合同审核十三点
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合同审核“十三点”合同审核“十三点”(1)审主体,看别人又看自己,审核合同主体是否具备独立的民事行为能力,是否具备特定的资质,是否进行了必要的资信调查等;(2)审形式,看合同是否需要以招标、拍卖等特殊的方式缔结,尤其是一些建筑工程合同、土地出让合同和政府采购都可能涉及特殊的和创始签订方式。
(3)审意思,看意思表示是否真实,是否因为信息的传递发生扭曲或衰竭,要了解合同当事人的最真实的想法,看合同主体的意思表示是否失真;(4)审标的,看交易标的是否合法,对标的相关法律、规范和标准的引用是否到位,尤其是对标的的定性分析和定量描述是否全面、精准;(5)审利害,看权利、义务和责任是否合理对等,尤其是关注双方义务或责任倾向是否能为彼此接受,是否属于关联交易等;(6)审文字,需使用确切的词语,数字是否精确,是否有错别字,字句是否有歧义,文本是否美观简洁;(7)审框架,看是否有能对交易内容、方式等进行锁定、交易要素预测条款是否完备,是否存在遗漏,合同之间或同一合同条款、结构之间是否协调一致;(8)审风险,看合同是否存在不合理的或不可控制的风险,看风险防范措施是否能奏效;(9)审免责,看其中的免责条款或不可抗力条款是否范围适当或公平,看有关弃权或豁免放弃条款是否适当等;(10)审纠纷,对潜在的纠纷预测是否全面,违约责任是否对应潜在的违约形态,违约责任形式是否可操作,是否足以挽回损失,纠纷解决方式是否明确,关于诉讼或仲裁管辖是否存在无效情形的问题;(11)审手续,合同签订是否需要行政许可或者备案,签字盖章是否完备,货与款的交接手续是否明晰,授权人签名、授权书内容等是否完整有效;(12)审效力,看合同整体上的能否保证其有效性,合同的效力所附带的期限和条件是否适当;(13)审涉外,涉外合同往往涉及一些特殊的法律问题,需要特殊处理,如准据法、合同语言效力等。
合同审核的要点1、合同的起草合同的起草权非常重要,因此我们应该尽可能争取到合同的起草权。
合同审查要点
以下是 7 条关于合同审查要点:
1. 得看清合同里的权利义务啊!比如说,就像一场游戏,双方的“武器”和“任务”都得明确吧,不然你怎么知道自己该干啥、对方又得干啥。
咱可不能稀里糊涂就签字呀!
2. 注意合同期限这个关键点哦!这可不是闹着玩的,好比你要出门旅行,得知道啥时候出发、啥时候回来呀,不然不就乱套了吗?怎么能不重视呢!
3. 违约金条款一定要瞪大眼睛瞧仔细呀!这就像是给自己上的一道保险,要是对方违约了,咱得有足够的保障才行啊,能随便对待吗?
4. 合同的变更和解除规定可不能马虎呀!这就好像路上的指示牌,突然变了,你得清楚该怎么走呀,不然不就迷失方向了吗?这可太重要啦!
5. 争议解决条款可是很关键的呀!这就好比两个人吵架了,得有个公正的地方来评判对错呀,怎么能乱来呢?得选个对咱有利的方式呀!
6. 审查对方的主体资格可别掉以轻心!这就像是挑合作伙伴,得找个靠谱的呀,要是找个不靠谱的,那不是给自己找麻烦嘛,能不慎重吗?
7. 对合同的格式和排版也得留意呀!就像一本书,排版乱糟糟的,你还愿意看下去吗?合同也一样呀,得看着舒服、清晰才行呢!
我的观点结论就是:合同审查真的太重要了,每一个要点都不能马虎,一定要仔细、认真地对待呀!。
可编辑修改精选全文完整版合同审核要注意的几大问题合同审核工作,量的积累非常重要。
有经验的律师之所以能在合同审核过程中形成自己的一套方法,都是磨练出来的。
笔者刚从事律师工作时,听一个前辈律师说过,律师助理必须审核过1500份以上的各类合同,才对合同审核有所感觉。
所以,欠缺经验的律师一开始不知所措、毫无头绪、不知从何下手都是正常的,经过一段时间的积累,认真总结,总会有收获的。
小编整理了以下内容,可供参考学习。
一、合同审核时,应树立以合同履行为中心的理念审核合同时,应始终坚持以合同履行为核心的理念。
合同主体是否适格,合同是否有效,这是合同履行的前提;合同当事人的资信状况,直接和其履约能力相关联;合同义务,也是合同履行的具体内容;违约责任,也是规制合同无法正确、全面履行时的后果;合同担保,也是为了督促双方履行合同以及无法履行时寻找替代责任;合同解除或权利义务终止,也是为了达到不继续履行合同或者将已经履行的部分恢复至订约前的状态。
二、区分通用条款和商业条款,有助于提高合同审核的效率和突出重点合同通用条款,是各类合同中经常出现的基本条款。
合同商业条款,是针对特定交易出现的条款。
从篇幅上来看,一份合同中,通用条款大致能占五分之二的内容。
因此,提前把最全面的通用条款的表述背得滚瓜烂熟,审核合同时候,觉得篇幅少了,而且可以重点关注商业条款。
不同合同文本,通用条款的起草质量不一样,根据客户及交易复杂程度,决定通用条款的全面性。
常见的通用条款,例如:当事人基本信息、鉴于条款、陈述与保证、保密条款、责任限制条款、违约责任、通知条款、知识产权保护条款、不可抗力、合同生效条款、合同变更解除、可分割性、合同份数、合同语言、双方关系、合同期限、完整协议、法律适用、争议解决、独立缔约条款。
要注意积累全面的通用条款的范本,见到好的条款表述,单独摘出存储下来。
一般来说,英美外资所起草的中英文对照的大型交易合同,比如并购协议,商标或专利许可使用协议等,通用条款比较详细,表述也比较好。
Vidal总结合同审核初级版(一)合同主体条款(1)主体是否明确,这点需要区分合同当事人为自然人或法人,如为自然人,则应审查身份证,法人需要审查营业执照,同时确定经营范围理由:①审查身份证跟营业执照的目的是为了确定合同主体,一般应将这些证件作为合同附件;②从民法角度上,虽然超出经营范围不会一定合同无效,但是如越权行为违反国家限制性经营、特许性经营的,则可能会有出现违反法律、行政法规的效力性强制性规定;③从行政法的角度上看,主体超出经营范围或登记经营范围与实际经营范围不一致可能面临行政处罚;④从刑法角度上看,主体超出经营范围或登记经营范围与实际经营范围不一致也可能涉嫌非法经营罪(2)当事人资质,多为合同一方为法人的情况,此时需要查看该公司的纳税信用等级理由:纳税信用等级为考核合同相对人履约能力的一个重要凭证。
有A B M C D五个等级,等级不同所享受的税收优惠政策也不同,主要体现在开票方面。
倘若等级过低应当提示业务部门做好风险防控。
(3)存在委托代理人的情况,第一如我方存在委托代理人或者代表,应当注明“xx为XX事务的授权代表,添加他人无效,XX的代理权限为:”;第二,如对方存在委托代理人,应当出具授权委托书,同时应当附上本人身份证。
理由:第一点的目的是为了避免合同邮寄过程中存在恶意增加委托代理人的情形,同时确定代理权限为了避免我方业务人员出现表见代理情形。
第二点则是为了明确合同相对人。
(二)合同价款该板块审查目的(理由):做到价格具体明确,合同价款容易出现纠纷,尽量避免出现讨价还价的情形。
(1)标的物合同价款,应当区分是否含税价,是否包含运输费、装卸费等;写出金额的大小写,含税价为多少,不含税价为多少等等。
理由:做到价格清晰明确,减少争议;写出金额大小写是为了二次核实,再次避免价格出错;写明含税价跟不含税价有利于办理进项税、销项税等业务。
(2)开票规定:写明开普票还是专票,以及税率是多少。
很多法律人对这方面并不熟悉,因此可以直接写明:开具发票是主要义务,如果所提供的发票不能通过税务机关认证的,则应赔偿损失同时可以约定违约金X%;理由:避免因为合同相对人出现不开具发票而导致无法办理相关税务,我们的焦点在于通过条款警示合同相对方重视票务,并当风险发生时通过条款要求相对方承担责任。
合同的审查要点1.1 合同主体明确合同双方当事人的基本信息,包括但不限于姓名、身份证号等。
1.11 合同一方当事人应具备合法的主体资格,能够独立承担民事责任。
1.12 另一方当事人也应符合相应的法律要求,不存在影响合同效力的情形。
1.2 合同标的准确描述合同的具体内容和要求,确保清晰明确。
1.21 标的应具有合法性、确定性和可履行性。
1.22 对标的的数量、质量、规格等关键要素进行详细规定。
1.3 权利义务清晰界定双方当事人的权利和义务。
1.31 一方享有的权利应与另一方承担的义务相对应。
1.32 权利义务的表述应具体、明确,避免模糊和歧义。
1.4 违约责任明确规定违反合同约定应承担的责任。
1.41 违约责任的形式应包括赔偿损失、支付违约金等常见形式。
1.42 确定具体的赔偿计算方法和违约金数额或计算标准。
1.5 争议解决方式约定合同争议的解决方式。
1.51 可以选择诉讼或仲裁等方式。
1.52 明确约定具体的管辖法院或仲裁机构。
在审查合同时,还需关注以下要点:- 合同的形式是否符合法律规定,如是否需要书面形式。
- 条款是否完整,有无遗漏重要事项。
- 语言表述是否准确、严谨,避免产生歧义。
- 是否存在不公平的条款或霸王条款。
- 合同的签订程序是否合法合规。
- 对可能出现的风险是否有合理的防范和应对措施。
- 涉及专业领域的合同,需审查相关专业条款的准确性和合理性。
- 审查合同的效力,确保不存在导致合同无效或可撤销的情形。
- 关注合同的变更和解除条件,以及相应的程序和责任。
- 对合同的履行期限、地点等关键要素进行仔细审查。
通过对合同进行全面、细致的审查,可以有效降低合同风险,保障合同双方当事人的合法权益,促进合同的顺利履行和交易的安全进行。
合同审查要点及评分一、合同审查要点(一)主体资格审查1. 审查双方当事人是否具备签订合同的民事权利能力和民事行为能力。
就像看一个人有没有资格做一件事一样,企业得是合法注册存续的,个人得是心智健全能承担责任的。
如果是企业,要看看营业执照副本啥的,确定经营范围有没有包括合同涉及的业务内容。
这部分要是有问题,合同可能就像盖在沙滩上的房子,基础不牢呢,这部分我觉得可以占20分。
(二)合同内容审查1. 条款完整性。
合同里该有的条款得有,像合同标的(就是交易的东西)、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法这些基本内容,一个都不能少。
要是少了,就像拼图少了几块,不完整。
这部分占15分。
2. 条款明确性。
条款的表述要清楚明白,不能模棱两可。
比如说质量标准,不能只说“合格”,得具体说按照什么标准来判定合格,是国家标准、行业标准还是双方另行约定的标准。
这要是不清楚,以后肯定扯皮,这部分占15分。
(三)合同形式审查1. 形式是否符合法律规定。
有些合同是要书面形式的,有些特殊的可能还需要特定的形式,比如公证之类的。
要是形式不对,可能会影响合同的效力。
这部分占10分。
(四)合同合法性审查1. 合同内容是否违反法律法规的强制性规定。
比如说,不能签订买卖毒品的合同,这肯定是违法的。
这部分要是有问题,合同就是无效的,这部分占20分。
2. 合同是否损害国家利益、社会公共利益或者第三人利益。
要是合同损害了这些,也是不行的,这部分占10分。
(五)合同风险防范审查1. 对于可能出现的风险是否有应对措施。
比如市场价格波动的风险,如果合同涉及货物买卖,有没有约定价格调整的机制之类的。
这部分占10分。
二、合同审查评分1. 如果主体资格审查完全没问题,得20分;如果有小瑕疵,比如营业执照副本有点小问题但不影响实质,扣5 - 10分;如果有大问题,比如主体根本没资格签合同,0分。
2. 条款完整性方面,如果完整得15分;缺一个基本条款扣3 - 5分,缺多个基本条款可能只给1 - 5分。
审合同的注意点1. 合同主体- 确认签约双方的主体资格和权限- 核实法人代表或授权代表的身份- 核实公司的经营范围是否包含合同涉及的业务- 检查对方是否被列入经营异常名录或严重违法失信企业名单2. 合同内容- 检查合同条款是否完整、清晰- 确保合同目的、权利义务、履行方式等核心内容明确- 检查合同内容是否符合强制性法律规定- 审核合同是否存在显失公平的条款3. 合同形式- 确认合同格式是否符合法律要求- 检查合同签署日期、生效条件等是否明确- 确认合同是否需要特定形式(如房地产交易需要书面形式) - 检查合同是否需要公证或登记4. 合同条款- 仔细审核价格、付款方式、交付条件等关键条款- 检查违约责任、争议解决方式等保障条款- 审核免责条款的合法性和合理性- 检查是否有不合理的格式条款5. 法律风险- 评估合同是否存在潜在法律风险- 确保合同条款不违反法律法规- 考虑合同可能涉及的监管合规问题(如数据保护、反垄断等) - 评估跨境交易可能涉及的法律风险(如适用法律、管辖权等)6. 商业风险- 分析合同执行可能带来的商业风险- 评估合同对公司利益的影响- 评估合同对公司声誉的潜在影响- 考虑合同执行过程中可能的不可抗力因素7. 专业术语- 确保专业术语使用准确,避免歧义- 必要时寻求相关领域专家的意见- 确保关键术语在合同中有明确定义8. 附件和附录- 检查附件是否完整,与合同正文是否一致- 确认附录中的技术规格、质量标准等是否明确- 确保附件和附录与合同正文的法律效力关系明确9. 保密条款- 审核保密义务的范围、期限等是否合理- 确保公司商业秘密得到充分保护- 考虑是否需要单独签订保密协议- 明确保密义务的例外情况(如法律要求披露)10. 变更和终止条款- 检查合同变更、解除的条件是否明确- 确保公司利益在合同终止时得到保护- 明确合同终止后的后续义务(如保密义务的存续)- 考虑是否需要设置合同自动续期条款11. 时效性- 注意合同中的时间节点,如履行期限、付款期限等- 评估公司是否能够按时履行合同义务- 注意诉讼时效和仲裁时效的规定- 考虑是否需要设置履约阶段性目标12. 其他相关协议- 检查与本合同相关的其他协议,确保不存在冲突- 必要时修改相关协议,保持一致性- 考虑是否需要签订补充协议或附属协议13. 知识产权- 明确知识产权的归属和使用权- 考虑是否需要约定知识产权侵权的赔偿责任14. 税务考量- 评估合同可能涉及的税务问题- 明确税费承担的责任分配15. 合同履行的保障措施- 考虑是否需要设置担保条款(如保证金、第三方担保等)- 评估是否需要约定分期履行或阶段性验收16. 不可抗力和情势变更- 明确不可抗力的定义和处理机制- 考虑是否需要设置情势变更条款17. 合同解释规则- 明确合同文本的解释顺序(如正文优先于附件)- 约定歧义解释的原则总结:合同审核是一个系统性、专业性的工作,需要法律、业务、财务等多方面的协作。
协议审核中需注意和掌握的19条事项协议双方的主体资格要合格:1、自然人:规定对方提供身份证号码、电话和地址,由于重名的太多了。
如进入诉讼程序,就需要这些信息。
2、法人:(1)审查身份:审核对方的经营主体资格是否合法,是否真实存在;(2)审查履约能力:审核对方现有的、实际的、真正的经营情况。
有工商登记吗?有营业执照吗?通过年检了吗?该协议处在对方营业执照的经营范围之内吗?有相关资质吗?有相应的生产能力、履约能力吗?签约前要对对方进行信用调查和信用分析,通过信函、电话、传真、派人上门了解情况等方式,去了解对方情况。
(3)公司法人应提供通过年检的营业执照复印件并加盖公章,履行协议需要的资质证件(如乙方的供应商的生产厂家授权书和售后服务承诺书)。
自然人应提供身份证复印件。
(4)代理人要有代理权:①在与公司的分支机构或职能部门签协议时,必须得到公司法人的书面授权委托书,可以在其营业执照的经营范围之内与其签订协议。
②子公司必有营业执照,分公司有的有,有的没有营业执照,假如分公司有营业执照,则无需授权书。
③职能部门有授权书也能签协议,甲方名称可以写上职能部门的名称。
主体条款:写上当事人的名称和地址,其作用是:1、明确文书的送达地点,通讯地址变更应及时告知协议的当事人2、考虑将来的诉讼地点,是去原告所在地法院打官司,还是去被告所在地法院打官司3、自然人的住所指户籍所在地或长期居住地,自然人为外国人的要写上国籍,法人住所指重要办事机构所在地关于协议签字:1、协议的成立可以以签字为准,也可以以盖章为准,签字优先。
协议确认的最佳方式就是签字,或者签字加盖章;2、能签字的人:自然人、法人的代表人、委托代理人(有授权委托书)、非法人组织负责人、合作公司的合作人;3、协议大于2页的,要盖骑缝章;4、假如对方的签字人是法人代表,规定对方出具法人个人的身份证明、营业执照副本、或工商局出具的法人资格证书;假如对方的签字人是业务员,则需提供法人代表的授权委托证书和业务人员本人的身份证复印件5、公司法人:盖公章或协议专用章;法定代表人单独亲笔签字,不盖章协议也生效;委托代理人有授权委托书的,不盖公章,只签字也生效6、建议做法:盖章,并经法定代表人或法定代表人授权的人签字后生效。
合同的审核要点包括
以下是一份合同的审核要点包括:
1. 双方基本信息:合同签订双方的姓名、注册地址、电话、电子邮箱等信息。
2. 各方身份、权利、义务、履行方式、期限、违约责任:具体说明合同双方的身份,包括个人或单位信息,并详细说明各方的权利、义务和履行方式。
期限是指合同严格遵守的时间,违约责任是指各方违反合同条款时应承担的法律责任。
3. 遵守中国的相关法律法规:合同需妥善体现中国的法
律法规,如合同不得违反国家法律法规,否则合同无效等内容。
4. 明确各方的权力和义务:具体说明各方在合同中所拥
有的权力和义务,以及这些权力和义务的具体内容。
5. 明确法律效力和可执行性:确定合同具有法律效力,
并且各条款能够被法律强制执行。
6. 其他:合同审核还需要考虑其他因素,如合同期限、
签署方式、付款方式以及其他可协商的条款等。
总的来说,合同的审核要点包括双方基本信息、各方身份、权利、义务、履行方式、期限、违约责任、遵守中国的相关法律法规、明确各方的权力和义务、明确法律效力和可执行性、
其他等内容。
注意合同的条款需符合法律要求,确保合同具有法律效力。
合同审核注意事项8篇篇1一、审核合同主体资格首先,要审核合同主体的资格。
合同主体是指参与合同活动的当事人,包括自然人、法人和其他组织。
在审核合同主体资格时,应注意以下几个方面:1. 确认合同主体是否具备签订合同的法定资格。
对于自然人而言,需要确认其是否具有完全民事行为能力;对于法人和其他组织,需要确认其是否合法成立并具备相应的资质和条件。
2. 审查合同主体的身份证明和资质证明。
在签订合同前,应要求对方提供相关的身份证明和资质证明,以确保其真实性和有效性。
3. 了解合同主体的信用状况和履约能力。
可以通过查询相关信用记录、了解其历史履约情况等方式,评估其信用状况和履约能力,以避免因主体不具备履约能力而导致的风险。
二、审核合同条款内容其次,要审核合同条款内容。
合同条款是指合同中约定的双方当事人的权利和义务。
在审核合同条款内容时,应注意以下几个方面:1. 确认合同条款是否明确、具体、合法。
合同条款应明确约定双方当事人的权利和义务,避免模糊不清、有歧义的约定。
同时,合同条款应符合法律法规的规定,不得违反法律法规的强制性规定。
2. 审查合同条款是否完整、系统。
合同条款应涵盖合同的全部内容,包括合同的标的、数量、质量、价款、履行方式、违约责任等,确保合同的完整性和系统性。
3. 了解合同条款的公平性和合理性。
合同条款应在双方当事人之间实现公平和合理,避免出现显失公平、不合理的约定,保护双方的合法权益。
三、审核合同签订程序最后,要审核合同签订程序。
合同签订程序是指签订合同的合法程序和手续。
在审核合同签订程序时,应注意以下几个方面:1. 确认合同签订程序是否合法。
合同签订应遵循法律法规规定的程序和手续,确保合同的合法性和有效性。
2. 审查合同签订手续是否齐全。
合同签订应具备完整的签字、盖章等手续,确保合同的证明力和执行力。
3. 了解合同签订过程中的其他注意事项。
例如,在签订合同时,应注意保护商业秘密和保密信息,确保合同的保密性和安全性。
合同审核“十三点”(1)审主体,看别人又看自己,审核合同主体是否具备独立的民事行为能力,是否具备特定的资质,是否进行了必要的资信调查等;(2)审形式,看合同是否需要以招标、拍卖等特殊的方式缔结,尤其是一些建筑工程合同、土地出让合同和政府采购都可能涉及特殊的和创始签订方式。
(3)审意思,看意思表示是否真实,是否因为信息的传递发生扭曲或衰竭,要了解合同当事人的最真实的想法,看合同主体的意思表示是否失真;(4)审标的,看交易标的是否合法,对标的相关法律、规范和标准的引用是否到位,尤其是对标的的定性分析和定量描述是否全面、精准;(5)审利害,看权利、义务和责任是否合理对等,尤其是关注双方义务或责任倾向是否能为彼此接受,是否属于关联交易等;(6)审文字,需使用确切的词语,数字是否精确,是否有错别字,字句是否有歧义,文本是否美观简洁;(7)审框架,看是否有能对交易内容、方式等进行锁定、交易要素预测条款是否完备,是否存在遗漏,合同之间或同一合同条款、结构之间是否协调一致;(8)审风险,看合同是否存在不合理的或不可控制的风险,看风险防范措施是否能奏效;(9)审免责,看其中的免责条款或不可抗力条款是否范围适当或公平,看有关弃权或豁免放弃条款是否适当等;(10)审纠纷,对潜在的纠纷预测是否全面,违约责任是否对应潜在的违约形态,违约责任形式是否可操作,是否足以挽回损失,纠纷解决方式是否明确,关于诉讼或仲裁管辖是否存在无效情形的问题;(11)审手续,合同签订是否需要行政许可或者备案,签字盖章是否完备,货与款的交接手续是否明晰,授权人签名、授权书内容等是否完整有效;(12)审效力,看合同整体上的能否保证其有效性,合同的效力所附带的期限和条件是否适当;(13)审涉外,涉外合同往往涉及一些特殊的法律问题,需要特殊处理,如准据法、合同语言效力等。
合同审核的要点1、合同的起草合同的起草权非常重要,因此我们应该尽可能争取到合同的起草权。
2、合同管理过程不仅要重视单位公章的使用管理,而且在合同履行过程中注意不能擅自更改合同,特别需要注意双方的会议记录,这也可能构成合同的一部分。
3、注意区分合同的标的和合同的标的额的区别。
合同的标的指的是实物,是合同的目标。
合同的标的额是对标的金额的描述。
4、合同审核的八个要点(八审八看):(1)审主体,既看别人又看自己;(2)审内容,这主要包括权利、义务和责任;(3)审意思表示,主要是看意思表示是否真实;(4)审查文字是否规范,需使用确切的词语;(5)审合同签订手续是否合法,授权人签名、授权书;(6)审合同条款是否完备,按《合同法》程序操作;(7)审合同条款中的风险防范措施,按《合同法》第十二条一共八个组成;(8)审合同纠纷的解决方法,关于仲裁的问题。
合同的审核和管理由于合同本身的特征,决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作,已超越了企业自身的界限,使之成为一种受法律规范和调整的社会关系,涉及了大量法律专业问题。
所以,企业应专门成立法律顾问部门,来统一审核管理合同的签订和管理合同的履行。
那么,作为一个企业的合同审核,到底该如何来审核和管理合同呢?笔者根据自身的从事法律顾问和法律纠纷处理的经验,对合同的审核和管理主要应从以下几个方面着手:第一,企业应成立一个合同管理部门,统一归口审核和管理各业务部门、各单位分口管理的模式。
对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。
具体操作上,对合同实行分级、划块管理,各业务部门(主要有供销、基建、技改等)和所属各单位(主要有各个分公司、驻外机构)作为合同二级管理单位,负责本部门、本单位的合同签订和履行,并向法律顾问部门定期汇报有关合同的执行情况。
要使该统一合同管理模式有效运行,则必须要建立健全的企业内部规章制度,使管理工作有章可循。
合同管理制度的主要内容应包括:合同的归口管理,合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案,法人授权委托办法,合同示范文本管理,合同专用章管理,合同履行与纠分处理,合同定期统计与考核检查,合同管理人员培训,合同管理奖惩与挂钩考核等。
企业通过建立合同管理制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
在这个统一合同管理模式中,着重要注意以下几方面:其一,对企业公章或合同章的保管。
根据我国当前对企业公章和合同章的使用规定,企业的公章和合同章具有法定的法律效力。
换句话说,企业公章等于企业的签字。
在合同中,就算没有企业法定代表人或者授权人的签字,只要盖上了公章或者合同章,也可以认为,该企业已经认可了该合同的有关条款,该合同对该企业就有了法律的约束力。
当然,如果是企业内部职工私自使用公章为自己谋取利益,则企业无须承担责任。
《最高人民法院关于企业职工利用本单位公章为自己实施的民事行为担保企业是否应承担担保责任问题的函》(1992年9月8日法函〔1992〕113号)对此有规定。
但值得注意的是,对如何界定职工的私自使用行为,企业对此负有举证的义务,这点在实际上是有相当的困难的。
其二,对企业职工合同签订授权的管理与控制。
几乎所有的企业都会存在这个问题,由于市场经济的各类信息变幻莫测,许多机会瞬间即逝,因此,企业不可能将所有的合同签订都集中于企业的某人身上,这就会产生权力授予与权力控制的矛盾,如何来制衡该矛盾,是企业管理机制的问题,不是法律问题。
这里要讲的是如何来制约和约束职工签订合同的权力,以避免表见代理的产生,避免对企业带来被动的局面。
在实际操作过程中,企业往往是给那些驻外的销售代表或者驻外的销售分公司预先给于相当数量的盖有企业公章的空白介绍信或者盖有企业公章的格式合同,以方便其在适当的时候签订合同。
这其实就是企业的一种授权行为,但是很不完善的。
因为,企业在授权的同时,对其的权力行使的上限并没有公示,这就会很容易产生狭义无权代理或表见代理行为。
因此,笔者建议,企业应在空白介绍信中明确规定该销售代表或该分公司可以签订合同的金额上限,以及该销售代表或该分公司有权独立签订合同的时间期限。
这样就可以有效防止狭义无权代理或表见代理行为的发生。
在他们的职务停止或者调整岗位后,一定要确保将原先预先给他的空白介绍信、授权委托书和空白的盖有企业公章的格式合同及时上缴,同时务必以最快的速度通知和他有业务往来的关系客户。
其三,对企业的被解聘主要负责人的防范。
如果企业解聘企业的负责人比如说总经理,则应在解聘的同时在公开化的媒体上公告,并应及时明确告知与企业有主要或者重要经济往来关系的客户,以防止表见处分的发生。
第二,把合同分类,对重要的合同要做重点审核和管理一般地说,企业的重大合同主要有:合作发展合同、企业购并合同、联营合同,独家代理协议、重大技术改进或技术引进合同、涉及担保的合同、房地产开发与交易合同、金额巨大的购销合同等。
由于这些合同涉及到企业的重要经济利益,对企业的发展有着至关重要的影响,因此,在签订合同过程中,一定要把这些合同挑出来,做为合同的重点审核和管理对象,从合同的项目论证、对方当事资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程,都应有法律顾问部门的主要人员的参与,严格管理和控制,预防合同纠纷的发生,有效维护企业合法权益。
第三,合同审核的主要内容合同内容丰富多样,合同的条款可以从几条到上百甚至上千条。
因此,对任何一个合同的审核,都应做到有的放矢,对主要的内容和重要的条款作主要的审核。
合同的主要内容,根据合同法的规定,主要包括:当事人的名称或者姓名和住所;合同要履行的标的物;标的物数量;标的物质量;标的物价款或者需要支付的报酬;履行期限,履行的地点和履行的方式;违约责任;解决争议的方法。
笔者以为,重要的审核内容主要包括以下几方面:一、对合同当事人身份和资格的审查。
这是合同审核中首先要确认的问题,也是防止合同诈骗的最有力的防范措施。
因为合同当事人的身份和资格直接关系到合同签订后是否有效是否能真正履行的先决条件。
首先,应要求对方出示企业营业执照,本人的授权委托书及本人的身份证。
还要对企业的生产资格进行审查。
比如说,房地产项目的,则一方必须要有房地产资格;特种机电设备生产的,则需要特种机电设备生产许可证;如果是药品的,则需要相应的国家药品生产的许可证,否则,就算合同签订了也常常会无效。
其次,如果是重大的合同,那么,企业在签订合同之前,应派遣相关人员去对方所在地进行审查,考察团的人员应是企业高级管理人员+主管负责人+专业技术人员+法律人士+财务人员等的综合组成。
这种审查并不仅仅是对对方企业表面化的考察,而是应对对方提供的各类执照、证件、资格证、许可证、财务报表等进行仔细的审查。
在对企业本身审查的同时,还应去法院调查核实该企业是否存在诉讼案件,去工商行政管理局调查核实该企业的年检注册和历年的奖罚情况,去土地管理部门和房屋管理部门调查核实该企业是否存在不动产的抵押担保,去税务局调查核实该企业是否存在拖延缴纳税费或者是否还有税费没有及时上缴情况,去环保局调查核实是否存在严重污染环境的行为等。
以上几个方面的实地调查核实的信息,都是公开化,因此,企业只要稍微认真,就不难对此进行实地审查,但对企业银行帐号的查询则是不容易的。
当然,以上几个方面的调查核实,因合同的内容侧重也就不同。
比如说,如果是合作发展项目,那么对缴纳税费的情况调查是必要的;如果是引进生产线,那么对该生产线的环保限制调查必须要详细化。
如果是房地产项目合作开发,那么对该房地产项目的土地审批的相关手续是否齐全和是否设立过抵押担保的调查则要尽可能详细。
二、对合同标的物符合国家各项标准(产品质量、卫生防疫等)的审查。
这种审查主要是帮助企业对对方产品质量的一种表面化理解。
企业不应该只相信对方提供的各类许可证和证件,而应根据对方提供的相关证件,通过电话咨询、委托异地审查或者实地考察等方式予以实际审核。
三、价款的支付审查对价款的如何有效的约定,会直接影响到对方履行合同的心态,直接关系到合同是否会顺利履行。
产品销售方,则应审查对方是否有按时支付合同款的能力,应避免出现先供应产品后收款的情况,尤其应注意避免出现“货到后付款”之类的低级错误。
产品买受方,则应要求价款的支付应与产品的供应量和供应时间相配应,应尽可能避免出现价款先支付后提供产品的条款。
四、违约责任的约定我们可以说,违约条款的如何约定,直接反映出该合同的质量如何,也直接反映了该合同可以顺利履行的可能性。
根据笔者多年的法律服务实践,合同对违约条款的约定越简单,就越容易出现法律纠纷。
我们经常会看见合同中关于违约责任的这么约定:双方应严格履行本合同,如一方有违约,则另一方根据法律规定追究其违约责任。
稍微懂法律知识的人,都知道,这样的约定,对于保障合同的履行是起不了任何积极意义的。