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档案管理基础知识机关档案的管理：明确有关机关提交相应文件整理、归档责任。
收集、整理、归档日期和移交应与立项准备，档案应完整、准确、系统性。
1、确定归档范围的原则。
2、确定档案范围的依据。
3、对所形成的科技文件材料进行相应鉴别工作。
4、对科技文件材料进行科技的分类、排列、编目和装订。
5、将科技文件材料组成案卷，并编目。
6、具备档案的要求。
文书的种类文员工作的基本职能之一就是文书处理,要做一个优秀的文员,必须熟悉各种文书的涵义,特点以及格式.今天我们主要看看企业的文书种类.在制作文书时,要根据发文对象和目的来选择文书的种类.企业文书主要包括以下几大类:一:指令性文书,包括决定,批复,意见等文书.1:决定:用于对重要事件作出安排,奖惩,变更,或者撤消不适当的事项.2:批复:用于答复下属部门的请示事项.3:意见:用于对重要问题提出见解和处理办法.二:晓喻性文书:包括通告,通知,通报等.1:通知:用于批转下属部门的公告,转发上级机关和非隶属部门的公文,传达要求个部门共同执行的事项.2:通报:用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况.三:报请性文书:包括请示,报告等文种.1:请示:用于向上级部门请求批示,批准的公文.2:报告:用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级部门的询问等.四:洽商,记载性文书,包括函会议记录等文书.1:函:用于不相隶属部门间洽谈工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求,答复,审批事项的公文.2:会议纪要:用于记录,传达会议.议事情况的文种.是文员经常会用到的文书.以上是文员工作中最常见的文书种类,文员工作中需要按照具体事项来确定使用何种文书.（四）、文书处理的基本任务1、文书的收发、登记和转办；2、文件的打印和校对；3、负责各种会议的通知；4、文件材料的平时归卷、保管和提供借阅；5、文件材料的系统整理、编目和归档工作；6、为领导准备参考材料；7、领导交办的其它工作任务。
（五）、公务名称和作用范围本局使用的公文主要有以下几种：1、请示：请示上级机关工作中给予指示或要求审核、批准和帮助解决的事项用“请示”。
档案管理员专业知识档案管理员是负责管理和维护档案资料的专业人员。
他们需要掌握一定的专业知识，以便有效地管理和利用档案资料。
以下是档案管理员专业知识的一些重要内容。
1. 档案管理理论档案管理员需要了解档案管理的基本理论，包括档案的定义、分类、鉴定、归档、检索、保护和销毁等方面的知识。
他们需要掌握档案管理的原则和方法，以便能够正确地管理和利用档案。
2. 档案管理制度档案管理员需要了解档案管理的相关法律法规和规章制度，包括档案管理法、档案管理规定等。
他们需要熟悉档案管理的流程和程序，以便能够按照规定进行档案管理工作。
3. 档案分类与鉴定档案管理员需要了解档案的分类和鉴定方法。
他们需要根据档案的性质和用途，将档案进行分类，确定档案的保存期限和价值。
他们需要掌握鉴定档案真伪和完整性的方法，以便能够确保档案的可靠性和可信度。
4. 档案归档与检索档案管理员需要了解档案的归档和检索方法。
他们需要制定档案的归档规则和标准，将档案按照一定的顺序和方式进行归档。
他们需要掌握档案的检索方法，以便能够迅速地找到所需的档案资料。
5. 档案保护与修复档案管理员需要了解档案的保护和修复方法。
他们需要制定档案的保护措施和措施，确保档案的安全和完整。
他们需要掌握档案修复的技术和方法，以便能够修复受损的档案。
6. 档案数字化管理随着信息技术的发展，档案数字化管理越来越重要。
档案管理员需要了解档案数字化管理的基本原理和方法。
他们需要掌握数字化档案的采集、存储、处理和检索等技术，以便能够有效地管理和利用数字化档案。
7. 档案管理软件档案管理员需要了解档案管理软件的使用方法。
他们需要掌握档案管理软件的功能和操作，以便能够利用软件进行档案管理工作。
他们还需要了解档案管理软件的选择和购买，以及软件的安装和维护等方面的知识。
8. 档案管理实践经验档案管理员还需要积累一定的档案管理实践经验。
他们可以通过参与实际的档案管理工作，不断提高自己的实践能力和工作经验。
档案管理基础知识一、档案的概念（一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。
（三）档案的属性1、本质属性：原始记录性（本源性）2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性1、按形成者可分为：个人档案、单位档案2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。
4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。
（五）档案的价1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会需要程度。
2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值3、档案价值发挥的规律（1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率（六）档案的作用档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。
主要有：1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务二、档案工作的内容（一）档案工作的定义1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。
收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。
（二）档案工作的性质1、管理性；2、服务性；3、政治性（三）档案工作的原则1、统一领导、分级管理；2、维护档案的完整和安全；3、便于利用（四）档案室的职责1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；2、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作；3、统一管理本单位的档案，并按规定向有关档案馆定期移交档案；4、为本单位工作提供档案信息服务，必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务；5、监督指导所属机构的档案工作。
档案管理基础知识档案管理工作是一项服务型的业务性工作，做好档案管理工作是保证档案服务质量的决定因素。
以下是由店铺整理关于档案管理基础知识的内容，提供给大家参考和了解，希望大家喜欢!档案管理基础知识一：一、档案归档范围(一)材料种类1.上级单位下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规，以及直接对本单位下发的批复、指示、重要通知等;2.本单位党、团、工、青、妇等群团工作材料;3.行政管理工作形成的文件材料，如领导班子变更、机构改革、会议记录、综合行政等;4.业务职能工作形成的文件材料，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据、科研等;5.本单位对下级单位管理中形成的材料;6.内容重要的各类来信，来访材料，领导的指示,来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等;7.会计工作形成的文件材料;8.本单位经营管理、职工管理形成的文件材料;9.本单位与外单位、个人签订的合同、协议，及债权债务文件;10.领导参加相关会议的讲话稿;参加会议带回的有关材料等;11.其他有保存利用价值的文件材料。
(二)保管期限1.保管期限种类分为永久、30年、10年;2.会计档案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年;3.凡对公司有长远保存价值的档案列为永久;4.对在一定时间内有利用价值的档案列为10年;5.凡介于永久或10年期限之间的档案其保管期限一律30年。
二、立档单位形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。
构成立档单位的主要条件有：1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文;2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划;3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
三、国家档案全宗的含义国家档案全宗是指归档国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。
国家档案全宗(国家全部档案)这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，二是它的构成。
国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。
档案管理基础知识⼀、档案的定义《档案法》第⼆条明确规定，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个⼈从事政治、军事、经济、科学、技术、⽂化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种⽂字、图表、声像等不同形式的历史记录。
⼆、档案的属性档案除具有原始记录性这⼀本质属性外，也有⼀般的属性，知识属性和信息属性，是档案的两个重要属性。
三、档案与⽂件的联系与区别档案与⽂件之间有着密不可分的联系。
档案是有价值并经过归档保存的⽂件材料的集合体。
⽂件是档案的前⾝，档案是⽂件的归宿。
四、档案与资料的联系与区别档案和资料都是知识的载体，都是社会⽣产实践活动不可缺少的资源条件，在⼀定条件下两者可以相互转化。
两者的区别在于：1、同本单位实践活动关系不同。
凡是直接记述和反映本单位活动并应归档保存的属档案；资料则是为了⼯作参考的⽬的⽽收集购买来的材料。
2、对本单位所发挥的作⽤不同。
档案是本单位活动的直接记录，因此它具有历史的查考作⽤和凭证作⽤。
⽽资料则是收集或利⽤各种⼿段索取来的材料，对本单位的活动不具有凭证作⽤。
五、档案的分类按照档案形成的不同领域，档案可分为⽂书档案、科技档案（如基建设备档案）、专门档案（如会计档案、诉讼档案等）。
按照档案载体形式划分，可分为纸质档案和特殊载体档案（包括声像档案、机读档案、实物档案等）。
六、档案的作⽤档案之所以需要保存，并且能够世代流传，是因为它具备特有的作⽤。
1、是机关⼯作的凭据。
档案是机关过去⼯作活动的记录，⼜是机关⽇后继续⼯作的重要条件。
利⽤档案，有助于提⾼机关⼯作效率和⼯作质量。
2、是⽣产建设的参考依据。
档案反映了经济活动的情况，能为以经济建设为中⼼的现代化建设提供档案信息，对制订经济计划、检查和总结、推⼴先进⽣产技术和管理经验，以及防⽌⾃然灾害等⽅⾯，都是重要的参考材料。
3、科学研究的可靠材料。
档案记录了前⼈科学研究成果和历史史实的最真实、最可靠的内容，任何科学研究都离不开档案，尤其是历史科学研究，在我国凡对历史研究有成效者，莫不得⼒于档案。
档案管理基础知识邵东县档案局吴金林编写一、档案与档案工作㈠档案1、档案的词源档案不是近代或现代才有的，它的历史大约已有五千年，我国发现最早的档案是殷商时期的甲骨档案。
中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的，其称谓在殷商为“册”、“典”，西周为“中”，春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“薄书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”、等等。
至于“档案”一词，最初可能使用于明末清初，而见于文字材料则始于清代。
“档案”作为一个词语而出现，始见于《清太宗皇帝实录》崇德三年（1638年）正月甲午日记载中。
清康熙十九年（1680年）《起居注册》记载：该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部仪不准。
’”这段记事不仅说明当时已经在书面上使用档案一词，而且还可以看出，当时王朝断案是重视以档案为根据的。
对于“档案”一词的最早解释，其文字记载是约成书于康熙四十六年（1707年）的杨宾的《柳边记略》。
该书说：“外边文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案、曰档子，以累计多贯皮条挂壁若档故也。
然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。
”这是迄今所见最早对“档案”一词的说明。
从语义学意义上来看，“档案”一词具有形象的和内在的意义。
“档”，《康熙字典》解释为“横木框档”，即木架框格的意思；“案”，《说文解字》解释为“几属”，即小桌一类的东西。
由此引申，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、“案卷”。
“档”字和“案”字连用，就是存入档架收贮起来的案卷，而把放置档案的架子称作档架，把一格称为一档。
这些叫法有的一直沿用下来，但是其含义已经得到了深化和发展。
2、档案的定义。
根据1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过的《中华人民共和国档案法》第2条，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、宗教等社会活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
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第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？答：由互有联系的假设干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？答：将假设干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者〔立档单位〕及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
档案管理基础知识一、什么是档案管理？档案管理是指对机构或个人的重要文件，如信件、合同、报告等进行有效组织、保存、查找和处理的一系列活动。
通过档案管理，可以确保文件的安全性、适时性和可追溯性。
二、为什么需要档案管理？1.保护重要信息：档案管理可以确保重要文件的安全性，防止丢失或被盗用。
2.提高工作效率：合理的档案管理可以减少查找文件的时间，提高工作效率。
3.合规性要求：许多组织需要遵守相关法规来管理档案，以确保数据的合规性。
4.历史传承：良好的档案管理可以记录机构的历史，促进知识传承和整体发展。
三、档案管理的基本原则1.透明性：所有文件的存储和管理过程都应该透明，任何人都可以了解到档案的状态和流向。
2.完整性：档案应该完整无缺，不得有遗漏或篡改的情况。
3.保密性：对于涉及隐私或机密的文件，档案管理应该确保其保密性。
4.可追溯性：档案管理需要确保文件的流向可以被追溯，记录文件的查阅和处理情况。
5.可用性：档案应该能够方便地被查找和使用，确保信息的及时性和可用性。
四、档案管理的基本步骤1.文件分类：根据文件的性质和用途进行分类，便于后续管理和查找。
2.文件归档：将文件归档到适当的文件夹或标签中，标明文件的重要信息和存放位置。
3.文件索引：建立文件索引，记录文件的关键信息和存放位置，方便查找和追踪文件。
4.文件保管：选择合适的存储设备和环境，确保文件的安全和完整。
5.文件处理：定期审查和清理文件，处理过期或无用文件，保持档案的整洁和有效性。
五、档案管理的工具与技术1.电子档案管理系统：通过电子化管理文件，实现文件的数字化存储、检索和共享。
2.云存储服务：将文件存储在云端，实现随时随地访问和备份文件。
3.数据加密技术：保护文件的安全性和隐私性，防止数据泄露和未授权访问。
4.自动化管理软件：利用自动化工具提高档案管理的效率和精度，减少人为错误和重复工作。
六、结语档案管理是组织和个人必不可少的一部分，良好的档案管理可以提高工作效率，保护重要信息，确保合规性要求。
档案管理基础知识一、档案的概念（一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。
（三）档案的属性1、本质属性：原始记录性（本源性）2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性（四）档案的分类1、按形成者可分为：个人档案、单位档案2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。
4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。
（五）档案的价值1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会需要程度。
2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值3、档案价值发挥的规律（1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率（六）档案的作用档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。
主要有：1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务二、档案工作的内容（一）档案工作的定义1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。
收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。
（二）档案工作的性质1、管理性；2、服务性；3、政治性（三）档案工作的原则1、统一领导、分级管理；2、维护档案的完整和安全；3、便于利用（四）档案室的职责1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；2、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作；3、统一管理本单位的档案，并按规定向有关档案馆定期移交档案；4、为本单位工作提供档案信息服务，必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务；5、监督指导所属机构的档案工作。
档案管理岗位上必须具备的基础知识
标准化管理处编码[BBX968T-XBB8968-NNJ668-MM9N]
如何做一名合格的档案管理员
档案管理人员在档案管理岗位上必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等，都直接会影响着档案管理工作的效率、质量和水平。
在这里结合这几年自己在档案管理工作中一些粗浅的认识和理解，作进一步探讨。
一、缺乏对档案管理工作重要性的认识从众多事业单位办公室档案管理工作的实际情况来看，大多数的事业单位都没有对办公室档案管理工作进行充分的认识，对其重要性不够了解。
不管是从单位领导还是职工方面来讲，都没能引起足够的重视，在对管理职责与年度考核上，也没有对档案管理工作的指标进行纳入。
这样的现象也就导致了档案管理工作人员对自身工作的不自信，认为档案管理工作对于事业单位的发展起不到作用。
另外，单位对于办公室档案管理的认知不足，有的单位甚至缺乏基本的资金投入与档案软硬件配备，这也严重阻碍了办公室档案管理工作的发展。
二、缺乏高综合素质的办公室档案管理人员从档案管理学的角度来看，事业单位的办公室档案管理工作不仅是一项专业性极高的工作，更需要技术性较强、专业素质高的工作人员来进行。
而当前的情况最为突出的也就是人员素质问题，因事业单位的特殊性，在人事改革的过程中，由于机构调整和重组，工作人员与岗位之间会发生变化，这就导致了一些不具备专业档案管理能力的人员或者说业务能力不强的人员从事了办公室档案管理工作。
而对于这些专业素质不高，业务能力尚有欠缺的职工来讲，单位没能给予一定的培训与指导，也使得职工对工作产生消极情绪，更不利于办公室档案工作。
缺乏对现代信息技术的运用随着现代信息技术的发展，各种各样的现代化技术与手段运用到事业单位管理工作中。
就事业单位的办公室档案管理工作而言，特别是网络技术的运用，给办公室档案管理工作带来了极大的方便。
而由于对档案工作的不重视，缺乏资金的投入，许多事业单位在引进现代信息技术到办公室档案管理工作上做得不够好。
而为了档案资源的信息化与数字化，并逐步实现事业单位内部资源共享，更应该结合现代的技术与网络技术，进一步促进事业单位办公室档案管理的信息化与现代化水平。
此外，因从事档案管理工作的人员缺乏对现代信息技术的了解与应用，对于灵活的设备与软硬件使用还存在一定的问题，这也是导致现代化信息技术得不到有效利用的重要原因。
因此做好新时期的档案管理工作就显得尤为重要。
对如何做好档案管理工作，各单位领导都非常重视，也都建立健全了档案管
理制度，完善了档案管理设施，但是，在对档案管理人员的选配上，却还没有引起足够的重视。
其实，档案管理工作中最关键的环节就是管理人员。
管理人员能力的大小、素质的高低，直接关系到档案管理工作的好坏。
一、档案管理人员应该具备的基本素质
档案管理人员自身业务素质水平的高低，在档案管理工作中占有重要的地位，一个单位档案管理工作的好坏，与档案管理人员的业务素质有很大关系。
一名合格的档案管理人员，必须具备以下七种基本素质：
1.爱岗敬业。
档案工作是一项非常繁杂琐碎、枯燥单调、辛苦的工作，但是责任重大，所以，档案管理人员必须要爱岗敬业，热爱档案管理工作。
2.服务意识。
档案管理工作是一项服务性很强的工作，它的价值就在于为领导决策提供依据、为单位工作执行提供服务。
档案管理人员要善于围绕单位的中心工作主动开展档案管理，在工作中，要牢固树立主动服务意识，积极完善服务方法，提高服务质量，既要坚持原则，照章办事，又要主动、热情、及时、准确、全面、周到地为档案使用者提供帮助，这样才能在服务中提高工作效率。
3.有责任心。
档案管理人员的责任心就是在于把单位的宝贵资料自觉的管理好、利用好，维护好档案的完整和安全。
4.有事业心。
档案管理工作和其他各种管理工作一样，在管理过程中会遇到许多困难，还会遇到一些无法预料的问题，作为一名档案管理工作者，需要有强烈的事业心，坚定的职业信念，对自己从事档案管理工作有执着的追求，始终以旺盛的精力、满腔的热情投入到工作中。
5.遵守职业道德。
档案管理工作的职业道德要求档案管理人员必须维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不允许主观臆断随心所欲的鉴别档案，无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌。
6.严守秘密。
由于档案管理工作是不同于其他服务性的工作，档案管理人员对于档案使用者和借阅者不能“来者不拒，有求必应”，要按照法律和工作纪律的要求正确处
理保密与利用的关系，要具有严格的保密观念和良好的保密习惯，在不违背保密原则的前提下，充分开发利用档案信息资源，确保档案在政治上的安全。
7.作风严谨细致。
档案管理工作是一项科技性、服务性和技术性很强的工作，也是一项复杂、细致、繁琐的工作，它要求我们在区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、档案内容、利用档案咨询及信息反馈等各个工作环节中，都必须做到准确无误。
二、档案管理人员必须具备的基本能力
一个合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和基本素质，同时也要具备一定的业务能力，以保证档案管理水平的提高。
1.要具备熟练操作计算机的能力。
利用计算机网络等现代科技手段整理档案，可发挥计算机管理优势、减少手工操作、提高工作效率。
因此，档案管理人员需要熟练掌握计算机应用技术，掌握计算机相关知识，能促进对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，能迅速有效地收集信息，完整安全地保护信息、及时准确地提供信息、最大限度地运用信息，使利用者在短时间内寻找到所需信息。
2.要具备综合协调能力。
在档案管理工作中，档案管理人员的协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起。
为了做好档案工作，档案管理人员要和有关部门、有关人员打交道。
如何才能得到各方面的支持，除了靠有关的规章制度外，更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理协调统一。
3.要具备写作能力。
档案管理人员有一部分工作直接与文字打交道，要有较高文字书写能力和较强的文字系统概括能力。
4.要具备主动学习的能力。
档案管理人员要主动学习，要经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断扩展自己的知识，提高学历层次，才能适应社会发展的客观需要。
要多参加系统的培训、讲座或以自学为主要形式的素质教育，要系统的学习和掌握档案学知识，熟练掌握《档案学概论》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》、《档案文献编纂》等理论知识，提高自己的业务能力。
三、档案管理人员要熟练掌握各种档案管理制度
为加强档案管理工作，更好地发挥档案的职能和作用，档案管理人员必须熟练掌握各种档案管理制度。
1.要熟悉档案保管制度。
档案管理人员要定期核对整理档案，做到分类清楚，排列有序，不得在档案勾划、涂抹，保证档案的清洁，同时要不断地研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案工作的科学化、现代化。
2.要熟悉档案借阅制度。
档案管理人员在阅文室内查阅档案时，不准吸烟、喝水以免档案损坏，不准将档案带出阅文室。
严格履行查阅档案制度，认真执行登记制度。
外单位查阅档案必须持单位介绍信，经批准后方可查阅。
3.要遵守档案保密制度。
档案既是重要的信息资料，又含有一定程度的机密性，因此，要切实加强档案保密工作。
档案人员要严格执行党和国家机关有关保密制度，确保档案和档案机密的安全，对档案中带有密级性资料，未经制发单位批准，不得擅自翻印、复印和扩大阅读范围，更不得私自传抄，要杜绝一切失密、泄密现象的发生。
4.要熟悉档案销毁制度。
按规定和保管期限，每个单位年末都要清理一次档案。
要认真鉴定，确定应销毁的档案数，销毁档案时，要认真填写好销毁清册，要经主管领导批准，二人以上进行监督销毁，并签字盖章。
应销毁的档案，必须烧毁或者用细粉碎机粉碎，不得转移或保留，不得当废纸用或出卖。
总之，在当今网络化、信息化、数字化的新时代，档案管理工作也有了新的变化，作为新时期的档案管理人员，在日常档案管理工作中，不仅要严格执行档案管理的各项制度，还要不断地充实和丰富自己，争取将档案工作做得更加出色。
