中小企业内控存在问题及风险分析报告

AAA科技有限公司全体股东：
我们根据《AAA科技有限公司内部控制及财税咨询方案》开展工作，对贵公司各部门负责人和关键岗位管理人员进行了访谈，收集内控资料，查阅凭证、合同等，现场观察、询问了解内控运行。

企业内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资金资产安全和财务报告信息真实完整可靠，我们认为，贵公司目前的内控现状、正在实施的内控措施以及存在的问题，无法合理保证上述目标的实现。

我们认为，目前公司内部控制存在的问题如下：
一、内部环境
1.公司财务事项分级分项授权审批内容和范围模糊，“三支笔”都可以签批付款，不利于审核控制。

2.员工队伍不稳定，员工（包括重要关键岗位人员）流失率过高。

3.员工同时兼任几个岗位，并且岗位的职责模糊，不相容职责分离难以有效保证。

4.财务软件系统和业务管理系统过于简单，功能不够完善，不利于提高效率。

5.管理层重视经营对财务报告内部控制重视不够。

公司缺乏整体的内控氛围，各部门执行财务事项缺乏按流程操作和按财税相关规定汇集原始凭据的意识。

6.过于依赖员工职业道德和核心人员自身的专业、经验管理，没有系统的内部管理手册，缺乏明确的制度、职责和流程，大多数岗位依赖经验和口头沟通交接。

7.没有独立的内审机构和人员，财务部门忙于核算，没有发挥出监督管理职能。

二、风险评估
1.出口退税申报风险和管理风险。

2.税务账不能真实反映企业生产经营情况、单据不完整不合规的风险。

3.员工社保缴纳及个税合规风险、员工公安系统登记管理风险。

4.研发项目立项、研发费用符合高新技术企业及加计扣除条件的审核风险。

5.资金、资产、存货等安全、完整风险。

6.产品研发所需时间与客户交货期冲突影响合同履行的风险。

7.产品开发、产品质量控制、安全生产、合同管理等风险。

8.员工职业操守、专业胜任能力及操作风险，信息系统尚须进一步优化升级风险。

9.经济形势、市场竞争、客户信用、汇率变化等风险。

10.公司财产与个人财产混同导致公司独立人格被否定的风险。

三、控制活动
1.公司未建立财产日常管理、定期清查、财产保管责任制等财产保护控制制度。

（1）目前虽有存货盘点，但流于形式，未对盘点结果进行账务处理和落实责任制。

存在账实不符，账实不符原因：期初数不准、替代料交叉使用、未及时入账、记账差错等。

（2）固定资产及低值易耗品未建立资产管理人责任制度和资产台账。

员工变动时未进行资产交接手续。

（3）生产机器设备，经了解，有部分操作规程、使用说明、作业指引等，但未归集为文档，未建立培训制度。

（4）电子仓有较多呆滞料，未充分利用、未及时处理。

（5）废品、资产处置等处理流程不规范，缺乏相应的监督机制。

目前由保安员直接进行处理。

（6）目前只有电子仓有温湿度计，有仓库温湿度标准，但记录不完整。

其他仓库没有明确
的管理标准。

（7）包材仓和卫生间联通，地面有积尘杂物，闲置物品堆积。

（8）公司消防存在安全隐患：喷淋被吊顶遮挡、办公区部分区域用电没有接地线、五楼灭
火器数量不足摆放不规范、员工宿舍用电存在安全隐患等。

（9）安保检查设备未配置在员工上下班的必经通道。

（10）专利、品牌等无形资产管理，未建立相应管理控制制度。

2.公司采取订单式生产模式，未建立预算控制制度、年度计划及战略规划。

（1）公司今年1月份转型自营出口退税，但未按预算控制要求，未及时对采购原材料、产品生产、报关出口、申报退税全流程作出计划安排，导致后补资料，存在税务风险。

（2）公司作为高新技术企业，研发项目立项、研发费用投入未按照高新技术企业要求作出
年度计划安排。

（3）未建立销售年度计划、季度计划、月度计划及任务分解实现方案。

（4）目前生产计划仅限于2周之内，未建立与销售计划相匹配的生产计划。

（5）目前根据订单进行采购，未建立经济采购批量制度，未建立与销售计划、生产计划、
库存相匹配的采购计划。

3.公司出于节约人力成本考虑一人多岗，未按照不相容岗位相分离控制要求配备人员。

无法
实现不相容岗位相分离的，也未采取抽查交易文档、定期资产盘点、内部审计、交叉检查等
替代性控制措施。

（1）仓库管理员同时兼任实物保管和核算。

目前，公司产品仓个、裸机仓个；原材料仓库个（电子仓、组件仓、包材仓）。

公司仓库管理配备人，其中主管人，负责电子仓收料开单；人负责组件仓收料开单、裸
机仓收货开单；人负责包材仓收料开单、产品仓收货开单。

各自将数据录入金蝶KIS版ERP仓管系统。

（2）会计同时兼任制单和审核。

（3）新入职员工面试和复核由1人完成。

（4）款项支付流程，经办人（填单）、业务部门负责人、相关审批人等签批未按照不相容
岗位相分离要求执行。

4.未建立适当的授权审批控制制度，未明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和
相关责任。

（1）公司对销售定价和信用额度控制、采购定价和预付货款等关键事项采取集权式管理，
未进行适当的授权管理，不利于调动管理人员的积极性。

（2）缺乏相应的分类分级授权性文档，员工操作过程中全凭约定俗成的习惯，完成相应的
审批程序。

5. 未按照单据控制要求填制、传递、审核、归档和保管各类单据。

（1）税务账原始凭证不完整、不规范。

如，支付款项只有一张发票，没有审批单及相关支
持性单据。

费用报销单由会计加盖法人代表印章，没有相关审核人、经办人签字。

（2）税务账记账凭证没有制单人、审核人签字。

（3）产品出口报关资料传递不及时、不完整，影响正常出口退税流程。

（4）需要相关部门配合提供的涉税资料、产品出库、领料单据等资料，不能及时提交，存
在涉税风险。

（5）目前公司税务账存在仓库进销存、产线物料台账和支持性单据不规范，订单销售“三流”不一致的现象。

6. 未充分发挥会计系统监督控制作用，未实现数据共享、业财融合。

（1）财务未要求参加公司每周一次的例会和重要业务会议，也未深入生产、业务一线，只
能基本完成核算职能，无法履行会计控制监督职能。

财务与前端没有形成严谨的管控体系，
数据存在差异，无法为企业决策者提供数据支持。

（2）管理数据中生产成本未进行精细化核算和控制，目前财务只与生产计划PMC岗位对接，并不与生产车间的物料管理员对接，造成数据差异。

（3）仓库盘点未要求财务主导并参与监盘，账实不符没有得到纠正。

未建立资产管理制度、财产赔偿制度，账实不符未分析原因追究责任。

（4）对于签订重大采购合同、重大销售合同等，未及时要求财务部提前介入、提出财务审
核意见，可能导致企业利益受损。

（5）对于公司重大经营举措，未及时要求财务部进行筹划，产生财务风险和经营风险。

（6）未建立财务与业务部对接开票和收款等有效快速响应机制，影响抢占市场和提升订单
成交率。

7. 未建立员工薪酬福利制度和绩效考评控制等制度。

（1）员工试用期为一个月，满一个月后默认为转正。

未进行转正考核，也未填制转正审核表。

（2）缺乏完备的、公开的薪酬福利制度，导致加班加薪时缺乏依据，造成员工队伍不稳定。

也没有建立稳定老员工、熟练工的工薪保护制度，较多出现新入职员工工资高于老员工现象，带来不稳定。

（3）关系到员工切身利益的公司决策行为，未建立有效的员工沟通机制，导致实施后带来
风险。

（4）未建立绩效考评制度，将员工工作表现作为加薪、晋升、评优、降级、调岗、辞退的
依据。

（5）工资审核流程不规范，未将考勤记录作为工资审核附件递交审核部门进行审核。

（6）宿舍管理未指定室长，管理力量薄弱。

（7）未通过员工手册、保密协议及竞业协议等来约束员工的行为准则；未对关键岗位的员
工进行背景调查等。

8.未建立合同会签、合同管理制度。

（1）未明确合同归口管理部门，未建立合同管理台账、合同档案制度、合同专用章管理制度。

（2）未明确各类合同审查的部门职责，重大合同未经过承办部门、业务技术部门、法律顾问、财务部门等会签，合同谈判、集体决策等未进行记录。

9.销售业务：
目前销售主管人，业务员人，跟单人。

（1）未建立公司层面的客户分析、客户档案、大客户激励回馈等制度。

（2）未建立退货分析、退货损失惩罚制度。

（3）未建立应收账款管理控制制度。

（4）未建立售前、售后评估管理文档。

（5）未建立销售管理平台（阿里巴巴等）价格复核文档。

10.采购业务：
目前专职采购员人：外部件采购人、裸机部件采购人。

办公用品等采购由行政人事兼办。

（1）目前供应商管理限于订单管理，未完成向供应商关系管理、战略采购的过程。

（2）未建立供应商分析、供应商分类、供应商档案、供应商后评估等制度。

（3）未建立预付货款控制文档。

以上汇总的内控存在问题及风险需要进一步核实测试，如有不妥错漏之处，恳请批评指正。