浅谈基于网络思维下的档案利用

浅谈基于网络思维下的档案利用作者：殷菲，吕子品，刘梦丹来源：《办公室业务》 2015年第11期文/ 安徽大学管理学院殷菲吕子品刘梦丹【摘要】本文就网络思维的概念以及网络思维在档案利用中存在的问题以及对策进行了简要的分析，对网络思维在档案中的利用前景进行了思考。

【关键词】网络思维；档案利用；网络环境国家档案局局长杨冬权在国际档案理事会东亚地区分会2014 年研讨会开幕式上的致辞中说：“面对这一档案工作的新特点，我认为，最重要的是档案工作者要树立新的思维，以新的思维面对新的情况，积极采取符合时代发展要求的新措施，与时俱进，应对挑战，化危为机，更好地开展档案工作。

”其中关于新思维的问题，他提出：“第三，要有网络思维特别是移动网络思维，善于利用网络开展工作，给传统档案工作插上网络这一现代翅膀。

”在关于档案利用上，在运用网络思维的基础上提出：“要利用网络发布档案目录特别是发布档案，开展档案的远程利用。

这样将无限地扩大档案利用的领域，成千上万倍地放大档案利用的效应。

”那么，什么是网络思维呢？在网络时代的今天。

具有大系统思维是网络化时代的根本，它要求网络社会中的人在自己的行动方式和思维方式上。

不应只考虑局部、暂时的利益，而要树立团队精神与协作意识，共享网络文明给人们带来的物质利益和精神财富。

从起源上说，一般认为，网络思维是在计算思维的基础上发展而来的，因为计算思维是以计算机为基础的，在计算机时代产生的，是当今社会上每个人的一种普遍适用的技能。

在网络工具以及网络技术的广泛试用的基础上，才能够产生网络思维。

在对社会群体思维进行综合的基础上，网络思维是基于计算机的个体思维的补充与扩展。

网络是各种系统的一种普遍存在的基本结构形态。

网络科学是对计算机科学的发展。

由于网络思维是在网络环境下产生的，所以网络思维下的档案利用必然是存在于网络环境下的档案利用。

计算机网络的发展，为档案利用提供了越来越完备的条件，利用网络环境，进行在线利用档案信息的实践，中外已经有了很多成功的报道案例。

尤其是近年来，上海市徐汇区档案馆、浙江省嘉兴市档案馆等一大批档案馆对档案远程利用成功的案例，告诉了我们人们利用网络平台获取信息资源已经是当下最普遍的获取方式，在网络环境下对档案资源的利用能够最大程度地满足用户的需求，顺应时代的发展潮流，对于档案事业的发展也起了很大的推动作用。

如今我们仍然处于从传统档案思想到现代档案思想的转型期，所以我们的欠缺体现在网络思维上就是人们利用网络环境来利用档案的意识和行为还有很多不足。

并且人们在网络环境下对于档案利用的制约因素仍然还有很多。

一是档案工作者在运用网络思维提供档案开放利用时存在的问题。

由于在过去的很长的时间里，受到传统的工作环境的制约形成了一定的思维定式和工作方法定式，档案工作者以及档案利用者从观念上难以接受将互联网引入到档案管理中。

然而，近几年受到网络时代的巨大冲击，大多数的档案工作者已经认识到网络对于档案利用工作的重要性。

但是对于如何利用网络开展档案利用工作，相当多的档案工作者并没有充分认识到网络技术对档案利用工作影响的深刻程度。

另外，从档案工作者的提供单位即各大高校来看，高校在对于档案人才的培养方式也存在着不足之处。

比如高校档案专业学生的知识结构不合理。

由于计算机网络的发展，虽然大部分的高校开设了有关于计算机和网络技术等课程，但是由于书本体系的滞后性与科技发展快速性的反差，导致高校培养的档案人才难以适应现实工作的需要。

而且，由于学校讲授的都是书本知识，导致很多学生缺乏实际的操作能力。

由于学校教育大多是重理论而轻实践，所以难以让学生将自己所学的理论运用于真正的实践中去，实际操作能力得不到锻炼和提高。

二是公众运用网络思维利用档案信息的意识度不够。

这点从我国的档案相关网站的访问率就能看出，在目前，我国公众运用网络思维去进行档案信息的利用意识比较薄弱。

造成这一现象的原因可能是由于我国传统档案利用工作的“重藏轻用”原则，长期以来，我们的档案部门一直把党政职能服务作为主要的任务，大多是为政府机关提供利用，而不是为了普通的公众，因而使得公众对于档案的利用和认识不足。

并且，由于利用效率低，档案工作者也就很少将精力花费在网络档案利用中，使得网络档案利用者难以得到想要的结果，因此到档案网站上浏览档案网站和获取档案信息资源的用户并不多。

并且公众对通过网络获取档案信息资源的交流方式不一致，体制不健全。

由于档案长期处于“重藏轻用”的模式中，很多人认为档案馆是神秘的，除非是非常需要，大多数人不会想到去档案机构利用档案资源，更不用说利用网络打造档案机构了。

三是网络环境中的档案利用是存在着安全性的问题，使得网络思维在档案利用中进一步受到限制。

虽然网络本身的开放性和共享性为档案远程利用带来了好处，但是同时也由于其开放性和共享性给电子档案管理过程中带来严重的信息安全方面的威胁。

尤其是网络环境下的电子档案开放利用过程中的信息安全面临的问题尤为突出。

由于安全技术是在对抗中不断发展起来的技术，安全问题的不断出现推动安全技术的不断发展，导致网络安全本身就存在严重的滞后性，这种滞后性也带来了很大的安全隐患问题。

另外，还存在着安全管理的滞后性。

如很多的档案信息网络管理人员、应用人员以及领导层缺乏安全意识。

甚至有些档案工作者未受过正规的培训。

致使对档案的信息安全管理缺乏针对性和执行力。

同时，由于档案信息网络安全人才严重匮乏，无法在技术层面提供有力的安全支撑，在信息环境的动态发展变化过程中，标准化管理、计算机辅助管理、规章制度管理明显滞后于档案信息化发展的步伐。

尽管网络思维在档案利用中来源于网络环境中档案的远程利用，网络思维在档案利用中的限制也来源于此，所以我们在解决网络思维运用到档案利用中存在的问题时，其解决方法也来源于网络环境。

首先，档案工作者应该提高自身素质，并且拓宽业务范围。

由于科技的进步，档案利用的提供方式也从被动转为主动，手工转为现代化。

所以档案部门和档案工作者可以利用网络传播信息并且利用如即时对话的形式进行实时沟通满足公众的需要。

而对于档案的开发利用工作，档案工作者和部门更要树立起服务意识和产业意识，并且使之具有一定的经济价值；从高等学校培养档案专业人才的方面而言，高等学校更应该重视对学生实践的培养，将学生更多地送到实习单位去实习，这样既可以了解档案岗位的相关要求，从而有针对地制定档案人才的培养计划，及时调整档案专业的课程设置，尤其是网络背景下适当地补充计算机知识和网络知识的学习。

从而培养出工作单位需要的，适应社会大环境的档案人才。

其次，针对公众档案利用意识不够的问题，我们可以借鉴欧美的档案教育理念。

将档案融入课堂中能够有利于档案教育矫治的实现，并且能有效地扩展档案馆利用者群体，从而能充分体现档案馆的公共性。

因此，世界上有很多的国家非常重视并积极开展档案融入课堂的活动。

还可以通过网络反馈来调整公众的档案利用意识。

主要有人员网络反馈和计算机网络反馈。

在进行人员网络反馈时可由当地档案行政管理部门牵头，由当地的党政机关以及利用档案频繁的企事业单位、档案馆信息服务人员等共同组成。

计算机网络反馈即可利用档案网站进行网上信息反馈，可以采用召开网络会议，开展网络问卷调查，分析利用者在浏览档案网站时留下的日志和记录等方法，了解利用者的利用情况和利用需求以及档案部门在线服务的效果。

构建档案馆的手机短信服务平台。

进一步促进档案馆的发展，尤其是档案利用事业的发展。

再次，由于网络安全给档案利用中运用网络思维带来的问题，可以通过改进网络系统来进一步得到解决。

在网络系统的建设中，主要涉及的有很多如网络安全技术、软件安全评估与报警机制和信息备份与恢复机制。

由于网络系统技术包含的广泛性，只有通过各种网络安全技术手段的联合，才能达到网络安全的目的，为档案利用提供服务。

由于一定的思维必然是在一定的环境中产生的，所以网络思维本身就受到网络环境的限制，在现阶段的档案利用中，网络思维的限制主要还是由于网络环境受到了限制。

虽然现在网络思维的理论到时间程度都不完善，对于网络思维的认识也不完全相同，但是利用网络思维可以很大程度上提高档案的利用率也是事实，并且现在有很多实际的案例显示网络利用档案的优越性。

所以，在现代技术的高速发展条件下，运用网络思维能够非常便捷地提高档案的利用率。

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