新迎顺档案管理系统功能说明书
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档案管理系统软件《系统功能说明书》四川新迎顺信息技术有限公司《数字档案管理系统软件》功能说明书四川新迎顺信息技术有限公司二○一二年五月编制单位：四川新迎顺信息技术有限公司审核：李书贤编制时间：二○一二年一月目录第1章项目概述 (5)1.1. 系统功能总体设计 (5)1.2. 系统功能详细设计 (5)1.2.1. CS档案综合管理平台 (5)1.2.2. BS档案利用平台 (9)第2章具体功能模块简介 (12)第3章系统的设计分析 (14)3.1. 总统设计 (14)3.1.1. 系统模块功能划分 (14)3.1.2. 系统界面总体设计 (14)3.2. 详细设计 (15)3.2.1. 数据库设计 (15)3.2.2. 数据库概念结构设计 (16)3.2.3. 数据库逻辑结构设计 (16)3.2.4. 数据库结构设计 (16)3.3. 各功能模块的设计 (17)3.3.1. 系统主菜单的设计 (17)3.3.2. 档案输出的设计 (17)第4章设计原则 (18)4.1. 设计概述 (18)4.2. 设计目标 (19)4.3. 技术路线 (19)4.3.1. 运行模式 (19)4.3.2. 体系结构 (20)4.3.3. 运行环境 (22)4.3.4. 数据库建设 (23)4.3.5. 模块设计 (25)第5章产品展示 (31)5.1. 基础数据管理 (31)5.1.1. 保管期限 (31)5.1.2. 档案模版管理 (31)5.1.3. 档案模版定义 (32)5.1.4. 文件录入 (32)5.1.5. 案卷录入 (33)5.1.6. 简单查询 (34)5.1.7. 全文查询 (34)5.2. 档案利用管理 (35)5.2.1. 档案借阅管理 (35)5.3. 库房管理 (35)第1章项目概述1.1.系统功能总体设计在数字档案馆系统中，系统功能主要包括各项档案管理业务功能、系统维护以及系统集成方面的功能。
如下图所示：数字档案管理系统总体架构图1.2.系统功能详细设计1.2.1.CS档案综合管理平台CS档案综合管理平台主要是提供给档案管理人员在档案室中使用，部署时候需要单独安装档案综合管理应用软件。
在CS档案综合管理平台中管理人员可以完成各种档案业务的管理，包括了信息采集中心、业务管理中心、利用中心和系统设置几个子系统。
1.2.1.1.信息采集中心1、建立预归档数据库预归档数据库主要用于录入和管理文件状态的信息，这包括需要预归档的文件、无须归档的资料。
文件信息来源的多样性决定了数据库的管理层次及管理结构要能够灵活的对这种情况灵活适应，系统在建库时提供三个层次的节点管理：◇分类结点类似于Windows操作系统里的文件夹，并可以建立下一层分类，系统最多可以支持64层的深度扩展，分类结点主要用来显示并管理“目录树”，并不用于管理具体的数据。
2、建立档案数据库档案数据库主要用于录入和管理档案信息，包括文书、科技、财务、照片、音像、实物、专业、特殊载体以及任意其它用户需要管理的档案类型，档案数据库的建立和预归档数据库的建立基本相似。
具体的数据节点支持项目级、案卷级、文件级以及件盒级管理方式。
3、文件登记系统提供以上两种方式的著录界面，用户在此进行各个待归档文件的目录录入工作，系统提供记录登记、插入、删除、编辑、检索、排序等操作。
平时对目录信息著录是操作人员最常见的工作，为减少录入工作强度4、电子文件上传及挂接系统在档案著录模块中提供了电子文件上传及挂接的功能。
用户可以单个或者批量进行电子文件的上传（将电子文件上传到原文服务器上），并与目录做好对应，在上传的时候系统支持对电子文件进行压缩和加密处理；系统提供了批量挂接功能，可以根据文件命名规则，批量的将已经在电子文件服务器上的电子文件自动挂接到相应的目录上（需要保证电子文件的命名符合一定的规则）。
5、电子文件校验系统可批量自动对接收进入文件数据库的电子文件生成校验码（Checksum），生成的校验码是128bit的字节串，此校验码为随机生成、无规则，校验码的值是唯一的且不可逆转的。
系统则可以定期对服务器上保存的电子文件进行MD5的抽取，并与初始MD5码进行对比，如果不一致，则表示电子文件被修改，并且以报告的形式输出每次校验的结果，被修改的电子文件在报表中体现。
如果修改过的文件被修改后，又被还原时，系统也可以自动检验出来。
系统可以指定不同的档案库，批量进行校验。
6、数据转入数据转入示意图系统提供数据转入功能，该功能通过ODBC数据源方式将外部数据源中的数据导入到文件库中。
本系统所提供的数据转换功能可支持多种数据库，可以把不同信息系统形成的数据（文件目录信息）转换到当前的系统，同时也为用户提供了一个通用的转换接口，可以在不同数据库之间进行数据转入。
7、批量上传电子文件使用批量挂接及电子文件挂接功能需要保证原文服务器上已经存在各种电子文件，这些电子文件可以由专门机房管理人员通过移动硬盘在机房人工拷贝到原文服务器上，但是这种方式存在着安全方面的隐患，大部分情况下，这些电子文件是由档案管理人员直接通过网络上传到原文服务器上，在ES-AMS数字档案馆系统中，提供了批量上传电子文件的功能模块，通过该功能模块档案管理人员可以方便快捷的将本地的电子原文信息批量上传到原文服务器的指定目录下，原文服务器支持FTP和HTTP两种协议，可以视情况选择。
在上传的同时，管理人员可以设置是否对上传的电子原文进行压缩并加密处理。
8、OA接口数据转换数字档案馆系统经常要从OA系统中接收收发文信息，以往对于这类需求，需要额外的开发接口应用程序进行数据转换，现在数字档案馆系统中已经集成了OA接口数据转换功能。
功能要求适用的对象是数据库的OA系统，在维护好OA数据库的参数后，便可以实现直接将OA系统产生的相应待归档数据接收到文件库中（包括目录、电子原文、附件、处理表单等）。
1.2.1.2.业务管理中心1、档案著录系统提供以上两种方式的著录界面，档案管理人员在此进行各个档案目录的录入工作，系统提供对档案目录的登记、插入、删除、编辑、检索、排序等操作。
平时对档案目录信息著录是操作人员最常见的工作，为减少录入工作强度。
2、文件扫描及OCR著录系统集成了OCR功能，即允许著录人员在扫描纸质归档档案的同时进行OCR识别获取到相应的文字信息，可以自定义OCR识别版面模板，自定义相同版式的文件的固定位置进行数据识别，识别后自动将识别结果填入当前记录的相应字段中，从而减少档案管理人员的著录工作量；3、档案保管在此模块中，主要对对档案的实体保管进行管理，包括档案的鉴定销毁、档案的损坏、丢失、找回进行登记。
◇定义档案保管模板本功能类似于定义档案模板，即用户可以自定义销毁库、损坏库及丢失找回库等档案保管库的库结构，并且可以由用户建立年度档案保管库，即档案保管库数据按照年度严格分开。
◇档案销毁管理在此模块中，可根据用户所列条件，查询到期应销毁的档案，系统可自动输出销毁清册，经过审批后，可对实体进行销毁，同时系统里的数据做同步更新。
另外还可以对达到降密、解密要求的档案自动出清册，经过审批后，将密级调整后对外利用。
◇档案损坏管理本模块可进行档案损坏登记，在档案损坏的录入过程中，档号无需录入，单击档号字段即可进行选择，同时可打印档案损坏登记表。
◇档案丢失找回管理本模块可进行档案丢失登记，在档案丢失找回的录入过程中，档号无需录入，单击档号字段即可进行选择，同时可打印档案丢失找回登记表。
◇库房日志管理建立记录库房日常工作的库房日志台帐，并对其提供登记、检索、变更、统计等方面的相应功能。
◇档案出入库管理出入库管理主要针对日常库房记录进行登记，通过它可以完成检索、添加、修改、删除的功能。
4、档案统计系统能自动对系统内的档案数据进行统计，可根据用户定制的统计方案形成各种统计图表，如直方图、饼图、柱状图等,并可以将统计信息转出或发布。
可以完全替代以往由档案人员手工进行的统计工作。
5、与现有的四川省档案管理系统软件预留接口，便数据交换。
1.2.2.BS档案利用平台BS档案利用平台主要是提供给利用者在各自的工位上使用，使用时候利用者只需要在自己计算机上的IE浏览器中录入BS档案利用平台的HTTP地址即可。
在BS档案利用平台中利用者可以完成对自己权限范围内的各种档案信息。
在BS档案利用平台中，利用者可以通过快速检索、全文检索和高级检索对各种数据进行检索，对于检索到的数据，可以进行在线利用、权限申请以及查借阅的预约申请提交，并且可以方便的查看各种公告信息。
1、用户验证在BS档案利用平台中，系统会根据不同用户拥有的不同权限显示数据，因此在进入系统前，需要用户提供身份验证的口令及密码，2、我的工作室用户登录后，可以到“我的工作室”模块中查看与自己相关的各种业务。
修改登录密码：可以在“我的工作室”模块中修改自己的登录密码，用户录入新密码后点击确认可以提交新密码。
电子文件申请信息：在BS利用端，利用者在检索到自己关心的档案后，如果当前没有对电子文件的使用权限时候，可以发起电子文件在线利用的申请，申请经过档案管理人员审批后，审批的结果可以在“电子文件申请信息”中查看，并且直接对电子原文进行利用。
档案实体借阅信息：利用者可以对档案的实体进行借阅利用，借阅利用是在CS管理端中的借阅管理模块中由档案管理人员进行管理的。
利用者可以在BS端的“档案实体借阅信息”页面中查看到自己发生的所有借阅单（包括借阅单的状态），点击具体的借阅单后，可以查看具体的借阅单下的明细信息。
档案实体预约信息：利用者可以在BS端对档案的实体进行借阅预约，预约时候会提交一份借阅预约单，在“档案实体预约信息”模块下，利用者可以查看到自己所提交的所有的借阅预约单被档案管理员处理的情况3、信息浏览用户登录后，系统自动根据用户拥有的权限初始化档案库的树和全文索引库的树。
利用者可以通过点击左侧的树形控件去浏览自己权限范围内相应的档案库的数据信息。
系统提供了关键词检索、全文检索和综合检索等搜索信息的方法。
用户可以方便的检索到自己关心的信息。
对于检索到的信息，在显示上可以按照列表方式也可以按照分类统计方式。
在权限控制的范围内用户可以浏览目录、浏览电子文件内容、打印电子文件、下载电子文件等。
检索到的信息以列表信息是显示时候，用户可以自定义分页的条目信息数量（即每个分页中最多显示的信息条目数）。
4、综合检索BS端档案利用平台提供了综合检索功能，用户可以利用该搜索功能同时制定多个条件进行数据信息的检索，在各个条件之间，用户还可以制定各条件之间的关系，并且用户可以进行同义词的检索。
5、在线预约用户可以在检索到需要借阅的档案的条目信息后，可以利用“网上预约”功能进行档案实体的在线预约。
