*****贸易有限公司采购管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强*****贸易有限公司(以下简称“公司”)的采购管理,规范采购行为,完善采购运行机制,根据国家有关法律法规,结合公司的实际情况,特制订本办法。
第二条 本办法适用于公司发生的所有采购活动。
第三条 本办法下“采购活动”包括因业务需要销售给下游客户而发生的物资采购活动(业务性采购)和公司内部因维持正常运行而发生的物品及服务采购(其他采购)。
第四条 业务性采购一般主要采用网上竞拍和单一来源采购(下游客户指定)的形式,其他采购主要采用询比价的方式进行。
第二章 部门职责
第四条 公司设立总经理办公室,由董事长、总经理、财务总监三人组成,为公司采购管理的最终决策机构,负责请购申请的最终审批。
第五条 业务部门为业务性采购的具体承办部门,负责按照客户需求选择合适的供应商,发起请购申请,签署采购协议,货物到库后的验收事宜。
第六条 人事行政部是公司采购工作的监督管理部门,负责公司范围内采购工作的监督和处罚和其他采购的承办事宜,收集和管理采购档案。
第七条 财务管理部负责采购工作财务监督和采购付款工作。
第八条 各部门按照其实际需要提起采购申请并对人事行政部采购的产品或服务进行验收确认。
第三章 供应商管理
第九条 公司实行合格供应商资格认定程序,首次合作的供应商经公司资质审核通过后被认定为合格供应商,方可在SAP系统中增加为供应商开展后续合作。
第十条 对于未纳入合格供应商库的供应商,公司均不得与其签订购销合同。
第十一条 新增加供应商与公司、公司现有供应商、公司客户等存在关联关系,或可能导致公司利益潜在损失的可能性的情况下,负责业务对接的经办人应该在资质审核阶段如实反馈给风险控制部和公司领导。
第十二条 业务部门在日常应定期对供应商的资信情况进行复核,有任何异常应该及时反馈给风险控制部及公司领导。
每年12月份业务部门和财务共同对现有供应商进行评价,从商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况、信用等级等方面进行综合评价,并根据评价结果对供应商进行调整。