合同档案借阅登记表
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档案资料借阅登记相关表格
张/份
事由
申请人
单位审批
办公室
审批
公司领导
审批
备注：
1、公司职员借调阅产权档案、保密档案须经公司领导审批；
2、孤份档案资料，原则上不借，只供查阅；公司职员确因工作急用须经公司领导审批；
3、借阅人不得在资料上涂抹、撕页、勾划、修改或标记，用后及时归还。
档案借阅申请单
申请单位
借阅时间
归还时间
资料名称
张/份
档案资料借阅登记表
序号
借阅单位
资料名称借阅ຫໍສະໝຸດ 数借阅时间联系方式
借阅人签名
归还时间
归还人签名
备注：各单位（部门）借阅一般性档案资料应在2日内归还，因实际工作情况需要可延长至5天；另借阅（复印）公司产权类、保密类档案资料需填写《档案借阅申请单》并报公司领导审批。
档案借阅申请单
申请单位
借阅时间
归还时间
资料名称
事由
申请人
单位审批
办公室
审批
公司领导
审批
备注：
1、公司职员借调阅产权档案、保密档案须经公司领导审批；
2、孤份档案资料，原则上不借，只供查阅；公司职员确因工作急用须经公司领导审批；
3、借阅人不得在资料上涂抹、撕页、勾划、修改或标记，用后及时归还。
事由
申请人
单位审批
办公室
审批
公司领导
审批
备注：
1、公司职员借调阅产权档案、保密档案须经公司领导审批；
2、孤份档案资料，原则上不借，只供查阅；公司职员确因工作急用须经公司领导审批；
3、借阅人不得在资料上涂抹、撕页、勾划、修改或标记，用后及时归还。
档案借阅申请单
申请单位
借阅时间
归还时间
资料名称
张/份
档案资料借阅登记表
序号
借阅单位
资料名称借阅ຫໍສະໝຸດ 数借阅时间联系方式
借阅人签名
归还时间
归还人签名
备注：各单位（部门）借阅一般性档案资料应在2日内归还，因实际工作情况需要可延长至5天；另借阅（复印）公司产权类、保密类档案资料需填写《档案借阅申请单》并报公司领导审批。
档案借阅申请单
申请单位
借阅时间
归还时间
资料名称
事由
申请人
单位审批
办公室
审批
公司领导
审批
备注：
1、公司职员借调阅产权档案、保密档案须经公司领导审批；
2、孤份档案资料，原则上不借，只供查阅；公司职员确因工作急用须经公司领导审批；
3、借阅人不得在资料上涂抹、撕页、勾划、修改或标记，用后及时归还。
人事档案借阅登记表
人事档案借阅登记表
人事档案借阅登记表
姓名：____________________
部门：____________________
职位：____________________
借阅日期：________________
预计归还日期：____________
借阅目的：________________
借阅文件名称：____________
文件编号：________________
文件描述：________________
借阅人承诺：
1. 借阅文件仅供本人阅读和使用，不得外借、复制或泄露给他人。
2. 借阅期间需妥善保管文件，如有遗失或损坏，将承担相应责任。
3. 借阅期满后，按时归还文件。
借阅人签字：________________
日期：____________________
审批人承诺：
1. 同意借阅人借阅所需文件，并确保文件的完整性和保密性。
2. 如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅人需提前向本部门申请。
3. 对于重要文件的借阅，借阅人需提供充分的借阅理由和解释。
审批人签字：________________
日期：____________________ 备注：____________________。
档案室借阅登记表
档案室借阅登记表摘要：一、引言二、档案室借阅登记表的定义和作用三、档案室借阅登记表的内容和结构1.基本信息栏2.借阅人信息栏3.借阅时间栏4.借阅文件栏5.归还时间栏6.备注栏四、档案室借阅登记表的填写规范1.字迹清晰2.信息完整3.及时更新五、档案室借阅登记表的管理和保存六、总结正文：一、引言档案室借阅登记表是档案管理中的重要组成部分，对于保障档案资料的安全、方便借阅者使用和记录借阅情况具有重要作用。
本文将对档案室借阅登记表进行详细介绍。
二、档案室借阅登记表的定义和作用档案室借阅登记表是记录档案资料借阅过程的表格，包括借阅人、借阅时间、借阅文件、归还时间等信息。
它对于档案资料的追踪管理、查找和利用具有重要意义。
三、档案室借阅登记表的内容和结构档案室借阅登记表主要包含以下几个部分：1.基本信息栏：包括档案室名称、登记表编号等基本信息。
2.借阅人信息栏：包括借阅人姓名、工号、部门等个人信息。
3.借阅时间栏：记录借阅人借阅档案资料的日期和时间。
4.借阅文件栏：记录借阅人借阅的档案资料名称、编号、页数等信息。
5.归还时间栏：记录借阅人归还档案资料的日期和时间。
6.备注栏：用于记录借阅过程中的特殊情况和需要说明的事项。
四、档案室借阅登记表的填写规范1.字迹清晰：为保证登记表的易读性，字迹应尽量清晰。
2.信息完整：登记表中的信息应尽量详细，确保借阅情况的准确性。
3.及时更新：借阅人和管理人员应在借阅和归还过程中及时更新登记表。
五、档案室借阅登记表的管理和保存1.管理人员应定期对登记表进行整理和归档，确保借阅情况的完整性。
2.登记表应作为档案资料的一部分，统一进行保存和管理。
3.对于借阅过程中的异常情况，应及时报告相关负责人进行处理。
六、总结档案室借阅登记表是档案管理中的重要工具，对于保障档案资料的安全、方便借阅者使用和记录借阅情况具有重要作用。
档案资料借阅登记表
档案资料借阅登记表摘要：一、档案资料借阅登记表的概述1.档案资料借阅登记表的定义2.档案资料借阅登记表的作用二、档案资料借阅登记表的内容1.基本信息栏2.借阅人信息栏3.借阅资料信息栏4.借阅时间栏5.归还时间栏6.借阅状态栏三、档案资料借阅登记表的填写要求1.填写内容的准确性2.填写字迹的清晰性3.填写格式的规范性四、档案资料借阅登记表的管理与维护1.档案资料借阅登记表的归档2.档案资料借阅登记表的查询3.档案资料借阅登记表的更新正文：档案资料借阅登记表是记录档案资料借阅过程的一种重要工具，对于档案资料的管理具有重要意义。
本文将对档案资料借阅登记表进行详细介绍，包括其定义、作用、内容、填写要求以及管理与维护。
一、档案资料借阅登记表的概述档案资料借阅登记表，简称借阅登记表，是一种记录档案资料借阅过程的表格。
它详细记录了借阅人、借阅资料、借阅时间、归还时间等相关信息，对于档案资料的追踪管理、安全性保障具有重要作用。
二、档案资料借阅登记表的内容档案资料借阅登记表主要包含以下几个部分：1.基本信息栏：包括借阅登记表的编号、档案室的名称、借阅登记表的生成时间等信息。
2.借阅人信息栏：包括借阅人的姓名、工号、部门等信息。
3.借阅资料信息栏：包括借阅资料的名称、编号、类别、数量等信息。
4.借阅时间栏：记录借阅资料的具体时间。
5.归还时间栏：记录借阅资料的归还时间。
6.借阅状态栏：记录借阅资料当前的状态，如在借、已归还等。
三、档案资料借阅登记表的填写要求为了保证档案资料借阅登记表的准确性和有效性，填写时需注意以下几点：1.填写内容的准确性：确保所填写的信息真实、准确，避免错漏。
2.填写字迹的清晰性：字迹要工整、清晰，便于识别。
3.填写格式的规范性：按照规定的格式进行填写，保证表格的整洁美观。
四、档案资料借阅登记表的管理与维护1.档案资料借阅登记表的归档：登记表填写完毕后，应交由档案室进行归档，便于日后查询。
2.档案资料借阅登记表的查询：档案室应定期对借阅登记表进行查询，确保信息的准确性。
合同借阅表
合同借阅表甲方（出借方）：__________乙方（借阅方）：__________鉴于甲方拥有一定数量的文献资料，乙方因工作学习需要向甲方借阅相关资料，甲乙双方本着平等互利的原则，经友好协商，达成如下协议：一、借阅资料范围1.1本协议所指借阅资料包括但不限于图书、期刊、报纸、研究报告、会议论文等甲方所拥有的文献资料。
1.2乙方借阅的资料需在甲方提供的借阅范围内。
二、借阅期限2.1乙方借阅资料的期限为____个月，自甲方将资料交付乙方之日起计算。
2.2乙方应在借阅期限届满前将资料归还甲方，如需续借，应提前向甲方提出书面申请，经甲方同意后办理续借手续。
三、借阅数量3.1乙方借阅资料的数量为____本/册/份。
3.2乙方借阅资料的数量超过甲方规定的上限时，需征得甲方同意。
四、借阅资料的使用4.1乙方借阅资料仅限于个人学习、研究之用，不得用于商业目的或其他非法用途。
4.2乙方借阅资料时应爱护资料，保持资料完好无损，不得涂写、撕毁、折叠、剪裁等。
4.3乙方借阅资料丢失、损坏或逾期不还的，应按甲方规定承担相应的赔偿责任。
五、借阅资料的归还5.1乙方应在借阅期限届满前将资料归还甲方，归还时应确保资料完好无损。
5.2乙方归还资料时，甲方应核对资料数量及完整性，确认无误后办理归还手续。
六、违约责任6.1任何一方违反本协议的约定，导致协议无法履行或造成对方损失的，应承担违约责任，向对方支付违约金，并赔偿因此造成的损失。
6.2甲方有权根据乙方违约情况，暂停或终止本协议，并要求乙方归还借阅的资料。
七、争议解决7.1本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。
7.2双方在履行本协议过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地的人民法院提起诉讼。
八、其他约定8.1本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年。
8.2本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。
合同档案借阅登记表
合同档案借阅登记表第一条合同档案借阅登记表基本信息a. 合同档案借阅登记表编号：_______________________b. 甲方：_______________________c. 乙方：_______________________d. 地址：_______________________e. 联系人：_______________________f. 联系电话：_______________________第二条合同档案借阅登记表签订日期及地点a. 签订日期：_______________________b. 签订地址：_______________________第三条合同档案借阅登记表保密条款a. 保密义务：甲乙双方对本合同档案借阅登记表中的所有内容负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方泄露。
b. 保密期限：本合同档案借阅登记表的保密期限自签订之日起至合同终止或解除之日止。
c. 违约责任：如一方违反保密义务，导致对方遭受损失的，违约方应承担相应的法律责任。
d. 保密内容：本合同档案借阅登记表中的所有内容，包括但不限于合同档案的名称、内容、借阅人信息、借阅时间、归还时间等。
第四条合同档案借阅登记表借阅流程a. 借阅申请：乙方需填写借阅申请表，并提交给甲方。
b. 甲方审核：甲方在收到借阅申请后，对申请内容进行审核。
c. 借阅批准：经甲方审核批准后，乙方可在规定时间内借阅合同档案。
d. 借阅归还：乙方在借阅合同档案期间，应妥善保管，并在规定时间内归还给甲方。
第五条合同档案借阅登记表责任与义务a. 甲方责任：甲方负责提供合同档案，确保档案的完整性和准确性。
b. 乙方责任：乙方负责妥善保管借阅的合同档案，不得擅自复制、泄露或篡改档案内容。
c. 保密义务：甲乙双方对本合同档案借阅登记表中的所有内容负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方泄露。
d. 违约责任：如一方违反合同约定，导致对方遭受损失的，违约方应承担相应的法律责任。
合同借阅登记表
请双方在确认以上内容后，在本合同借阅登记表上签字（或盖章），以兹证明。
八、不可抗力条款：
1.不可抗力事件的定义：
-不可抗力指在合同签订后，发生的不能预见、不能避免并且不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害、战争、禁运、政府行为、公共卫生事件等。
2.发生时的通知义务：
-当一方受到不可抗力事件影响，无法履行或部分履行合同义务时，应立即通知对方，并提供相关证明。
六、违约责任
1.违约金：
-甲方违反合同约定，应向乙方支付违约金，金额为：
-乙方违反合同约定，应向甲方支付违约金，金额为：
2.赔偿金：
-若一方违约给对方造成损失的，应承担相应的赔偿责任。
3.免责：
-不可抗力因素导致无法履行合同义务的，受影响的一方不承担违约责任。
4.违约通知：
-一方发现对方违约的，应立即以书面形式通知对方。
3.甲方应提供必要的协助，以保证乙方能够顺利履行合同。
4.其他权利与义务：
乙方权利与义务：
1.乙方应按照本合同约定的期限、地点和方式提供标的物或服务。
2.乙方有权按照本合同约定收取甲方支付的价款。
3.乙方应保证提供的标的物或服务的数量和质量符合合同的约定。
4.其他权利与义务：
请双方在明确各自的权利与义务后，在本合同借阅登记表上签字（或盖章），以兹证明。
甲方代表（签字）：____________________
日期：____年____月____日
乙方签字（或盖章）：____________________
乙方代表（签字）：____________________
日期：____年____月____日
5.补救措施：
-违约方应在接到违约通知后日内采取补救措施。
八、不可抗力条款：
1.不可抗力事件的定义：
-不可抗力指在合同签订后，发生的不能预见、不能避免并且不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害、战争、禁运、政府行为、公共卫生事件等。
2.发生时的通知义务：
-当一方受到不可抗力事件影响，无法履行或部分履行合同义务时，应立即通知对方，并提供相关证明。
六、违约责任
1.违约金：
-甲方违反合同约定，应向乙方支付违约金，金额为：
-乙方违反合同约定，应向甲方支付违约金，金额为：
2.赔偿金：
-若一方违约给对方造成损失的，应承担相应的赔偿责任。
3.免责：
-不可抗力因素导致无法履行合同义务的，受影响的一方不承担违约责任。
4.违约通知：
-一方发现对方违约的，应立即以书面形式通知对方。
3.甲方应提供必要的协助，以保证乙方能够顺利履行合同。
4.其他权利与义务：
乙方权利与义务：
1.乙方应按照本合同约定的期限、地点和方式提供标的物或服务。
2.乙方有权按照本合同约定收取甲方支付的价款。
3.乙方应保证提供的标的物或服务的数量和质量符合合同的约定。
4.其他权利与义务：
请双方在明确各自的权利与义务后，在本合同借阅登记表上签字（或盖章），以兹证明。
甲方代表（签字）：____________________
日期：____年____月____日
乙方签字（或盖章）：____________________
乙方代表（签字）：____________________
日期：____年____月____日
5.补救措施：
-违约方应在接到违约通知后日内采取补救措施。
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合同档案借阅登记表人事档案管理制度第一章总则第一条为了将企业人事档案管理工作制度化、规范化，维护人事档案材料完第二条第三条第四条第五条第七条整，防止档案丢失、损坏。
便于相关人事档案材料的借阅和使用。
特制订本制度。
档案与借阅的定义。
档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。
借阅是指本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。
本制度适合公司总部及各办事处及分支机构。
第二章人事档案分类员工人事档案具体分为分四大类：即入职档案、职位档案、薪酬考核档案、其他档案。
入职档案。
1.、员工入职登记表、面试评价表、 __、户口本、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。
2.动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。
职位档案。
职位说明书、职务说明书、职务任命书。
职务变动申请、职位职务变更记录。
第八条薪酬考核档案。
试用期考核表、员工试用期总结表。
季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。
工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。
第九条其他档案。
个人党、团相关资料。
各类奖励、处罚记录。
离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、其他协议第三章档案的归档、核对与传递第十条归档的程序如下：首先，对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。
其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。
登记《人事档案登记表》，见附件1。
最后，在目录上补登材料名称及有关内容。
将新材料放入档案盒中，同时备份电子版。
第十一条人事档案的核查核对。
检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。
第十二条检查核对一般要定期进行。
但在下列情况下，也要进行检查核对：第十三条突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。
对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
第十四条人事档案的转递。
档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：⑴取出应转走的档案。
⑵在档案底账上注销。
⑶填写《转递人事档案材料 __单》。
⑷按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。
另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
第四章人事档案的利用第十五条人事档案的利用有以下三种方式：即查阅、借出使用、出具证明材料。
第十六条查阅。
设立档案查阅资料室以供利用查阅。
相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。
档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。
第十七条借出使用。
相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。
借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。
见附件第十八条出具证明材料。
一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出guo等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。
出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。
第五章人事档案的管理第十九条在通过以上方式管理人事档案时，必须符合一定的手续。
这是维护人事档案完整安全的重要保证。
具体分为以下三种：第二十条查阅手续。
查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者填写《档案利用申请表》，见附件2。
在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。
人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
第二十一条外借手续。
首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。
把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销。
第二十二条出具证明材料的手续。
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
第六章人事档案保密规定及保存期限第二十三条公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。
第二十四条公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。
附件1公司人事档案管理制度第一章总则第一条为了将企业人事档案管理工作制度化、规范化，维护人事档案材料完第二条第三条第四条第五条第七条整，防止档案丢失、损坏。
便于相关人事档案材料的借阅和使用。
特制订本制度。
档案与借阅的定义。
档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。
借阅是指本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。
本制度适合公司总部及各办事处及分支机构。
第二章人事档案分类员工人事档案具体分为分四大类：即入职档案、职位档案、薪酬考核档案、其他档案。
入职档案。
1.、员工入职登记表、面试评价表、 __、户口本、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。
2.动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。
职位档案。
职位说明书、职务说明书、职务任命书。
职务变动申请、职位职务变更记录。
第八条薪酬考核档案。
试用期考核表、员工试用期总结表。
季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。
工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。
第九条其他档案。
个人党、团相关资料。
各类奖励、处罚记录。
离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、其他协议第三章档案的归档、核对与传递第十条归档的程序如下：首先，对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。
其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。
登记《人事档案登记表》，见附件1。
最后，在目录上补登材料名称及有关内容。
将新材料放入档案盒中，同时备份电子版。
第十一条人事档案的核查核对。
检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。
第十二条检查核对一般要定期进行。
但在下列情况下，也要进行检查核对：第十三条突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。
对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
第十四条人事档案的转递。
档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：⑴取出应转走的档案。
⑵在档案底账上注销。
⑶填写《转递人事档案材料 __单》。
⑷按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。
另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
_合同档案借阅登记表。
第四章人事档案的利用第十五条人事档案的利用有以下三种方式：即查阅、借出使用、出具证明材料。
第十六条查阅。
设立档案查阅资料室以供利用查阅。
相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。
档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。
第十七条借出使用。
相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。
借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。
见附件第十八条出具证明材料。
一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出guo等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。
出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。
第五章人事档案的管理第十九条在通过以上方式管理人事档案时，必须符合一定的手续。
这是维护人事档案完整安全的重要保证。
具体分为以下三种：第二十条查阅手续。
查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者填写《档案利用申请表》，见附件2。
在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的_合同档案借阅登记表。
概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。
人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
第二十一条外借手续。
首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。
把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销。
第二十二条出具证明材料的手续。
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
第六章人事档案保密规定及保存期限第二十三条公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。
第二十四条公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。
附件1档案管理制度一、档案分类普通文件：会议纪要、行政文书、项目手续文件、合同、各部门物业往来文件、各部门经营产生的一般性文件等重要文件：股权转让文件、企业三证、财务证件、企业经营产生的重要文件等二、归档程序1、文书档案由各部门负责人按规范后，才能向综合部移交归档。
2、归档手续：普通文书：由移交人到综合部填写《档案归档登记表》，档案管理员核实后归档；重要文件：移交人应编制好归档文件移交目录，移交人需做电子目录和纸质目录，移交过程需经过移交部门负责人和综合部长监交，并签字确认方可归档4、档案归档后，由档案员进行重新入档，按照工作年限和程序进行分类和编目，使之便于查找借用5、各部门就档案归档应每日进行，归档前将资料分类，归档文件必须完整详实。
二、档案借阅电子档案借阅_合同档案借阅登记表。