行政事业单位货币资金内控制度
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浅析事业单位货币资金内部控制事业单位是指国家机关、事业单位、社会团体和其他组织及其工作人员等,是一种公益性质的组织形式。
事业单位会产生大量的货币资金,因此对其货币资金的内部控制需要加以重视。
良好的货币资金内部控制对于事业单位的财务管理和运营具有重要意义。
本文将就事业单位货币资金内部控制进行浅析。
一、事业单位货币资金的来源货币资金是指事业单位拥有的、以货币形式存在的资金,主要来源于财政拨款、捐赠等。
财政拨款是事业单位最主要的资金来源,因此财政拨款的使用情况需要得到有效控制。
事业单位还可能接受捐赠等非财政性收入,这些资金的使用同样需要规范的内部控制。
事业单位的货币资金主要用于支付员工工资、购买办公用品、缴纳税费等用途。
在货币资金的运用过程中,需要建立完善的内部控制制度,保证资金的合理使用。
这其中包括制定预算、进行审批、实行审计等措施,确保资金使用的合规性和效率性。
1. 预算控制:事业单位应根据自身的运营情况和财政经济情况,制定合理的预算计划。
预算计划应包括收入、支出、资金周转等各方面,确保资金的合理分配和使用。
预算计划需要经过相应部门的审批,并严格按照预算计划执行。
2. 权限控制:事业单位在使用货币资金时,需要建立清晰的审批权限制度。
对不同金额和性质的支出,设定相应的审批权限,确保资金的安全性和合规性。
建立相应的报销流程和审批流程,确保每一笔支出都经过规范的程序。
3. 财务记录和报告:事业单位需要建立完善的财务记录系统,记录每一笔资金的进出和使用情况。
制定资金报告制度,定期对资金的使用情况进行清查和报告,确保资金的透明度和真实性。
4. 内部审计:事业单位需要建立专门的内部审计部门或聘请外部审计机构,对资金的使用情况进行定期审计。
审计应包括对资金使用程序的合规性、合理性和有效性进行审查,发现问题及时纠正。
5. 风险管理控制:货币资金的使用可能涉及各种风险,包括市场风险、信用风险、流动性风险等。
事业单位需要建立风险管理体系,对各种风险进行识别、评估和应对,确保资金的安全和稳健运营。
行政事业单位如何加强货币资金内控货币资金是保障行政事业单位机构正常运转的基本条件,而且还是流动性最强、风险性最高的资产。
货币资金收付贯穿于单位预算管理的全过程。
据调查,大多数贪腐、挪用公款、白条抵库等违法违纪行为均与货币资金有关。
因此,加强资金活动内部控制对于维护资金安全与完整、确保货币资金使用符合国家法律规定及单位内部规章制度、防范资金活动风险、提高资金使用效益、促进事业健康发展均具有重要意义。
一、明确货币资金业务流程针对货币资金流动性最强、最容易出现贪污、舞弊等情况,各单位应明确货币资金的收付业务的流程并进行严格的管控。
一是资金收付需以业务发生为基础,资金收付应该有根有据,不能凭空付款或收款。
二是必须经过授权部门审批,收款方应该向对方提交相关业务发生的票据或者证明,收取资金。
付款方应该履行授权审批制度,不同责任人应该在自己的授权范围内,审核付款业务的真实性、付款金额的准确性,以及申请人提交票据或者证明的合法性、严格监督资金支付。
三是财会部门要进行复核,财会部门收到经过授权部门审批签字的相关凭证或者证明后,应再次复核业务的真实性、金额的准确性以及相关评价的齐备性、相关手续的合法性和完整性,并签字认可。
四是由出纳人员根据财会部门负责人签章后的凭证办理货币资金收付手续。
二、七项措施加强内控对于货币资金收付,各单位应该遵循严格的收付程序和授权审批制度,实行职务分离制度,具体的内部控制措施如下:实施预算控制。
各单位应加强货币资金预算的可靠性控制,借以避免或减少预算编制的主观性和随意性。
所以,每个单位的各项货币资金收支均应全部纳入预算,由财会部门统一管理、统一核算。
实施审批控制。
货币资金收付审批是为了控制资金的流入和流出。
审批权限的合理划分是资金活动业务顺利控制的前提条件。
因此,审批活动的关键控制点应该包括:各项资金收付业务应与资金预算相衔接,即资金收付数额应控制在资金预算之内。
经办人员进行业务活动时应事先得到授权,任何未经授权的人员不得办理货币资金的收、付业务。
浅析事业单位货币资金内部控制事业单位是指由国家行政机关或其他有管理权限的单位负责人管理的具有独立法人地位,独立核算、自负盈亏的事业组织。
在事业单位的财务管理中,货币资金的内部控制尤为重要。
货币资金是事业单位经营活动的核心部分,其安全性、有效性和合规性对于整个财务管理工作具有重要影响。
在这篇文章中,我们将对事业单位货币资金的内部控制进行浅析,希望能够对相关人员提供一些参考和借鉴。
一、内部控制的概念和重要性内部控制是指为了达到组织目标而制定的一系列措施和活动,其目的是为了提供足够的合理保证,即保证组织的资产和资源受到有效的保护,保证财务信息的可靠性,保证管理活动的合法合规。
内部控制的实施可以帮助组织有效地管理风险,保护资产,提高效率,确保财务报告的准确性和及时性,确保遵守法律法规和内部规章制度,从而为持续健康的发展提供保障。
在事业单位中,货币资金是重要的经营资产,其安全性、有效性和合规性对整个财务管理工作有着直接的影响。
良好的货币资金内部控制能够帮助事业单位有效地管理和利用资金,提高资金使用的效率,保障资金的安全,规范资金管理活动,符合相关法律法规的要求,提高财务报告的可靠性和透明度,增强事业单位的持续发展能力。
二、事业单位货币资金内部控制存在的问题1. 资金管理流程不清晰。
一些事业单位在资金管理方面存在流程不清晰、权限不明确等问题,导致资金使用的混乱和错综复杂,容易出现资金挪用、滥用等情况。
2. 财务管理人员素质不高。
由于事业单位财务管理人员素质参差不齐,一些人员对于财务管理政策法规的理解不够深入,容易出现财务管理漏洞和失误。
3. 财务信息披露不透明。
一些事业单位在财务信息披露方面存在不透明的情况,导致外界对于事业单位财务状况的了解不清晰,影响了事业单位的形象和声誉。
4. 资金使用效率低下。
由于一些事业单位在资金管理方面存在浪费和低效率问题,导致资金的使用效率不高,影响了事业单位的经济效益和社会效益。
浅析事业单位货币资金内部控制事业单位是国家的公益性企业,具有一定的自主性和独立性,需要进行内部控制来保证财务运作的合法性和有效性。
其中,货币资金是事业单位最为重要的资产之一,它的内部控制对于保证企业财务安全至关重要。
本文将从审计角度出发,对事业单位货币资金内部控制进行一定的分析和总结。
首先,事业单位货币资金的内部控制必须建立在健全的制度基础之上。
这包括设置合理的财务管理制度、资金管理制度、内部审计制度和监督制度等各种相关制度。
其中,对于货币资金的管理应该有具体的制度,包括资金的流动性管理、收付款流程、资金使用管理、预算执行等内容。
每个环节都必须严格按照规定进行操作,确保准确性和可靠性。
其次,事业单位需加强对收付款环节的监控。
收付款环节是货币资金的最为核心的一个环节,在这个环节需要特别注意,确保内部控制的有效性。
首先,要严格控制财务人员的权限,限定职责范围,防止出现操作不当、侵占公款等问题。
同时,财务人员也需要具备一定的专业素质,掌握流程、规范操作,避免出现错误。
其次,对于收付款流程,应该建立独立的审核制度,提高资金使用效率。
再次,应该对于财务报表的基础数据进行严格的审核和监控。
财务报表是事业单位的重要资料之一,如果基础数据出现错误,将会影响到报表的真实性和有效性。
同时,也可能导致派生问题,如应付账款的逾期等问题。
因此,在内部控制过程中,需要建立负责审核的人员,对基础数据进行核对、校对和比对,确保数据的准确性和完整性。
最后,要建立完整的内部审计制度。
内部审计是事业单位内部控制的重要组成部分,它能够对企业的财务、行政、人力资源等各个领域进行全方位的检查和辅导。
内部审计的工作对于货币资金的保障具有很大的意义。
首先,可以帮助企业及时发现和排除内部控制中存在的漏洞、弱点,减少财务风险。
其次,可以对企业提出合理的意见和建议,帮助企业提高内部控制水平和财务效率。
综上所述,事业单位货币资金的内部控制是一项非常重要的任务。
浅析事业单位货币资金内部控制事业单位是指由政府出资、管理并承担一定社会责任的单位。
货币资金是事业单位的经济生活的血液,它的管理和控制显得尤为重要。
货币资金内部控制是指事业单位对其内部货币资金的收支、使用、监督和管理等过程进行的一系列组织措施,以维护货币资金的完整性、有效性和安全性,有效防范各种风险,实现资金的合理适度和有效运用。
本文将从内部控制的理念和基本要求、内部控制的设计原则以及存在的问题和解决措施等方面,对事业单位货币资金内部控制进行浅析。
一、内部控制的理念和基本要求内部控制是建立在公司治理结构的基础上,是由企业内部进行财务和业务管理的、以达成企业目标的一系列管理措施。
它以保证资产的安全与完整、财务报表的真实性和有效性、经营活动的合法性和规范性等为目标,具体包括控制环境、风险评估、控制活动、信息和交流以及监督等五个要素。
货币资金内部控制的基本要求主要包括以下几点:1. 完整性和有效性:确保货币资金的完整性和有效性,保障资金不被侵占和滥用,确保资金的合理使用。
2. 安全性和可靠性:建立安全可靠的资金管理制度和流程,加强对资金的监督和管理,防范各种风险,保证资金的安全。
3. 合法性和规范性:保证资金的收支、使用和管理等活动合法规范,遵循相关法律法规和内部制度,不得违法违规。
4. 适度和有效运用:确保资金的合理适度和有效运用,科学制定资金使用计划,提高资金利用效率。
二、内部控制的设计原则1. 分工与协作原则。
明确各个岗位的职责和权限,并建立相互协作、互相制约的内部控制体系。
2. 健全制度与规程原则。
建立健全的内部控制制度和规程,规范和约束资金的使用和管理行为。
3. 预防与检查原则。
通过预防机制,降低风险的发生概率;通过检查机制,及时发现和纠正问题。
4. 信息化与透明原则。
建立信息化的内部控制系统,加强内部信息的透明度,提高内部控制的效率和质量。
5. 自评与审计原则。
建立自评制度和内部审计机制,全面评估内部控制的有效性和完整性。
摘要:内部控制工作能够帮助行政事业单位防范管理风险,提高运营效率,对货币资金加强内部控制,对单位的长久发展有重要的意义。
合理的内部控制能够有效制约行政事业单位的行为,更好地满足社会公众利益需求。
随着新政府会计制度的出台,行政事业单位开展内部控制工作也有了更高的要求,单位需要结合自身的实际情况加强对货币资金内部控制的管理。
但是目前还有部分单位对货币资金的内部控制认识不到位,给单位的发展造成了较大隐患。
本文针对单位货币资金内部控制的问题及成因进行分析,对相关对策重点探讨,希望通过本文研究提高行政事业单位货币资金内部控制水平。
关键词:行政事业单位;货币资金;内部控制引言货币资金是管理风险较大的资产,长期以来货币资金都是行政事业单位管理工作的重点。
为了确保货币资金得到合理、合法的应用,有必要健全内部控制体系。
但是目前部分行政事业单位并没有做好货币资金内部控制工作,各项管理制度没有落实到位,容易造成资源浪费等问题。
因此,单位需要建立一套科学、完善的管理体系,形成全面的管控制度,减少舞弊现象发生的可能性,确保资金安全,促使单位活动顺利开展。
一、行政事业单位货币资金内部控制问题与成因(一)货币资金内部控制存在的问题第一,在内部控制环境方面。
首先,行政事业单位内部的财务人员缺乏对货币资金内部控制的意识。
近年来我国对行政事业单位财务工作的要求日趋严格,在现行的会计制度背景下,财务人员需要对各类知识融会贯通,要求采用的货币资金内部控制方法能够满足时代发展的需求。
但是部分行政事业单位的财务人员没有对货币资金内部控制形成准确的认识,单位也没有组织财务人员开展技能方面的培训,导致部分人员在管理过程中缺乏相关知识。
其次,单位内部成员缺乏对货币资金内部控制的了解。
部分行政事业单位的成员没有认识到货币资金内部控制的重要性,管理意识薄弱影响了内部控制效果的发挥。
在行政事业单位内部,成员不重视货币资金内部控制的要求,没有落实不相容职务相分离的管控要求,也没有实现对各项内控工作的规划,给单位的发展埋下隐患。
行政事业单位货币资金内控制度行政事业单位的货币资金是其最重要的资产之一,也是其经济活动的基础。
为了确保货币资金的安全、完整和合法,提高资金使用效率,防范财务风险,行政事业单位必须建立和实施有效的货币资金内控制度。
本文将探讨行政事业单位货币资金内控制度的构建和实施。
合法性原则:行政事业单位的货币资金内控制度必须符合国家法律法规和政策规定。
完整性原则:内控制度应涵盖货币资金的全部业务流程,确保所有环节都有明确的控制措施。
有效性原则:内控制度应具有实际可操作性,能够有效地防范财务风险,保障资金安全。
透明性原则:内控制度应明确各岗位的职责和权限,确保货币资金的流转过程公开透明。
审慎性原则:对于货币资金的流转和使用,应坚持谨慎态度,严格执行审批程序。
岗位设置与职责分工:明确货币资金相关岗位的职责和权限,确保不相容岗位的分离和相互制约。
授权审批制度:建立严格的货币资金授权审批制度,明确审批流程和审批权限,防止越权审批和违规使用货币资金。
现金与银行存款管理:制定现金管理办法,规范现金使用和保管;加强银行存款账户的管理,定期进行账目核对,确保货币资金账户的唯一性和安全性。
印章与票据管理:严格管理财务印章、票据等重要物品,实行专人保管,确保印章和票据的安全使用。
内部审计与监督:建立内部审计制度,定期对货币资金内控制度进行审查和监督,发现问题及时整改。
培训与教育:加强相关人员的培训和教育,提高货币资金管理的意识和能力。
应急预案:制定货币资金管理应急预案,以便在突发情况下能够迅速采取措施,保障资金安全。
制定详细的货币资金内控制度实施方案,明确各项控制措施的责任人和完成时间。
加强内部协调与沟通,确保各部门之间的密切配合和支持。
加强对货币资金业务的监督和检查,发现问题及时整改。
定期对货币资金内控制度进行评价和改进,不断完善内控制度。
加强相关人员的培训和教育,提高其对内控制度的理解和执行能力。
建立严格的惩罚机制,对违反货币资金内控制度的人员进行严肃处理。
行政事业单位货币资金内控制度行政事业单位的货币资金是单位正常运转和履行职能的重要保障,其管理的规范与否直接关系到单位的财务安全和公共服务的质量。
货币资金内控制度作为保障货币资金安全、完整、合规使用的重要手段,对于行政事业单位的健康发展具有重要意义。
一、行政事业单位货币资金内控制度的重要性(一)保障资金安全货币资金是行政事业单位最具流动性的资产,容易受到各种风险的威胁,如盗窃、挪用、欺诈等。
完善的内控制度可以通过规范的流程和有效的监督,降低资金被盗用、滥用的风险,保障资金的安全。
(二)提高资金使用效率有效的内控制度能够对资金的收支进行合理规划和统筹安排,避免资金闲置或短缺,确保资金在关键时刻得到合理配置,从而提高资金的使用效率,更好地支持单位的业务活动。
(三)保证财务信息真实可靠规范的货币资金管理流程和记录,可以确保财务数据的准确性和完整性,为单位的决策提供可靠的财务信息支持。
同时,内控制度还可以防止财务造假和错误,保证财务报表的真实性。
(四)符合法律法规要求行政事业单位作为公共服务的提供者,必须遵守相关的法律法规和财务制度。
建立健全货币资金内控制度,是单位依法依规管理财务的重要体现,有助于避免违规行为带来的法律风险。
二、行政事业单位货币资金内控制度的主要内容(一)岗位分工与授权审批合理设置货币资金业务的岗位,明确相关岗位的职责权限,确保不相容岗位相互分离、制约和监督。
例如,出纳不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。
同时,建立严格的授权审批制度,明确审批人的授权范围、审批程序和责任。
(二)现金管理制定现金收支的管理制度,明确现金的使用范围和限额。
严格控制现金的收付,确保现金收支有合法的原始凭证,并及时入账。
定期进行现金盘点,做到日清月结,确保账实相符。
对于库存现金超过限额的部分,应及时存入银行。
(三)银行存款管理加强银行账户的管理,严格按照规定开设和使用银行账户,定期对银行账户进行核对。
行政事业单位货币资金内控制度行政事业单位货币资金内控制度第一章总则1.1 目的和依据本制度的目的是为了规范行政事业单位货币资金的管理,确保资金的安全、合规和有效使用。
本制度依据国家相关法律法规、行政事业单位管理规定等制定。
1.2 适用范围本制度适用于所有行政事业单位的货币资金管理,包括资金的收款、支付、结算、储备等环节。
第二章货币资金收款管理2.1 收款权限的确定根据行政事业单位的组织结构和权限划分,对各部门、单位的收款权限进行明确划分,并建立相应的收款授权制度。
2.2 收款凭证和账务处理对于各种收款凭证(如发票、收据等),要求严格按照规定的格式制作,同时要及时、准确地进行账务处理,确保收款数据的完整和准确性。
2.3 货币资金的清点和保管收到的货币资金应当及时进行清点,并按照规定的程序进行保管,确保资金的安全和防止损失。
第三章货币资金支付管理3.1 支付权限的确定根据行政事业单位的组织结构和权限划分,对各部门、单位的支付权限进行明确划分,并建立相应的支付授权制度。
3.2 支付凭证和账务处理对于各种支付凭证(如支票、转账等),要求严格按照规定的程序进行制作和使用,并及时、准确地进行账务处理,确保支付数据的完整和准确性。
3.3 支付审批和监督对于大额支付和特殊支付情况,要求进行严格的审批程序,并建立监督机制,确保资金的合规使用。
第四章货币资金结算管理4.1 结算账户的管理对于行政事业单位的结算账户,要求建立统一的管理制度,确保账户的安全和准确性。
4.2 结算手续和流程对于结算手续和流程,要求严格按照规定的程序进行操作,并做好相应的记录和备份工作。
4.3 结算核对和对账对于每笔结算,要求进行严格的核对和对账工作,确保结算数据的准确性和完整性。
第五章货币资金储备管理5.1 储备资金的确定和使用根据行政事业单位的需要和预算情况,确定储备资金的规模和用途,并按照规定的程序进行使用和监督。
5.2 储备资金的投资管理对于储备资金的投资,要求进行严格的管理和监督,确保投资的安全、流动性和收益性。
行政事业单位货币资金内控制度关键信息项:1、货币资金的定义和范围2、内部控制的目标和原则3、货币资金管理的岗位设置与职责分工4、货币资金收支的流程和审批权限5、货币资金的保管和盘点制度6、货币资金的监督和检查机制7、违规行为的处理和责任追究1、总则11 本制度旨在加强行政事业单位货币资金的内部控制,确保货币资金的安全、完整,提高资金使用效益。
12 货币资金包括库存现金、银行存款及其他货币资金。
2、内部控制的目标和原则21 内部控制的目标211 确保货币资金的合法、合规使用。
212 保障货币资金的安全,防止被盗、挪用或欺诈。
213 提高货币资金的使用效率和效益。
214 保证货币资金核算的真实、准确、完整。
22 内部控制的原则221 合法性原则:货币资金的内部控制应符合国家法律法规和财务制度的要求。
222 全面性原则:涵盖货币资金收支的全过程和相关岗位。
223 制衡性原则:岗位设置和职责分工应相互制约、相互监督。
3、货币资金管理的岗位设置与职责分工31 设立出纳、会计等岗位,明确各岗位的职责和权限。
311 出纳岗位负责货币资金的收付、保管库存现金、登记现金日记账和银行存款日记账等。
312 会计岗位负责货币资金的核算、审核收支凭证、编制记账凭证、登记总账和明细账等。
32 实行不相容岗位分离制度321 出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。
322 会计人员不得兼任出纳工作。
4、货币资金收支的流程和审批权限41 货币资金收入流程411 各项收入应及时足额入账,不得私设小金库或账外账。
412 收款应开具合法的票据,并由专人负责保管和登记。
413 收入款项应及时存入银行,严禁坐支现金。
42 货币资金支出流程421 支出事项应事先提出申请,填写支出审批单。
422 按照规定的审批权限进行审批。
423 出纳根据审批后的支出凭证办理支付手续。
424 会计人员对支出凭证进行审核,无误后进行账务处理。
浅析行政事业单位货币资金内控制度
摘要:一般来讲,货币资金是单位流动性最强、控制风险最高的资产,而大多数贪污、诈骗、挪用公款等违法乱纪的行为都与货币资金有关。
因此,文章将通过两则案例,结合工作实际,分析归纳导致货币资金内部控制失灵的原因,并提出一些加强对货币资金管理控制的应对措施。
关键词:行政事业单位;货币资金;内部控制
中图分类号:f810 文献标识码:a 文章编号:1674-1723(2013)02-0104-02
一、案例简介
案例1:某镇政府财政所会计戚某,2009年8月至2012年2月,利用担任镇人民政府财政所会计期间,先后17次私自从其所负责管理的镇政府下属村镇建设办公室、工业园发展有限公司及废弃矿山整理办公室等三家单位账户内挪用公款合计人民币59.5万元,用于其个人及家庭消费。
作为一个非保管货币资金的财务工作人员,戚某利用管理银行账的便利,通过提取银行现金不入帐的方式来挪用单位资金。
具体过程是,先由戚某开出支票,敲好保管的该三家单位的财务章,然后向单位的另一位保管法人章的财务人员毛某敲该三家单位的法人章。
敲好章后,戚某就去银行提取现金,然后在银行存款日记账里记录每笔钱的取现情况,但在总明分类明细账上并未入账,取现的支票存根戚某自行藏了起来。
这样银行存款日记帐和总明分类帐两者的余额是不一致的。
戚某就把总明分类明
细账上的余额改成与银行存款日记账上的余额一样,这样别人粗一看是看不出来的,但是仔细把每个账目加起来一算就会露出马脚的,因此审计局的人来审计账时,戚某就怕了,主动向镇纪委坦白。
案例2:某镇环境卫生管理站站长罗某2010年2月至2012年3月期间,利用职务之便,挪用单位公款。
该单位的资金使用是站长“一支笔”审批,作为站长的罗某取钱十分方便,直接向出纳岑某提出要用钱,出纳就会按其要求去银行从单位的账户上取出,罗某以暂领单抵库并不叫岑某入账,待还钱的时候再把暂领单撕掉。
这种循环操作方式至案发,先后9次挪用单位公款共计86.25万元,其中38万元挪用时间超过三个月,其挪用的公款均用于个人消费或借款给其朋友,目前其挪用的公款已全部归还。
以上挪用公款的案例,犯罪主体一个是行政事业单位负责人,一个是行政事业单位财务工作人员,这两类人是单位货币资金运作和管理上的关键人员,也是最容易利用职务便利进行违法犯罪的人员。
二、货币资金内部控制失灵的原因
(一)个人素养不高,思想道德滑破
行政事业单位工作人员虽然工作收入较为稳定,但相比较高收入高消费人群,且要满足更高的物质享受,其收入往往是不够的。
因此,有些人常常会铤而走险,抓住一切货币资金内控管理上的漏洞,伸向单位公款,满足一己私欲。
上述案例中戚某和罗某,就是缺少起码的廉洁自律,为了满足个人更高的消费欲望,而动起歪脑筋,
挪用单位资金。
另外,有些财务人员缺少会计职业道德修养和法律意识,唯上级是从,没有发挥好必要的财务监督和提醒警示作用。
案例1中戚某缺失会计人的基本道德修养,严重违反了财经纪律。
案例2中出纳岑某在罗某挪用公款过程中唯上级是从,没有制止罗某的犯罪行为,反而起到推波助澜的作用。
(二)货币资金内部控制存在的缺陷
1.不相容职务混岗。
当前行政事业单位的会计人员尽管形式上有所分工,但由于相互之间经常替对方做一些工作,有关票据和银行印鉴实际上也经常共用共管,导致不相容职务实际上处于混岗状态,这为会计人员贪污、挪用公款打开了方便之门。
案例1中戚某就是利用岗位职责不清和印鉴管理上的漏洞,轻而易举将现金提取挪为已用。
2.货币资金记录不准确、不完整,忽视银行定期对账。
部分行政事业单位的银行存款账簿,数年来一直存在账实严重不符的问题,但长期无人问津,直至单位负责人调动,离任审计时才发现问题。
案例1中,戚某一人保管银行存款日记帐和总明分类帐,提现支票存根不入总明分类账,账账之间余额不一致,随意更改,没有专人与银行对账单核对,导致戚某浑水摸鱼得手。
3.支票管理混乱。
支票没有专人管理,现金的提取随意,不是由管理货币资金的会计人员操作。
案例1中,戚某作为一名会计,却履行出纳的职责提取现金,私藏支票存根,隐匿提取现金的去向,
从而达到侵占、挪用目的。
4.审批权限不清,利用领导权力挪用单位公款。
“一把手”、“一支笔”手握职权,会计人员往往唯上级是从,助长犯罪行为的发生。
案例2中单位的资金使用是站长“一支笔”审批,罗某就利用这一权力,指使会计人员提取现金,以白条抵库。
5.控制环境存在明显缺陷。
突出表现在行政事业单位上级管理部门及本单位管理层对财务会计管理重视不够,缺乏相应的监督管理机制。
上述案例中,管理部门缺少定期或不定期的审查监督,致使相关人员无视法律的存在,屡屡挪用单位资金。
三、加强货币资金内部控制的应对措施
(一)加强行政事业单位内控人员素质建设
廉洁自律、遵纪守法对于每个行政事业工作人员,特别是单位领导人和财务人员来说都是非常重要的。
对于行政事业单位的货币资金内部控制制度效果来讲,单位内控人员素质的高低是一个重要的影响因素,单位的内部控制对于内部人员的素质提出了更高的要求。
单位的内控人员不仅仅是需要熟练的会计学专业知识,还必须具备有现代的财务管理的能力,并且需要有强烈的法律意识以及崇高的道德水平,这样才能在单位的内部控制中发挥着积极的作用。
第一,单位要健全人员的选拔机制,确保入选人才都能够胜任岗位的要求。
第二,建立完善的岗位责任制度,并且和单位的奖惩制度相关联,保证内控制度的有效落实。
第三,要定期对于财务人员进行业务的培训,使得财务人员不断更新自身的知识体系,提高自身
的业务素质和管理能力。
第四,要开展道德教育,加强内控人员的道德修改,增强其法制观念。
最后要定期对于相关人员进行考核,及时纠正工作中存在的错误和偏差,保证内控工作有序、顺利的进行。
(二)建立货币资金的内控机制
1.建立不相容职务分离控制。
单位应当建立货币资金业务的岗位责任制,明确各岗位的职责权限,确保办理货币资金的不相容岗位相互分离、相互制约和监督。
不得由一人办理货币资金业务的全过程,严格实行钱账分管,使负责货币资金收付业务的岗位人员与记录货币资金收付业务的岗位人员相分。
具体包括以下几个内容:货币资金收付及保管只能由经过授权的出纳人员负责办理;现金总账不得由出纳人员登记,必须由其他会计人员登记;负责往来款项账目的人员不能同时负责现金收付账目的工作;保管支票、银行账的会计人员不能负责与银行对账及银行存款账目的调节工作;货币资金支出的审核审批人员与出纳人员、支票保管人员、账目记录人员应当相互分离;加强银行预留印鉴的管理,不得由一人保管支付款项的全部印章,须分开保管,按规定使用。
2.建立授权批准控制。
审批人应当根据货币资金授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。
经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理货币资金业务。
对于审批人员超越授权范围审批的货币资金业务,经办人有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。
办理货币资金业务,至少必须
经过下列程序:(1)支付申请。
单位有关部门或个人用款时,应当向审批人提交货币资金支付申请,注明款项的用途、金额、支付方式等内容,并附有关合同、文件或相关证明。
(2)支付审核。
审核人应当对货币资金支付申请进行审核,审核货币资金支付申请手续及相关单证是否齐备,金额计算是否正确等。
(3)支付审批。
审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。
对重要货币资金支付业务,应当实行集体决策和审批,并建立责任追究制度。
对不符合规定的货币资金支付业务,审批人应当拒绝批准。
(4)办理支付。
出纳人员应当根据审核审批无误的支付申请,按规定办理货币资金支付手续,及时登记现金和银行存款日记账。
(三)加强上级部门的监督指引
财政部门及上级部门应加强对货币资金内控的指引监督,适时出台相关规范制度。
同时,随着国库集中支付改革的顺利实施,大力推广公务卡使用,也可减少现金收支业务的发生,减少与现金的接触,从而减少侵占挪用单位资金的机会。
总之,行政事业单位必须加强对货币资金的管理和控制,结合财务管理制度等相关规定,建立健全适合本单位业务特点和管理要求的货币资金内部控制制度,并严格组织实施。