人事数据
1. 人事数据的条件求和计数
– 人事数据的单字段单条件求和计数 – 人事数据的多字段多条件求和计数
2. 用数据透视表和数据透视图分析员工人数分布
– 引用运算符： “：”excel特有的用于单元格引用
• Excel函数是由Excel内部预先定义并按照特定的顺序、结构来执行计算、分析 等数据处理任务的模块。 – Excel 函数只有唯一的名称且不区分大小写；
– Excel 函数由函数名称、左括号、参数、半角逗号和右括号构成。例如： AVERAGE ( A1:A2 0, B2:C20 )
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3）数据透视表术语
数据源
用户创建数据透视表的数据源，可以是单元格区域、 华东 华北 定义的名称或其他外部数据源
华东 华东 地区 城市 温州 天津 温州 温州 公司名称 学仁贸易 百达电子 学仁贸易 学仁贸易 类别名称 日用品 点心 点心 日用品 订购日期 数量 单价 1998-5-6 1 32.00 1998-5-6 14 17.45 1998-5-6 2 17.45 1998-5-6 2 38.00
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8）数据透视表常见问题的解决办法
如何查看数据透视表中的数据 ？
双击数据透视表“数据区域”中的任意单元格，即 可将该统计结果对应到数据源列表中的原始数据记 录显示在一张新建的工作表中 如果不希望查看数据透视表的原始明细数据，也可 在数据透视表选项窗口中关闭该选项。
地区 求和项:数量 城市 天津 深圳 重庆 南京 大连 石家庄 北京 常州 温州 秦皇岛 海口 (全部) 年 1996年 3077 1824 961 834 540 201 294 310 405 612 77 1997年 6428 4972 3954 2385 1195 1296 952 965 540 862 526
2009 30404 40894 44764 38966 42350 29940 56208 14174
北京 长春 常州 成都 大连 海口 南京 深圳
• •
字段值格式不规范的典型问题处理办法 (见Excel案例 文件) Excel 2003 数据管理的误区 – 许多Excel 企业用户习惯使用报表的形式在工作
– 标题行自动显示
– 能够自动套用的“表样式” – 动态的数据列表范围管理；
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第二部分：
人事薪酬数据统计
第二部分：人事薪酬数据统计
1. Excel 公式与函数应用基础
2. 加班统计表 3. 带薪年假天数统计表
4. 员工销售奖金计算表
5. 个人所得税代扣代缴表 6. 批量制作员工工资条 Nhomakorabea14
1、Excel 公式与函数应用基础
Excel 在人力资源管理中的应用
吕烈威 资深微软讲师 liewei.lv@ 2011年6月29日
讲师简介
吕烈威 • • • 微软OFFICE解决方案顾问 资深微软认证讲师（MCT） 微软金话筒讲师
成功案例：
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培训主题
一．管理人事数据库列表
二．人事薪酬数据统计
三．统计与分析人事数据
销售额 年份 城市
2006 46642 21954 50044 95074 56974 58986 21452 13852
2007 43200 69544 22174 11126 29686 13708 82584 47694
2008 54862 9062 64012 13420 64800 12174 11258 54282
• 清除隐藏在单元格中的空格
• 转换、清理不规范的字段数据格式
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6）创建第一个数据透视表
1. 鼠标单击数据源列表中的任意一个单元格，执行【数
据】菜单中的“数据透视表”命令，随即出现“ 数
据透视表向导 ” 对话窗口； 2. 点击下一步，在“数据透视表向导”第二步骤中，将 会自动选取整个数据列表范围；
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•
•
数据列表格式标准化
•
•
处理数据列表标题行与报表标题行之间连续的问题 (见Excel案例文件)
处理数据列表中的空格问题 – 通过菜单“编辑 | 定位 | “命令设置定位条件为 空值，将相关区域中的空格选中； – 通过相对引用第一行非空单元格的值，然后 < Crtl +Enter >进行批量填充
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第一部分：
管理人事数据库列表
第一部分：管理人事数据库列表
1. 创建人事信息数据库列表
2. 利用数据有效性防止工号重复输入 、快速输入固定格式内容 3. 文本函数应用：从身份证号中提取生日、性别等有效信息 4. 统计员工工龄 5. 转换不规范的数据字段格式的技巧
6. 通过分类汇总、大纲分组显示等工具管理人事数据库列表
– 少数函数没有参数，如TODAY()、NOW() 等
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单元格地址引用方式
• 相对引用：A1 – 这种引用是完全相对的引用。当公式被复制时，单元格引用将被调整到新 的位置上。 绝对引用：$A$1 – （F4键切换） 当公式被复制时，单元格引用不会被改变。 行绝对引用： A$1 – （F4键切换 ）当公式被复制时，列部分调整，但行部分不会改变。 列绝对引用：&A1 – （F4键切换）当公式被复制时，行部分调整，但列部分不会改变。
3. 继续点击下一步，随即进入“数据透视表向导”的第
三步； 4. 点击“布局”按钮，在“布局”对话窗口中，拖拽相 应的字段图标，构建一个报表结构
5. 点击“完成”，即可在一个新建工作表上创建一个数
据透视表
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7）数据透视表在企业职能部门中的应用
• 在销售管理中的应用
• 在财务管理中的应用 • 在人力资源管理中的应用
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2、利用数据有效性提高数据录入的准确性
• 数据有效性工具允许用户建立一定的规则，规定可向单元格输入的 内容
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6、分类汇总数据列表
•
•
“分类汇总”功能能够快速的以某一个字段为分类项，对数据列表中的数值 字段进行各类统计计算，如求和、计数、平均值、最大值、最小值等。
在分类汇总以前，必须要对数据列表中需要分类的字段进行排序处理。 – Q : _如何选择数据筛选的结果 ？ – A：_选择需要复制的内容，接着按组合键ALT+:(ALT＋冒号：）来选取可 见单元格，复制，再粘贴
• Excel 公式是以“=”号开头，包含了常量数据、单元格地址应用、运算符、 函数等元素进行数据处理和计算的算式；
– 公式必须向单元格中返回一个值 – 公式中使用的运算符：
– 算数运算符：+、- 、*、 /、^
– 比较运算符：<、<=、>、>=、<>、= – 文本运算符：& （将多个单元格的值合并为一个值）
数据透视表中的字段是指数据源中的列标题，每一 个字段代表了一类数据。根据字段的区域不同，可 以将字段分为：
地区 求和项:数量 城市 天津
(全部)
字段
项
年 公司名称 1997年 报表筛选字段 艾德高科技 377 百达电子 347 值字段 福星制衣厂股份有限公司 355 富泰人寿 323 行字段 高上补习班 2172 列字段 师大贸易 799 深圳 东旗 17 大连 华科 750 石家庄 富同企业 27 嘉业 354 坦森行贸易 295 海口 保信人寿 477 项是每个字段中包含的数据，表示数据源中字段的唯一条目。 世邦 20 例如：“天津、深圳、大连”属于 【城市】字段中的项；“艾德高科技、百达电子”等属于【公 南昌 实翼 199
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1）快速了解Excel数据透视表
为什么使用数据透视表 ？
• • • 使用数据透视表只需要拖动鼠标即可以完成需要编写复杂公式才能完成的数据处理任务； 使用数据透视表，用户需需要掌握复杂的统计函数也可以完成对数据的统计和分析； 当业务需求发生改变的时候，只需要调整字段布局与汇总方式，就可以制作出全新的报表
– Excel数据透视表简介 – 用透视表统计统计部门人员人数 – 按年龄段统计员工人数
