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文书档案管理制度范本1、目的与适用范围本制度规定了文书档案的归档、整理、保管、鉴定、销毁等环节的管理原则们及其管理方法,本制度适用于公司文书档案的管理。
2、工作内容2.1文书档案的归档2.l.l各部门承办完毕需要归档的文件材料,由办公室分类保管,第二年年初立卷移交归案。
2.1.2各部门兼职档案员都必须严格执行归档制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作调动不得私自带文件到其它单位。
2.1.3凡需归档的文件材料必须做到字迹工整,严禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝和红墨水书写。
2.1.4移交归档的案卷应编写部己,由交接双方在移交目录上签字。
2.1.5归档的案卷必须符合下列要求:2.1.5.1案卷必须用统一的卷皮装订。
2.1.5.2标题要文字概括、简洁、准确,而且标题不宜过长,一般不超过____个字,统一用黑笔写案卷。
2.1.5.3根据保管期表规定,注明该卷的保管期限。
2.1.5.4卷内文件要逐张编号,填写好卷内目录和备考表。
2.2文书档案的整理和保管2.2.1本单位全部档案统一用一种分类文法,系统地加以分类整理、编号、立卷、登记入库保管,2.2.2要做到档案卷册存放条理、整齐,便于查找和检索。
2.2.3档案要编号、分保管期限保存,并制订案卷目录。
2.2.4为确保档案的安全,其档案库房和存储设备必须防火、防盗、防尘、防潮、防光、防鼠、防虫的七防要求。
2.2.5档案保管要按照永久、长期、短期分类保管,重要档案要加锁妥善保管。
2.2.6档案管理人员对库房存档要进行定期检查清点,发现问题及时采取措施研究解决。
2.3文书档案的签定和销毁2.3.1企业组织鉴定小组,负责对档案材料的鉴定工作。
2.3.2档案材料鉴定工作的原则和方法,应对照上级和本单位的保管期限进行审查,根据案卷对本单位现实工作和长远工作的参考价值,确定保管期限。
2.3.3对确实推动保管价值的档案,列出销毁清单,经有关领导审核。
2.3.4销毁时必须多人以上监销。
文书档案管理制度文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。
文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。
一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。
文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。
凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。
外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。
3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。
三、档案管理制度(一)归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
2、重要会议材料，包括会议____通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料(即内____文件)，如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
5、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第一章总则第一条为加强文书类档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文书类档案的管理工作。
第三条文书类档案是指本单位在业务活动中形成的，具有保存价值的各类文件、图表、照片、录音、录像等资料。
第四条文书类档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）分级负责原则；（三）安全保密原则；（四）规范有序原则；（五）方便利用原则。
第二章管理职责第五条单位负责人对本单位文书类档案管理工作全面负责，分管领导具体负责档案管理工作的组织实施。
第六条档案管理部门负责文书类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等工作。
第七条各部门负责人对本部门形成的文书类档案负有收集、整理、归档的职责。
第八条专职档案员负责文书类档案的具体管理工作，包括：（一）编制档案工作计划；（二）收集、整理、归档各类档案；（三）保管档案，确保档案安全；（四）提供档案利用服务；（五）开展档案宣传、培训工作。
第三章档案收集与整理第九条档案收集应遵循以下要求：（一）及时、全面地收集各类档案；（二）对重要档案实行专案管理；（三）确保档案的完整、准确、系统。
第十条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类、编号、装订、编目等规范进行；（二）保持档案的原件、副本、附件等完整；（三）编制档案目录，建立档案检索系统。
第四章档案保管与鉴定第十一条档案保管应遵循以下要求：（一）根据档案的性质、保管期限，采取相应的保管措施；（二）确保档案的通风、防潮、防虫、防火、防盗、防磁等；（三）定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第十二条档案鉴定应遵循以下要求：（一）按照国家档案管理部门的有关规定，定期对档案进行鉴定；（二）鉴定档案的保存价值，确定档案的保管期限；（三）对不再具有保存价值的档案，按规定程序进行销毁。
第五章档案利用与统计第十三条档案利用应遵循以下要求：（一）提供档案查阅、复制、摘录等服务；（二）保障档案利用者的合法权益；（三）加强档案利用的监督和管理。
一、总则为了规范小学文书档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。
二、管理原则1. 完整性原则：确保文书档案的完整、连续、系统，不得遗失、损毁、篡改。
2. 准确性原则：文书档案的内容必须真实、准确、完整，不得伪造、篡改。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保文书档案的实体安全和信息安全。
4. 有效性原则：文书档案的收集、整理、保管和利用要高效、便捷，为学校教育教学和管理工作提供有力支持。
三、管理职责1. 学校档案管理部门负责全校文书档案的管理工作，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等。
2. 各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作。
3. 教师及工作人员应按照规定，及时、准确地提交文书档案，并对所提交档案的真实性、完整性负责。
四、档案收集与归档1. 档案收集：各部门应按照档案收集范围，及时、准确地收集各类文书档案。
2. 归档范围：包括学校及各部门的文件、报表、总结、会议记录、合同、协议、照片、录音、录像等。
3. 归档要求：档案材料应齐全、完整，符合档案规范要求。
4. 归档时间：档案材料应在形成后一个月内归档。
五、档案整理与保管1. 档案整理：按照档案规范要求，对收集到的档案进行分类、编号、装订、编制目录等。
2. 档案保管：档案应存放在安全、干燥、防潮、防虫、防霉的专用档案室，并配备必要的档案保管设施。
3. 档案查阅：查阅档案应遵守档案查阅规定，不得随意借阅、复制、摘抄档案。
4. 档案修复：对损坏的档案，应及时进行修复，确保档案的完整性和可利用性。
六、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：对已到期或无保存价值的档案，应进行鉴定，鉴定工作由学校档案管理部门负责。
2. 档案销毁：鉴定确认为无保存价值的档案，经学校领导批准后，由学校档案管理部门负责销毁。
3. 档案销毁程序：销毁档案前，应进行登记造册，并报上级档案管理部门备案。
第一章总则第一条为加强文书档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的文书档案管理工作，包括文书档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和销毁等各个环节。
第三条文书档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案资料的合法性；（二）统一领导，分级负责；（三）规范操作，确保档案质量；（四）科学管理，提高档案利用效率；（五）安全保密，保护档案资料不受损失。
第二章文书档案的收集与整理第四条文书档案的收集应做到全面、及时、准确、完整，确保档案资料的来源可靠。
第五条文书档案的整理应按照档案分类、编目、归档等程序进行，确保档案资料的科学性、系统性和可检索性。
第六条文书档案的收集与整理工作，由档案管理部门负责组织实施。
第三章文书档案的保管与鉴定第七条文书档案的保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防低温等条件；（二）档案资料应按照分类、编目、归档等要求进行存放，便于查阅和利用；（三）档案资料应定期检查，发现问题及时处理；（四）档案资料应实行严格的安全保密制度，防止丢失、损坏和泄密。
第八条文书档案的鉴定应定期进行，根据档案的保存价值、保存期限等因素，对档案资料进行鉴定和销毁。
第四章文书档案的利用与销毁第九条文书档案的利用应遵循以下原则：（一）确保档案资料的真实性、完整性和安全性；（二）遵循档案利用程序，确保档案利用的合法性；（三）提供档案查询、复制、证明等服务。
第十条文书档案的销毁应遵循以下程序：（一）对拟销毁的档案资料进行鉴定，确定其无保存价值；（二）编制销毁清单，经单位领导批准；（三）销毁档案资料时，应有两人以上在场，确保档案资料销毁的彻底性。
第五章责任与考核第十一条档案管理部门负责文书档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和销毁等工作，对档案资料的真实性、完整性和安全性负总责。
文书档案管理制度一、总则为规范文书档案管理工作，提高文书档案管理效能，保障文书档案的完整性、准确性和可靠性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有单位和个人的文书档案管理工作。
三、基本原则1. 法律依据原则：文书档案管理工作必须依照国家法律法规和有关规定进行。
2. 统一管理原则：本单位的文书档案管理工作由专门机构负责，统一管理，确保文书档案的完整性和安全性。
3. 确权负责原则：对文书档案的拟制、核发、收集、整理、存储等工作应明确责任人并且由责任人进行负责。
4. 规范操作原则：文书档案管理工作应严格按照有关规定进行，确保工作的规范化和系统化。
五、文件档案的分类和编排1. 文件档案按照文种、用途、时间、地点等特点进行分类编排。
2. 文件的分类编排采用数字、字母、字母数字或字段的组合方式，确保能够快速检索和定位。
六、文书档案的编制和管理1. 拟制文书须按照规定格式进行，确保文书的统一性和规范化。
2. 文书档案在经过核发后，应当及时归档，确保档案的完整性和可查性。
3. 文书档案采用电子方式存储，同时也要保留纸质文件，以备查阅。
4. 文书档案的存储应当按照规定的期限和地点进行，确保文书档案的安全性。
七、文书档案的保密工作1. 所有的文书档案必须严格保密，任何人不得擅自查阅或泄露。
2. 对于涉及国家机密的文书档案，必须按照国家机密保密的相关规定进行处理。
3. 对于涉及商业机密的文书档案，必须按照有关商业机密保密的相关规定进行处理。
4. 文书档案管理部门必须建立健全的保密制度，对文书档案的保密工作进行监督和管理。
八、文书档案的销毁和归档1. 对于已经失效的文书档案，应当及时进行销毁，确保文书档案的及时清理。
2. 对于需要长期保留的文书档案，应当及时归档，确保文书档案的完整性和保存性。
3. 文书档案的销毁和归档工作必须经过核实并由相关负责人签字确认。
九、文书档案管理的监督和评估1. 文书档案管理部门应当定期对文书档案管理工作进行监督和评估。
文书档案管理制度第一章总则第一条为了加强文书档案的管理工作，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位文书档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条本单位文书档案工作应遵循合法、真实、完整、准确和保密的原则，确保档案资料的安全和有效利用。
第四条本单位应当设立专门的档案管理机构，配备相应的档案管理人员，负责文书档案的管理工作。
第五条本单位各部门、职工应当支持和配合档案管理机构的工作，保证文书档案的质量和安全。
第二章档案管理机构与职责第六条本单位应当设立档案管理机构，负责文书档案的管理和保管工作。
第七条档案管理机构的主要职责如下：（一）制定和实施文书档案管理制度，监督和指导各部门的文书档案工作。
（二）负责文书档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
（三）建立健全文书档案的检索工具，提供档案查询和借阅服务。
（四）定期对文书档案进行鉴定和评估，确保档案的真实、完整、准确和有效。
（五）组织文书档案的信息化建设和管理工作，提供档案的电子化利用。
（六）负责文书档案的安全和保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄露。
第三章档案的收集与整理第八条各部门在办理完毕的文件材料，应当按照规定的格式和要求整理归档。
第九条归档的文书档案应当包括原件和复印件，原件应当保持完好无损。
第十条归档的文书档案应当标注档案编号、档案名称、档案类别、形成时间等基本信息。
第十一条归档的文书档案应当由部门负责人签字确认，并加盖部门公章。
第十二条归档的文书档案应当及时交档案管理机构进行保管。
第四章档案的保管与利用第十三条档案管理机构应当对归档的文书档案进行分类、编号、排列、编目、装订等保管工作。
第十四条档案管理机构应当建立健全档案的借阅登记制度，对档案的借阅、归还、复制等进行登记。
第十五条档案管理机构应当定期对档案进行检查、维护，确保档案的安全和完整。
第十六条档案管理机构应当对档案进行信息化处理，提供档案的电子化利用。
机关文书档案管理制度1、立卷归档(1)立卷范围。
上级机关发来的、本机关形成的、非隶属机关抄送的以及下级机关上报的需立卷归档的文件、材料;执法文书中需立卷归档的资料。
(2)立卷方法。
文秘人员在收集齐文件、资料的基础上，对所需立卷归档的资料进行分类、拟写标题、确定保存期限，交专门档案业务人员签订后，填写卷内目录，进行整理装订。
所立成的案卷要材料齐全、完整、准确、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固。
2、登记保管(1)登记。
将整理好的案卷按照永久、长期、短期三种保管期分别编号、抄写案卷目录，然后入橱上架。
(2)保管。
案卷一经归档，要严格保管，确保万无一失。
档案室门窗要保持坚固，关闭上锁要及时;拒绝无关人员进入档案室。
保持室内清洁卫生，做到防鼠、防盗、防尘、防虫、防潮等;档案室内橱(柜)排列整齐，布局合理，案卷排列科学，便于查找。
3、提供利用(1)档案查阅。
凡到本室查阅档案的，均由档案管理人员负责，并按规定为利用者提供所需档案资料。
(2)注意事项。
本机关的同志查阅档案由管理人员随时提供;外来部门、单位的工作人员查阅档案经批准后，方可按规定提供。
4、办理移交档案在本室保存满____年后，向档案馆办理移交手续。
(1)签定。
所移交的案卷均须符合档案管理部门的要求，确保档案资料齐全、完整、准确。
(2)移交。
移交的档案要抄写案卷目录一式两份，保证移交手续齐全。
局机关自身档案每年整理一次，需存档的重大活动资料由各科室提供，局办公室负责汇总存档。
机关文书档案管理制度（2）是指机关依法规范和管理其产生的各类文书和档案的制度。
该制度的目的是保障机关文书和档案的合法性、完整性、真实性和有效性，提高机关信息管理水平、服务水平和效能。
机关文书档案管理制度一般包括以下内容：1. 机关文书的定义和分类：明确机关文书的概念、种类和分类，如公文、函件、报告、备忘录等。
2. 机关文书的起草、审批和签发：规定机关文书的起草程序、审批程序和签发程序，明确各个环节的责任和权限，确保文书的合法性和准确性。
一、引言文书档案作为国家机关、企事业单位和社会团体等组织在履行职责、开展业务过程中产生的各种文字、图表、声像等资料的集合，是组织活动的历史记录和凭证。
建立健全的文书档案管理制度，对于保障组织正常运转、促进社会和谐稳定具有重要意义。
本文将从以下几个方面阐述文书档案管理制度的意义。
二、规范组织内部管理，提高工作效率1. 明确职责分工，提高工作效率文书档案管理制度明确了组织内部各部门、各岗位在文书档案管理中的职责和任务，使各部门和岗位之间形成协同配合的工作机制。
通过规范化的管理，提高了组织内部工作效率，确保了各项工作有序开展。
2. 优化工作流程，减少重复劳动文书档案管理制度对组织内部各项工作流程进行了梳理和优化，减少了不必要的重复劳动。
通过规范化的流程，使各项工作更加简洁、高效，降低了组织运营成本。
3. 保障信息安全，防止泄密事件发生文书档案管理制度对涉密文件进行了严格的管理，明确了文件保密等级和保密期限，确保了信息安全。
同时，通过加强内部监督和审计，防止泄密事件的发生。
三、维护组织合法权益，促进组织发展1. 保障组织合法权益文书档案是组织在履行职责、开展业务过程中形成的各种证据，是维护组织合法权益的重要依据。
通过建立健全的文书档案管理制度，可以确保组织在面临法律纠纷时，有充分的证据支持，维护组织合法权益。
2. 促进组织发展文书档案是组织发展的重要资源。
通过收集、整理、利用文书档案，可以总结经验、发现问题、改进工作，为组织发展提供有力支持。
同时，文书档案也是组织文化的重要组成部分，有助于传承组织精神，增强组织凝聚力。
四、提高公共服务水平，满足社会需求1. 保障公众知情权文书档案管理制度规范了政府公开信息的工作流程，确保了政府公开信息的真实、准确、及时。
通过公开政府文书档案，满足了公众对政府工作的知情权，增强了政府公信力。
2. 提高公共服务质量文书档案管理制度为公共服务提供了有力保障。
通过规范化的档案管理，确保了公共服务工作的质量，提高了公共服务水平。
第一章总则第一条为规范我单位文书类档案的管理工作，确保档案的真实性、完整性和安全性，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有文书类档案，包括但不限于文件、资料、图表、照片、电子文档等。
第三条文书类档案管理应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 依法、科学、规范、公开原则；3. 保密原则；4. 利用原则。
第二章管理机构与职责第四条成立文书档案管理领导小组，负责本单位档案管理工作的总体规划和组织实施。
第五条文书档案管理部门负责以下职责：1. 制定、修订和完善文书档案管理制度；2. 组织开展档案管理培训；3. 指导、监督各部门档案管理工作；4. 收集、整理、保管、鉴定和销毁档案；5. 为单位领导和各部门提供档案查阅服务；6. 档案信息化建设。
第六条各部门负责人对本部门档案管理工作负直接领导责任，负责以下职责：1. 制定本部门档案管理细则；2. 组织本部门档案管理培训；3. 指导、监督本部门档案管理工作；4. 指派专人负责档案收集、整理、归档等工作。
第三章档案收集与整理第七条文书档案收集应做到全面、准确、及时。
第八条收集的档案材料应符合以下要求：1. 符合国家档案管理法规和标准；2. 具有查考价值；3. 无损毁、褪色、霉变等。
第九条文书档案整理应遵循以下要求：1. 分类科学、层次分明；2. 编号规则统一；3. 案卷标题简明扼要；4. 档案材料顺序排列合理。
第四章档案保管与利用第十条文书档案保管应做到安全、完整、整洁。
第十一条档案保管应符合以下要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗；2. 档案柜应保持整洁、有序；3. 档案材料应定期检查、维护。
第十二条档案利用应遵循以下要求：1. 严格按照档案查阅规定办理；2. 不得随意借阅、复制、摘抄档案；3. 档案利用不得损害档案安全。
第五章档案鉴定与销毁第十三条档案鉴定应遵循以下要求：1. 鉴定档案的查考价值；2. 鉴定档案的保管期限；3. 鉴定档案的销毁条件。
一、档案管理制度依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，制订本办法：一、公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。
即公司文书断案由办公室集中统一管理，科技档案 (已交办公室的除外)分别由有关处室管理，以便于及时利! ，维护档案的完整与安全。
公司各处、室在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办 L 位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。
二、公司办公室设立档案工作，受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文；、科技(部门)档案。
其任务是：(一)采集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案；(二)积极开展档案的提供利用工作；(三)进行档案鉴定；(四)进行档案统计；(五)保管部份科技档案；(六)认真学习(中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握立卷基本方法，保证档案质量。
三、立卷范围：(一)上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、通知、任免、计划、统计年报、预决算、规章制、国家部委局颁布的各种标准、工作总结、报告等文件。
(二) 公司向上级机关的请示报告、工作计划及对下级机关的批复。
(三)公司与有关单位的往来信件、各种协议书、合同等。
(四)公司党政会议原始记录、记要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全司的规章制度)。
(五)公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。
(六) 公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结记要，以及参加之级和外位召开的会议带回需要贯彻执行的文件材料。
(七)国际交流和合资企业往来文件、协议，报告和会谈记要等文件材料。
(八)重要的人民来信、来访及其处理结果。
(九)有关人大政协提案处理结果。
(十)公司各处室以上级管理部门名义的发文。
(十一)其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。
(十二)外单位直接发送给公司各处室的主、抄送信件，如和公司以往办的函件有关，为了保持文件的完整，应交办公室保存立卷。
(十三) 根据公司现有人员和工作的实际情况，已立卷归档的科技档案由文书档案人员兼保管，其余的再也不统一归档，仍然由各处收集、整理、鉴定、保管，以便利用、查找，更好地为本部门服务。
四、立卷要求：(一)立卷的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。
(二)在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统地罗列。
(三) 拟定案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期(十五年以上)、短期(十五年以下)三种。
(四)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。
(五)全部案卷组成后，要对案卷统一罗列编写全档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
五、档案借阅：(一)借阅档案，要登记履行借阅手续。
调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的，要经过办公室主管主任批准。
(二)借阅时间，普通档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。
(三)借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。
(四)外单位借阅档案，应持单位介绍信，并由有关处室陪同。
(五) 调卷人确因工作原因需要复印文件或者摘抄文件，需经办公室主管主任批准。
第一条目的重要文件的收藏、保管、处理按本规定实行。
第二条种类重要文件分为以下四种，分别处理。
最重要文件是指该文件的丢失将给工作造成重大影响的文件；普通重要文件是指其重要程度轻于前者的文件。
(一)最重要文件(日常用)(二)最重要文件(非日常用)(三)普通重要文件(日常用)(四)普通重要文件(非日常用)日常用文件是指工作人员在日常业务中需时常查考、放在办公桌近旁的文件，非日常用文件是指除特殊情况外不必时常查考的文件。
第三条保管场所在紧急情况下，重要文件的收藏、保管场所应按照如下规定加以保管，但根据文件的性质、数量及处理方法的不同亦可作适当变更。
(一)地下室仓库内贵重物品库存放最重要文件中对于公司特殊重要的材料。
(二)各业务处室保险柜存放各部、处、室的最重要文件。
(三)地下室仓库存放以下文件之外的最重要文件和普通重要文件中日常用部份。
(四) xx 分社保险柜存放最重要文件、普通重要文件中的日常用部份。
(五)现场保管(在各部、处、室的办公地点以适当的方法整理保管)。
上级对现场保管有特殊指示的时候，保管人员应根据上级指示采用相应的方法保管。
第四条分类保管期限各种重要文件的分类保管期限及保管场所可另行规定。
对前项文件进行保管时，同一内容的系统文件必须按地区加以区分后保管，最重要的文件尤应如此。
第五条重要文件的另行保管重要的帐票或者文件，在没有其他材料可以替代时，即在确认除原件外没有其他可以反映其内容的文件，该件如发生丢失将给工作造成重大障碍时，需将该件做出表示其内容的特殊标记，办理另置安全场所保管的有关手续。
第六条保管的主管部门重要文件的搬出及收藏，由各业务主管处室负责实施，仓库内文件的整理保管由庶务处承担。
各业务主管处室应对各自保管的文件内容及保管位置加以记录，并提交庶务处。
庶务处在安置文件时应考虑到平时的使用。
第七条搬运、收藏时间将各业务科室文件搬出加以收藏时须按如下规定执行。
但在公司有特殊指示时须遵照执行。
(一)正常情况下文件处理完结时；(二)在特殊紧急危（wei）险时；(三)在发表紧急状态宣言时。
第八条仓库内的保管位置收藏文件仓库的位置，根据文件的数量等由庶务处决定。
在搬运、收藏文件时要注意准确无误地置于各自位置。
当确认文件数量大，保管场所不足时，应预先与庶务处商议，要求赋予增加或者变更保管场所。
第九条销毁处理对于保管期满的文件，庶务处在征求业务主管处室领导意见后可予以销毁。
第十条向公司外转移对于重要文件，在公司没有特殊命令时，原则上不允许携带、搬运至公司以外。
分社及工厂的文件，在无特殊命令时除第三条之外可参照以上条款执行，并将期满文件处理方案呈报本公司庶务处。
(三)公司文书帐票的保管及处理规定第一条规定的目的本规定以合理地保存和处置文书，进而提高办公效率为目的。
第二条合用文书的范围本规定合用文书、帐票包括：政府主管机关的有关文件、各种规定、往来文书、通知、调查、报告书、契约、证据文件、决议、参考资料、帐薄、传票、请示、会议记录及其他一切需要保存一定期限的业务文件。
第三条文书的主管文书的主管根据职务分工所规定的范围加以确定。
第四条文书的保存和处置原则主管处室应根据本规定条款确定文书保存责任者、文书的保存和处置方法。
第五条文书保管期限的区分文书的保管期限，除法令中有特殊规定者外，通常文件自形成之日起分为以下五种：(一)永久保管(二)十年保管(三)五年保管(四)三年保管(五)一年保管第六条保管期限文件的保管期限，原则上根据(表 1 )的规定来加以区分。
第七条保管方法对处理完毕的文件应尽快加以装订，普通文件按自然年度、会计文件按会计年度由各主管科室装订后注明案卷标题、保管期限、保管的始期和终期以及其他保管中应注意的事项加以保存。
第八条保管场所的标准保存文书除有特殊需要之外应尽可能移交总务部管理。
在业务部门保管时可根据(表 2 )确定保管场所，并认真加以整理，以便根据需要迅速检索出有关文件。
第九条保管期限的变理文书的保管期限可根据需要，经有关部门合议后缩短或者延长。
第十条保管文书的移交由于组织机构及职能分工的变更有必要移交保存文件时，应由相关部门商议后实行移交。
为了明确保管场所须形成移交文件。
第十一条紧急移出重要文件应保管于特殊安全的场所，为保证在遇有紧急情况时能先于其他文件转移出去，应在案卷上做出“紧急移出”的红色标记。
第十二条销毁处置对保管期满的文件，经有关主管部门合议后原则上以焚毁方式处置。
第十三条本规定自年月日起开始实施。
附表1保管期限(1)永久保管项目章程到及公司规则的制定、修改、废止等永久性查考文书股东名册、股东大会会议记录、营业报告等文件事例章程、公司规程、通则等股东大会会议记录、债权、财产权分类A B董事会会议记录等营业许可证等契约书健康保险、医疗保险资格登记、公 司职员名册、履历书等业务监察报告书、银行存款帐、经营统计资料、营业所长会议记录等。
(2)十年保管分类预算、 决算经及有关会计的各种账 A 簿、各种凭证(包括法律上规定的 商业帐簿)干部会议等经营管理上重要的查 B考性文件C 人事、工资方面的文件D 公司内向全体人员通告的文件E 相当于上述条款的其他文件(3)五年保管分类 项目A 期满或者解约的契约书B 重要的会议记录C 短期内需查考的文件理事会的重要文件重要的政府机关的许可证、 认证证 书以及指示、命令等文件契约书等具有永久效力的文件 有关理事及职员人事方面的重要 文件其他需要永久保存的重要文件、 帐簿及统计事例税务报告书、结算底帐、现金出纳帐、现金收入、 支出帐、 转帐凭证、 银行存折、固定资产总帐、各种收据、业务文件、 日记帐、 日常债权、 财产目录、借贷对照表人事文件、庶务文件、 卫生保健文件业务日志、事故类文件、 普通请示、担保金寄存证和领取证事例项目 GDHCE收发文簿、 邮票、收入印花收支簿、 盘点报告、 各种存款印票事务移交 书工资明细表、工资总帐、源泉征收 簿、地方税征收总帐、 工资计算书、社会保险明细表、 工薪者扶养情况 申报表、工薪者调动报告、工资支 付报告E 相当于上述条款的其他文件(4)三年保管事例A 会议记录文件收发文簿、电报收发文簿、收 入印花出纳簿、邮票出纳簿、挂号信收据、汇款说明、月记表、日记 表、办公用品收发记录、债权余额 证明健康、 医疗标准修订通知书及决定 通知书、 雇用保险取得及丧失确认 通知书、雇用保险传达室入、转出 受理通知书、雇用保险离职证明、加班协定、 其他有关人事的协定书 及许可申请书、通知书(增加工资、 发布决定等)、出勤簿、工作调动 申请书(副本)。
有关人事方面的 考勤簿(出差、迟到、早退等)旅 费结算单B 普通文件、帐簿及图表D 人事文件C 人事文件分类项目(5)一年保管为了更加方便地保管文件，根据文件的利用率，文件保管场所可基本实行如下标准。
附表2保管场所标准分类A B C D E F文件种类业务上确有必要查考，但每半年利用率不足一次的文件利用率为半年一次摆布的文件利用率为每月一次摆布的文件每周或者几乎每天都需要利用的文件个人参考资料业务上基本无需利用，若干年后或者许可能查考的文件保管场所事务所以外的文件库事务所内不太方便的文件柜的下层文件柜的中层文件柜的上层或者办公桌边的两层文件柜尽量剔除，在不能剔除时可根据利用率存放于办公桌的抽屉或者柜子里原则上予以销毁，对于历史记录、财务上其他凭证等必要的文件可项目需要保存一年的简单文件、帐簿及图表等复制件、副本等相当于上述条款的其他文件事例往来文件、通知、普通调查文件、参考性文件报告制度规定的日报、月报、住址姓名变更通知分类ABCD 相当于上述条款的其他文件第十六条 为保证定期专递准时进行， 本公司及事务所各业务主 管部门，应在规定时间内将需要发送的文件递交总务处。
