规范管理企业行政总务
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规范管理企业行政总务，有效降低管理成本
（梁智）
一个优秀的企业行政总务管理者，要德才兼备，具体表现在对企业要绝对忠诚，对上司要无条件
．．．
服从，对企业决策要坚决严格
．．．．执行。
一切服从于企业，以企业利益高于一切，有强烈的服务意识和团队精神及责任感。
只有这样，才可能真正履行自己的职责，合理利用企业的行政管理资源，为企业创造价值，实现企业最大利润化。
本来，有效的管理就是成本的降低，然而，在企业行政总务实操中，单凭这些空洞的华美说辞是没有一点说服力的。
它必须靠企业行政管理者的实际经验、能力和技巧并结合企业自身动态情况灵活运作完成，那么如何具体实施企业的行政总务管理手段呢？我认为可从以下诸方面探讨。
一、明确职责，目标量化、管理规范，实现管理有效。
1．各部门及部门各人员职责明确
．．．．，形成公平公正透
．．．．，建立建全完善制度
．．．．．．，并具可操作性，目标具体明的竞争激励机制，使企业管理有章有循，有据可依，奖罚分明，最大限度发挥企业各部门，各人员潜能，真正做到扬长避短人尽其才，让员工充分进入角色并完成从“小角色”到“主角”
的转换，不断满足员工工作成就感，为员工提供发展的平台和空间，同时注重员工需求分析，有前提的为员工提供物质和精神的需求，以形成企业凝聚力，培养责任感，调动工作主观积极
性。
值得注意的是，制度的制定要结合企业实际，充分调查分析研讨，制度一旦确立，就必须
．．严格执行，不容置疑，所谓“人性化管理”是指制度的制定要“以人为本”体现“人文关怀”
而并非执行时的因人变通，我们必须维护制度的严肃性，保证制度的一致性、连续性，我们在
处理问题时可以灵活变通，但最终目的仍然是要使制度完整
．．，让每位员工接受，
．．无误的彻底落实
当然，需要企业行政管理者的管理技巧和沟通协调能力。
二、企业行政总务管理要开源节流，最大限度降低企业运作成本，保障企业正常发展。
1．企业生产、生活、办公设施要分类编号、估价、注册、实行专人负责制的制度管理，即谁使用谁管理包括维护、清扫、保养，最大可能减少损坏，发现问题及时维修（人为损坏要照价赔偿）防微杜渐。
保障生产、办公及生活正常化，推行5S现场管理模式。
2．办公用品要据企业各部门正常使用情况进行预算，合理选择供货商有计划的一定规模采购，做到节约、实用、有效。
管理要程序化、制度化（入库、领用、发放要登记等）。
对使用超出预算的部门要认真核查，找出根源并从根本上解决和控制，可重复使用的办公用品如纸张，笔壳等务须做到充分利用，杜绝浪费，严禁公物私用并用制度予以约束。
对易耗品如笔芯等要认真复核严格按程序消毁。
3．办公电话、传真、电脑的管理，要预算、控制、登记、监督，制度化管理，杜绝私事公用，防止
短话长说，严禁上网聊天打游戏等，对管理人员和业务员的手机、小灵通话费实行认真核算制，以工作电话量为标准，实行限费制，超出已付，节约实报，业务人员还可实行分期限费制（以出差与否为准）同时，要落实专人管理，防止损坏和资料丢失或外泄。
4．厂区环境保护与绿化管理要落实到人，包括公用设施如路灯、花草、水电，清洁卫生等分工明确，废品要充分利用，建立专门账目并移交财务，厂区小型修缮，绿化要尽量利用企业后勤人员完成，实行承包制。
5．治安与消防及卫生管理的制度化、规范化。
保护公私财物，建立门卫登记，保安巡查，消防安全和卫生制度，制定处理突发事件预案、程序。
设立消防队伍，加强消防及卫生安全教育培训，增加员工防护技能。
以保证企业绝对零损失，实现零成本管理。
三、严格考勤，准确计酬（略）
四、食宿管理（略）（设置水、电及安全）。
五、内务管理（略）（档案文书，印章，员工动态，加休班，奖惩等）。
六、差旅报销管理，严格按出差人填写并审核的出差申请单路线、时间等核实并按相应标准报销。
七、企业文化建设。
（礼仪、用语、环境与康乐设置、员工手册等）
八、福利、外事（略）。
九、劳动关系（略）。
十、车辆管理（略）
十一、推行5S与ISO。
以上仅从行政总务成本管理上提纲式概述，供参考并海谅诸多不妥。
