文件归档规范

1电子文件归档与管理规范

GB/T 18894-2002

1 范围

本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、

统计的一般方法。

本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标

准。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的

修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究 是

否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

DA／T18 档案著录规则

DA／T 22 归档文件整理规则

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3．1 电子文件 electronic records

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备

阅 读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

3．2 归档电子文件 archival electronic records

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。

3．3 背景信息 context

指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其

产生影响的历史环境等信息。

3．4元数据 metadata

指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理

软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

3．5逻辑归档 logical filing

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的管理权限向档案部

门移交的过程。 23．6物理归档 physical filing

指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3.7真实性 authenticity

指对电子文件的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

文件归档规范

文件归档是组织和管理文件的重要方式，它能够确保文件的安全性、可访问性和可持续性。为了有效地实施文件归档工作，以下是文件归档的基本规范。

一、文件分类与标识

1.1 文件分类

根据文件的性质和用途，将文件进行分类。常见的分类方式包括：行政文件、财务文件、人事文件、工作汇报等。根据实际情况，可以进一步细分分类。

1.2 文件标识

每个文件都应该有清晰明确的标识，以便于快速定位和检索。文件标识应包括文件名称、日期、作者、相关部门等信息。可以使用标签、封面或附加文件进行标识。

二、文件保存期限

2.1 文件保存期限的确定

根据文件的价值和法律法规的要求，确定文件的保存期限。不同类型的文件保存期限可能存在差异，例如，合同文件通常需要长期保存，而日常行政文件可以根据需要适时清理。

2.2 文件销毁 到达文件保存期限后，应按照相关规定进行及时销毁。销毁文件时应做好记录，并确保文件内容的安全不受泄露。

三、文件整理与存放

3.1 文件整理

将同一类别的文件进行整理，确保文件的有序性和易查性。可以根据文件编号、时间顺序或其他标准进行整理。

3.2 文件存放

文件应该存放在干燥、通风和安全的地方，远离火源和湿度较高的地方。存放时可以使用文件柜、密封袋或文件夹等工具，避免文件的损坏或丢失。

四、文件备份与恢复

4.1 文件备份

为了防止文件丢失或损坏，必须定期进行文件备份。可以使用云存储、硬盘或光盘等手段进行备份，确保文件的多重备份。

4.2 文件恢复

当文件损坏或丢失时，应及时进行恢复。通过备份文件或其他手段，恢复原始文件的内容和格式。

五、文件权限管理

5.1 访问权限 根据岗位职责和需要，对文件的访问权限进行分级管理。确保只有经过授权的人员可以访问敏感文件，防止文件泄露和滥用。

5.2 修改权限

只有经过授权的人员才能进行文件的修改和编辑。对于重要文件，应设置修改记录，以备查看和审计。

六、文件检索与借阅

建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2014）

1 总则1.0.1 为加强建设工程文件归档工作，统一建设工程档案的验收标准，建立真实、完整、准确的工程档案，制定本规范。

1.0.2 本规范适用于建设工程文件的整理、归档，以及建设工程档案的验收与移交。1.0.3 建设工程文件的整理、归档以及建设工程档案的验收与移交除应符合本规范外，尚应符合国家现行有关标准的规定。

2 术语

2.0.1 建设工程construction project 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成。

2.0.2 建设工程文件construction project document 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称为工程文件。2.0.3 工程准备阶段文件pre-construction document 工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

2.0.4 监理文件project supervision document 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。

2.0.5 施工文件constructing document 施工单位在施工过程中形成的文件。

2.0.6 竣工图as-built drawing 工程竣工验收后，真实反映建设工程施工结果的图样。

2.0.7 竣工验收文件handing over document 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

2.0.8 建设工程档案project archives 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。

2.0.9 建设工程电子文件project electronic records

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1

归档文件整理规则实施细则

1. 引言

归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。

2. 文件归档的目的

文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。

3. 文件归档的原则

在文件归档过程中，应遵循以下原则：

3.1 一致性

归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。 未知驱动探索，专注成就专业

2

3.2 可追溯性

对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。

3.3 存档分级

根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。

3.4 安全性

在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。

4. 文件归档的流程

文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。

4.1 文件准备

在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。 未知驱动探索，专注成就专业

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4.2 文件分类

按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。

4.3 文件整理

对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。

4.4 文件保存

按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。

5. 归档文件的管理

归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。

5.1 文件存档

将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。 未知驱动探索，专注成就专业

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5.2 文件检索

对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。

5.3 文件销毁

对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。