谈新形势下高职院校的档案管理

新形势下高职院校的档案管理
随着国家对职业教育的重视，高等职业教育日益发展和壮大,越来越多的高等职业院校在各处成立。

伴随着院校的成立，师生人数快速增加。

按照人员管理与教学的需要，每个人都需要编制档案，而且师生在校期间的表现都需要记录在档案中，以便日后就业与工作转移只需。

人数的剧增导致档案的数量,也随之增加,档案管理工作也遇到了一些问题和挑战,如何实现档案管理的现代化和可持续发展,成为制约高职院校发展的一个比较重要的问题。

本文首先分析了档案管理的概念，其次，指出新形势下高职院校档案工作存在的问题,再次提出改进高职档案管理工作的措施。

随着现阶段我国高职院校规模迅速扩大，各类高职院校学科专业化、多样化趋势日益明显，多元化、特色化的人才培养模式也在不断提升。

然而，目前高职院校学生档案管理方面还存在不一些问题。

一、档案管理概述
档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

档案作为一种社会财富，一种重要的信息资源，近年来随着档案部门管理水平和宣传力度的不断加强，正日益为广大民众所认知，并在社会传播过程中受到越来越多的关注和使用。

高职院校学生档案是高职院校的学生在高职院校学习生活中形成的具有保存和利用价值的文书、图纸、图表、照片、声像等不同载体的历史记录。

是高职院校档案管理的核心内容，要强化管理、落实责任，使高职院校学生档案真正全面反映学生的真实情况。

二、高职院校教学档案管理存在的问题
（一）制度不够健全，重视程度不够
档案管理在高职院校中相对于招生、培训等部门，短期看不到任何收益，做得好也看不到成绩，做得差也不会影响学校发展。

因为这个原因，高职院校领导的精力和时间更多地投入到其他部门中去，对档案管理工作重视不够。

大多数高职院校的档案室的管理制度就是简单的几个条文，一块较大的宣传板就可以传达全部内容。

这种管理制度大多类似，完全就是为了装点墙面而已，制度既不健全，也没有执行力。

档案管理配备的人员不够重视，大多数高职院校都设有综合档案室，档案人员多为兼职，往住是利用集中的某一段时间处理各部门交上来的档案材料，没有时间和精力去指导、监督档案管理工作。

需要档案资料时，再从成堆的档案里找，从而失去了保管的意义。

（二）档案内容不够全面
当前就业形势下，培养高素质技能型人才成为高职院校人才培养的主要目标，用人单位尤其看重毕业生的职业素质。

而作为反映大学生大学生涯阶段基本概况的档案材料，其归档范围基本上停留在多年不变的内容上，比如学习成绩，政治表现，身体健康状况等方面，而这一些已经不能适应日新月异的现代社会环境，现代企业以及单位用人重注的是创新能力，往往很多大学对这方面没有几级
的发展，更没有在档案中记录。

这些内容不全面、不充实的档案材料既不能反映学生素质的全貌，也不能满足用人单位了解毕业生详实信息的要求。

（三）档案管理没有做到动态化
档案的收集工作是档案形成的关键阶段，若没有及时收集学生档案，就很有可能将原始资料遗失或遗漏，等整理档案归档时，就不能保证学生档案材料的完整性和准确性。

没能真正把反映学生成长的轨迹与社会对人才的衡量指标及关注的侧重点结合起来，忽略了档案全过程的动态管理，无法充分发挥档案在就业工作中的功能性作用。

（四）档案管理信息化程度低
计算机已经在高校普及，但是运行档案管理系统需要服务器，还有懂得操作和维护的技术人员，需要高校投入一定的资金。

有的高校还未建立这样的服务器，或者有的建立了但是没有下功夫去完善学生的档案信息，造成服务器成了摆设。

档案的信息化功夫做在高职院校，受益的是高职院校的学生以及录取高职院校毕业生的企业和单位，档案实现信息化，可以非常方便的帮助学生和用人单位查询学生的档案资料，只要在一台联网的电脑上轻点鼠标，一个学生的全部档案就可以立刻获取。

高职院校每年要在远程网络上的录取学生，还要进行电子学籍信息的下载，高职院校每年毕业信息数据的上报等，这些具体的学籍管理工作都与现代化的档案管理系统分不开。

三、完善高职院校学生档案管理的对策
（一）提高重视，建立健全档案管理制度
要做好档案管理工作，高职院校的校领导对档案管理工作的重视是不可或缺的。

现在中国的教育界，政界等等，很多地方都离不开领导的重视，因为领导是指向标，领导重视哪里，资源就流向哪里。

是做好档案管理工作需要档案管理制度，这是基础，高职院校主管部门应当采取一系列的措施，建立健全高职院校学生档案的各类规章制度。

根据一切从实际出发的马克思主义观点，高职院校要结合学校特点，制定适合高职院校发展的档案管理制度。

各高职院校应该根据自己的办学特点，结合本校档案室的管理制定适合自己的管理制度，管理制度不要假大空，要符合实际，做到档案管理系统化，科学化。

同时，我们建议在管理制度中设立适当的奖励，以激励管理人员积极的做好、做精档案管理工作。

（二）丰富档案内容
高校学生档案主要面向用人单位，为用人单位提供学生最真实和全面的信息，尤其对于高职学生，在对材料进行归档过程中，要结合专业特点，尽可能包含学生在校期间的全面信息。

具体包括大学生的学历材料、党团材料、素质培养、实践技能、身心健康五个方面内容。

学生档案的收集工作是整个档案管理过程中的一个重点，同时也是一个难点。

尤其是如何多渠道、及时收集学生信息材料，对于保证档案的准确性而言非常重要。

（三）对档案进行动态化管理
高职院校不单要把反映学生成长的轨迹与社会对人才的衡量指标及关注的侧重点结合起来，而且对每一个学生在院校的学习生活的过程全面的记录和反应，保持档案全过程的动态管理，充分发挥档案在就业工作中的功能性作用。

档案不一定要被动的被录入，可以做到动态的主动录入，高职院校设置了专业的档案管理机构，配备了专业人员的话，档案管理员就可以动态的记录学生的校园生活，不一定要被动的等到院系统一报送录入。

（四）加大投入实现学生档案管理信息化
高职院校要实现学生档案的信息化管理，运用现代化的手段管理学生档案，加大投入建立高职院校档案管理专业科室，把档案管理放在重要位置来抓。

首先规范高职院校学生的档案，档案都有特定的格式内容，规范化的档案更方便以后的查阅。

组织人力将高职院校的教职工和学生档案材料都录人到档案信息库中。

档案库建起来以后要进行动态化管理，及时更新学生的最新档案，还要确保档案信息数据完整、真实、准确。

总之，高职学生档案内容的管理工作是一项庞大的系统工程，需要学校各部门的大力协助和支持。

新形势下，学生档案内容的管理工作如何适应当前高职教育的要求，更好地服务高职教育的各项改革，更好地适应与服务新的就业需求是一个值得我们深思与探索的课题。