1. 目的
对与质量体系有关的所有文件和资料进行控制，确保在对质量体系有效运行起重要作用的各个场所都能得到并使用相应文件和资料的有效版本。
2. 适用范围
适用于与质量体系有关的电子文件和硬拷贝文件的编制、批准、发放、更改、维护的控制。
3. 术语和定义
3.1文件和资料的分类
3.1.1质量手册和程序文件；
3.1.2工程技术文件和各类操作指导书，包括：
a) 产品图纸、工装检具图纸、工程标准/企业标准
b) 工艺标准、操作指导书
c) 计量校准操作指导书/标准
3.1.3 运行与质量体系所需的外来文件，包括：
a) 顾客提供资料，包括图样、标准、要求等
b) 国家标准/行业标准
d) 法律法规
3.2 文件和资料的控制方式
3.2.1质量手册、程序文件为电子文件，在页脚标有“指定的公盘目
录获取最新版本”表示受控。
3.2.2工程技术文件和各类操作指导书用“受控”或“生产用图”章
标记。各部门必须使用有受控状态标记的文件；Matrix one
图纸按照EATON Matrix one系统规定执行。
3.2.3运行与质量体系所需的外来文件实行有效版本管理，由文件资
料管理员加盖受控章发到使用部门进行控制。
4. 职责
4.1工业园经理负责质量手册的批准发布。
4.2各部门最高负责人负责归口文件的批准。当其不便界定时,可由
管理者代表批准。
4.3 质量体系工程师负责质量手册和程序文件控制管理。
4.4文件资料管理员负责产品/过程设计技术文件和资料的控制管
理。
4.5物流部负责供应商的图纸和资料的分发控制。
4.6其他各执行部门负责相应归口管理的文件和资料的控制。
5. 工作程序
5.2 文件和资料的编写
5.2.1 质量手册由管理者代表组织编写，程序文件由相应归口
管理部门负责编写。
5.2.2 工程部负责编写技术文件，包括工程标准、产品图纸等。
5.2.3制造工程部负责编写工艺文件, 包括工艺过程卡、工序操作指
导卡及外协图样、工艺标准、控制计划、PFMEA等。
5.2.4 与质量有关的其它文件和资料由公司指定部门编写。
5.3文件和资料的批准
5.3.1 质量手册由工业园经理批准。
5.3.2 程序文件及作业指导书分别由相应归口管理部门的最高负责人
批准。当其不便界定时,可由管理者代表批准。
5.3.3 顾客提供的资料由工程部负责组织各相关部门评审。并由文
件资料管理员登记存档。
5.4 文件和资料的发放
5.4.1受控文件和资料的发放由文件管理员填写“文件和资料发放记
录表”，并按照指定的发放范围发放。
5.4.2领用人在“文件和资料发放记录表”上签字并领取文件。
5.4.3当使用的文件破损严重时，使用人应到技术资料管理员处办理
更换手续，交回破损文件,补发新文件。
5.4.4 当使用人将文件丢失后，应按5.4.2办理申请领用手续，但必
须在领用申请中作出说明。文件资料管理员在补发新文件时
应注明丢失文件作废。
5.4.5 批准的质量手册和程序文件由质量体系工程师上传到指定的
公盘目录，并Email通知与程序相关的部门。
5.5 文件和资料的更改
5.5.1 文件和资料需要更改时,应由文件更改提出人或部门提出文件
更改书面申请 , 说明更改原因.
5.5.2 文件和资料更改的审核、批准应由原审核、批准人进行，当
原审核、批准人不在职时可由接替其岗位的人员审核、批准.
5.5.3 质量手册和程序文件更改时,改动处应用斜体字标出,以示同原
版本的区别.
5.5.4 质量手册、程序文件和产品设计开发的技术文件的版本使用
大写字母表示，初始版本为A，代表第1版文件。发生更改
时，修改次数依次递增为B、C…。过程设计开发的技术文件
初始版本不标注，发生更改时，使用字母表示，A代表第一
次更改，以后的更改依次递增，版次分别为B、C…。
5.5.5 公司内任何部门都有申请修改完善质量手册与程序文件的权
利，但必须有书面申请即填写《ISO9001程序文件更改申请
单》。相关人员讨论确定后，由管理者代表签字通过，授权
质量体系工程师及时进行网络修改。
文件和资料的换版与作废
5.6.1 文件和资料修改时应进行换版，换版后原版本文件作废。在处
理再制品时如需使用旧版文件，使用部门向文件资料管理员
申请，由文件资料管理员发放并加盖临时用图标记。
5.6.2 作废的文件和资料应由文件资料管理员统一收回并销毁，需
作资料保留的作废文件和资料,由文件资料管理员加盖"保
留"印章后留用.
5.7外部文件和资料的控制
5.7.1对发放到公司外部的受控文件和资料(如发给供方的图纸、技
术规范等) ，由对外发放部门进行登记、发放、回收控制.收
回后的文件和资料,在发放记录 表上注明"已收回销
毁"字样。
5.7.2外来的文件和资料由文件资料管理员负责登记、发放、回
收控制。
5.8网络文件的维护
公司网络服务器上安装有防病毒软件,IT工程师根据防病毒软件公司在internet网公布的更新代码,两日内更新服务器上的防
病毒代码库。
IT工程师利用磁带机进行定时备份,以防止服务器出现问题
时丢失数据。
每个计算机用户用于自己特定的权限,根据权限访问网络上不同的文件。
