新员工入职管理

新员工入职管理

1.1入职前准备

确定新员工报到日期后（人力资源部一般会留下一定的时间做入职前准备），即进入到入职阶段，标准新员工入职参考流程如下。

新员工入职流程包括以下关键环节：

D入职前准备:指在新员工正式入职前人力资源部、用人部门、相关部门、新员工本人进行的各项准备工作，充分的入职前准备可以提升入职效率，同时能够加强新员工对公司的接受度

2）入职手续办理

3）入职培训

【经验提示】

没有准备的入职等于对应聘者的不尊重，等于对自己的不尊重！

从入职流程的规范性可以看出一个公司的工作效率，一个没有效率的公司是不会让优秀的员工青睐并付诸全力！

1.1.1 入职前员工个人资料准备

人力资源部在通知新员工报到日期或发出录用通知单的同时，会要求准备新员工个人资料，个人资料清单包括：

＞原单位离职证明 › 个人近照

＞体检合格证明 ＞ 规定银行账号

＞个人有效身份证明 ＞ 人事档案信息

＞学历证明 ＞ 保险住房公积金资料

›其他需要提供的资料 ＞担保书 人力资源部与新员工沟通

在入职前，与新员工进行积极沟通有助于提升录用效率，具体沟通要点和方法如下

测试表:人力资源部与新员工沟通的5个要点，您做到了吗？

■ 到岗时间:要确认新员工具体的入职时间

■ 各类需要准备的资料准备情况

■ 有关体检指导:指定医院、必须体检项目、公司有关体检的规定

■ 有关保险、公积金公司规定

■ 其他新员工关注问题

沟通方法：

a）电话沟通，主要是入职时间、资料准备等信息，也包括在入职前新员工所需要了解的信息；

b）书面沟通，书面沟通主要是通过邮件方式进行，一般在新员工Offer单中包括有关体检、保险、公积金等信息。

1.1.2 入职前人力资源部该准备什么？

提高入职质量和效率的主要责任部门是人力资源部门，人力资源部除向新员工发出录用通知书之外，还需要做好充分的入职前准备工作：

D新员工到岗通知

在新员工报到前3-5个工作日，人力资源部需要向相关部门发出新员工到岗通知，相关部门包括：

用人部门 ■IT管理部（或信息系统管理部，MIS）

2）通知内容

到岗通知内容包括： ■ 新员工基本个人信息:姓名、部门、职位、联系方式、基本个人介绍

■ 到岗时间及安排

■ 各部门需要准备的物品和资料

A人力资源系列入职表单：劳动合同、入职表、员工手册等

B工位及相关办公设备:涉及到带锁包括钥匙

C电脑及其相关软件

D电话

EOA/ERP及其他信息系统账号密码:内部管理系统、网络系统账号、密码等到岗通知

要确保相关人员接受并理解相关信息

［实例］《新员工到岗通知》

各部门：

***年**月**日*时，将有**名新员工入职，请大家根据各自分工做好相关准备工作，新员工个人信息如下：

＞姓名：

＞部门及职位：

＞直接主管：

＞工作地点：

＞联系方式：

＞个人基本简历：

您需要做的准备工作如下：

各项准备请务必在**年**月**曰**时前完成，完成后请与人力资源部**确认。

感谢大家的配合！

***公司人力资源部

3）准备新员工入职资料

人力资源部在发布新员工到岗通知后，需要准备的资料包括：

＞《员工登记表》 ＞《劳动合同》

＞《员工手册》

＞其它资料（比如：《员工保密协议》等）

4）落实新员工培训计划

入职培训是加快新员工融入到组织中的一个良好方式，在新员工报到之前（为方便新员工培训，一般安排为新员工集中入职），人力资源部应当完成针对新员工的培训计划，包括但不限于：

＞课程设置及日程安排

＞培训考核方式

＞讲师沟通

＞相关教学场地和设备落实

1.1.3入职前相关部门该如何准备

【实例】华为的导师制度

华为建立了一套有效的导师制度，帮助新员工尽快适应华为。部门领导为每一位新员工指派一位资深员工做导师，为其答疑解惑，在工作生活等方面进行帮助和指导，包括对公司周围居住环境的介绍，及帮助他们克服刚接手工作时可能出现的困难等。

在新员工成为正式员工的三个月里，导师要对新员工的绩效负责，新员工的绩效也会影响到导师本人的工作绩效。

除了针对新员工所开展的导师制度外，在每个部门，华为都配有一支资深的教授专家团队，为员工提供顾问支持;团队成员大多为来自各所名牌大学的教授，以及一些研发中心退休的老专家。他们将在员工遇到工作或生活的问题时，利用自己丰富的工作和生活经验，向员工提出富有成效的建议，以及接受进一步的咨询。

D选定导师

用人部门在新员工到岗前，为新员工选定导师，导师的主要职责

■ 介绍公司理念和组织文化

■ 建立新员工和同事良好工作关系

■ 指导新员工办理公司各项手续

■ 为新员工项目实施提供指导

■ 解释、解答新员工疑惑，缓和因工作环境变化带来的不适应

导师的基本要求：

■ 两年以上本公司工作经验

■ 熟悉公司理念和文化，能够主动介绍•熟悉各项业务流程和行政事务办理流程

■ 积极、主动、热情

部门导师选定后通知人事专员，人事专员备案

2）人力资源与导师沟通

导师制度的建立是人力资源部在招聘过程中的一项重要工作，人力资源部需要设计导师标准、选拔导师、并进行一定的训练、同时在新员工到岗前要与讲师沟通。

人力资源部与导师沟通的4个要点

新员工基本信息 ■重申导师的主要职责

【经验提示】

与导师沟通一般在新员工入职前2个工作日内进行，主要采取面对面沟通方式，如果有可能的情况下，沟通时可以一同约上业务部门经理，相比较而言，业务经理的话语对于导师的作用更大。

3）人力资源与业务部门沟通：

新员工入职前，人力资源部要与业务部门经理同沟通有关新员工入职事宜，就新员工试用期工作任务进行明确：

■ 实习计划

■ 导师安排

■ 工作交接安排

■ 工作目标及阶段性工作考核计划

■ 转正标准

沟通方法：

关于新员工入职前与业务部门沟通，可以通过邮件或者面对面方式进行沟通，主要是明确各部门需要做的工作及其考核办法。并且已经列入到业务部门负责人工作内容之一即可。

4）准备工位及配套设备

资产管理部门在收到《新员工到岗通知》后协调新员工工位，并准备必要办公设备，包括电脑、电话、一起备齐办公用品，完成后通知人事专员，人事专员备案。

5）人力资源和资产管理部门沟通

大部分公司的资产管理部门都设为办公室或者行政部，少部分公司设有专门的部门秘书来进行管理人力资源部在新员工入职前要与资产管理部门进行有效沟通：

沟通要点: ■ 各项资产的到位情况

■ 电话号码

■ 工位安排

沟通方法：

在沟通过后，人力资源部要到现场进行核实是否到位，以确保新员工入职时能够快速使用。

6）开设账号及权限

IT管理部门在收到《新员工到岗通知》后负责开设邮箱及网络账号，设置0A（办公自动化系统）、日报报销等权限。完成后通知人事专员，人事专员备案

7）人力资源与IT部门沟通

沟通要点：

■ 内部网络IP分配

■ 电子邮箱账号及设置

■ OA（办公自动化系统）帐号设置

■ 其他信息系统账号设定，如CRM/ERP等

沟通方法：

一般通过邮件和电话方式进行，最好的方式是通过邮件方式，对各类账号、密码等进行记录。

1.2入职中的手续办理

1.2.1 入职前检查

在新员工正式报到前一天，人力资源部组织对各相关部门工作准备情况进行检查，同时对本部门准备工作进行自查，确保各项准备工作到位 在规定的日期内，新员工带齐所有资料，到人力资源部办理入职手续。新员工应填写

《新员工到职表》，缴纳按照规定要求的证件原件供查验

【新员工到职表】

■ 出示身份证、学历证、学位证原件

■ 经办人日期

■ 体检（胸透、乙肝五项）

■ 交1寸彩照4张

■ 填写《员工聘用合同书》

■ 领取公司徽章

用人部门

■ 介绍导师 测试表:人力资源部在新员工入职前自查表

■ 发录用通知单

■ 准备《新员工到职表》

■ 准备《员工聘用合同书》

■ 准备《员工手册》

■ 准备新员工入职培训计划

■ 准备新员工入职须知

■ 是否签定竞业限制服务协议

■ 确定工位

1.2.2接受报到 ■ 指定网络地插号

■ 指定电话地插号

■ 配置电脑（如果需要）

■ 确定导师或指导人

■ 外勤及补助报销标准

■ 设置电子邮件账户及0A（办公自动

化系统）权限

■ 设置电话号码

■ 领取《员工手册》

■ 原单位离职证明

■ 银行账号

■ 签订竞业限制服务协议

■ 入职培训 ■ 部门经理报到

■ 电脑及电话调测

■ 交代职责、布置工作任务

■ 确定试用期考核目标及方法

综合事务部:前台

办理门禁卡（需彩照一张）

注:

1 .以上事务完成后，将此表交至人力资源部

2彳数标是出入公司的重要标志，请妥善保管丢失将罚款50元。

3.员工在转正当月工资发放之前必须将其个人档案调入公司

1.2.37步办好入职手续

D资料审核及签署聘用合同

人力资源部负责对员工提交的各种资料进行审核，印制证件复印件，代表公司与新员工签署《聘用合同书》，办理各类保险、档案转入事宜。

2）发放书面资料及物品、办理考卡

对已经签署聘用合同的新员工，人力资源部负责发放书面资料、办公用品，并说明注意事项。同时为新员工办理门禁和考勤卡

3）部门报到