财务对采购监管流程管理
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1.目的
为了加强财务内部控制，降低企业的采购成本，提高企业的经营效益，特制定本流程
2.适用范围
本制度适用于财务部对公司所采物资的监督管控。
3.采购物资分类
3.1.根据物资使用性质分为生产物料类、工装夹具设备类、工程基建类、办公用品类，其它类
a.生产物料类：使用产品上的物品包括主料、辅料；
b.工装夹具类：生产过程中使用的工装、夹具、工具、设备配件、设备等物品均属于工装夹具类；
c.工程基建类：厂房、车间隔断搭建、配房、基建修复维护所用物料、物品类等均为工程基建类；
d.办公用品类：办公所需笔、本、办公桌、电脑、文件柜、通讯设备类等均为办公用品
e.其它类：暂未确定或物品为证书、虚拟类产品（未确定的产品后期确定后应转回以上具体类目）。
4.相关要求
4.1.单据类（应包括但不限于收据、送货单、订单、合同、协议、入库单、发票等）
4.1.1.各种物料、物品要求必须保留相关原始采购凭证，凭证要求可以清晰证明发生往来经济的供方、物品类目（事项）、金额、时间、经办人、章印等信息；
4.1.2.采购金额≥1000元以上物资必须签订书面合同或协议，公司另有约定的还需要双方签订廉洁相关的协议；
4.1.3.各类采购单据完成或签订后应第一时间转交至财务备案，核查、存档；
4.1.4.单据的完整性，要求不得涂改、字迹工整，有货币金额的地方要求大小写对应；
4.1.5.采购单据类严格按照内部《采购报销流程》制度要求执行，必须签批手续齐全，签批除签字外必须签批日期；
4.1.6.特殊物品不办理入库（金蝶系统）的应有使用部门或使用人签收、验收并签字确认，证明公司已正常接受该物品。
4.2.付款类（应付款、预付款）
4.2.1.应付款
4.2.1.1.按照采购订单、合同、协议约定需要财务与采购部（其他采购发起人）及时对接，按照与供方约
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定并按照《采购报销流程》，有采购部（其他采购发起人）签批相关请款流程；
4.2.1.2.应付款按照时间或金额或合作进度分为月结、季度结或金额达到5000元、10000元或合作进度节点，具体分类有采购部（其他采购发起人）提供书面签批文件，已在财务备案、核查、存档的有财务调出与付款申请签批单据核实，必须保证相关信息一致、无误；
4.3.预付款
4.3.1.按照与供方签订的相关订单、协议、合同约定，逐一核实请款单相关凭证，必须一致、无误；
4.3.2.时间节点、金额额度、收款方等信息必须一致、无误。
5.日常核查
5.1.接收采购部报送的付款申请单及附报资料，在采购付款申请单签收表上签字；
5.2.查询财务往来帐薄记录，看与付款申请单所列示的供应商明细帐记载，是否有该付款申请单所申请的款项记录。此项应注意：财务帐薄记录和应付款模块记录应该一致无误。财务帐薄记录所对应的会计凭证应该经过独立会计审核。与出纳确认，截止审核日，包括该供应商等所有款项支付全部登记入帐。如存在付款申请与财务帐薄记录不一致情况，应及时查明原因进行处理；
5.3.往来账会计每天每笔入账前应逐一核实相关单据（采购合同、协议、订单、送货单、入库/检验单、过磅单、收据、发票等）是否齐全、正确、完整、无误；
5.4.日常因供方原因（数量偏差、质量异常、交期延后等）扣款的，则由采购部出具经供应商确认的扣款通知单并内部总经理审批后及时入账；
5.5.在确保财务帐薄记录与付款申请相符的情况下，审核该付款申请所附报资料是否齐全；
5.6.真实性审核：往来会计应审核物料入库单是否与ERP系统记录数据一致，是否存在伪造或者涂改等情况，是否存在重复打印入库单情况。合同是否与财务部备案留存的合同是否一致有效，合同与入库业务是否匹配，所提供原始凭证各内容之间是否具有关联性；
5.7.日常单据完整性审核：根据所提供的各原始凭证，审核原始凭证的日期、部门、物料名称、数量、单价等要素内容是否完整，签字、审批手续是否齐备，正确，应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确等。
5.8.合法性审核：审核原始凭证（主要是发票）所反映的经济业务事项是否与该业务性质相符，是否符合国家有关财税法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。凭证各项内容信息填写是否齐全、正确，符合财务入帐要求。
5.9.合规性审核：审核原始凭证是否符合公司相关规定。如是否符合预算，是否符合有关合同签订要求，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合公司内部控制相关规定，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。
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5.10. 准确性审核：往来会计应对原始凭证数据的正确性进行审核，即审核原始凭证的内容和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误。预付帐款是否与合同约定的付款进度一致，并核对预付款项货物的到货情况，有无存在超额付款现象发生。
5.11.对于采购物料需要支付运费，应等同物料采购业务，有采购请款人员按照《采购报销流程》审批，财务需要逐一核实承运物料是否与对应采购合同物料相符，是否有被公司相关人员接受后的签收凭证（运输单据），是否已支付等；
5.12.供应商基础信息维护由采购部按照公司供应商管理制度规定，及时向财务部提报供应商最新相关信息，特别是供应商收款银行及帐号，关键信息新入、变更、必须有供应商出具书面文件并加盖公章。
5.13.预付款项的跟踪，对于预付款采购业务，往来帐会计应按预付款申请单内容及时跟踪采购物料到货情况，督促采购部及时提供相关外购（送货单、入库单、收据等）原始凭证，对预付款项进行核销；
5.14. 如出现暂停付款和恢复付款情况，由采购部出具相关通知，财务按要求办理。
6.其它（异常处理）
6.1.财务审核相关单据时出现与采购订单、协议、合同等不一致的应通知相关人员进行核查，核查未清时严禁入账；
6.2.单据核查有字迹不清、错别字、不完整时退回申请人重新填写；
6.3.因公司业务特殊需要时，无法提供原始凭证等信息时，必须有申请人书面说明并经总经理签批；
6.4.采购物品单价与系统历史价格偏差超过25%时，需要与申请人反馈核实原因；
6.5.其它未尽事项根据公司临时决定确定。
7.相关制度
《财务对采购流程制度》
《财务报销付款制度》
