01E文件管理程序
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程序文件修订内容说明表文件名称 文件管理程序原文件编码HX-GP-01旧版文件版次 D 新版文件编码 HXC-HEO-OFF-MP-001-E1编制日期 编制日期修订的内容或章节号 修订原因修订的内容及修订原因4.1 公司总部职责总部办公室负责对公司文件的管理控制；负责公司《受控文件状态清单》的编制、审核与分发。
战略投资部负责建立和维护程序清单。
修改：5.1 文件的分类一体化管理体系文件（包括管理手册、质量保证大纲，大纲程序、管理程序和工作程序）；国家法律法规、标准（包括行业标准以及企业技术标准）、规范；合同文件；技术性文件（是指从业主那里接收到的设计文件，包括：图纸、标准、法规、程序、工作指示书、设备运行维护手册 质量计划等文件）；公文（指办公室控制的党政行文、传真、电报以及其他对外往来文件等类型）。
增加5.3 文件的翻译当一份文件要翻译成英文或中文作为工作文件时，都必须对译文与原文的符合性作校核验证。
原文的翻译以及译文的校核工作要由合格的翻译人员来执行，并分别在译文上签字。
译文应清楚地标识出其原文件的标识号，以便保持其追踪性。
5.4.1.3技术文件的管理由事业部及项目部负责接收、登记、复制、分发，并保持文件原件。
当从业主接收的工程设计文件直接用作工作指示书时，这些文件应由相关职能部门对其进行识别、确认，按照受控文件方式进行分发，确保使用场所能得到适用文件的有效版本。
所有外来的工程设计文件，相关职能部门应登记、编制文件清单并输入微机管理。
增加：5.4.1.4合同文件、信函的处理合同及合同附件，按照《合同管理程序》HX-GP-06规定进行。
合同涉及的工程文件由事业部相关部门负责接收、登记、复制、分发。
外部往来的信函按双方建立的信函通道号，由办公室处理与传递。
修改：5.4.2 内部文件管理各职能部门根据编制文件内容，编制《文件分发清单》并经部门负责人及主管领导批准后，根据文件种类交归口部门统一办理。
归口部门负责按公司《中国核工业华兴建设有限公司公文处理程序》HXHO-MP-DOC-001等文件要求编排，打印和分发。
文件接收者应在文件分发单上签字领取，电子文件以发送记录为准。
增加：5.4.3 文件的分发5.4.3.1 文件的分发类别受控文件、非受控文件受控文件包括：管理手册、质量保证手册，管理程序文件，工作程序文件及技术性文件；其它为非受控文件；体系文件、技术文件等属于公司资产，未经许可不得复印、拷贝；各单位应按照最新的文件发布清单进行分发，使参与活动的人员能够了解文件并让使用者正确地使用最新文件。
5.4.3.2 受控文件的分发受控文件必须加盖受控章，并注明分发号。
确因工作需要复制受控文件者，由使用者提出书面申请，文件发放部门编写受控号后进行分发。
目录1. 目的 (3)2. 适用范围 (3)3. 引用文件及标准 (3)4.1公司总部职责 (3)总部办公室 (3)安全生产部 (3)战略投资部 (3)各相关职能部门 (3)4.2各事业部/专业公司 (3)5. 程序 (4)5.1文件的分类 (4)5.2文件的编制、审核与批准 (4)5.2.1 管理手册、质量保证大纲 (4)5.2.2 大纲程序、管理程序 (4)5.2.3 工作程序及技术性文件 (4)5.2.4 公文 (4)5.3文件的翻译 (5)5.4文件与资料的分发、签收及使用 (5)5.4.1 外来文件管理 (5)5.4.2 内部文件管理 (5)5.4.3 文件的分发 (5)5.4.4 电子文件的管理 (6)5.5文件的更改及修订 (6)5.5.1 手册变更、修订 (6)5.5.3 工作程序及技术性文件变更修订 (7)5.6作废文件和资料的处理 (7)5.7文件的移交、归档贮存 (7)5.8清单的格式和要求 (7)6. 支持性文件 (7)7. 相关记录 (7)8．附件 (8)附件1-1外来文件流程 (9)附件1-2内部发文流程 (10)附件2文件分发记录单 (11)附件3文件会签单 (12)附件4文件修改申请单 (13)附件5文件状态控制清单 (14)1. 目的本程序旨在对各类文件的管理做出规定和要求。
2. 适用范围本程序适用于公司总部的文件管理，包括合同、法律法规要求以及顾客和其他相关方提供的其他外来文件。
3. 引用文件及标准《质量管理体系 要求》GB/T19001-2008《工程建设施工企业质量管理规范》GB/T50430-2007《职业健康安全管理体系 规范》GB/T28001-2001《环境管理体系 要求及使用指南》GB/T24001-2004《核电厂质量保证安全规定》HAF003-1991《核电厂质量保证大纲的制定》HAD003/01《法律法规管理程序》HXC-HEO-SPD-MP-003-E1《投标、合同管理程序》HXC-HEO-SPD-MP-008-B14. 责任4.1 公司总部职责总部办公室负责对公司文件的管理控制；负责公司《受控文件状态清单》的编制、审核与分发。
安全生产部负责管理手册的编制、修订和解释；负责一体化程序文件的管理；负责一体化管理体系文件的登记、回收及归档；负责公司管理体系文件清单的发布；负责建立、更新涉及公司生产经营活动适用的法律法规、标准的识别、评审及清单的建立；负责本部门对内、外文件的管理。
战略投资部负责建立和维护程序清单。
各相关职能部门负责本部门对内、外部文件的管理。
4.2 各事业部/专业公司负责本单位文件的编制、审批及解释；负责对涉及本单位活动的质量、职业健康安全与环境管理的法律法规和标准进行识别并形成受控文件状态清单；负责本单位文件对内、外文件的收发管理；负责本单位文件状态控制清单的制定和发放。
5. 程序5.1 文件的分类一体化管理体系文件（包括管理手册、质量保证大纲，大纲程序、管理程序和工作程序）；国家法律法规、标准（包括行业标准以及企业技术标准）、规范；合同文件；技术性文件（是指从业主那里接收到的设计文件，包括：图纸、标准、法规、程序、工作指示书、设备运行维护手册 质量计划等文件）；公文（指办公室控制的党政行文、传真、电报以及其他对外往来文件等类型）。
5.2 文件的编制、审核与批准5.2.1 管理手册、质量保证大纲公司一体化管理手册由公司安全生产管理部起草，管理者代表审核，最高管理者批准发布。
5.2.2 大纲程序、管理程序5.2.2.1大纲程序由安全生产部组织编制，主管领导审核，管理者代表批准。
5.2.2.2公司级职能管理程序由各相关职能部门组织编制、部门主管领导审核，如涉及多个部门的职责，按要求进行跨部门审核，公司主管经理批准发布。
每一版正式发布前由安全生产部组织进行质保大纲符合性审核。
核电施工质量保证大纲（包括：核安全设备安装质量保证大纲）应提交国家核安全局备案。
5.2.2.3 事业部管理程序事业部应根据其产品及管理要求，编制事业部《文件管理程序》，对具体工作的执行和验证所需的文件的编制、审核、批准进行控制。
5.2.3 工作程序及技术性文件公司、事业部/专业公司内部工作程序由各职能部门编制，部门领导审核，主管领导批准发布。
技术性文件根据合同要求需提交业主审核的技术性文件，应按合同要求提交业主审核认可后正式发布实施。
5.2.4 公文按照公司《中国核工业华兴建设有限公司公文处理程序》HXHO-MP-DOC-001执行。
5.3 文件的翻译当一份文件要翻译成英文或中文作为工作文件时，都必须对译文与原文的符合性作校核验证。
原文的翻译以及译文的校核工作要由合格的翻译人员来执行，并分别在译文上签字。
译文应清楚地标识出其原文件的标识号，以便保持其追踪性。
5.4 文件与资料的分发、签收及使用5.4.1 外来文件管理5.4.1.1 一般文件和信件的控制办公室负责外部组织直接发送到公司的文件管理，在接收到外部组织的文件后，进行签收、登记、分类、批办，经分管领导批阅处理后，由其文件管理人员及时分发给有关的部门，并由相关部门分别进行处理，并及时将处理信息反馈办公室。
5.4.1.2 国家法律、法规、标准及规范的控制各部门适用的法律、法规、标准按《法律法规管理程序》HXC-HEO-SPD-MP-003-E1要求进行控制。
5.4.1.3技术文件的管理由事业部及项目部负责接收、登记、复制、分发，并保持文件原件。
当从业主接收的工程设计文件直接用作工作指示书时，这些文件应由相关职能部门对其进行识别、确认，按照受控文件方式进行分发，确保使用场所能得到适用文件的有效版本。
所有外来的工程设计文件，相关职能部门应登记、编制文件清单并输入微机管理． 5.4.1.4合同文件、信函的处理合同及合同附件，按照《投标、合同管理程序》HXC-HEO-SPD-MP-008-B1规定进行。
合同涉及的工程文件由事业部相关部门负责接收、登记、复制、分发。
外部往来的信函按双方建立的信函通道号，由办公室处理与传递。
5.4.2 内部文件管理各职能部门根据编制文件内容，编制《文件分发清单》并经部门负责人及主管领导批准后，根据文件种类交归口部门统一办理。
归口部门负责按公司《中国核工业华兴建设有限公司公文处理程序》HXHO-MP-DOC-001等文件要求编排，打印和分发。
文件接收者应在文件分发单上签字领取，电子文件以发送记录为准。
5.4.3 文件的分发5.4.3.1 文件的分发类别文件的分发分受控文件、非受控文件。
受控文件包括：管理手册、质量保证手册，管理程序文件，工作程序文件及技术性文件；其它为非受控文件；体系文件、技术文件等属于公司资产，未经许可不得复印、拷贝；各单位应按照最新的文件发布清单进行分发，使参与活动的人员能够了解文件并让使用者正确地使用最新文件。
5.4.3.2 受控文件的分发受控文件必须加盖受控章，并注明分发号。
确因工作需要复制受控文件者，由使用者提出书面申请，文件发放部门编写受控号后进行分发。
5.4.4 电子文件的管理电子文档与纸质文档等效，以电子文件形式下发时，文档采用PDF格式加密或扫描图像文本；电子文档采用电子邮件方式发放，禁止拷贝，同时保持一份纸质文件存档。
当文本作废或取消时，使用者在收到其更新后的版本后应自行将其旧版删除，以保证使用文件的最新版本。
对于绝密文件的分发,不得以电子邮件的形式在网上进行发送和接收，应以纸质文件发送。
5.5 文件的更改及修订5.5.1 手册变更、修订5.5.1.1 在下列情况下，对手册及程序文件进行换版。
—— 遵循的法律、法规及标准有重大更改；——公司经营环境、组织结构、产品或业务结构发生较大变化；——总经理认为有必要修订时。
通常情况下手册每3年换版一次。
当手册中个别或少数章节需要修订时，由提出单位填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，总经理批准后，由公司安全生产部指定人员修订。
