情景题答案
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2005年5月国家秘书资格考试四级试卷情景录像题（二）
三、情景叙述
场景一
办公室的时钟指着8：20分，会议室内的布置摆放有序，这时钟苗和助手进入会议室。
钟苗：“今天的总经理办会要重点讨论综合楼项目的资金筹措问题，请了投资方参会，你帮助检查一下录音机和磁带准备好了没有。”
初秘书：“好的。”
钟苗：“还有，我来公司的时间不长，认识 的人不多，请你把出席人员的座位图给我出一份。”
初秘书：“桌上不是有人名台签吗？”
钟苗：“我坐在边上，有的人名不是看不见吗！让你帮点忙怎么话这么多。”
初秘书：“嗯！”
钟苗：“初秘书，你不觉得这屋子里有点凉吗？”
初秘书：“噢，是挺凉的，空调温度可能太低了。”
钟苗：“我说这么凉呢。温度都在15度以下了，以后设在20度左右就行了。”
（这时开会的经理们进来了，经理们依次坐下，总经理王成说话。）
王成：“那么人呢，都到齐了，下面我们开会。今天的会议内容很重要，关系到我们综合楼项目的建设问题。你要知道综合楼的建设项目的规划已经上报了很长时间了，最近，上面把这个规划批复下来了，下面咱们所要做的工作就是筹措资金的问题。按照上面的精神，资金筹措分成几个程序......”
场景二
钟苗正在办公室的电脑上打简报，这时初秘书走进办公室。
初秘书：“钟秘书，苏经理让我来问总经理办公 会上下放的文件都 收回来了没有？”
钟苗一边打简报，一边说：“我还没顾上呢，等我把简报打完再说吧。”
初秘书：“嗯！钟秘书，综合楼项目高经理后天要出差，急需这些文件资料，让我过来取一下。”
钟苗仍是一边打简报，一边说：“会议文件的清退不用那么着急，高经理要带相关文件我再给出一套。”
初秘书：“这是总经理办公会定下的有关第三季度的各位领导有关的工作安排，苏经理请你制成一份第三季度的会议时间表。”
钟苗一边打简报，一边说：“你放在这儿吧，我会尽快做出来的。”
初秘书：“好吧！”
这时，初秘书走出办公室，钟苗仍是在打简报。
场景三
苏经理办公室，苏经理正在办公桌前看第三季度会议计划表，这时，钟苗走了进来。
钟苗：“苏经理，您找我？”
苏经理：“你这份第三季度会议计划表编制得有问题。这也看不出是哪位领导去开会，第几周去开会，你把7、8、9三个月份的会各放在一个栏目中，既看不出是第几周也不知道是谁去开。你这样，领导怎么根据这个计划表安排时间呢。”
钟苗：“不好意思。我就是太忙了，没太仔细设计，我回去重新编一下。”
苏经理：“你先等一下。上次关于综合楼项目的会议下发文件为什么到现在还没有收齐？”
钟苗：“有几个经理不知道文件放在哪了，一时半会儿找不到。”
苏经理：“文件清退可涉及到项目投标内容呵！”
钟苗：“我明天一定收齐。要是没别的事，那我就先走了。”
苏经理：“那就这样吧。”
场景四
钟苗在办公室，拿起电话。
钟苗：“崔经理吗？您好，您前两天跟我说让我提供一份发文处理的流程图，我做了一份，现在传真给你。你们可以根据这个流程图建立你们相关的文件处理的规定。好的。”
钟苗放下电话，接着用传真机，把文件传真过去。再拨打电话给崔经理。
钟苗：“崔经理，刚刚传真过去的流程图，您收到了吗？收到了，那再见！”
场景五
钟苗来到走廊，走廊上有个大箱子，把路给堵上了。
钟苗：“这是哪个部门的大箱子呀？赶快拿起走，别挡在通道上，多碍事呀。这是谁干的好事，真缺德。放在别人门口，怎么不放在自己门口呀。”
说完，钟苗便推开箱子。
四、情景分析
该情景题涉及到办公环境管理、会议管理、商务沟通等方面知识。
一、办公环境管理办公环境包括硬环境、软环境两大要素。
硬环境包括办公室(含会客室、接待室)内的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在条件。
要求:1.在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色植物;
2.做好室内通风和温湿度的调节;
3.防止光线太弱或过强;
4.保持室内整洁和安全。具体来说,要保持地面、台面、电脑、办公设备、家具及墙壁、门窗、窗帘等的清洁;保持办公桌面的整洁、美观,不乱放零散物品,不放置个人生活用品;报刊、资料、文件要及时清理,文件夹要贴上标签以示区分,保密文件和不常用文件应放置于文件柜中等等。软环境包括秘书等工作人员的个人素养,团体的工作气氛,人与人之间的协作精神等内在因素。录像中钟苗的办公室缺少绿色植物,办公桌零乱,文件随意堆放在椅子上是错误的;办公自动化设备摆放合乎规范,室内光线自然是对的。
二、会议管理
会前在会议召开前,秘书要根据会议需要做好准备工作。录像中钟苗对碰头会的准备还是比较充足的。表现在:
把开会需要准备的工作做好。
五、参考答案
第一，钟苗办公室内办公设备齐全，文件书籍排列有序。对；
第二，会议室采光充足，桌椅整齐干净，回字型会议桌中间鲜花点缀。对；
第三，会议室温度低于16度。错；
第四，能在会前检查设备是否正常，温度是否适合。对；
第五，8点开会，本应提前进会场检查却8点20分才去检查。错；
第六，能安排初秘书检查录音机和磁带是否齐全。对；
第七，能在会前叫初秘书给她一份人员座位图。对；
第八，与同事说话口气太硬，不注意密切同事关系。错；
第九，没有及时做好会议文件的退清工作。错；
第十，会后能整理“会议简报”。对；
第十一，“第三季度会议时间表”编制不规范。错；
第十二，在回收文件、编制会议时间表、整理会议简报等诸多工作中，没有安排初秘书一起做而是独自去做，既不利于调动同事积极性，又影 响了工作效率。错；
第十三，在进苏经理办公室时未敲门而直接进入。错；
第十四，与领导谈话，不等领导谈完示意“可以走了”就擅自离去。错；
第十五，把文件清退、编制会议时间表两项工作置于一边，而把发“文件处理流程图”这项不很急的工作放在首位，不符合ABCD法则。错；
第十六，在发传真文件时，能先打电话确认对方。对；
第十七，文件传真后，能打电话问对方是否收到。对；
第十八，对挡住过道的大箱子，不是寻找物主、适当安置，而是大骂人“缺德”，将箱子推到灭火器前，既损害了同事关系，又留下了安全隐患。错。
2006年11月国家秘书资格考试三级试卷情景录像题（一）
三、情景叙述
宏远公司总经理秘书高叶,身着白衬衫,衬衫下摆未塞入西裤内;领带紧贴领口,下端离皮带扣约有二寸距离。办公桌上,文件夹、报纸等物品摆放零乱。总经理推门进来。
总经理:“小高,忙着呢?”
高叶起身:“总经理,有事吗?”
总经理:“咱们征地的报告区里给批了吗?”
高叶:“还没有。”
总经理:“你给催催。”
高叶:“我昨天打了三次电话,没人接。我已经在答录机上做了留言。今天上午还没有回音,我再打电话。”
总经理:“那你抓紧,我走了。”说完转身离去。
高叶:“经理慢走。”
电话铃响,高叶在铃声响了两声后接起:“你好。宏远公司高叶。”
对方:“我是区土地管理局的小王。”高叶:“小王,您好。我正有事找您呢!”
小王:“你在答录机上的留言我们知道了,现在还缺你们公司办公地点的房屋租赁证明,请尽快传真过来,我抓紧办。”
高叶:“好的。我这就传真过去,你的传真号码多少?”
他随手拿起一张报纸,边听边在报沿的空白处记录。
小王:“8867。”高叶:“8867。”
小王:“4933。”高叶:“4933。那麻烦您抓紧办。谢谢您了,再见!”
小王:“再见!”
高叶挂了电话,开始翻阅办公桌上一个个没有贴标签的文件夹,并自言自语:“证件文件夹„„税务文件夹„„终于找到了,我这就发传真„„”
接下来他在桌上找刚才记的传真号:“传真号„„传真号写在哪了呢„„”终于找到了。
他撕下报纸边沿上的传真号,正欲出门,行政部秘书小沈走了进来。
小沈:“高叶,新产品发布会的筹备计划做出来了。您给看一下。”高叶:“好的。”
他接过小沈递来的材料,翻开看了看说:“小沈,工作计划一定要明确承办人和负责人,这样才好监督检查。
否则,怎么安排阶段检查呀?你再加上负责人一列。”
小沈:“好,我给补上。”
高叶:“新产品宣传册已经定稿,一定要及早送印刷厂,不能等领导发言稿定稿后再一起送。”
小沈:“可是如果分两次送的话不是多一道手续吗?”
高叶:“新产品宣传册页数多,要彩色印刷,又要塑封。你要估算一下印刷时间,保证按期完成任务。”
小沈:“这点我没有考虑到。”
高叶:“做工作应该分轻重缓急,不然就很难完成任务。”
小沈:“好的,我一定多向老员工学习。对了,您再看看这个,这是今天早上三车间出的事故,两个工人被烫伤。这是我填写的,您看对吗?”
高叶:“你知道该填什么表吗?”
小沈:“知道,填写《事故情况记录表》。”
高叶:“不对。《事故情况记录表》是车间安全员填的。你应该填《工伤情况报告表》。”
小沈:“哦,我填错了。我回去再填写一份。安全员那里我会通知到。”
高叶:“还有,时间一定要填写清楚是几点几分,不能笼统。”
小沈:“好的,我记住了。”高叶在办公桌上拿了一张《工伤情况报告表》递给小沈。
小沈:“好,谢谢你。”
四、情景分析
该情景涉及五级、四级、三级秘书等层面,包含服饰礼仪、电话礼仪、文档管理、突发事件处理、办公时间管理等方面的内容。
(一)服饰礼仪秘书在工作场合应当穿职业装。女士职业装是西服套裙。非正式着装日(即周五)可穿职业便装,如休闲套裙、衬衫配裙子或长裤等。男士的职业装是西服,二件套、三件套均可。衬衣下摆要塞进西裤内;领带结要饱满并紧贴领口,下端要垂至皮带扣位置。录像中高叶没有穿职业装,衬衫下摆未塞进西裤内,领带的下垂也过短。这些均不符合秘书着装规范。
(二)电话礼仪接电话应该遵循铃响不过三,区分内外线,先问候,自报单位名的原则。此外
